Chuyên đề Kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội ở xã

êu cụ thể đề nghị, yêu cầu, những vấn đề đặt ra đối với cơ quan có trách nhiệm giải quyết. Đề nghị thời hạn giải quyết, trả lời (phúc đáp), cách thức giải quyết.
+ Phần kết thúc: Đề nghị trả lời bằng văn bản.
Soạn thảo công văn đôn đốc, nhắc nhở:
+ Phần mở đầu: Cần nhắc lại tóm tắt những nhiệm vụ đã giao cho cấp dưới trong văn bản nào đó (số ngày... tháng năm)
+ Phần nội dung: Tóm tắt nhiệm vụ được giao đồng thời nhận xét ưu khuyết điểm cơ bản của cấp dưới trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao, đặc biệt cần nhấn mạnh những khuyết điểm, lệch lạc của cấp dưới cần khắc phục để hoàn thành tốt nhiệm vụ. 
+ Phần kết thúc: Yêu cầu các đơn vị, cơ sở cần triển khai thực hiện kịp thời và báo cáo kết quả về.... trước ngày.. tháng.. năm..
	* Mẫu công văn: 
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH HUYỆN (X)
 BCH ĐOÀN XÃ (Y)
 ***
 Số: 17 /XĐTN X, ngày ... tháng... năm...
V/v tăng cường công tác
 chỉ đạo hoạt động hè năm 2012
 Kính gửi: Ban Thường vụ Đoàn huyện (X)
 - Căn cứ vào hướng dẫn hoạt động hè năm 2012...
 - Ban Thường vụ Đoàn xã Y nhận thấy.....
 - Để đạt được hiệu quả tốt hơn, Ban Thường vụ Đoàn xã Y đề nghị: 
1...
2...
3...
...
 Kính mong Ban Thường vụ huyện Đoàn quan tâm xen xét và giải quyết
 - Nơi nhận TM. BAN CHẤP HÀNH ĐOÀN XÃ
 Bí thư
	5. Biên bản 
Biên bản là loại văn bản ghi lại diễn biến sự việc đang xảy ra hoặc mới xảy ra do những người chứng kiến ghi lại.
	Yêu cầu của biên bản: Trung thực, khách quan, chính xác và đầy đủ.
	* Bố cục Biên bản: gồm 2 phần:
- Phần mở đầu: Bao gồm việc giới thiệu mục đích hội nghị, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, chương trình nghị sự, chủ tọa, thư ký, giới thiệu đại biểu tham dự hội nghị.
	- Phần nội dung: Bao gồm người đọc diễn văn khai mạc, báo cáo. Tham luận, ý kiến tham luận, biểu quyết (nếu có) phát biểu ý kiến của cấp trên, bế mạc.
	* Cách ghi phần nội dung biên bản một hội nghị
	- Phần khai mạc: hội nghị do ai khai mạc
	- Phần báo cáo: (trình bày báo cáo)
	+ Ghi tên, chức vụ người trình bày báo cáo.
	+ Ghi tóm tắt nội dung báo cáo (nếu không có báo cáo viết thành văn).
	+ Báo cáo viết thành văn (chỉ cần ghi xem báo cáo kèm theo).
	- Phần thảo luận:
	+ Ghi những vấn đề mà chủ tịch đoàn (người chủ trì) hội nghị nêu ra thảo luận.
	+ Đề tài tham luận.
	+ Ghi ý kiến phát biểu tại hội nghị.
	Tùy theo tính chất và mục đích của hội nghị mà chọn hình thức ghi thích hợp: ghi chi tiết, ghi tổng hợp hay ghi hỗn hợp (vừa chi tiết vừa tổng hợp). Việc ghi theo hình thức nào người thư ký phải xin ý kiến của chủ tịch điều khiển hội nghị.
	- Phần quyết nghị: Đây là phần quan trọng cần ghi thật đầy đủ và chính xác những ý kiến của các đại biểu xoay quanh vấn đề đưa ra quyết nghị, ghi số phiếu tán thành, không tán thành, phiếu trắng. 
	- Phần kết thúc: 
	+ Ghi tóm tắt báo cáo tổng kết hội nghị (nếu có). 
	+ Ý kiến phát biểu của đại biểu cấp trên, của khách tới dự.
	+ Tóm tắt ý kiến phê bình đóng góp của các đại biểu về tổ chức hội nghị.
	+ Ghi ngày, giờ kết thúc hội nghị.
	+ Đọc lại biên bản cho chủ tọa đoàn nghe.
+ Chủ tọa, thư ký ký vào biên bản
Ghi chú: Trong những trường hợp cần thiết, theo yêu cầu đề nghị của các đại biểu, của người tham dự hội nghị (hoặc có những vấn đề phức tạp), thư ký phải đọc lại từng phần hoặc toàn bộ biên bản để hội nghị thông qua.
	* Mẫu biên bản: 
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH HUYỆN (A)
 BCH ĐOÀN XÃ (B)
 ***
 Số: 18 BB/XĐTN B, ngày ... tháng... năm...
BIÊN BẢN
Cuộc họp đề nghị xem xét kết nạp Đảng viên mới
Hôm nay, ngày.tháng.năm., tại văn phòng Đoàn xã, Ban Thường vụ Đoàn xã (B) tiến hành họp xét, giới thiệu và đề nghị với Đảng bộ xã (B) kết nạp Đ/c Nguyễn Văn X vào Đảng Cộng sản Việt Nam
Thành phần tham dự:
 	 - Đ/c : M Phó ban Tổ chức Đảng bộ xã B 
 	- Đ/c : N Bí thư Đoàn xã B, Chủ tọa
 	- Đ/c: K Uỷ viên Ban thường vụ , thư kí.
 	 Diễn biến cuộc họp:
 	 - 
 	 - 
 	Sau khi Đ/c chủ tọa tổng kết các ý kiến, hội nghị đã đi đến biểu quyết, kết quả thu được: 100% đồng ý đề nghị giới thiệu Đ/c X cho Đảng bộ xem xét kết nạp vào Đảng
 	Hội nghị kết thúc vào lúc 16h cùng ngày
 CHỦ TỌA THƯ KÍ 
 ( Kí tên) ( Kí tên)
	6. Các văn bản khác
- Tờ trình: Tờ trình là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề, xin cấp trên phê duyệt. Đó có thể là một chủ trương, một phương án công tác, một chính sách, một chế độ, một tiêu chuẩn, một định mức hoặc một đề nghị bổ sung, bãi bỏ một văn bản, quy định không còn phù hợp, hoặc những vấn đề thông thường trong quản lý ở các cơ quan.
Trong quản lý, không chỉ có tờ trình mới được dùng để đề nghị. Công văn đề nghị cũng được sử dụng vào mục đích này, nhưng đây là hai loại văn bản có sự khác nhau nhất định. Chính vì vậy mà người soạn thảo văn bản cần nhận thức rõ sự khác biệt này để lựa chọn loại văn bản chính xác và xây dựng kết cấu nội dung phù hợp.
Yêu cầu khi viết tờ trình:
Yêu cầu quan trọng nhất của tờ trình là phải đảm bảo tính thuyết phục. Để đạt tính thuyết phục cao, tờ trình cần thể hiện được một số yêu cầu cơ bản sau:
Phân tích đầy đủ và khách quan tất cả các vấn đề thực tế đang diễn ra, là cơ sở cho việc đề nghị.
Nêu được những thuận lợi trong việc thực hiện đề nghị mới, nếu được thực hiện.
Phân tích rõ những khó khăn có thể gặp phải, những phản ứng có thể xảy ra cũng như biện pháp khắc phục chúng, khi đề nghị thực hiện.
Những yêu cầu cơ bản đó cần được thể hiện ở mọi phương diện của văn bản: ngôn ngữ diễn đạt, luận chứng, luận cứ, bố cục.
Cách viết tờ trình:
Mở đầu: nêu rõ lý do đưa ra trình duyệt, phân tích những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần đề nghị.
Nội dung đề xuất: Nêu tóm tắt nội dung đề nghị mới, các phương án khả thi một cách cụ thể, rõ ràng, với các luận cứ kèm theo tài liệu có thông tin trung thực, độ tin cậy cao.
Phân tích những phản ứng có thể xảy ra xoay quanh đề nghị mới nếu được áp dụng; những khó khăn, thuận lợi khi triển khai thực hiện; những biện pháp cần khắc phục phải được trình bày khách quan, tránh những nhận xét chủ quan, thiên vị.
Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với sản xuất, đời sống xã hội, công tác quản lý, lãnh đạo.
	Kết thúc: Nêu những kiến nghị, đề nghị cấp trên xem xét, chấp thuận đề xuất mới đã nêu để sớm được triển khai thực hiện. Có thể nêu một vài phương án để cấp trên phê duyệt, nhằm khi cần thiết có thể chuyển đổi phương án. Kiến nghị phải xác đáng.
	- Thông báo: Thông báo là loại văn bản hành chính thông thường dùng để thông tin về hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội; thông tin nhanh về những quyết định của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội cho các đối tượng của mình biết để thi hành và những thông tin khác mà người có liên quan cần biết.
Cách soạn thảo Thông báo
Phần mở đầu: không trình bày lý do, mà giới thiệu trực tiếp nội dung những vấn đề cần thông báo.
Nội dung thông báo: trình bày những thông tin chính cần truyền đạt.
Nếu thông báo dài, có nhiều vấn đề, cần được chia thành các mục, các phần có tiêu đề để người đọc dễ nắm bắt vấn đề và thực hiện đầy đủ.
Phần kết thúc: nhắc lại nội dung chính, ý chính, trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý người đọc.
Trong cơ quan, tổ chức có rất nhiều vấn đề cần thông báo. Đối với mỗi loại vấn đề có kết cấu nội dung tương ứng.
Sau đây là kết cấu nội dung cơ bản của một số loại Thông báo thường gặp.
	+ Thông báo truyền đạt một chủ trương, chính sách, một quyết định, một chỉ thị: Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt; Tóm tắt nội dung cơ bản của văn bản, chủ trương, chính sách; Yêu cầu quán triệt, triển khai thực hiện.
+ Thông báo về kết quả của các hội nghị, các cuộc họp: Nêu ngày, giờ họp, thành phần tham dự, người chủ trì; Tóm tắt nội dung của cuộc họp, hội nghị; Tóm tắt các quyết định của hội nghị, cuộc họp; Nêu các quyết nghị của hội nghị, cuộc họp (nếu có). 
	+ Thông báo về nhiệm vụ được giao: Ghi rõ, ngắn gọn, đầy đủ về các nhiệm vụ được giao; Nêu những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ; Nêu các biện pháp cần được áp dụng để triển khai thực hiện.
	+ Thông báo về một hoạt động quản lý: Ghi rõ nội dung hoạt động; Lý do phải tiến hành các hoạt động; Thời gian tiến hành (bắt đầu, kết thúc); Các thông tin cần thiết khác để đảm bảo cho hoạt động đó có thể triển khai thực hiện được.
CÂU HỎI THẢO LUẬN
	Câu 1: Điền loại văn bản tương ứng vào bảng dưới đây:
TT
CƠ QUAN BAN HÀNH
LOẠI VĂN BẢN
1
Đại hội Đảng cơ sở
2
Ban Chấp hành đảng bộ cơ sở
3
Ban Thường vụ cấp ủy cơ sở
4
Các cơ quan tham mưu 
	Câu 2: Anh, chị hãy soạn thảo một Nghị quyết của Đại hội Đoàn xã
TÀI LIỆU THAM KHẢO
	- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
	- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
	- Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Thông tư liên tịch giữa Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
	- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
	- Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28/5/2004 của Ban Chấp hành Trung ương về thể thức văn bản của Đảng.
	- Hướng dẫn số 29 HD/VP ngày 20/5/2009 của Ban Chấp hành Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh về thể thức văn bản của Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh.
	- Hướng dẫn số 15-HD/VP ngày 24/02/2010 của Ban Chấp hành Trung ương Hội Nông dân Việt Nam về thể thức văn bản của Hội Nông dân Việt Nam.
	- Quyết định số 31-QĐ/TW ngày 01/10/1997 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam ban hành Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng.
	- Quyết định số 92-QĐ/TW ngày 16/02/2004 của Ban Bí thư Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng.
	- Quyết định số 1836 QĐ/TWĐTN ngày 23/6/2006 của Ban Bí thư Trung ương Đoàn ban hành Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đoàn.
	- Quyết định số 23-QĐ/TWHND ngày 20/02/2010 của Ban Thường vụ Trung ương Hội Nông dân Việt Nam Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Hội Nông dân Việt.