Tài liệu tập huấn thí điểm về hệ thống tư vấn qua mạng

 tư vấn qua mạng 
1.6 MÔ HÌNH NHÂN SỰ (hình 2) 
ðối tượng chính ñược tư vấn là giáo viên, nhà quản lí, học sinh tại các 
trường THCS ñược lựa chọn tham gia tư vấn. ðối tượng tư vấn là các 
giảng viên tại trường Cao ñẳng Sư phạm trực thuộc Tỉnh/Thành phố (là 
 6
những người ñã tham gia các khóa tập huấn cho Giảng viên cốt cán của 
dự án ñược tổ chức tại Nghệ An và Ninh Thuận. 
Bên cạnh ñó, ñể theo dõi, giám sát, giúp ñỡ tạo ñiều kiện thuận lợi cho 
các hoạt ñộng tư vấn, các cấp quản lí sẽ cử những cá nhân phụ trách, chịu 
trách nhiệm về hoạt ñộng tư vấn bao gồm: ðại diện lãnh ñạo, chuyên gia 
CNTT, Trợ lý CNTT, Thư ký CNTT của dự án giáo dục trung học cơ sở 
vùng khó khăn nhất; Lãnh ñạo BQL Dự án trực thuộc Tỉnh; Lãnh ñạo 
trường CðSP; Lãnh ñạo trường THCS. 
Hình 2: Mô hình nhân sự hệ thống tự vấn qua mạng 
1.7 MÔ HÌNH TRIỂN KHAI (hình 3) 
Nhằm gắn trách nhiệm cá nhân cho hoạt ñộng tư vấn, mỗi tư vấn (ñược 
hiểu là một nhóm tư vấn trong ñó có một người ñại diện tham gia diễn 
ñàn) ñược giao nhiệm vụ tư vấn cho một và chỉ một trường trung học cơ 
sở. 
 7
Theo ñó, BQL dự án Trung ương, các cá nhân phụ trách quản lý hoạt 
ñộng tư vấn sẽ dễ dàng biết ñược chất lượng, số lượng và hiệu quả của 
hoạt ñộng tư vấn của các cá nhân, các tổ chức khác nhau. 
Với cách này, hoạt ñộng tư vấn cũng sẽ ñược ñẩy mạnh. 
Hình 3: Mô hình triển khai 
1.8 CƠ CHẾ KIỂM SOÁT HIỆU QUẢ HỆ THỒNG TƯ VẤN 
Nhằm ñảm bảo hiệu quả, chất lượng của hoạt ñộng tư vấn, cần ñặc biệt 
chú trọng một số công việc sau: 
- Nâng cao nhận thức về lợi ích của việc tư vấn qua mạng cho các thành 
viên tham gia mạng lưới tư vấn; các giáo viên các trường tham gia thí 
ñiểm. 
- Thiết lập mối liên hệ chặt chẽ giữa các cấp của Ban quản lí dự án. 
- Phân công trách nhiệm rõ ràng. 
- Thiết lập tài khoản và phân quyền cho những người tham gia. 
- Việc tư vấn cần ñược coi là hoạt ñộng thường xuyên và ñịnh kỳ. 
- Nội dung hỏi và tư vấn ñược kiểm soát nhằm ñảm bảo chất lượng. 
- ðánh giá việc tư vấn thông qua sản phẩm tư vấn trên diễn ñàn. 
- Cần có báo cáo, ñánh giá, rút kinh nghiệm hoạt ñộng tư vấn. 
- Có cơ chế chính sách phù hợp, ñảm bảo việc tư vấn vận hành tốt. 
- Quảng bá sản phẩm tư vấn, khen thưởng kịp thời. 
 8
PHẦN 2. HƯỚNG DẪN CÁCH THỨC ðĂNG NHẬP THAM GIA DIỄN 
ðÀN TƯ VẤN QUA MẠNG TRÊN WEBSITE CỦA DỰ ÁN 
2.1 GIỚI THIỆU CHUNG: 
Hệ thống tư vấn qua mạng ñược xây dựng trên cơ sở Diễn ñàn của 
Website Dự án giáo dục THCS vùng khó khăn nhất. Các ñối tượng sử 
dụng là những người hoặc trường ñược cấp tài khoản tham gia hệ thống 
tư vấn qua mạng. Khi tham gia mỗi người sẽ ñược cấp một tài khoản theo 
email ñăng ký ñể ñăng nhập. Những tài khoản này chỉ ñược phép gửi và 
trả lời bài ở ñúng khu vực (trường hoặc tỉnh) của mình. Nếu gặp vấn ñề gì 
với tài khoản của mình thì phải liên hệ với người quản trị ñể ñược trợ 
giúp. 
Hình 4: Giao diện diễn ñàn tư vấn 
 9
2.2 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG 
Bước 1: Mở trình duyệt 
Có thể dùng Internet Explore, Fire Fox hoặc Chrome 
Bước 2: Vào diễn ñàn 
Nhập vào ô ñịa chỉ :  hoặc vào 
website của Dự án  rồi vào mục Hệ thống tư 
vấn. 
Khi ñó sẽ ra giao diện như hình 4 
Bước 3: ðăng nhập 
Click vào ô ðăng nhập ở góc trên cùng bên phải và ñăng nhập với tên, 
mật khẩu ñã ñược cấp, hình 5. 
Hình 5: Màn hình ñăng nhập 
Bước 4: Gửi bài mới: 
Người dùng click chuột vào ô Gửi bài mới. Sau khi viết nội dung vào ô 
tiêu ñề và ô soạn thảo click vào nút Gửi ñể gửi bài ñi. Trong quá trình 
soạn thảo người dùng có thể chèn thêm các biểu tượng có sẵn vào hoặc 
 10
gửi Link ñến một nội dung khác. Tuy nhiên người dùng không thể thay 
ñổi phông và cỡ chữ mặc ñịnh (Unicode). Trước khi ấn nút Gửi người 
dùng có thể chuyển qua thẻ Xem trước ñể xem kết quả bài mình hiện lên 
như nào, hình 6. 
Hình 6: Tạo bài viết (yêu cầu tư vấn) 
 11
PHẦN 3. KỸ THUẬT TƯ VẤN 
3.1 NHÂN LỰC THAM GIA VÀO HỆ THỐNG TƯ VẤN 
3.1.1 Người tư vấn 
a. Lựa chọn: Người tư vấn là các chuyên gia tại các trường Cao ñẳng Sư 
phạm trực thuộc Tỉnh/Thành phố, nơi ñược lựa chọn triển khai thí ñiểm 
hệ thống tư vấn qua mạng. 
b. Nhiệm vụ: Người tư vấn ñược phân công trách nhiệm tư vấn cho một 
hoặc một số trường trong ñịa bàn tỉnh ñã ñược lựa chọn tham gia vào mô 
hình tư vấn thí ñiểm. Họ không cần và không thể gửi lên diễn ñàn ñể tư 
vấn cho các ñối tượng khác. 
c. Yêu cầu: Có năng lực chuyên môn, nghiệp vụ, có trách nhiệm và nhiệt 
tình, có kinh nghiệm tư vấn, có kỹ năng giao tiếp tốt, có hiểu biết nhất 
ñịnh về giới và dân tộc thiểu số. 
3.1.2 Người ñược tư vấn 
a. Lựa chọn: Về nguyên tắc, hệ thống tư vấn qua mạng sẽ tư vấn cho tất 
cả các ñối tượng là giáo viên, học sinh thuộc các trường THCS trong 
phạm vi dự án. Tuy nhiên, ñể ñảm bảo chất lượng và hiệu quả của hệ 
thống tư vấn, dự án sẽ chỉ ñịnh ðẠI DIỆN ñược tư vấn. 
b. Nhiệm vụ: Phối hợp với giáo viên, học sinh, thực hiện chỉ ñạo của lãnh 
ñạo trường thu thập thông tin cần tư vấn, ñưa lên diễn ñàn, cung cấp 
thông tin cho người tư vấn (khi ñược yêu cầu) theo ñịnh kỳ và theo nhu 
cầu. 
c. Yêu cầu: Là người có trình ñộ tin học ñủ ñể thao tác trên diễn ñàn, văn 
phong viết sáng sủa, mạch lạc. Có khả năng nắm bắt thông tin, phát hiện 
các vấn ñề cần giải quyết trong các hoạt ñộng giáo dục, dạy học cũng như 
các vấn ñề liên quan tới học sinh trên các phương diện giới và dân tộc 
thiểu số. 
3.1.4 Các nhà quản lý 
 12
ðể ñảm bảo hiệu quả của hoạt ñộng tư vấn cũng như chất lượng, tác dụng 
của câu hỏi, câu trả lời trên diễn ñàn. Ngoài việc phân công trách nhiệm 
cụ thể cho từng tư vấn còn có sự chỉ ñạo, giám sát, ñánh giá và giúp ñỡ 
của Lãnh ñạo Dự án, Lãnh ñạo các Sở Giáo dục và ðào tạo, Lãnh ñạo 
các trường Cao ñẳng Sư phạm, Lãnh ñạo các trường THCS, nơi triển khai 
thí ñiểm hệ thống tư vấn qua mạng. Bên cạnh ñó, cần có chuyên trách 
quản trị mạng theo dõi, thông tin, hỗ trợ hoạt ñộng tư vấn trên diễn ñàn. 
Trong trường hợp cần thiết, các Chuyên gia dự án cũng sẽ tham gia trao 
ñổi thêm trên diễn ñàn. 
3.2 QUY TRÌNH TƯ VẤN 
VỚI NGƯỜI ðƯỢC TƯ VẤN 
ðể có thể ñưa ra ñược câu hỏi rõ ràng, ñúng bản chất, cần thực hiện theo 
các bước dưới ñây: 
Bước 1: Phân tích tình huống, sự kiện 
 13
Bước này ñóng vai trò quan trọng nhằm hiểu rõ bản chất của tình huống, 
sự kiện người ñược tư vấn ñang ñối mặt. Sự kiện, tình huống cần ñược 
xem xét, phân tích kỹ lưỡng dưới nhiều góc ñộ khác nhau trong mối liên 
hệ ña chiều. 
Bước 2: Xác ñịnh vấn ñề cần quan tâm, khó giải quyết, ra quyết ñịnh 
ðây là giai ñoạn tìm kiếm vấn ñề cần hỏi trong sự kiện, tình huống ñã 
ñược phân tích ở bước 1. Trong một tình huống, sự kiện có thể xác ñịnh 
nhiều hơn 1 vấn ñề ñể hỏi. 
Bước 3: Nêu yêu cầu cần tư vấn 
Kết quả của giai ñoạn này chính là nội dung cần ñược tư vấn gửi tới 
người tư vấn. Yêu cầu cần tư vấn có thể ñược cấu trúc thành 2 phần ñó là: 
mô tả hoàn cảnh (với mục ñích giúp người tư vấn hiểu rõ bối cảnh); và 
câu hỏi 
VỚI NGƯỜI TƯ VẤN 
ðể có thể trả lời chính xác câu hỏi, ñáp ứng ñược mục ñích của người 
ñược tư vấn, người tư vấn cần tiến hành trả lời câu hỏi theo các bước 
dưới ñây: 
Bước 1: Phân tích tình huống, câu hỏi cần tư vấn 
Mục tiêu của giai ñoạn này là làm rõ ñiều người ñược tư vấn muốn hỏi, 
hiểu rõ bối cảnh xuất hiện câu hỏi cần tư vấn. Có hai khả năng xảy ra: 
1. Nếu người tư vấn ñã hiểu câu hỏi, ñã rõ hoàn cảnh, ñã ñủ thông tin ñể 
ñưa ra câu trả lời thì chuyển sang bước 2. 
2. Nếu người tư vấn chưa hiểu câu hỏi, chưa rõ tình huống chứa ñựng câu 
hỏi. Trong trường hợp này, người tư vấn cần trao ñổi thêm với người 
ñược tư vấn ñể làm rõ hoặc ñể biết thêm thông tin làm căn cứ ñể ñưa ra 
câu trả lời tốt nhất. Việc làm này có thể ñược thực hiện ngay trên diễn 
ñàn hay thông qua hệ thống email cá nhân, hoặc trực tiếp gọi ñiện thoại. 
Bước 2: Chuẩn bị nội dung trả lời 
 14
Nội dung câu trả lời cần chuẩn bị trước khi ñưa lên diễn ñàn. Trong 
trường hợp người tư vấn chưa vững tin khi trả lời, có thể tham khảo thêm 
ý kiến của ñồng nghiệp hay các tư vấn khác. 
Bước 3: Trả lời 
ðây là giai ñoạn chuyển tải nội dung ñã chuẩn bị ở bước 2 lên diễn ñàn 
và ñược thực hiện theo hướng dẫn ở phần 2 của tài liệu này. 
3.3 Một số ñiểm cần lưu ý trong hoạt ñộng tư vấn 
VỚI NGƯỜI TƯ VẤN 
- Cần tạo dựng mối quan hệ tốt với người ñược tư vấn. 
- Lưu lại thông tin, hoàn cảnh của những người ñược tư vấn. 
- Tôn trọng lẫn nhau và thân thiện trong ngôn ngữ tư vấn. 
- ðặt mình vào hoàn cảnh của người ñược tư vấn. 
- Nên trả lời ngay khi yêu cầu tư vấn ñược ñưa lên diễn ñàn. 
- Kiên trì và có trách nhiệm với nội dung tư vấn. ðảm bảo hiểu rõ về nội 
dung sẽ tư vấn. Trong trường hợp cần thiết, cần có sự tham khảo của các 
chuyên gia có kinh nghiệm trong cùng lĩnh vực. 
- Giới thiệu với người tư vấn các nguồn thông tin, nhân lực có thể giúp ñỡ 
họ trong những trường hợp ñặc biệt. Thậm chí, gọi ñiện, gặp trực tiếp ñể 
giúp ñỡ. 
- Gắn hoạt ñộng tư vấn với hoạt ñộng ñào tạo của bản thân. 
- Thống kê và phát hiện những vấn ñề nổi bật, thường gặp trong quá trình 
tư vấn. Tổng kết, rút kinh nghiệm. Trên cơ sở ñó, có thể khái quát hóa 
thành các vấn ñề mang tính lý luận, phục vụ công tác nghiên cứu, giảng 
dạy tại trường CðSP. 
VỚI NGƯỜI ðƯỢC TƯ VẤN 
- Trong một số trường hợp, không nên sử dụng tên thật của ñối tượng ñược 
tư vấn trên diễn ñàn. 
 15
- Ngoài các nhu cầu cá nhân, các trường trung học cơ sở cần có kế hoạch 
ñề nghị ñược tư vấn gắn liền với phát triển chuyên môn của ñội ngũ giáo 
viên, cũng các hoạt ñộng khác của nhà trường. 
- Cần có phản hồi thông tin về hiệu quả của hoạt ñộng tư vấn trong các 
trường hợp cụ thể. Các yêu cầu tư vấn tiếp theo nếu có. 
VỚI CÁC NHÀ LÃNH ðẠO, QUẢN LÝ 
- Tăng cường giám sát, phát hiện các thiếu sót, kịp thời chỉ ñạo, ñiều chỉnh. 
- Xây dựng cơ chế, tạo ñiều kiện thuận lợi cho các hoạt ñộng tư vấn. 
- Phổ biến, quảng bá kết quả tư vấn trong ñơn vị, các cơ sở giáo dục khác. 
- Khen thưởng kịp thời các cá nhân tích cực tham gia và tham gia có hiệu 
quả vào các hoạt ñộng tư vấn.