Tổng quan về Microsoft Excel

1. GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT EXCEL

- Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft.

- Cũng giống như các chương trình bảng tính khác Excel bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và ô, tuy nhiên việc nhập dữ liệu cũng như lập các công thức tính toán của Excel có nhiều tính năng ưu việt hơn.

- Excel có nhiều điểm tương đồng với Microsoft Word trong cách định dạng, trang trí.

 

doc20 trang | Chia sẻ: gaobeo18 | Ngày: 21/10/2016 | Lượt xem: 120 | Lượt tải: 0download
Bạn đang xem nội dung tài liệu Tổng quan về Microsoft Excel, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút TẢI VỀ ở trên
b) Thay đổi độ cao của hàng
* Dùng Chuột:
	- Bước 1: Chọn số hàng cần thay đổi độ cao
	- Bước 2: Đặt chuột sát mép phải vùng chọn tại phần tiêu đề hàng sao cho con trỏ biến thành mũi tên 2 chiều.
	- Bước 3: Rê chuột xuống dưới hoặc lên trên để tăng hoặc giảm độ cao của hàng. Thả chuột khi vừa ý.
* Dùng thực đơn:
	- Bước 1: Chọn số hàng cần thay đổi độ cao
	- Bước 2: Mở Menu Format, chọn Rows và kích chuột chọn Height, xuất hiện hộp thoại
	- Bước 3: Trong hộp Rows Height, gõ trị số độ rộng theo các giá trị từ 0 đến 409, chọn OK
c) Nối và tách ô
- Nối ô: Chọn những ô muốn nối, kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ định dạng
- Tách ô: (chỉ tách những ô đã nối) chọn ô đã nối, mở Menu Edit, chọn Clear, chọn Formats.
7.3. Chèn hàng, cột, ô
a) Chèn hàng, cột
- Bước 1: Chọn số hàng (cột) cần chèn bằng cách rê chuột chọn tại vùng tiêu đề hàng (cột).
- Bước 2: Kích chuột phải của chuột vào vùng chọn để xuất hiện thực đơn ngắn và chọn Insert (hoặc mở Menu Edit, chọn Row hoặc Column)
b) Chèn ô
- Bước 1: Chọn số ô cần chèn
- Bước 2: Kích chuột phải của chuột vào vùng chọn để xuất hiện thực đơn ngắn và chọn Insert (hoặc mở Menu Edit, chọn Cells). Xuất hiện hộp thoại sau:
- Chọn một trong các lựa chọn:
+ Shift cells right: chèn và đẩy ô được chọn sang phải
+ Shift cells down: chèn và đẩy ô được chọn xuống dưới
+ Entire row: Chèn toàn bộ các hàng trống lên phía trên các ô đã chọn
+ Entire Column: Chèn toàn bộ các cột trống vào bên trái các ô đã chọn, chọn Ok
7.4. Huỷ hàng, cột, ô
a) Huỷ hàng, cột
- Bước 1: Chọn số hàng (cột) cần huỷ bằng cách rê chuột chọn tại vùng tiêu đề hàng (cột).
- Bước 2: Kích chuột phải của chuột vào vùng chọn để xuất hiện thực đơn ngắn và chọn Delete (hoặc mở Menu Edit, chọn Delete)
b) Huỷ ô
- Bước 1: Chọn số ô cần huỷ
- Bước 2: Kích chuột phải của chuột vào vùng chọn để xuất hiện thực đơn ngắn và chọn Delete (hoặc mở Menu Edit, chọn Delete). Xuất hiện hộp thoại sau:
- Chọn một trong các lựa chọn:
+ Shift cells left: huỷ và đẩy các ô bên phải ô vừa huỷ sang trái
+ Shift cells up: huỷ và đẩy các ô bên dưới ô vừa huỷ lên trên
+ Entire row: huỷ toàn bộ các hàng chứa các ô đã chọn
+ Entire Column: huỷ toàn bộ các cột chứa các ô đã chọn
- OK
7.5. Sao chép nội dung ô
- Bước 1: Chọn ô (hoặc dãy ô) chứa dữ liệu cần sao chép
- Bước 2: Chép nội dung vào bộ đệm bằng 1 trong 3 cách sau
+ Cách 1: Mở Menu Edit, chọn Copy
+ Cách 2: Ấn Ctrl + C
+ Cách 3: Kích chuột vào nút trên thanh công cụ chuẩn
- Bước 3: Chọn ô (hoặc dãy ô) cần dán dữ liệu
- Bước 4: Dán dữ liệu bằng 3 cách
+ Cách 1: Mở Menu Edit, chọn Paste 
+ Cách 2: Ấn Ctrl + V
+ Cách 3: Kích chuột vào nút trên thanh công cụ chuẩn
7.6. Di chuyển nội dung ô
- Bước 1: Chọn ô (hoặc dãy ô) chứa dữ liệu cần sao chép
- Bước 2: Chép nội dung vào bộ đệm bằng 1 trong 3 cách sau
+ Cách 1: Mở Menu Edit, chọn Cut
+ Cách 2: Ấn Ctrl + X
+ Cách 3: Kích chuột vào nút trên thanh công cụ chuẩn
- Bước 3: Chọn ô (hoặc dãy ô) cần chuyển dữ liệu đến
- Bước 4: Dán dữ liệu bằng 3 cách
+ Cách 1: Mở Menu Edit, chọn Paste 
+ Cách 2: Ấn Ctrl + V
+ Cách 3: Kích chuột vào nút trên thanh công cụ chuẩn
7.7. Tìm nội dung ô
- Bước 1: Mở Menu Edit, chọn Find (hoặc gõ Ctrl + F)
Xuất hiện hộp thoại:
- Bước 2: Gõ nội dung ô cần tìm vào dòng Find what
- Bước 3: Kích vào nút Find next để tìm từng ô, kích và nút Find All để tìm tất cả các ô có nội dung cần tìm.
7.8. Thay thế nội dung ô
- Bước 1: Mở Menu Edit, chọn Replace (hoặc gõ Ctrl + H)
Xuất hiện hộp thoại:
- Bước 2: Gõ nội dung cần thay thế vào ô Find what
- Bước 3: Gõ nội dung thay thế vào ô Replace with
- Bước 4: Kích và nút Replace để thay thế một ô, kích vào nút Replace All để thay thế toàn bộ trang bảng tính.
7.9. Canh chỉnh dữ liệu trong ô
- Bước 1: Chọn ô (hoặc dãy ô) cần canh chỉnh dữ liệu Mở Menu Format, chọn Cell, chọn Alignment, xuất hiện hộp thoại 
- Bước 2: Thực hiện các lựa chọn
+ Wrap text: ngắt nhãn thành nhiều dòng trong ô
+ Shrink to fit: Giảm kích cỡ ký tự để chứa vừa trong ô
+ Merge Cells: nhập những ô được chọn thành một.
- Bước 3: Chọn dạng canh chỉnh dữ liệu
+ Horizontal: Căn chiều ngang dữ liệu (Left: lệch trái; Center: Căn giữa; Right: lệch phải)
+ Vertical: Căn chiều dọc của dữ liệu (Justify: Căn sát trên; Center: Căn giữa ô; Bottom: Căn sát dưới) 
- Bước 4: Chọn hướng in trong mục Orientation. Kích chọn mũi tên lên hoặc xuống bên cạnh mục Degrees. Chọn OK để chấp nhận định dạng.
7.10. Thay đổi Font chữ, cỡ chữ, kiểu trong ô
- Bước 1: Chọn ô (hoặc dãy ô) cần thay đổi. Mở Menu Format, chọn Cell, chọn Font, xuất hiện hộp thoại
- Bước 2: Thực hiện các lựa chọn
	+ Font: 	font chữ
	+ Font Style: Kiểu chữ (đậm, nghiêng, gạch chân)
	+ Font size: 	Cỡ chữ
7.11. Tạo đường viền cho ô
- Bước 1: Chọn ô (hoặc dãy ô) tạo đường viền. Mở Menu Format, chọn Cell, chọn Border, xuất hiện hộp thoại
- Bước 2: Chọn kiểu đường viền trong mục Line Style, mở danh sách Color để chọn màu cho đường viền.
- Bước 3: Thực hiện chọn các đường viền cần tạo (Outline: đường bao ngoài, Inside: đường viền giữa các ô; None: không hiển thị đường viền)
7.12. Đổ màu cho ô
- Bước 1: Chọn ô (hoặc dãy ô) cần đổ màu. Mở Menu Format, chọn Cell, chọn Patterns, xuất hiện hộp thoại.
- Bước 2: Chọn màu cần đổ, kích vào OK
8. CÔNG THỨC VÀ TÍNH TOÁN CƠ BẢN
8.1. Nhập công thức
- Bước 1: Chọn ô muốn nhập công thức.
- Bước 2: Nhập dấu bằng (=), đây là quy định bắt buộc trong Excel (khi thấy dấu = Excel sẽ hiểu đây là ô chứa công thức, nếu không Excel thay vì tính sẽ hiển thị thông tin được nhập)
- Bước 3: Nhập đối số đầu tiên (đối số có thể là số hoặc địa chỉ ô)
- Bước 4: Nhập toán tử ( + - * / %)
- Bước 5: Nhập đối số kế tiếp
- Bước 6: Lặp lại bước 4 và 5 cho đến khi hoàn thành công thức.
Ví dụ: 	Tại ô E1 ta gõ: “= (A1 + B1 – C1)”
Tại ô E2 ta gõ: “= ((A2 * B2) – C2)”
	8.2. Một số công thức và hàm thông dụng
=SUM(number 1, number 2.)
	a) Hàm tính tổng (SUM)
	Dạng tổng quát:
 	Hàm có tác dụng: trả về tổng số tất cả các tham số trong danh sách các tham số. Các tham số number 1, number 2 (cho phép đến 30) là các số cần tính, chúng có thể là số, địa chỉ ô hoặc phạm vị ô.
	Ví dụ: Tại ô A15 ta tính tổng của các ô A1; A5; A7; A10 và A14 ta gõ như sau: = SUM(A1, A5, A7, A10, A14) như vậy sẽ đưa ra kết quả là tổng của các ô trên.
	* Chú ý: Nếu tính tổng của một phạm vi ô ta chỉ việc đưa ra địa chỉ ô đầu và ô cuối trong phạm vi.
	Ví dụ: Tại ô A15 tính tổng của các ô từ A1 đến A14 ta sẽ gõ như sau:
	= SUM(A1:A14) như vậy ta sẽ được tổng của các ô từ A1 đến A14.
=AVERAGE(number 1, number 2.)
	b) Hàm tính trung bình AVERAGE
 	Dạng tổng quát 
Hàm có tác dụng: trả về giá trị trung bình số học của các tham số trong danh sách các tham số. Các tham số number 1, number 2 (cho phép đến 30) là các số cần tính, chúng có thể là số, địa chỉ ô hoặc phạm vị ô.
	Ví dụ: Tại ô A15 ta tính trung bình của các ô A1; A5; A7; A10 và A14 ta gõ như sau: = AVERAGE(A1, A5, A7, A10, A14) như vậy sẽ đưa ra kết quả là tổng của các ô trên.
	* Chú ý: Nếu tính trung bình của một phạm vi ô ta chỉ việc đưa ra địa chỉ ô đầu và ô cuối trong phạm vi.
	Ví dụ: Tại ô A15 tính trung bình của các ô từ A1 đến A14 ta sẽ gõ như sau: = AVERAGE(A1:A14) như vậy ta sẽ được trung bình của các ô từ A1 đến A14.
= IF(điều kiện, X, Y)
	c) Hàm điều kiện IF
	Dạng tổng quát: 
Trả về giá trị X nếu điều kiện đúng hoặc là Y nếu điều kiện sai.
Điều kiện: Là biểu thức LOGIC.
Các hàm IF có thể lồng nhau đến 7 cấp.
Ví dụ: = IF (7>5,10,20) cho kết quả là 10 vì 7>5 là đúng.
Ví dụ: Tính học bổng cho học sinh, nếu học sinh đạt điểm trung bình từ 9 đến 10 thì được 300, nếu điểm từ 7 đến 9 thì được 100, nếu dưới 7 thì không có học bổng.
A
B
1
Điểm
Học bổng
2
5
0
=IF(A2>=9,300,IF(A2>=7,100,0))
3
10
300
=IF(A3>=9,300,IF(A3>=7,100,0))
4
7
100
=IF(A4>=9,300,IF(A4>=7,100,0))
5
9
300
=IF(A5>=9,300,IF(A5>=7,100,0))
? Bài tập: Hãy đưa ra xếp loại học sinh. Nếu học sinh đạt điểm từ đến 10 thì đạt loại giỏi, nếu điểm từ 7 đến 9 thì đạt loại khá, nếu điểm từ 5 đến 7 thì đạt loại trung bình, nếu điểm từ 3 đến 5 thì đạt loại yếu, nếu điểm từ 1 đến 3 thì đạt loại kém.
9. BỘ LỌC DỮ LIỆU FILTER
 Microsoft Excel cung cấp cho người dùng một công cụ đắc lực trong việc tạo các báo cáo bằng bộ lọc dữ liệu Filter. Để sử dụng được bộ lọc này ta thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Chọn một hàng cần lọc dữ liệu
- Bước 2: Mở Menu Data, chọn Filter, chọn AutoFilter.
- Bước 3: Kích vào nút để thực hiện điều kiện lọc dữ liệu.
10. TẠO DỰNG BIỂU ĐỒ
Không phải lúc nào dùng trang bảng tính thể hiện thông tin cũng là phương pháp hiệu quả. Một trang bảng tính chứa đầy số, cho dù định dạng bắt mắt, có thể gây cho người đọc sự khó hiểu và hơi chán. Với Microsoft Excel người dùng được phép thể hiện thông tin ở dạng biểu đồ trên trang bảng tính. 
- Bước 1: Chọn dãy dữ liệu muốn lập biểu đồ
(Phải đảm bảo có dữ liệu và nhãn cột lẫn hàng trong dãy ô. Chart Wizard tìm kiếm thông tin này và đưa nó vào biểu đồ)
- Bước 2: Nhấp nút Chart Wizard trên thanh công cụ chuẩn (hoặc mở Menu Insert, chọn Chart). Để di chuyển trong Chart Wizard, kích chuột vào nút Back hoặc Forward. Ta có thể kích nút Finish để kết thúc bất cứ lúc nào.
- Bước 3: Chọn loại biểu đồ
- Bước 4: Chọn loại biểu đồ con.
- Bước 5: Kích chuột vào nút Prees and Hold to View Sample để xem trước lựa chọn của bạn.
- Bước 6: Kích Next để tiếp tục. 
- Bước 7: Kiểm tra dãy dữ liệu, sau đó chọn vẽ chuỗi dữ liệu trong hàng hoặc cột.
- Bước 8: Kích Next để tiếp tục
- Bước 9: Kích chọn một trong những lựa chọn:
 + Tittles: Nhập tiêu đề cho biểu đồ, trục x, trục y.
 + Axes: Chọn trục muốn hiển thị cho dữ liệu
 + Gridlines: Chọn kiểu đướng lưới cho trục x và trục y
 + Legend: Chọn tuỳ chọn để hiển thị chú giải và địa điểm của nó.
 + Data Labels: Chọn nhãn cho dữ liệu
 + Data Table: Thêm bảng vào biểu đồ
- Bước 10: Xem trước các tuỳ chọn
- Bước 11: Chọn đặt biểu đồ trên trang mới hoặc dưới dạng đối tượng nhúng.
- Bước 12: Kích chọn Finish.

File đính kèm:

  • docBai giang Excel.doc
Bài giảng liên quan