Bài giảng Hướng dẫn sử dụng Microsoft Office PowerPoint 2007

 Hành động này sẽ giúp bạn quay lại dạng xem trước đó, thường là Dạng xem Chuẩn. Chiếu hìnhEscTừ đầuTừ Bản chiếuHiện thờiChiếu hìnhTùy chỉnhKhi tạo một phần trình chiếu, bạn có thể xem trước nó bất kỳ lúc nào ở dạng xem Chiếu Hình. Dạng xem này cho bạn thấy các bản chiếu của mình sẽ ra sao khi được chiếu. Bấm phím F5 để bắt đầu với bản chiếu đầu tiên. Bấm tổ hợp SHIFT+F5 để bắt đầu với bản chiếu hiện tại. Xem trước trên máy tínhDưới đây là một số cách khác để mở dạng xem Chiếu hình:Khi thực hiện thao tác này, phần chiếu hình sẽ bắt đầu với bản chiếu đang được chọn trên tab Bản chiếu. Chọn nút Chiếu hình ở phía dưới bên tay phải của cửa sổ PowerPoint, bên cạnh thanh trượt Thu phóng.Chọn nút Chiếu hình trên tab Xem. Chiếu hình sẽ bắt đầu từ bản chiếu đầu tiên không cần biết bản chiếu nào hiện đang được chọn. In bản phân phátLoại bản in thông dụng nhất dành cho người nghe của PowerPoint là bản phân phát. Các bản phân phát có thể có một hoặc nhiều bản chiếu trên một trang, tối đa là 9.Kinh nghiệm khi sử dụng Xem truớc khi In là chọn kiểu bản phân phát bạn muốn dùng, như được thể hiện trên hình vẽ. Với cách này bạn có thể thấy được bản phân phát trông sẽ như thế nào trước khi in ra. Xem trước khi InIn Gì:Bản phân phát...Bản chiếu...Bản phân phát (1 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát (2 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát (3 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát (4 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát (6 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát (9 Bản chiếu một Trang)Các trang ghi chúDàn bàiIn bản phân phátĐể in các bản phân phát, bắt đầu bằng việc bấm vào Xem trước khi In trên menu mở ra khi bấm Nút Microsoft Office .Trong Xem trước khi In, bấm vào mũi tên cạnh hộp In Gì để xem các kiểu bản phân phát. Chọn kiểu bạn muốn dùng.Sau đó làm theo các bước trên hình vẽ. Xem trước khi InIn Gì:Bản phân phát...Bản chiếu...Bản phân phát (1 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát (2 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát (3 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát (4 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát (6 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát (9 Bản chiếu một Trang)Các trang ghi chúDàn bàiIn bản phân phátKhi chọn một kiểu bản phân phát, bạn sẽ thấy dạng xem trước các bản chiếu của mình như khi được in ra. Bạn có thể di chuyển đến tất cả các trang của bản phân phát. Kiểu bản phân phát 3 bản chiếu một trang sẽ có cả phần ghi chú cho người nghe. Khi đã sẵn sàng in, chọn In. Xem trước khi InIn Gì:Bản phân phát...Bản chiếu...Bản phân phát (1 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát (2 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát (3 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát (4 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát (6 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát (9 Bản chiếu một Trang)Các trang ghi chúDàn bàiĐể in các bản phân phát, bắt đầu bằng việc bấm vào Xem trước khi In trên menu mở ra khi bấm Nút Microsoft Office .Sau đó làm theo các bước trên hình vẽ. In ghi chú của người trình bàyBạn vừa in bản phân phát để cung cấp cho người nghe. Bây giờ hãy in phần ghi chú, dùng để tham chiếu khi trình bày. Tốt nhất nên xem qua ghi chú của bạn trước khi in, việc này giúp biết được chúng có như những gì bạn mong muốn hay không. Xem trước khi InIn Gì:Bản phân phát...Bản chiếu...Bản phân phát(1 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát(2 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát(3 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát(4 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát(6 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát(9 Bản chiếu một Trang)Các trang ghi chúDàn bàiIn ghi chú của người trình bàyĐể in phần ghi chú, bấm vào Nút Microsoft Office, trỏ đến In, rồi bấm Xem trước khi In.Chọn Trang Ghi chú trong danh sách In Gì.Các trang ghi chú của bạn sẽ được thể hiện trong cửa sổ xem trước, bắt đầu từ bản chiếu đầu tiên (trừ trường hợp bạn có lựa chọn khác).Sau đó làm theo các bước trong hình. Xem trước khi InIn Gì:Bản phân phát...Bản chiếu...Bản phân phát (1 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát (2 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát (3 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát (4 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát (6 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát (9 Bản chiếu một Trang)Các trang ghi chúDàn bàiIn ghi chú của người trình bàyNếu một số phần không được định dạng như bạn muốn, hoặc nếu văn bản ghi chú bị cắt bớt, hãy thực hiện các thay đổi cần thiết ở dạng xem Các trang ghi chú hoặc Chuẩn.Sau khi kiểm tra các ghi chú và sẵn sàng cho việc in ấn, chọn In.Xem trước khi InIn Gì:Bản phân phát...Bản chiếu...Bản phân phát (1 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát (2 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát (3 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát (4 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát (6 Bản chiếu một Trang)Bản phân phát (9 Bản chiếu một Trang)Các trang ghi chúDàn bàiĐể in phần ghi chú, bấm vào Nút Microsoft Office, trỏ đến In, rồi bấm Xem trước khi In.Sau đó làm theo các bước trong hình. Thêm chân trang cho ghi chú và bản phân phátXem trước khi In cũng cung cấp cho bạn cơ hội để thêm hoặc điều chỉnh các chân trang trong ghi chú hoặc bản phân phát.Mặc định, ghi chú và bản phân phát đều được đánh số trang.Nhưng chúng còn có thể thể hiện nhiều nội dung khác, ví dụ văn bản chân trang. Xem trước khi InTùy chọnĐầu trang và Chân trangGhi chú và Bản phân phátĐầu trangSố trangChân trangĐầu trang và Chân trang...Thêm chân trang cho ghi chú và bản phân phátTheo các bước sau nếu bạn muốn bản in ra thể hiện nội dung khác. Chọn Tùy chọn, sau đó chọn Đầu trang và Chân trang. Để hiện văn bản chân trang, ví dụ “Bản nháp” hay “Tối mật,”, lựa tùy chọn Chân trang, sau đó gõ văn bản bạn muốn vào hộp. Xem trước khi InTùy chọnĐầu trang và Chân trangGhi chú và Bản phân phátĐầu trangSố trangChân trangĐầu trang và Chân trang...Thêm chân trang cho ghi chú và bản phân phátCác lựa chọn mà bạn chọn trên tab Ghi chú và Bản phân phát trong hộp thoại Đầu trang và Chân trang sẽ áp dụng cho cả bản phân phát và trang ghi chú.Xem trước khi InTùy chọnĐầu trang và Chân trangGhi chú và Bản phân phátĐầu trangSố trangChân trangĐầu trang và Chân trang...Theo các bước sau nếu bạn muốn bản in ra thể hiện nội dung khác. Các tùy chọn màu sắc khi in ấnPhụ thuộc vào loại máy in bạn đang dùng, bạn có thể in bản trình bày của mình ở chế độ Màu, Cấp độ xám, hoặc Thuần túy Đen Trắng.Dưới đây là cách lựa một tuỳ chọn khi in ấn:Dưới phần Xem trước khi In, chọn Tùy chọn, rồi trỏ tới Màu/Cấp độ xám. Sau đó chọn từ menu. Các bản chiếu của bạn sẽ được xem trước và in với lựa chọn bạn đã áp dụng. Xem trước khi InMầu/Cấp độ xámTùy chọnMầuCấp độ xámThuần túy Đen TrắngCác tùy chọn màu sắc khi in ấnDưới đây là cách lựa một tuỳ chọn khi in ấn :Ví dụ đầu tiên thể hiện một bản chiếu được in ở chế độ màu.Ví dụ thứ hai thể hiện một bản chiếu sẽ được in ở chế độ cấp độ xám. Xem trước khi InMầu/Cấp độ xámTùy chọnMầuCấp độ xámThuần túy Đen TrắngPhụ thuộc vào loại máy in bạn đang dùng, bạn có thể in bản trình bày của mình ở chế độ Màu, Cấp độ xám, hoặc Thuần túy Đen Trắng.Các tùy chọn màu sắc khi in ấnVí dụ cuối cùng thể hiện bản chiếu sẽ được in ra ở chế độ Đen trắng hoàn toàn. Xem trước khi InMầu/Cấp độ xámTùy chọnMầuCấp độ xámThuần túy Đen TrắngPhụ thuộc vào loại máy in bạn đang dùng, bạn có thể in bản trình bày của mình ở chế độ Màu, Cấp độ xám, hoặc Thuần túy Đen Trắng.Dưới đây là cách lựa một tuỳ chọn khi in ấn :Đóng gói bản trình bàyTính năng Đóng gói cho CD của PowerPoint sẽ gói tệp bản trình bày của bạn lại cùng các tệp khác mà bạn cần và sao chúng vào một cặp hoặc trực tiếp lên CD. Nếu bạn sao các tệp vào một cặp, bạn có thể ghi cặp này lên đĩa CD sau này. Bạn cũng có thể sao các tệp lên một hệ phục vụ mạng mà bạn sẽ truy cập đến từ máy tính sẽ dùng để trình bày.Phát hànhĐóng gói cho CDĐóng gói cho CDĐặt tên cho CD::Tệp để sao:Sao vào cặpSao vào CDThêm TệpTùy chọn...ĐóngĐóng gói bản trình bàyẢnh bên thể hiện cách đóng gói bản trình bày và các tệp liên quan. Bấm Nút Microsoft Office. Trỏ đến Phát hành, và chọn Đóng gói cho CD. Trong hộp thoại được mở ra, chọn các tùy chọn bạn muốn thực hiện khi đóng gói, và sao các tệp của bạn tới một cặp hoặc đĩa CD. Phát hànhĐóng gói cho CDĐóng gói cho CDĐặt tên cho CD::Tệp để sao:Sao vào cặpSao vào CDThêm TệpTùy chọn...ĐóngĐóng gói bản trình bàyQuan trọng: Luôn lưu bản trình bày trước khi đóng gói vào cặp hoặc CD. Phát hànhĐóng gói cho CDĐóng gói cho CDĐặt tên cho CD:Tệp để sao:Sao vào cặpSao vào CDThêm TệpTùy chọn...ĐóngẢnh bên thể hiện cách đóng gói bản trình bày và các tệp liên quan. Để đóng gói sau đó sao vào CD từ PowerPoint, bạn phải sử dụng Microsoft Windows® XP hoặc hệ điều hành mới hơn và bạn phải có ổ ghi CD. Nếu đang sử dụng Microsoft Windows 2000, bạn vẫn có thể sử dụng tính năng này để đóng gói các tệp bài trình bày vào một cặp, sau đó dùng một chương trình của hãng thứ ba để ghi cặp lên đĩa CD.Đóng gói bản trình bàyCác yêu cầu để đóng gói vào CDGợi ý thực hànhXem trước bản trình bày trên máy tính của bạn.Gửi bản trình bày để nhận được các góp ý.Chuẩn bị in các bản phân phát. Chọn một thiết đặt màu và in bản phân phát. Kiểm tra các ghi chú ở dạng xem Trang Ghi chú.Đóng gói bản trình bày. Kiểm tra 3, câu hỏi 1Phím nào được dùng để xem ở dạng xem Chiếu hình và bắt đầu từ bản chiếu đầu tiên? (Chọn một câu trả lời.)ESC.F5.F7.Kiểm tra 3, câu hỏi 1: Trả lờiF5. Và để bắt đầu từ bản chiếu được chọn, bấm SHIFT+F5.Kiểm tra 3, câu hỏi 2Tùy chọn bản phân phát nào bạn sẽ chọn nếu bạn muốn bản phân phát có cả phần ghi chú cho người nghe? (Chọn một câu trả lời.)Tùy chọn 3 bản chiếu một Trang. Tùy chọn 1 bản chiếu một Trang. Tùy chọn Trang Ghi chú. Kiểm tra 3, câu hỏi 2: Trả lờiTùy chọn 3 bản chiếu một Trang.Kiểm tra 3, câu hỏi 3Bạn đang xem các trang ghi chú trong phần Xem trước khi In, và nhận thấy rằng một số dạng thức văn bản của ghi chú không theo ý của bạn. Bạn có thể tiếp tục và sửa lỗi này ở phần Xem trước khi In. (Chọn một câu trả lời.)Đúng.Sai. Kiểm tra 3, câu hỏi 3: Trả lờiSai. Bạn cần đóng chế độ Xem trước khi In và mở dạng xem Trang Ghi chú để sửa định dạng.Sử dụng khuôn mẫu nàyXem ngăn ghi chú hoặc xem toàn bộ trang ghi chú (tab Xem) để biết chi tiết về trợ giúp cho khuôn mẫu này.