Bài giảng Hướng dẫn sử dụng Word 2007 - Phần IV: Một số ứng dụng khác của Word 2007

).Hộp thoại Find And Replace hiện ra như hình dưới đây:Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IVThay thế từ ngữ trong nội dung file văn bảnBạn có thể làm khi mở hộp thoại để tìm kiếm sau đó chọn thẻ Replace hoặc nhấn tổ hợp phím ( Ctrl+H).Hộp thoại Find And Replace xuất hiện:Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IVNhập từ cần tìm kiếm vào ô Find What. NHập từ cần thay thế vào ô Replace With. Chọn Replace để thay thế từng từ .Chọn All Replace để thay thế toàn bộ những từ tìm thấy trong nội dung văn bản.Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IVChuyểnLàm như hộp thoại tìm kiếm sau đó chọn thẻ Go To hoặc nhấn tổ hợp phím (Ctrl+G). hộp thoại Find And Replace xuất hiện:Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV + Chọn đối tượng để di chuyển:Page: Số trang.Line: Số dòng.Comment: Số ghi chú.Table: Số bảng.Heading: Số định dạng các tiêu đề là heading. Nhập con số cần di chuyển tới . Chọn nút Go To hoặc gõ phím Enter. Két quả thu được sẽ mở ra cho bạn đúng vị trí vừa chọn xong. Nhẫn phim ECS hoặc nút close để trỏ lại màn hình làm việcHướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IVXem nhanh nội dung của văn bảnMở file văn bản bằng hộp thoại Open Từ cửa sổ chương trình bạn vào Menu File\ Open hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl +O để mở hộp thoại.Trong hộp thoại Open bạn vào nút View sau đó bạn bấm chọn mục PreView. Từ bây giờ bạn chỉ cần di chuyển con trỏ chuột đến tận file văn bản nào đấy là ngay lập tức nội dung của file này xuất hiện trên khung bên phải của hộp thoại Open. THủ thuật này giúp bạn rất nhiều. Nhất là khi bạn chỉ cần duyệt qua nội dung của các file văn bản khác nhau.Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IVHướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV6.Định dạng File văn bảnCăn lề văn bảnChọn Menu Page Setup/ Page Setup/ Margins Chọn thẻ Margins (Alt +M)Điền khoảng cách lề trang , nếu bạn chưa muốn đổi lại đơn vị tính thì chọn đơn vị mặc định là Inch.Top: Lề trênBottom: Lề dướiLeft: Lề tráiRight: Lề PhảiHướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IVOrientation (Định hướng kiểu trang)Portrait: Quay dọc trangLandscape: Quay ngang trangApply to: (Áp dụng luôn)Whole Document: Toàn bộ file văn bản This point Forward: Áp dụng cho trang sau kể từ vị trí con trỏ định vị.Sau khi đặt lại các thông số căn lề, nếu bạn muốn thiết lập định dạng lề này cho các file văn bản sau này thì kích chọn nút Defaultvà OK.Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV7.In ấn file văn bản	Kích chuột trái vào nút Start chọn Printers and Faxes và làm theo các bước hướng dẫn tiếp theoHướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IVTiến hành In ấn Vào File \Print\ Print hoặc nhấn tổ hợp phím (Ctrl +P). Xuất hiện hộp thoại PrintPrinter : Máy in nếu máy tính của bạn cài đặt nhiều loại máy in thì lưu ý lựa chọn loại máy in cho phù hợp. Nếu máy tính chỉ cài đặt một loại máy in thì bạn không cần quân tâm đến phần này.Name: Tên loại máy inStatus: Trạng thái.Type: Loại máy inWhere: Cổng kết nối với máy tính.Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV7.In ấn file văn bảnKích chuột trái vào nút Start chọn Printers and Faxes và làm theo các bước hướng dẫn tiếp theo Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IVTiến hành In ấn Vào File \Print\ Print hoặc nhấn tổ hợp phím (Ctrl +P). Xuất hiện hộp thoại PrintPrinter : Máy in nếu máy tính của bạn cài đặt nhiều loại máy in thì lưu ý lựa chọn loại máy in cho phù hợp. Nếu máy tính chỉ cài đặt một loại máy in thì bạn không cần quân tâm đến phần này.Name: Tên loại máy inStatus: Trạng thái.Type: Loại máy inWhere: Cổng kết nối với máy tính.Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IVPage range: Vùng inAll: In tất cả các trang trong file.Current page: In tại trang con trỏ định vịPages: In những trnag được chỉ định rõSeclection: Chỉ in tại những vùng đã được lựa chọnNumber of coppy: In ra bao nhiêu bản.Mục Print: mặc định ở chế độ All Pages in rang: in toàn bộ trangOdd pages: Chỉ in những trang lẻ.Even Page: Chỉ in những trang chẵnColate: In lần lượt từ trang 1 đến hết quay lại in tiếp từ trang 1 đến hết.Properties: Chọn chi tiết loại giấy in.. OKHướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IVHuỷ bỏ lệnh inTrường hợp bạn đã thực hiện lệnh in nhưng lại muốn huỷ bỏ luôn lệnh in này, bạn không lên thực hiện luôn thao tác xoá bỏ lệnh in và khi vì khi máy đang in nếu boẻ luôn lệnh in rất dễ xảy ra trường hợp bị kẹt giấy. Trước hết bạn cần bỏ giấy ra khỏ máy in sau đó thực hiện lần lượt các bước sau:Kích chuột phải vào biểu tượng máy in trên thanh Taskbar, chọn Open all Active Printers and Faxes .Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV8.Sử dụng linh hoạt các thanh công cụCác định dạng đặc biệtChuyển đổi chữ in sang chữ thường và ngược lạiNếu lỡ gõ nhầm chữ in sang chữ thường hoặc ngược lại thay vì xoá và gỡ lại, bạn quét dọn vùng văn bản, và sử dụng lệnh change case trong hộp thoại Font:Sentence case: Chữ in đầu câu.Lowercase:Chuyển sang chữ thườngUPPERCASE: Chuyển sang chữ in.Capitelize Each Word: Chữ in đầu mỗi từ.tOGGE Case: Chữ thường ở đầu mỗi từ.Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IVCó thể làm nhanh ba thao tác trên bằng cách ấn nhiều lần tổ hợp phím (Shift +F3) sau khi quét dọn vùng văn bản.	Tuy nhiên đối với file văn bản dung Font Unicde (Arial, Time New Roman. Tohoma) thì không sử dụng được thao tác trên mà phải dùng thêm chương trình Unikey 3.6 hoặc VietSpell 3.0 quét dọn vùng văn bản , bấm tổ hợp phím Ctrl+C. Chạy chương trình Unikey, bấm chuột phải lên biểu tượng chương trình(chọn V màu đỏ nằm ở khay đồng hồ), chọn công cụ (hoặc bấm Ctrl+Shift +F6) ở cửa sổ hiện ra bấm chọn Unicode hai ô đích.Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IVĐịnh dạng chỉ số 	Muốn có chỉ số dưới nhấn tổ hợp phím Ctrl+dấu = sau đó lại bấm tổ hợp phím Ctrl+dấu =, để trở về soạn thảo bình thường.VD: H2OĐịnh dạng chỉ số mũ 	Muốn có chỉ số trên nhấn tổ hợp phím Ctrl +Shift+ = sau đó lại bấm tổ hợp phím Ctrl+Shift + =, để trở về soạn thảo bình thường.VD: X2Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV9.Một số ứng dụng khác.Phóng to thu nhỏ trong Office 	Nếu như chuột của bạn có nút cuộn, bạn có thể sử dụng nút cuộn để phóng to thu nhỏ tài liệu. Bạn giữ Ctrl và cuộn chuột lên để phóng to, cuộn chuột xuống để thu nhỏ. Để cho các công cụ như Word và Excel làm việc tốt với tính năng này bạn cần và Tools/ Options chọn thẻ General, và đánh dấu vào hộp chọn” Zoom on Roll With IntellingMouse Box”.Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IVHai cửa sổ trên một màn hình.	Khi bạn đang soạn thảo tài liệu hoặc chỉ so sánh các đoạn khác nhau của một văn bản. Điều này thật hấp dẫn khi bạn có hai khung văn bản có thể trượt độc lập với nhau của cùng một văn bản. Bạn chọn Menu View trong hộp Window chọn lệnh Split. Một thanh Split xuất hiện bạn sử dụng chuột để di chuyển đường thẳng mà bạn muốn chia màn ra thành hai phần và nhấn chuộtBất kỳ thay đổi nào của một trong hai khung nhìn này cũng sẽ thay đổi khung nhìn kia. Bạn muốn chuyển về chế độ một cửa sổ đơn như trước , bạn hãy nhấn đúp chuột vào thanh Split.Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IVHướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IVChèn âm thanh vào văn bảnBước 1: Bạn chọn vào Menu Insert chọn Object trong hộp Text như sau:Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IVBước 2: Hộp thoại Object hiện ra bạn chọn tiếp vào thẻ Creat From File. Sau đó nhấn Browse để chọn File. Trong phần tuỳ chọn cho bạn ba sự lựa chọn:Link To File: Liên kết với File theo đường dẫn.Display As Icon: Hiển thị dạng icon của tập tin.Cách trên thường dùng trong trường hợp bạn không có Headphone đểthu giọng nói. Nếu như bạn có một Microphone có khả năng thu giọng nói thì bạn có thể thêm âm thanh từ chính giọng nói của mình. Tương tự như cách thực hiện trên, tuy nhiên bạn chọn vào thẻ Creat New. Sau đó rê thanh trượt đến phần Ware sound. . Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV	Nhấn OK. Bấy giờ , chương trình Ware Sound Recoder xuất hiện và cho bạn thu âm giọng nói của mình để chèn vào văn bản rồi đấy. Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IVSắp xếp lại các đoạn nhanh chóng	Bạn muốn sắp xếp lại các vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh mất thời gian kéo thả hay copy, paste bạn hãy sử dụng các cách sau đây:	Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ phím Shift+Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trí của đoạn văn bản.Vẽ một đường thẳngBạn có thể hoàn toàn vẽ một đường thẳng ngang văn bản của mình một cách rất đơn giản như sau. Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đơn.Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm.Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IVTạo bảng nhanh chóngKhả năng tự động định dạng của Word Giúp bạn nhiều khi không phải động đến chuột hay Menu mà chỉ cần bàn phím là đủ . Tạo bảng nhanh chóng cũng là thủ thuật vậy Để có thể tạo bảng nhanh chóng bạn chỉ cần kí tự dấu + và kí tự dâu gạch ngang (-). bạn chỉ cần nhập các kí tự này theo kiểu địng dạng sau rồi nhân Enter . Word sẽ tự động tạo bảng cho bạn.+----------------------------+-------------------------+-----------------------------------------+Khoảng cách giữa các dấu + sẽ quyết định độ rộng của cột đựoc tạo ra Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IVChữ trong Word bị nhảy cách	Khi gặp lỗi này bạn mở hộp thoại Word Options \Editing trong mục Smart cut and Paste có nút Setting bạn nhấp và đây hộp thoại hiện ra bạn chọn bỏ đánh dấu dòng đầu tiên “Adj Sentence and word spacing Automatically” Sau đó nhấn OK . Lỗi cách chữ khó chụi đó lập tức biến mất.Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IVBảo vệ văn bản trong wordbạn Có File văn bản và muốn đưa cho người khác xem nhưng lại không muốn họ chỉnh sửa địng dạng trong văn bản hoặc chỉ cho phép thay đổi nội dung trong biểu mẫu định sẵn > Microsoft 2007 có chức năng Protect Document có thể đáp ứng yêu cầu này của bạn. Cách thực hiện như sau:	Bạn vào Menu File chọn Save as bạn nhấp chọn Tool \ Security Options. Hộp thoại hiện ra:Hướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IVHướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IVBạn nhập mật mã khi mở File vào ô Password To Open nếu bạn muốn bảo vệ File khi mở File sẽ hỏi Paswword.Nhập mật mã vào ô Password To Modify nếu bạn muốn sửa nội dung File phải có sự cho phép của bạn.Sau khi nhập xong bạn nhấn OKHướng dẫn sử dụng Word 2007- Phần IV