Bài giảng Kỹ thuật soạn thảo văn bản - Nguyễn Ngọc Đường

 số thứ tự, ký tự đặc biệtĐịnh dạng cột12/17/20202Kỹ thuật soạn thảo văn bảnNội dungLàm việc với bảngChèn các đối tượng đồ họaChèn tiêu đềChèn mục lục cho tài liệuIn văn bản12/17/20203Kỹ thuật soạn thảo văn bảnMột số khái niệmTrang văn bản (page): như một trang văn bản khi in ra giấy (kích cỡ giấy, lề trái, lề phải, lề trên, lề dưới)Dòng (line): chứa các từ trên một dòng văn bảnĐoạn (paragraph): một hoặc nhiều dòng được đánh dấu kết thúc bằng phím EnterĐối tượng: các phần tử không phải là chữ (hình ảnh, hình vẽ, bảng tính, âm thanh, phim ...)12/17/20204Kỹ thuật soạn thảo văn bảnNhập văn bảnVăn bản được nhập vào tại vị trí con trỏWord tự động xuống dòng khi gặp lề phảiNhấn Enter kết thúc một đoạn (paragraph), bắt đầu đoạn mớiNhấn Shift+Enter để xuống dòng nhưng không chuyển sang đoạn mớiMột số phím thường dùng trong soạn thảoDelete: Xoá kí tự ngay sau con trỏBackspace:Xoá kí tự đứng ngay trước con trỏInsert:	Chuyển đổi giữa 2 chế độ chèn và đè12/17/20205Kỹ thuật soạn thảo văn bảnNhập văn bảnCác phím dùng để di chuyển con trỏ	: Sang trái, phải một ký tự 	: Lên xuống một dòngCtrl +	: Sang phải một từCtrl +	: Sang trái một từCtrl +	: Lên một đoạnCtrl +	: Xuống một đoạnHome: Về đầu dòng con trỏ đang đứngEnd	: Về cuối dòng con trỏ đang đứngCtrl + Home: Về đầu tài liệuCtrl + End: Về cuối tài liệuPage Up: Lên một trang màn hìnhPage Down: Xuống một trang màn hình12/17/20206Kỹ thuật soạn thảo văn bảnChèn ký hiệu đặc biệt (Symbol)Ví dụ , , , , , , , , , Chọn InsertSymbol để mở hộp thoại SymbolCác Symbol được xem như các ký tự bình thường12/17/20207Kỹ thuật soạn thảo văn bảnAutoTextLưu khối văn bản, hình ảnh, biểu bảng sau đó chèn nhanh các khối đó tại bất cứ vị trí nào trên tài liệuCác bước tạo AutoTextNhập nội dung văn bản, hình ảnh, bảng biểuChọn khối văn bản vừa tạoChọn menu InsertAutoTextNew. Xuất hiện hộp thoại để chỉ ra tên đại diệnChèn AutoText vào tài liệuĐặt con trỏ tại vị trí cần chènNhập tên đại diện, nhấn phím F3 Xoá một Autotext hiện có trong WordChọn Insert -> AutoText -> AutoText Trên hộp thoại, chọn tên đại diện sau đó chọn Delete12/17/20208Kỹ thuật soạn thảo văn bảnAutoCorrectAutoCorrect cho phép lưu một khối văn bản sau đó chèn nhanh các khối đó tại bất cứ vị trí nào trên tài liệuCác bước tạo AutoCorrectChọn khối văn bảnChọn menu ToolAutoCorrect OptoionsAutoCorrectNhập từ đại diện vào hộp Replace, sau đó chọn Add để thêm AutoCorrect vào danh sáchLưu ý Phải chọn mục Replace text as you Type để kích hoạt chế độ AutoCorrectSử dụng AutoCorrect: gõ từ đại diện sau đó nhấn phím Space) sẽ xuất hiện đoạn văn bản thay thếVí dụ "GV" và nhấn phím Space chữ "Giáo Viên" sẽ thay thế chữ GVNếu bạn không muốn thay thế thì nhấn tổ hợp phím CTRL + ZXóa AutoCorrectChọn menu ToolAutoCorrectTrong hộp thoại, chọn AutoCorrect trong danh sách, chọn Delete12/17/20209Kỹ thuật soạn thảo văn bảnĐịnh dạng trangKích thước lềHướng giấyLề tráiLề phảiLề trênLề dướiKích thước các lề của trangHướng giấy thẳng đứngHướng giấy nằm ngang12/17/202010Kỹ thuật soạn thảo văn bảnHộp thoại Page SetupFilePage SetupKích thước lềHướng giấy12/17/202011Kỹ thuật soạn thảo văn bảnĐịnh dạng đoạnCăn lề đoạn (Alignment): trái (Left), phải (Right), giữa (Center), thẳng 2 bên (Justify)Vị trí lề đoạn văn so với lề trang (Indentation Left & Right)Định dạng dòng đầu tiên (Indentation)Khoảng cách giữa các đoạn (Spacing After & Before)Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn (Line spacing)12/17/202012Kỹ thuật soạn thảo văn bảnSử dụng hộp thoại ParagraphCăn lềVị trí lề trái, phảiKhoảng cách đến đoạn văn trước, sauĐịnh dạng dòng đầu tiênKhoảng cách giữa các dòng12/17/202013Kỹ thuật soạn thảo văn bảnSử dụng các nút lệnh trên thanh công cụ định dạngCăn lề giữaCăn lề tráiCăn lề phảiCăn thẳng 2 lềGiảm lề một khoảng nhất địnhTăng lề một khoảng nhất định12/17/202014Kỹ thuật soạn thảo văn bảnSử dụng thước ngangLề trái trangVị trí lề dòng đầu tiênVị trí lề trái của đoạn vănVị trí lề phải của đoạn vănLề phải trangVị trí lề từ hàng thứ hai trở đi12/17/202015Kỹ thuật soạn thảo văn bảnĐịnh dạng TabsTab là một thuộc tính của đoạn văn bảnĐặt tab là tạo ra một điểm dừng tại một vị trí xác định theo phương ngangKhi nhấn phím TAB, con trỏ văn bản sẽ chuyển đến điểm đặt tab gần nhất bên phảiKhoảng cách mặc định giữa các ký tự tab là 0,5inch = 1,27cm tính từ lề trái của trang12/17/202016Kỹ thuật soạn thảo văn bảnĐịnh dạng TabsĐặt TabChọn kiểu Tab tại vị trí giao nhau giữa thước ngang và thước dọcClick vào vị trí muốn đặt Tab trên thanh thước ngangXóa bỏ TabClick chọn tabKéo thả ra ngoài thanh thước ngangThay đổi vị trí TabClick chọn tabDi chuyển Tab trên thanh thước ngang12/17/202017Kỹ thuật soạn thảo văn bảnHộp thoại Tabs (FormatTabs)Vị trí đặt TabGiá trị mặc định của TabKiểu TabKý tự lấp đầy khoảng trống do Tab tạo ra12/17/202018Kỹ thuật soạn thảo văn bảnKiểu Tab (Alignment)12/17/202019Kỹ thuật soạn thảo văn bảnBullets and Numbering12/17/202020Kỹ thuật soạn thảo văn bảnBullets and NumberingĐịnh dạngCách 1: Sử dụng hộp thoại (FormatBullets and Numbering)Cách 2: Sử dụng nút lệnh Bullets hoặc Numbering trên thanh công cụ định dạngBỏ định dạngChọn phần văn bảnClick nút lệnh tương ứng12/17/202021Kỹ thuật soạn thảo văn bảnĐịnh dạng cột (Columns)Mỗi trang/đoạn văn bản có thể phân chia thành nhiều cộtTạo dạng cộtChọn đoạn văn bản muốn tạo cộtChọn FormatColumns Chọn số cột, độ rộng cộtClick Line between nếu muốn tạo đường phân cách cho các cộtNgắt văn bản qua cột: Ctrl+Shift+Enter 12/17/202022Kỹ thuật soạn thảo văn bảnĐịnh dạng cột (Columns)12/17/202023Kỹ thuật soạn thảo văn bảnBorders and Shading Nhập và chọn đoạn văn muốn tạo khung viền hoặc tô bóngChọn FormatBorders and ShadingTạo khung viềnChọn thẻ BordersChọn kiểu khung và kiểu đường viền ở mục SettingTăng khoảng cách giữa đường viền và văn bản: sử dụng hộp OptionsTô bóngChọn thẻ ShadingThay đổi các giá trị về màu sắc, mẫu tôHủy bỏ khung viền và tô bóngChọn khối văn bảnChọn FormatBorders and ShadingChọn giá trị None ở các mục12/17/202024Kỹ thuật soạn thảo văn bảnBorders and Shading12/17/202025Kỹ thuật soạn thảo văn bảnTổng quanTạo và làm việc với bảngSử dụng menu TableSử dụng thanh công cụ Tables and Borders (ViewToolbars Tables and Borders)Các nhóm lệnh làm việc với bảngTạo bảng, căn chỉnh độ rộng của các hàng và cột;Thay đổi cấu trúc bảng: chèn, xóa, tách hoặc gộp các ô, hàng và cột;Trình bày bảng;Tính toán trên bảng;Sắp xếp dữ liệu trong bảng;12/17/202026Kỹ thuật soạn thảo văn bảnTạo bảngCách 1: Chọn TableInsertTable Cách 2: Sử dụng nút lệnh Insert Table trên thanh công cụ chuẩnCách 3: Sử dụng nút lệnh Draw Table trên thanh công cụ Tables and Borders12/17/202027Kỹ thuật soạn thảo văn bảnChọn thành phần của bảngMuốn thao tác với phần nào trong bảng, trước tiên phải chọn (hay đánh dấu) phần đóCách 1: Dùng lệnh TableSelect, rồi chọn tiếp Cell, Row, Column hay TableCách 2: Chọn trực tiếp:Chọn một ô: click chuột vào cạnh trái của nóChọn một hàng: click chuột bên trái hàng đóChọn một cột: click chuột tại đường viền trên của ô trên cùng trong cột đó (khi con trỏ chuột có hình )Chọn toàn bảng: click chuột tại đỉnh góc trên trái của bảng (khi con trỏ chuột có hình )12/17/202028Kỹ thuật soạn thảo văn bảnThay đổi kích thước của hàng/cộtCách 1:Đưa con trỏ chuột vào đường viền của cột (hay hàng) cần thay đổi cho đến khi con trỏ có dạng hoặc Kéo thả chuột để thay đổi kích thướcCách 2: Dùng chuột kéo thả các nút và trên thước ngang và dọc.12/17/202029Kỹ thuật soạn thảo văn bảnChèn/xóa ô, hàng, cộtChènChọn ô/hàng/cột nằm bên cạnh đối tượng tương ứng cần chènDùng lệnh TableInsert rồi chỉ rõ vị trí của đối tượng sẽ chènXóaChọn ô/hàng/cột thuộc đối tượng sẽ xóaDùng lệnh TableDelete rồi chỉ rõ đối tượng cần xóa12/17/202030Kỹ thuật soạn thảo văn bảnTách/gộp ôTách một ô thành nhiều ôChọn ô cần táchSử dụng lệnh TableSplit Cells hoặc nút lệnh trên thanh công cụ Tables and BordersNhập số hàng và số cột cần tách trong hộp thoại.Gộp nhiều ô thành một ôChọn các ô (liền nhau)Sử dụng lệnh TableMerge Cells hoặc nút lệnh trên thanh công cụ Tables and Borders12/17/202031Kỹ thuật soạn thảo văn bảnĐịnh dạng văn bản trong ôVăn bản bên trong ô được định dạng như văn bản thông thườngĐịnh dạng lềChọn các ô cần định dạngR-Click lên vùng bôi đen, chọn Cell Alignment rồi chọn kiểu lề muốn định dạngĐịnh dạng hướng văn bảnChọn ô cần định dạng hướng văn bảnR-Click lên vùng bôi đen, chọn Text Direction, rồi chọn hướng văn bản trong mục Orientation12/17/202032Kỹ thuật soạn thảo văn bảnTô nền, kẻ đường viềnChọn các ô cần tô nền hay đặt viềnChọn FormatBorders and Shading Hộp thoại Border and Shading xuất hiện cho phép kẻ viền, tô nền (mục 3.7)12/17/202033Kỹ thuật soạn thảo văn bảnTính toán trên bảngĐịa chỉ của các ô trên bảng12/17/202034Kỹ thuật soạn thảo văn bảnCác bước thực hiện tính toánĐặt con trỏ vào ô chứa kết quả tính toánChỉ ra công thức tính toánLiệt kê địa chỉ các ô tham gia vào tính toán 12/17/202035Kỹ thuật soạn thảo văn bảnCông thức tính toánWord cung cấp các công thức thông dụng trong menu TableFormulaĐể phân biệt với dữ liệu, các công thức có dấu “=” ở phía trước.=SUM(diachi1,diachi2,,diachiN): tính tổng các ô có địa chỉ được chỉ ra=AVERAGE(diachi1,diachi2,,diachiN): tính trung bình cộngSử dụng từ khóa LEFT, RIGHT, ABOVE, BELOW để tính các ô bên trái, phải, phía trên, dưới của ô kết quả=SUM(ABOVE): tổng các ô nằm cùng cột phía trên ô kết quả=AVERAGE(LEFT): trung bình cộng các ô nằm cùng hàng và bên trái ô kết quả12/17/202036Kỹ thuật soạn thảo văn bảnCông thức tính toánCó thể tính toán trực tiếp bằng cách chèn mã trường và tự nhập công thức tính toánCác phím sử dụng:Ctrl+F9: chèn vào vị trí hiện thời một mã trường (là cặp {} được tô xám)Shift+F9: bật/tắt hiển thị mã trường hay kết quảF9: cập nhật việc tính toán nếu có thay đổi số liệu sau khi đã tính toánCác phép tính thông thường: +, -, *, /, %12/17/202037Kỹ thuật soạn thảo văn bảnSắp xếp dữ liệu trong bảngĐặt con trỏ văn bản vào trong bảngChọn TableSort để mở hộp thoại SortChọn thông tin muốn sắp xếp trong các mục Sort by, Then by12/17/202038Kỹ thuật soạn thảo văn bản