Bài giảng Microsoft Access

Doanh nghiệp tư nhân thanh sơnGiáo trình: Microsoft AccessI,Microsoft Access1, Khởi động AccessVào Start  Programs  Microsoft Access.Mở biểu tượng trên màn hình nền Desktop.	Khi đó hộp thoại Access hiện lên ta chọn Blank Access database và chọn OK. Sau đó hiện lên của sổ File New Database: + Save in: chọn địa chỉ muốn lưu. + File name: nhập tên CSDL sau đó chọn Create. 2, Thoát khỏi AccessNháy chuột vào Close góc phải màn hình chính.Vào menu File  chọn Exit.Nháy kép vào biểu tượng của chương trình ở góc trên trái màn hình.Kích phải chuột vào thanh tiêu đề của chương trình  Close.ấn tổ hợp phím Alt + F4.3. Mở một tài liệu có sẵn:B1: Vào menu File  Chọn OpenB2: trong hộp thoại OpenLook in: địa chỉ File muốn mở Kích chuột vào tài liệu nào mà ta cần mở.B3: ấn Open.* Có thể thực hiện bước 1 bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + O (hoặc nháy biểu tượng Open trên thanh công cụ Standard)II, Tables1,Tạo bảngChọn đối tượng Table sau đú chọn “ Create table in Design view ”.Hộp thoại xuất hiện: - Field Name: nhập tờn trường - Data Type: Chọn kiểu dữ liệu cho trường. - Description: Nhập chỳ thớch cho trường.Khai bỏo cấu trỳc của bảng ta ghi vào CSDL: FileSave. Sau đú nhập tờn bảng và chọn OK. II, Tables1,Tạo bảng(t)Một số thuộc tớnh cho trườngField size: Để thiết lập kớch thước dữ liệu.Format: Để thiết lập định dạng dữ liệu khi hiển thị.Input Mark: Thiết lập mặt nạ nhập dữ liệu cho cỏc trường.Default Value: Để thiết lập giỏ trị ngầm định cho trườngCaption: Thiết lập tiờu đề cột mà trường đú hiển thị.Validation Rule: Thiết lập điều kiện kiểm tra tớnh đỳng đắn của dữ liệuRequired: Để yờu cầu phải nhập dữ liệu cho trườngMột số kiểu dữ liệu của trườngTTKiểu dữ liệuĐộ lớnLưu trữ..1NumberTuỳ thuộc kiểu cụ thểSố: số thực, số nguyờn theo nhiều kiểu2Autonumber4 bytesSố nguyờn tự động được đỏnh số.3Texttuỳ thuộc độ dài xõuXõu ký tự4Yes/No1 bytesKiểu logic5Date/Time8 bytesLưu trữ ngày, giờ6CurrentcySingLưu trữ dữ liệu kốm ký hiệu tiền tệ7Memotuỳ thuộc giỏ trịkiểu ghi nhớ8Hyperlinktuỳ thuộc độ dài xõuLưu trữ cỏc siờu liờn kết (hyperlink)9OLEtuỳ thuộc dữ liệuÂm thanh, hỡnh ảnh, đồ hoạ,  (Objects)II, Tables2,Tạo khúa cho cỏc trường Trong một bảng dữ liệu một trường cú tớnh chất khụng được phộp nhập dữ liệu giống nhau cho cỏc bản ghi thỡ trường đú cú tớnh chất khoỏ. Trong Access mỗi bảng chỉ được tạo một trường khúa duy nhất và gọi là Primany Key. - Cỏch tạo khoỏ:Chọn trường cần tạo khoỏ.Vào Edit/Primany KeyHoặc kớch biểu tượngII, Tables3,Sửa cấu trỳc bảng và nhập dữ liệu Tại cửa sổ Database. Chọn bảng cần làm việcNỳt : mở bảng để xem và nhập dữ liệuNỳt : mở bảng ở chế độ xem và sửa cầu trỳc.Nỳt : Tạo một bảng mới.Nỳt : Xúa bảng.II, Tables4, Thiết lập quan hệ giữa cỏc bảng. B1: Vào Tool chọn RilationShips (hoặc kớch vào biểu tượng RilationShips ). Hộp thoại Show Table hiện lờn.B2: Add cỏc bảng cần thiết lập quan hệ ở hộp thoại sau và chọn Close.Chỳ ý: Nếu khụng hiện hộp thoại ta kớch vào biểu tượng .III, Sử dụng QueryTruy vấn trong Access cho phộp thực hiện hầu hết cỏc cụng việc như: - Truy cập dữ liệu từ một bảng hoặc nhiều bảng để hiện thị những bản ghi thoả món những điều kiện nào đú. -Tớnh toỏn cỏc trường dữ liệu trờn bảng. -Thờm, sửa và xoỏ cỏc bản ghi từ cỏc bảngIII, Sử dụng QueryCỏc loại Query (Truy vấn) - Select Query - Update Query - CrossTab Query - Make Table Query - Append Query - Delete Query 1, Select Querya, Tạo truy vấn bằng Wizard- B1: chọn thành phần Query và chọn nỳt NewSau đú hộp thoại xuất hiện- B2: chọn Simple Query WizardOK. Hộp thoại Simple Query Wizard- B3: Trong hộp thoại Simple Query Wizard + Table/Query : chọn bảng để lấy cỏc trường. + Available Fields: chứa cỏc trường của bảng được chọn Table/Query. + Select Fields: chứa cỏc trường đó được chọn.B4: chọn Next và nhập tờn cho truy vấn sau đú chọn Finish.b, Tạo truy vấn bằng Design View- B1: chọn thành phần Query và chọn nỳt NewSau đú hộp thoại xuất hiệnB2: chọn Design View OK. Hộp thoại xuất hiện- B3: Trong hộp thoại Show Table chọn cỏc bảng cần lấy cỏc trường cho truy vấn. Sau đú chọn Close ta cú của sổ:b, Tạo truy vấn bằng Design ViewB4: + Field:chọn cỏc trường cần xuất hiện khi truy vấn (kớch chọn)+ Table: Cho biết tờn bảng chỳa trường trong mục Field.+ Sort: nếu cần sắp xếp cỏc bản ghi theo trường nào đú.+ Show: đỏnh dấu để trường đú xuất hiện khi chay truy vấn.+ Criteria: nhập điều kiện cho cỏc bản ghi xuất hiện.+ Or: nhập điều kiện hoặc.B5: Ghi truy vấn lờn đĩa (Lưu).B6: Chạy truy vấn (Query/Run)Một số phộp toỏn dựng để đặt điều kiện truy vấn=-MONTH(D)>*YEAR(D)>=/WEEKDAY()&In(gt1,gt2,,gtn)+DAY(D)Like “gt”c, Sử dụng Query Select để tạo trường mới.Để tạo thờm một trường mới ta thực hiện theo cỳ phỏp. Tại dũng Field:: VD: để tạo thờm trường DTB= (DT + DL +DH)/3. Ta thực hiện như sau: DTB= ([DT] + [DL] + [DH] )/3Một số hàm sử dụng trong truy vấnIIFHàm điều kiệnSUMTớnh tổng cỏc giỏ trị trng trườngMAXTớnh giỏ trị lớn nhất trong trườngMINTớnh giỏ trị nhỏ nhất trong trườngAVGTớnh TB cộng cỏc giỏ trị trong trườngCOUNTĐếm cỏc bản ghi của trường DLd, Truy vấn theo nhúm để thống kờ dữ liệu- B1: chọn thành phần Query và chọn nỳt NewSau đú hộp thoại xuất hiệnB2: chọn Design View OK. Hộp thoại xuất hiện- B3: Trong hộp thoại Show Table chọn cỏc bảng cần lấy cỏc trường cho truy vấn. Sau đú chọn Close ta cú của sổ:d, Truy vấn theo nhúm để thống kờ dữ liệuB4: vào View chọn TotalsB5: đặt cỏc tuỳ chọn thống kờ+ Field: đặt cỏc trường thống kờ.+ Total: sử dụng cỏc lựa chọn thống kờ.Group by: chọn cột cần nhúm dữ liệu.Hàm thống kờ: chọn cột cần tớnh toỏn dữ kiện.Expression: chọn cho việc thành lập trường mới để thống kờ.+ Criteria: nhập điều kiện cho cỏc bản ghi xuất hiện.+ Or: nhập điều kiện hoặc.B6: Ghi truy vấn lờn đĩa (Lưu).B7: Chạy truy vấn (Query/Run)e, Truy vấn Select để hỏi đỏp - Khi điều kiện của truy vấn cú thể biến đổi theo mỗi lần chạy, ta nờn tạo ra cỏc truy vấn hỏi đỏp. Giỏ trị của điều kiện ta phải nhập vào mỗi lần chay truy vấn đú.Nếu cú một điều kiện trờn trường truy vấn ta chỉ cần thờm vào dũng điều kiện Criteria theo cỳ phỏp: [ Cõu hỏi đỏp ? ]Nếu điều kiện phức tạp ta phải thực hiện sinh một trường hỏi đỏp mới theo cỳ phỏp: Tại dũng Field ::” để chọn từng trường và cỏc nỳt “>>” để đặt tất cả cỏc trường lờn Form.B4: Chọn Next.1,Thiết kế Form bằng cụng cụ Form WizardB5: Chọn kiểu để sắp xếp cỏc trường trờn FormNextB6: Chọn màu nền cho Form Next Finish1,Thiết kế Form bằng cụng cụ Form Wizard2,Thiết kế Form bằng Design ViewForm cú cấu trỳc gồm 5 thành phần: - Form Header : tiờu đề trờn của Form. - Detail : phần chớnh của Form. - Form Footer : tiờu đề dưới của Form. - Page Header : tiờu đề trờn của trang khi in Form. - Page Footer : tiờu đề dưới của trang khi in Form.Chỳ ý: tiờu đề khụng xuất hiện khi chạy Form mà chỉ xuất hiện khi in.2,Thiết kế Form bằng Design ViewB1: Chọn thành phần Form trờn thanh Objects. Sau đú chọn New / Design View và chọn bảng hoặc Query cần đặt lờn Form.B2: Chọn Ok, xuất hiện hộp thoại sau:B3: vào View  Form Header/Footer2,Thiết kế Form bằng Design ViewB4: thiết kế tiờu đề trờn và tiờu đề dưới bằng cỏch kớch vào nỳt Label và đưa chuột vào vựng tiờu đề, rờ để được một hỡnh chữ nhật . Sau đú gừ tiờu đề.B5: Chọn cỏc trường và kộo vào phần cũn trống trong phần chớnh của Form (Detail)Chỳ ý: Muốn chạy Form vào View chọn Form View. Nếu muốn sửa Form vào View chọn Design View.V, Tạo bỏo cỏo (Report)Trong Access, Report là một biểu mẫu đặt biệt được thiết kế cho mục đớch in ấn dữ liệu từ cỏc bảng và truy vấn. Hơn thế nữa Repost cũn cho phộp thống kờ, nhúm dữ liệu một cỏch tiện lợi. Cú 2 cỏch tạo Repost - Tạo bằng Report Wizard - Tạo bằng Label Wizard - Tạo bằng Design View1,Thiết kế bằng cụng cụ Report WizardB1: Chọn thành phần Report trờn thanh Objects. Sau đú chọn New / Report Wizard chọn OkB2: chọn bảng hoặc Query trong mục Table/Query. Sau đú B3:Dựng cỏc nỳt “>” để chọn từng trường và cỏc nỳt “>>” để đặt tất cả cỏc trường Next Next sau đú tiếp Next.1,Thiết kế bằng cụng cụ Report WizardB3: Hộp thoại xuất hiện + Layout: chọn cỏc kiểu đặt trường + Orientation: chọn hướng giấy in.Sau đú chọn NextB4: Chọn kiểu dỏng cho Report sau đú Next1,Thiết kế bằng cụng cụ Report WizardB5: nhập tiờu đề cho Report và chọn chế độ kết thỳc.Chỳ ý: để định dạng Font,Size ta chuyển qua khung Nhỡn Design để định dạng. View/ Design View.2,Thiết kế Report bằng cụng cụ Label WizardB1: Chọn thành phần Report trờn thanh Objects. Sau đú chọn New / Label Wizard sau chọn bảng hoặc Query  chọn OkB2: Chọn kớch thước nhón in và số cột in trong một trang giấy Next2,Thiết kế Report bằng cụng cụ Label WizardB3: Chọn Font, size chonhón in và chọn NextB4: Gừ nhón cho cỏc trường và dựng nỳt > để lấy trường đú tương ứng. Khi thực hiện hết cỏc trường cần in nhón ta chọn Next2,Thiết kế bằng cụng cụ Label WizardB5: Đẩy cỏc trường cần sắp xếp khi in nhón và NextB6: Đặt tờn cho nhón và chọn chế độ kết thỳc bằng cỏch chọn Finish3,Thiết kế Report bằng Design ViewB1: Chọn thành phần Report trờn thanh Objects. Sau đú chọn New / Design View và chọn bảng hoặc Query.B2: Vào View để bật cỏc thành phần của ReportB3: Thiết kế phần Report Header. Chọn biểu tượng Label trờn thanh Toolbox, kộo vào thành phần Report Header và nhập tiờu đề3,Thiết kế Report bằng Design ViewB4: thiết kế phần tiờu đề trờn của trang (Page Header) Kộo cỏc nhón và nhập nội dung, định dạng Font, size cho cỏc đối tượng. Để tạo Report thành một bảng cú khung và đường viền.Ta tạo một đối tượng hỡnh chữ nhật và cỏc đường thẳng ngăn cỏch cỏc đường.B5: Thiết kế phần chớnh (Detail). Kộo cỏc trường của bảng từ hộp Field List vào phần Detail để tạo ra cỏc Text Box truy cập đến trường cần bỏo cỏo.