Bài giảng Microsoft Excell - Chương II: Nhập liệu và hiệu chỉnh số liệu

Chương IINHẬP LIỆU VÀ HIỆU CHỈNH SỐ LIỆU 1. Các kiểu dữ liệuExcel có 5 kiểu dữ liệu :Kiểu số ( Numberic ).Kiểu chuỗi ký tự ( String ).Kiểu ngày tháng năm ( Date ).Kiểu giờ phút giây ( Time ).Kiểu công thức ( Formular ).2. Các kiểu số liệuExcel chỉ chấp nhận hai loại số liệu : Hằng số (Const Value) nó là một dãy các chữ số, một chuỗi ký tự ... các số liệu này chỉ bị thay đổi khi chúng ta trực tiếp cập nhật lại. Công thức (Formular) nó là một biểu thức toán học, giá trị của công thức được Excel tính toán và tự động điền kết quả vào ô công thức, các giá trị này được tự động cập nhật lại khi ta cập nhật lại số liệu thành phần tạo nên công thức. 3. Cách nhập số liệu 1. Di chuyển khung chọn (Selection) về ô cần nhập liệu .2. Gõ số liệu vào ( tuỳ theo loại ) và nhấn Enter.3. Cách gõ mỗi loại số liệu :Số liệu kiểu số ( Numberic ), gõ vào một dãy liên tiếp các chữ số (không có ký tự trống (Space) và các ký tự khác), số liệu nhập xong tự động căn bên phải ô, nếu mỗi dãy số mới nhập vào có chiều dài lớn hơn độ rộng của ô thì máy hiện thị các dấu #### . Số liệu kiểu chuỗi ký tự ( String ), gõ vào liên tiếp các phím bất kỳ, nhập xong chuỗi ký tự được tự động canh bên trái ô, nếu mỗi chuỗi ký tự mới nhập vào có chiều dài lớn hơn độ rộng của ô thì máy hiện thị tràn sang các ô ở bên phải nó .  Số liệu kiểu ngày tháng năm ( Date ) gõ = date(yy,mm,dd) máy tự động chỉnh kết quả cho đúng với kiểu ngày tháng của hệ thống. Số liệu nhập vào máy tự động canh bên phải ô. Bạn cũng có thể gõ : dd/mm/yy nếu hệ thống của bạn dùng ngày kiểu Pháp, và gõ mm/dd/yy nếu hệ thống của bạn dùng ngày kiểu Mỹ, nếu bạn nhập liệu sai thì máy canh trái ( Vì nó coi đó như là một chuỗi ký tự !) Số liệu kiểu giờ phút giây ( Time ), gõ hh:pp:ss . Số liệu kiểu công thức ( Formular )  gõ : = , nhấn Enter .Trong công thức ta dùng địa chỉ của ô thay cho giá trị của nó.Bạn muốn nhanh nhập liệu vào Ô nếu bạn đang vào dữ liệu ( văn bản, số, ngày tháng hoặc thời gian ) và bạn muốn vào thông tin trong của những Ô, bạn không cần phải nhấn Enter sau mỗi mục vào. Thay vào đó, nhấn các phím mũi tên chỉ phương hướng   Bạn d9e63 muốn di chuyển khung chọn. MicroSoft Word chấp nhận mục vào, chuyển khung chọn tới ô tiếp theo và cho phép Bạn tiếp tục cập nhật dữ liệu.4. Chuẩn bị môi trường làm việc Khi lập một bảng tính tiếng Việt để tránh phải mất thời gian chúng ta chọn font chữ mặc định, hướng di chuyển khung chọn sau mỗi lần nhấn phím Enter  kết thúc một lần nhập liệu. Chúng ta có thể thực hiện như sau : Vào Tools chọn Option ... hộp thoại Option xuất hiện : Chọn bảng General trong mục :Recently used file list : quy dịnh số tập tin mới mở còn lưu lại dấu vết trên nhóm lệnh đơn File.Sheet in new wordbook : quy dịnh số trang bảng tính có sẵn trong wordbook mới mởStandard font : font chữ mặc nhiên, mục size quy định cỡ chữ mặc nhiên.Default file location : quy định vị trí mặc nhiên khi mở và lưu tập tin.Chọn bảng Edit trong mục : Move Selection after Enter. Selection thường được gán mặc định là Down ( xuống ).Down  khung chọn sẽ đi xuống ô dưới mỗi khi nhấn phím Enter.Right  khung chọn sẽ đi sang ô bên phải mỗi khi nhấn phím Enter.Left  khung chọn sẽ đi sang ô bên trái mỗi khi nhấn phím Enter.Up  khung chọn sẽ đi lên ô trên mỗi khi nhấn phím Enter.Sau khi quy định xong những tuỳ chọn, chọn nút lệnh OK để thực thi những tuỳ chọn và trở về môi trường làm việc của Excel. 5. Cách hiệu chỉnh số liệu 1) Sửa mới tức là chồng số liệu mới lên số liệu cũ1. Di chuyển khung chọn (Selection) về ô cần sửa mới.2. Gõ số liệu mới vào ( tùy theo loại ) và nhấn Enter.2) Sửa đổi tức là sửa một phần số liệu cũ1. Di chuyển khung chọn (Selection) về ô cần sửa đổi.2. Nhấn phím F2 để đưa dấu chèn vào ô cần sửa, Bạn sửa số liệu và nhấn Enter.3) Xóa số liệu cũ 1. Di chuyển khung chọn (Selection) về ô cần xoá số liệu.2. Nhấn phím Delete.4) Khôi phục cho phép bạn lấy lại số liệu vừa bị xóa nhầm 1. Vào Edit chọn Undo (Ctrl+Z). Hoặc nhấn nút undo trên thanh công cụ.6. Cất giữ bảng tínhĐể tránh mất dữ liệu mà bạn vào trong bảng tính, bạn phải cất giữ hồ sơ của mình. Khi bạn lưu hồ sơ lần đầu bạn phải đặt tên nó và định vị nó trong một ngăn nơi bạn có thể tìm thấy nó về sau. Tên tập tin có thể lên tới 256 ký tự, bao gồm cả khoảng trống. Tuy nhiên để dễ tìm thấy tập tin bạn cần phải đặt tên tập tin ngắn và đơn giản. Hãy đặt bộ phận của tên trước hết trong khi những tập tin được liệt kê quan trọng theo thứ tự abc. Chẳng hạn, một tập tin gọi là “ Báo cáo thu nhập hàng tháng ” sẽ rơi ở dưới vùng B trong khi một tập tin có tên gọi là “ A Báo cáo thu nhập hàng tháng ” được tìm thấy ở dưới vùng A. Lần đầu Bạn cất giữ tập tin và đặt cho nó một tên bằng cách : 1. Vào File chọn Save (Ctrl+S), xuất hiện hộp thoại Save As.2. Trong mục Save in, chọn ổ đĩa và ngăn nơi bạn muốn cất giữ tập tin.3. Trong hộp văn bản File Name, nhập tên bạn muốn đặt cho tập tin.4. Nếu bạn muốn cất giữ phiên bản bảng tính với mỗi lần thay đổi, sửa đổi hồ sơ. Chỉ cần nhớ rằng việc cho phép tùy chọn này bạn sẽ luôn luôn lưu giữ với hai hồ sơ khi bạn cất giữ bảng tính và dự phòng trên đĩa của mình.5. Click nút Save. Bạn cần phải cất giữ tập tin của mình một cách thường xuyên sao cho Bạn không mất bất kỳ thông tin quý giá nào mà đã cập nhật vào hoặc lãng phí thời gian vào dữ liệu lại. Chẳng hạn, nếu bạn đã chuẩn bị những một bảng tính nợ phải thu quý đầu tiên, bạn có thể muốn sử dụng cùng mẫu cho quý hai. Bạn không muốn mất bảng tính quý đầu tiên vì vậy Bạn có thể cất giữ nó lần nữa nhưng đưa cho cho nó một tên khác. Bạn có thể rồi thay đổi bản sao để đáp ứng yêu cầu của Bạn ở quý hai. Để cất giữ một hồ sơ và đưa cho nó một tên khác : 1. Vào File chọn Save as ..., xuất hiện hộp thoại Save as.2. Trong mục Save in, chọn ổ đĩa và ngăn nơi bạn muốn cất giữ tập tin.3. Trong hộp văn bản File Name, nhập tên bạn muốn đưa đặt cho tập tin.4. Nếu Bạn muốn người khác “ không thể xem trộm ” bảng tính của mình thì nên gài vào đây hai mật khẩu : mật khẩu mở và mật khẩu sửa đổi bảng tính bằng cách click nút lệnh Tools  General Option khi đó Excel đưa ra hộp thoại Save Options :Nút kiểm tra [ ] Always creat backup cho phép luôn luôn sao lưu một bản dự phòng cùng tên với tập tin và có phần mở rộng .BAK.Trong hộp Password to open : Cho phép cài mật khẩu dùng để mở word book, mỗi khi mở word book thì Excel yêu cầu phải gõ đúng mật khẩu nếu sai thì word book không thể mở !Trong hộp Password to modify : cho phép cài mật khẩu dùng để mở và chỉnh sửa word book, mỗi khi mở word book thì Excel yêu cầu phải gõ đúng mật khẩu nếu sai thì word book có thể mở để đọc nhưng không chỉnh sửa được ! Sau đó Bạn kích nút OK thì Excel còn yêu cầu Bạn nhắc lại mật khẩu một lần nữa cho chắc chắn ... 5. Cuối cùng Bạn Click nút Save.7. Đóng một bảng tínhKhi bạn muốn kết thúc sử dụng một bảng tính bạn sẽ muốn đóng nó trước khi bạn tiếp tục công việc khác. 1. Vào File chọn Close.2. Nếu bạn đã cập nhật cho tập tin khi đóng nó mà chưa cất giữ MicroSoft Word sẽ hỏi bạn liệu bạn muốn cất giữ tập tin không ? Chọn Yes để lưu giữ những thay đổi, chọn No bỏ qua những thay đổi, chọn Cancel để dừng việc đóng tập tin. 8. Mở một bảng tínhLàm việc trên một tập tin bảng tính hiện hữu, trước hết bạn phải mở tập tin hồ sơ đó. Bằng cách :1. Vào File chọn Open.2. Trong mục Look in : chọn ổ đĩa, ngăn, tên tập tin cần mở.3. Lựa chọn tên tập tin từ danh sách những tập tin.4. Click Open. 9. Làm việc với thanh công cụThanh công cụ là hàng những nút lệnh xuất hiện trực tiếp ở dưới thanh lệnh đơn. Mỗi nút lệnh là một phím tắt cho một lệnh đơn. Nếu bạn không nhìn thấy thanh công cụ , vào View, chọn Toolbars ...Muốn biết tên lệnh ứng với mỗi nút trên thanh công cụ, bạn rà trỏ chuột trên nút lệnh rồi chờ chút xíu sẽ có một cái hộp màu vàng nhỏ xuất hiện ở dưới công cụ để báo cho bạn tên lệnh của công cụ đó.Bạn có thể tùy biến thanh công cụ bởi việc thêm và xóa những nút lệnh để thỏa mãn ý thích cá nhân của chính mình cần : 1. Vào Tools chọn Customize.2. Để thêm một nút vào thanh công cụ lựa chọn một phạm trù từ cái hộp Categories , trong mục Commands chọn tên công cụ mà bạn muốn và Drag nó lên về thanh công cụ.Để di chuyển dịch một nút, kéo nó thẳng xuống ra khỏi thanh công cụ.3. Cuối cùng chọn nút lệnh Close đóng hộp thoại về vùng làm việc.