Bài giảng Microsoft Excell - Chương VI: Cơ sở dữ liệu

Chương VICƠ SỞ DỮ LIỆUI. Khái niệm về cơ sở dữ liệuExcel cung cấp nhiều công cụ để phân tích dữ liệu cho người dùng cũng như những công cụ phức tạp hơn cho kỹ sư, nhà khoa học và người phân tích tài chính. Bạn có thể sử dụng Excel tạo ra những cơ sở dữ liệu hoặc những danh sách của thông tin. Những đặc tính như form nhập dữ liệu cho phép bạn nhanh chóng chèn xóa và tìm kiếm những bản ghi cơ sở dữ liệu. Bạn cũng có thể dễ dàng phân loại và lọc dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu.Sử dụng phác thảo hoặc đặt lên cột những đặc tính bảng, bạn có thể thao tác những danh sách để tổng kết dữ liệu bởi việc sử dụng những khuôn nhìn khác nhau.Bạn có thể sử dụng mục đích tìm kiếm và bộ giải để tìm thấy câu trả lời những vấn đề tài chính mà yêu cầu một giải pháp tối ưu. Thậm chí Bạn có thể sử dụng Template Wizard để tạo ra những form nhập liệu chuyên nghiệp của chính mình giúp cho những người khác vào dữ liệu dễ hơn. Những form này có thể bao gồm những điều khiển như hộp kiểm tra, dải cuộn và nút tùy chọn ... tương tự như những cái được sử dụng trong những hộp thoại Excel.Hãy xem bảng tính sau !Cơ sở dữ liệu (DataBase) là một bảng dữ liệu gồm nhiều cột ( Columns ) và nhiều hàng (Rows).Mỗi cột : STT, Họ và tên, Văn, ..., Ghi chú gọi là một trường (Field) của CSDL.Mỗi hàng 1 Phạm Sỹ Khoe 4.9 5.8 3.8 ... gọi là một bảng ghi (Record) của CSDL. Vậy trường là một thuộc tính để mô tả một khía cạnh nào đó thông tin của đối tượng cần quản lý. Bảng ghi là một tập hợp các thuộc tính để mô tả một đối tượng cụ thể nào đó mà Bạn quản lý. II. Làm việc với cơ sở dữ liệu1. Tạo mới một cơ sở dữ liệuTạo một miền có hàng đầu là tên các trường và phần còn lại chứa nội dung các bảng ghi.2. Sắp xếp dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu1. Tạo một cơ sở dữ liệu cần sắp xếp.2. Vào Data chọn Sort ... hộp thọai Sort xuất hiện. 3. Trong mục My list has  Danh sách của Bạn có hai tuỳ chọn. ( ) Header row có tên trường. ( ) No header row không có tên trường.4. Trong mục Sort by chọn cột dùng làm khóa chính để sắp xếp. Với hai tuỳ chọn ( ) Ascending tăng dần. ( ) Descending giảm dần.5. Trong mục Then by chọn cột dùng làm khóa phụ thứ nhất để sắp Xếp.Với tuỳ chọn ( ) Ascending tăng dần.( ) Descending giảm dần.6. Trong mục Then by tiếp theo chọn cột dùng làm khóa phụ thứ hai để sắp xếp.Với hai tuỳ chọn ( ) Ascending tăng dần. ( ) Descending giảm dần.Cuối cùng Bạn chọn nút lệnh OK để thực thi tác vụ và trở về môi trường Excel.3. Lọc, trích dữ liệu từ một cơ sở dữ liệuTạo một cơ sở dữ liệu cần lọc, trích dữ liệu.Vào Data chọn Filter chọn AutoFilter ... Khi đó Excel sẽ hiển thị một loạt nút xổ xuống trên đỉnh của mỗi trường trong CSDL.Những tùy chọn lọc để hiển thị dữ liệu được liệt kê trong bảng sau đây : Tùy chọnMô tảAllHiển thị tất cả các bản ghi trong trường này ( phương án chọn ngầm định).Top 10Cho phép bạn lọc ra 10 bảng ghi đầu tiên trong cơ sở dữ liệu.CustomHiển thị hộp thoại Custom AutoFilter cho phép bạn để tạo ra tiêu chuẩn lọc bằng cách sử dụng phép logic AND hay OR. Exact valueHiển thị những bảng ghi với giá trị chính xác mà bạn chỉ rõ cho trường này. BlanksHiển thị tất cả các bản ghi với những chỗ trống trong trường này. Non BlanksHiển thị tất cả các bản ghi có chứa dữ liệu trong trường này. III. Thiết lập các quy định cho việc nhập liệuNhiều khi chúng ta giao cho người khác nhập liệu vào bảng tính của mình, nhưng người nhập liệu chưa chắc đã hiểu tường tận số liệu cần nhập vào hoặc do cố tình hoặc do vô ý mà nhập liệu sai, để tránh những sai sót đáng tiếc xảy ra Bạn cần thiết lập những quy định bắt buộc người nhập liệu phải tuân theo bằng cách :Chọn vùng dữ liệu cần quy định nhập liệu.Vào Data chọn Validation ... Hộp thoại Data Validation xuất hiện : Trong bảng Settings cho phép thiết lập điều kiện nhập liệu vào miền đã chọn. Trong mục Allow chọn kiểu giá trị cho miền dữ liệu với các tuỳ chọn sau :Any value  chấp nhận mọi giá trị ( mặc định ).Whole number  dữ liệu nhập vào miền chỉ mang giá trị kiểu số.Decimal  dữ liệu nhập vào miền chỉ mang giá trị kiểu số thập phân.List  dữ liệu nhập vào miền chỉ là một trong những giá trị trong danh sách mà ta quy định trước.Date  dữ liệu nhập vào miền phải có giá trị kiểu ngày.Time  dữ liệu nhập vào miền phải có giá trị kiểu giờ.Custom  dữ liệu nhập vào miền phải có giá trị kiểu do người thiết kế bảng tính.Trong mục Data cho phép chọn các phép toán so sánh : between  giá trị nhập vào phải nằm giữa trị Minimum và Maximum. not between  giá trị nhập vào phải nằm ngoài khoảng giữa trị Minimum và Maximum. equal to  giá trị nhập vào phải bằng giá trị Bạn quy định trong value. not equal to  giá trị nhập vào phải không bằng giá trị Bạn quy định trong value. greater than  giá trị nhập vào phải lớn hơn giá trị Bạn quy định trong Minimum. less than  giá trị nhập vào phải nhỏ hơn giá trị Bạn quy định trong Maximum.greater than or equal to  giá trị nhập vào phải lớn hơn hoặc bằng giá trị Bạn quy định trong Minimum. less than or equal to  giá trị nhập vào phải nhỏ hơn hoặc bằng giá trị Bạn quy định trong Maximum.Trong bảng Input Message cho phép thiết lập một hộp thông báo khi khung chọn di chuyển vào ô của miền đã được thiết lập điều kiện nhập liệu.Title  Cho phép Bạn quy định tiêu đề của hộp thông báo.Input message  Cho phép Bạn quy định nội dung của thông báo. Trong bảng Error Alert cho phép thiết lập một hộp thông báo khi người nhập liệu nhập không thỏa mãn điều kiện người thiết kế đề ra.Trong mục Style  quy định những kiểu thông báo lỗi :Stop  Thông báo lỗi và bắt buộc người nhập liệu phải nhập lại hoặc huỷ bỏ ý định nhập liệu vào ô đó.Warning  Thông báo lỗi và bắt buộc người nhập liệu phải nhập lại khi chọn nút lệnh No hoặc Cancel từ bỏ ý định nhập liệu vào ô đó. Nếu Bạn chọn nút lệnh Yes thì Excel cho nhập và chuyển khung chọn sang ô kế tiếp ! Information  Thông báo lỗi và bắt buộc người nhập liệu phải nhập lại nếu chọn nút Cencel, còn nếu chọn nút OK thì Excel cho nhập và chuyển khung chọn sang ô kế tiếp ! Trong hộp văn bản Title cho phép Bạn gõ nội dung tiêu đề thông báo lỗi.Trong hộp văn bản Error message cho phép Bạn gõ nội dung thông báo lỗi.Cuối cùng Bạn chọn nút lệnh OK để thực thi những tác vụ vừa chọn.Muốn huỷ chọn tất cả Bạn chọn nút lệnh Clear All ! IV. Thống kê số lượng theo nhómKhi số liệu trong bảng tính rất đa dạng và nhiều chủng loại thì việc thì việc thống kê theo từng nhóm số liệu đôi khi lại là việc cần thiết. Xem bảng tính sau giả sử ta phải thống kê theo tên hàng mỗi loại bán số lượng là bao nhiêu và thu được bao nhiêu tiền ?Sắp xếp bảng tính theo cột mà ta dự định thống kê theo nội dung cột nào đó. Trong ví dụ này chúng ta sắp xếp theo cột Tên hàng ! Vào Data chọn Subtotal ... xuất hiệp hộp thoại Subtotal :Trong hộp At each change in : chọn tiêu đề cột mà Bạn cần thống kê theo nội dung của nó. Trong ví dụ này chúng ta chọn Tên hàng !Trong hộp Use Function : chọn hàm mà Bạn cần thống kê theo từng nhóm số liệu. Trong ví dụ này chúng ta chọn hàm SUM !Có các hàm sau cho bạn chọn :  SUM tính tổng theo nhóm. COUNT đếm số ô không trống.  AVERAGE tính Tbình cộng. MAX tìm giá trị cực đại.  MIN tìm giá trị cực tiểu.  COUNTNUMS đếm ô chứa số. Trong hộp Add Subtotal to : chọn cột chứa số liệu cần tính toán.Trong ví dụ này chúng ta chọn Tên hàng, số lượng và Thành tiền !Trong các hộp kiểm tra :[ ] Replace current subtotals thống kê sắp tạo sẽ thay thế các thống kê hiện thời.[ ] Summary below data kết quả thống kê sẽ chèn ngay bên dưới số liệu mỗi nhóm.[ ] Page break between groups nếu chọn nơi này thì Excel sẽ chèn dấu ngắt trang vào cuối mỗi nhóm và dữ liệu mỗi nhóm nằm ở một trang riêng. Kết quả của chúng ta thông như : V. Tạo form nhập liệu cho CSDLNhiều khi việc nhập liệu vào bảng tính trở nên nhàm chán vì quá đơn điệu, để thay đổi không khí chúng ta ta ra một form nhập liệu bằng cách :Chọn miền cần nhập liệu.Vào Data chọn Form xuất hiện hộp thoại form nhập liệu như :Nhập liệu vào form số liệu sẽ được Exccel truyền vào miền đã chọn .Các nút lệnh trên form nhập liệu gồm : New nhập bảng ghi mới vào miền đã chọn. Delete xóa bảng ghi đang hiển thị trên form ( bảng ghi bị xóa không thể khôi phục) Restore phục hồi bảng ghi đang nhập, huỷ bỏ các thay đổi. Find Prev di chuyển đến bảng ghi trước bảng ghi hiện hành. Find Next di chuyển đến bảng ghi sau bảng ghi hiện hành. Criteria hiển thị một dạng bảng ghi khác cho phép chúng ta nhập tiêu chuẩn tìm kiếm một tập hợp con các bảng ghi. Close nhập đóng form nhập liệu.