Bài giảng Phần 2: Soạn thảo văn bản với MS Word

Sắp xếp trong bảng1) Đặt con trỏ vào cột cần sắp xếp2) TableSort, xuất hiện hộp thoại Sort3) Chọn thứ tự các cột cần sắp xếp4) Nháy OK62Bài 4: Đồ họa trong văn bản1.1 Chèn ảnh từ tập tin. 1.2 Chèn ảnh từ thư viện (Clip art)1.3 Tự vẽ hình bằng công cụ đồ họa1.4 Định dạng hình vẽ 1.5 Tạo chữ nghệ thuật 1.6 Chụp ảnh từ màn hình vào tài liệu631.1 Chèn ảnh từ tập tin.Đặt con trỏ đến vị trí cần chèn ảnhInsertPictureFrom FileChọn ảnh cần chèn, Insert641.2 Chèn ảnh từ thư viện (Clip art) Đặt con trỏ đến vị trí cần chèn ảnhInsertPictureClip artNháy chuột vào Search để tìm ảnh.- Chọn ảnh cần chèn.651.3 Tự vẽ hình bằng công cụ đồ họaĐể xuất hiện thanh công cụ đồ họa: ViewToolbars Drawing.Vẽ hình chữ nhật; Vẽ hình ô val, hình tròn; Tạo ô hình chữ nhật chứa văn bản; Vẽ đường thẳng; Vẽ mũi tên. 661.3 Tự vẽ hình bằng công cụ đồ họa Sử dụng các khối hình AutoShape671.4 Định dạng hình vẽNút này dùng để chọn đối tượng cần định dạng; Chọn độ dầy mỏng của đường; Chọn kiểu nét của đường; Chọn chiều mũi tên (khi vẽ mũi tên trên hình); Chọn màu sắc cho đường; Tô mầu nền cho một hình kín; Chọn màu sắc cho chữ; Tạo bóng cho hình vẽ; Chọn khối hình trong không gian 3 chiều (3D); Chèn một số loại biểu đồ thể hiện tổ chức của một công ty. Chèn ảnhChèn một số hình ảnh có sẵn trong WordTạo một số chữ nghệ thuật681.5 Tạo chữ nghệ thuật691.5 Tạo chữ nghệ thuật701.6 Chụp ảnh từ màn hình vào tài liệu Chụp toàn bộ màn hình máy tính vào tài liệu.1) Mở màn hình cần chụp, nhấn phím Print Screen.2) Chọn vị trí cần chèn, nhấn Ctrl+V. (EditPaste). để dán hình lên văn bản.711.6 Chụp ảnh từ màn hình vào tài liệu Chụp một vùng nào đó của màn hình vào tài liệu.1) Mở màn hình cần chụp, nhấn phím Print Screen.2) Mở Paint của Window, dán hình vừa chụp vào, sử dụng tính năng cắt phần hình ảnh cần lấy. Nhấn Ctrl+C (EditCopy).3) Chọn vị trí cần chèn, nhấn Ctrl+V. (EditPaste). để dán hình lên văn bản.72Bài 5: Thẻ định dạng trong văn bản1.1 Khái niệm về thẻ định dạng (Style)1.2 Tạo và sử dụng thẻ định dạng.1.3 Tạo danh mục hình vẽ và bảng biểu1.4 Tạo mục lục cho văn bản731.1 Khái niệm về thẻ định dạng (Style)Style là một tập hợp các định dạng văn bản của một đoạn, có tên gọi và có thể được gán bởi một tổ hợp phím nóng. Style đặc biệt cần thiết khi phải soạn thảo một giáo trình, một tài liệu có chứa nhiều mục, nhiều loại đoạn văn bản khác nhau. 741.2 Tạo và quản lý thẻ định dạng (Style)Tạo một Style Bước 1: Chọn menu Format  Style and Formatiting.. Hộp thoại Style and Formatting xuất hiện: Bước 2: Để tạo Style mới, nhấn nút New, hộp thoại: New Style xuất hiện cho phép thiết lập thông tin cho Style mới: 751.2 Tạo và sử dụng thẻ định dạng (Style)Gõ tên cho Style mới vào mục Name: ví dụ Muc1; Nhấn nút Format để chọn các chức năng định dạng cho Style này: 	Sử dụng Style.- Đặt điểm trỏ lên đoạn văn bản cần định dạng; - Nháy vào mục Style trên thanh công cụ định dạng, chọn mục 1 761.3 Tạo danh sách bảng, hình vẽCaptionChọn Insert  Reference  CaptionNếu nhãn không có theo ý bạn (Hình) thì bạn có thể nhấn vào nút New Label để tạo nhãn mới,Gõ tên nhãn mới và nhấn OK.Nếu muốn hình vẽ hoặc bảng được đánh theo chương. Ta nhấn vào nút Numbering771.3 Tạo danh sách bảng, hình vẽTạo danh sáchSau khi tạo các Heading cho các đầu mục văn bản của bạn, bạn có thể tạo ra mục lục từ các đầu mục đó bằng các bước sau:Vào menu Insert  Reference  Index and TablesChọn tab Table of FiguresTrong phần Caption label: Bạn chọn nhãn Caption mà bạn đặt cho hình vẽ hoặc bảng. 781.3 Tạo danh sách bảng, hình vẽCập nhật danh sách khi có thay đổiNhấn chuột phải vào phần danh sách hình vẽ hoặc bảng.Chọn Update Field để cập nhật mục lụcSau đó, chọn tùy chọn tương ứng để cập nhật mục lụcUpdate page numbers only: Chỉ cập nhật số trang trong mục lụcUpdate entire table: Cập nhật toàn bộ mục lục (cả tên các đầu mục).791.4 Tạo mục lục cho văn bảnInsert  Reference  Index and Tables, 2) Chọn tab Table of ContentsTrong phần Show levels: Bạn chọn số mức Heading muốn đưa ra mục lục. Thông thường chỉ đưa ra từ 3  4 mức Heading.4) Sau đó nhấn nút OK cho đến khi trở lại màn hình soạn thảo Word. Lúc này, mục lục sẽ được chèn vào vị trí con trở trước khi nhấn vào menu Insert.801.4 Tạo mục lục cho văn bảnCập nhật mục lụcCập nhật danh mục lục khi có thay đổi Nhấn chuột phải vào phần mục lục Chọn Update Field để cập nhật mục lụcSau đó, chọn tùy chọn tương ứng để cập nhật mục lụcUpdate page numbers only: Chỉ cập nhật số trang trong mục lụcUpdate entire table: Cập nhật toàn bộ mục lục (cả tên các đầu mục).81Bài 6: Định dạng trang và In ấn1.1 Quy trình in ấn1.2 Định dạng trang in1.3 Tách trang bằng break1.4 Đầu trang và chân trang1.5 Xem văn bản trước khi in1.6 In văn bản821.1 Quy trình in ấn831.2 Định dạng trang in FilePage Setup, xuất hiện hộp thoại Page Setup.841.3 Tách trang bằng Break1) Đặt con trỏ tại vị trí cần sang trang.2) Insert break, xuất hiện hộp thoại break 85Chèn số trang tự động1) Chọn menu: Insert Page numbers Hộp thoại Page numbers xuất hiện: 861.4 Đầu trang và chân trangChọn menu View  Header and Footer, con trỏ lập tức chuyển ngay vào phần tiêu đề đầu (Header): Thanh công cụ Header and Footer cũng xuất hiện: Nút này cho phép chèn vào một số các thông tin tiêu đề của tệp tài liệu như là: Chèn số trang (theo kiểu tăng dần). Chèn số của trang Định dạng lại số trangChèn ngày giờ.Chèn thời gianĐịnh dạng lại trangChuyển đổi làm việc giữa Header và Footer; Đóng thanh tiêu đề lại. 871.5 Xem tài liệu trước khi inCách 1: Chọn menu File  Print Preview Cách 2: Nhấn nút Print preview trên thanh công cụ Standard. Màn hình Preview cùng thanh công cụ Print preview xuất hiện: 881.5 Xem tài liệu trước khi inBiểu tượngTác dụngĐể phóng to, thu nhỏ (Zoom) thông tin trên màn hình Preview; Cho phép hiển thị hay không hiển thị thước kẻ (Rule) trên màn hình này; Chỉ hiển thị một trang tài liệu trên màn hình này; Có thể chọn n trang tài liệu cùng hiển thị trên cùng một màn hình này (n=1..6); Để chuyển đổi chế độ chỉ xem và xem + có thể sửa nội dung trực tiếp trên tài liệu; In tài liệu ra máy in; Đóng màn hình này lại, trở về màn hình soạn thảo tài liệu ban đầu. Bạn cũng có thể làm việc này khi nhấn phím ESC. 891.6 In văn bảnCách 1: Chọn menu File  Print.. Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P ,Hộp thoại Print xuất hiện: 90Bài 7: Một số tính năng nâng cao1.1 Tạo chú thích (footnote)1.2 Tạo tham chiếu (reference)1.3 Tạo văn bản nhiều cột1.4 Tạo công thức toán học1.5 Autotext – văn bản tự động1.6 Autocorrect – kiểm tra lỗi1.7 Find and Replace – tìm kiếm và thay thế911.1 Tạo chú thích (Footnote)Bước 1. Chọn phần văn bản cần tạo chú thích.Bước 2. InsertReferenceFootnote, xuất hiện hộp thoai Footnote and Endnote921.2 Tạo tham chiếuBước 1. Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn tham chiếu.Bước 2. InsertReference Cross-reference, xuất hiện hộp thoai Cross-reference. 931.2 Tạo tham chiếuĐể sử dụng tham chiếu vừa tao, ban nhấn Ctrl + nháy chuột vào tham chiếu vừa tạo, con trỏ sẽ chuyển đến vị trí BÀI MỞ ĐẦU941.3 Tạo văn bản nhiều cộtBước 1: Lựa chọn (bôi đen) vùng văn bản cần chia làm nhiều cột; Bước 2: Chọn menu Format  Columns.. Hộp thoại Columns xuất hiện: 95Ví dụ961.4 Tạo công thức toán họcBước 1: Chọn một vị trí trên tài liệu, nơi sẽ chèn công thức ; Bước 2: Kích hoạt trình soạn thảo công thức toán học bằng cách: chọn menu Insert  Object... Hộp thoại Object xuất hiện: 971.4 Tạo công thức toán học981.4 Tạo công thức toán học991.5 Giới thiệu chức năng trộn thư Để trộn thư ta cần có hai văn bản sau:Main Document: Là văn bản chứa thông tin chung của một biểu mẫu. Ví dụ: Giấy báo thi, giấy báo điểm, giấy chứng nhận, thiệp mời...Data source: Là nguồn dữ liệu tổ chức dưới dạng bảng, gồm nhiều dòng, nhiều cột. Tên các cột gọi là trường (Field), dòng đầu tiên gọi là dòng tiêu đề (header row) các dòng còn lại gọi là các bản ghi (Record). Có thể tạo nguồn dữ liệu từ Table của Word, Access, Foxpro hoặc một vùng bảng tính Excel... 1001.5.1 Chuẩn bị dữ liệu trộn thưTạo tập tin Data source chứa dữ liệu nguồn và lưu lại trên đĩa. Ví dụ : Tạo tập tin danhsachhv.doc. Đóng tập tin này lại.Tạo tập tin Main Document là mẫu văn bản cần trộn thư và lưu lại trên đĩa. Ví dụ : Tạo tập tin giaychungnhan.doc1011.5.2 Tiến hành trộn thưMở tập tin Main Doccument, ví dụ : giaychungnhan.docVào menu Tools/Letters and Mailings/Mail Merge khung Mail Meger xuất hiện:Để trộn thư trong Word, bạn tiến hành thứ tự theo các bước từ 1 đến 6.102Bước 1: Word sẽ yêu cầu bạn chọn một trong những dạng tài liệu mà bạn sẽ chọn nó làm mẫu trong danh sách:Letters	: Văn bản dạng chữE-mail message	: Dạng thư điện tửEnvelope	: Dạng phong bìLabels	: Dạng nhãn dánDirectory	: Dạng danh bạ.1.5.2 Tiến hành trộn thư103Bước 2: Hộp thoại yêu cầu bạn chọn tập tin thư mẫu từ:Use the current document: Sử dụng chính tập tin đang mở;Start from a template	: Sử dụng một tập tin thư mẫu của Word;Start from existing document: Sử dụng một tập tin đã tồn tại trên đĩa của bạn1.5.2 Tiến hành trộn thư104Bước 3: Chọn tập tin chứa danh sách người nhận sẽ sử dụng:Use an existing list	: Sử dụng tập tin đã có sẵn trên đĩa.Slelect from Outlook contacts: Chọn danh sách từ danh bạ Outlook.Type a new list	: Tạo một tập tin chứa danh sách mới.1.5.2 Tiến hành trộn thư105Bước 4: Chèn một số mục về người nhận lên tập tin thư mẫu của bạn:Nhấn nút More items để nhận thêm mục tin từ Word. Nếu cảm thấy tập tin thư mẫu của bạn đầy đủ thông tin để chèn dữ liệu từ tập tin danh sách thì chúng ta tiến hành chèn chúng vào tập tin thư mẫu.Chèn các trường lên tài liệu:Hiển thị thanh công cụ Mail Meger.Di chuyển con trỏ vào vị trí cần chèn thông tin trên tài liệu, kích nút Insert Merge Field trên thanh công cụ Mail merge, rồi chọn trường cần chèn lên tài liệu.1.5.2 Tiến hành trộn thư106Bước 5: Sau khi đã hoàn thành bước 4, tại bước 5 Word tiến hành trộn thư và bạn có thể thấy 1 kết quả từng thư đã được trộn vào thông tin người nhận.Bước 6: Hoàn thành và in kết quả.1.5.2 Tiến hành trộn thư107Thanh công cụ Mail Merge cung cấp một số lệnh liên quan đến việc trộn thư:1.5.3 Thanh công cụ Mail merge108CHÂN THÀNH CẢM ƠN !109