Bài giảng Phần 3: Sử dụng MS Excel

MAX(đối số 1, đối số 2,)Trả lại số lớn nhất trong danh sáchVí dụ: MAX(6,7,2,9,13)=13MINCú pháp: MIN(đối số 1, đối số 2,)Trả lại số nhỏ nhất trong danh sáchVí dụ: MIN(6,7,2,9,13)=2105Các hàm thường dùngAVERAGECú pháp: AVERAGE(đối số 1, đối số 2,)Trả lại giá trị trung bình cộng của các số trong danh sáchVí dụ: AVERAGE(6,7,2,9,13)=7.4106Các hàm thường dùngCOUNTACú pháp: COUNTA(đối số 1, đối số 2,)Đếm những ô chứa dữ liệu trong vùngVí dụ: COUNTA(6,7,”Nữ”,2,9,13,”Nam”)=7SUMCú pháp: SUM(đối số 1, đối số 2,)Trả lại tổng các giá trị số trong danh sáchVí dụ: SUM(6,7,2,9,13)=37107Các hàm thường dùngCOUNTCú pháp: COUNT(đối số 1, đối số 2,)Đếm những ô chứa dữ liệu sốVí dụ: COUNT(6,7,”Nữ”,2,9,13,”Nam”)=5Ví dụ 1Ví dụ 2108Các hàm thường dùngIFCú pháp: IF(điều kiện, giá trị 1, giá trị 2)Biểu thức điều kiện đúng trả lại giá trị 1 nếu, ngược lại trả lại giá trị 2Ví dụ: ô A1=Nam khi đó	IF(A1=“Nam”,”Trai”,”Gái”)=TraiCó thể sử dụng các hàm IF lồng nhau109Các hàm thường dùngVLOOKUPCú pháp: VLOOKUP(giá trị tìm kiếm, vùng bảng đối chiếu, cột trả lại kết quả, sắp xếp vùng đối chiếu)Trả lại kết quả trên cùng hàng với giá trị tìm kiếm trong vùng bảng tham chiếu tại cột trả lại kết quảChú ý:Vùng bảng đối chiếu để ở địa chỉ tuyệt đốiCột trả lại kết quả phải nhỏ hơn tổng số cột trong vùng bảng tham chiếu110Các hàm thường dùngVLOOKUPChú ý:Sắp xếp vùng đối chiếu chỉ nhận giá trị logic 0 hoặc 1, nếu bỏ qua thì nhận giá trị 1Nếu để giá trị 0: tham chiếu chính xác và vùng bảng tham chiếu không cần sắp xếpNếu để giá trị 1: tham chiếu tương đối và vùng bảng tham chiếu phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần của cột tham chiếu (cột trái ngoài cùng của vùng bảng tham chiếu)111Các hàm thường dùngVí dụ hàm VLOOKUP112Các hàm thường dùngSUMIFCú pháp: SUMIF(vùng ước lượng, điều kiện, vùng tính toán) :Tính tổng theo điều kiệnVí dụ :	Giả sử miền B2:B5 chứa các g/t tiền nhập 4 mặt hàng tương ứng 100, 200, 300, 400. Miền C2:C5 chứa tiền lãi tương ứng 7, 14, 21, 28 thì hàm SUMIF(B2:B5,“>160”,C2:C5) cho kết quả bằng 63 (=14+21+28)113Các hàm thường dùngCOUNTIFCú pháp: COUNTIF(vùng ước lượng, điều kiện)Đếm theo điều kiện114Biểu đồ, đồ thịSử dụng biểu đồ, đồ thịTạo các kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhauBiên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thịBài tập tổng hợp115Sử dụng biểu đồ, đồ thịLà một chức năng được ưa thích nhất của MS-ExcelLà hình những hình ảnh minh họa trực quan, đầy tính thuyết phụcHỗ trợ rất nhiều kiểu, phụ thuộc vào dữ liệu116Tạo các kiểu biểu đồ, đồ thịChọn vùng dữ liệu muốn vẽ biểu đồ (cả tiêu đề)Trên thanh thực đơn chọn Insert  Chart Xuất hiện hộp thoại Chart WizardChọn một kiểu biểu đồ cụ thể, nhấn Next, nhấn NextNhập tiêu đề trong hộp Chart titleNhấn NextChọn nơi đặt biểu đồNhấn Finish117Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thịThêm tiêu đề, chú thích, ý nghĩa các cộtNhắp chọn đồ thịTrên thanh thực đơn chọn Chart  Chart Option Chọn thẻ TittleThực hiện chỉnh sửaNhấn OK để hoàn tất118Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thịXóa bỏ tiêu đề, chú thíchNhắp chọn đồ thịNhắp chọn vùng tiêu đề, chú thích muốn xóa bỏẤn phím Delete để xóa bỏ119Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thịHiển thị các đường kẻ ôNhắp chuột vào đồ thịTrên thanh thực đơn chọn Chart  Chart Option Chọn thẻ GridlinesChọn-hiển thị hoặc bỏ chọn- không hiển thị các đường kẻ ô tương ứngNhấn OK để hoàn tất120Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thịHiển thị dữ liệu kèm đồ thịNhắp chuột vào đồ thịTrên thanh thực đơn chọn Chart  Chart Option Chọn thẻ Data TableChọn – hiển thị, bỏ chọn – không hiển thị vào ô Show data tableNhấn OK để hoàn tất121Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thịThay đổi dạng biểu đồChọn biểu đồ, thanh công cụ Chart xuất hiệnNhấn vào hình tam giác trong nút Chart type  chọn dạng biểu đồ muốn áp dụng122Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thịCo dãn và xóa biểu đồCo dãn kích thước biểu đồChọn biểu đồXuất hiện các chấm vuông tại các cạnhGiữa và kéo chuột để thay đổi kích thướcXóa biểu đồNhấn chọn biểu đồ muốn xóaNhấn phím Delete trên bàn phím hoặc trên thanh thực đơn chọn Edit  Clear  All123Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thịDi chuyển, sao chép biểu đồThao tác copy và sao chép được thực hiện như sao chép và di chuyển các đối tượng khác124Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thịThay đổi mầu nền biểu đồ, đồ thịNhấn chọn thành phần cấn thay đổi mầu nền trong biểu đồThanh công cụ Chart được hiển thịNhấn nút Format Chart AreaChọn mầu trong bảng AreaCó thể nhấn nút Fill Effects để thiết đặt hiệu ứng nềnNhấn OK để kết thúc125Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thịThay đổi mầu biểu đồNhấn chọn biểu đồNhắp đúp chuột vào cột đứng, ngang, tròn (tùy loại biểu đồ)Chọn thẻ Patterns Thiết đặt thay đổi viền trong vùng Border Chọn mầu nền trong vùng AreaNhấn nút Fill Effects để đặt hiệu ứngNhấn OK để kết thúc1263.6 Hoàn tiện trang bảng tính và in ấnBài trí trang inHoàn tất tài liệuIn ấnBài tập tổng hợp127Bài trí trang inĐể điều chỉnh trang in trên thanh thực đơn chọn File  Page Setup Xuất hiện hộp hội thoại Page Setup để tùy biến128Bài trí trang inThay đổi lề của trang inTrên thanh thực đơn chọn File  Page SetupChọn thẻ Margin  đưa vào các giá trị (thông thường đơn vị đo là inches) choTop: lề trênBottom: lề dướiLeft: lề tráiRight: lề phảiHeader: khoảng cách cho vùng đầu trangFooter: khoảng cách cho vùng chân trang129Bài trí trang inThay đổi lề của trang inCenter on page: để căn chỉnh dữ liệu và giữa 2 chiều của trang inHorizontally: theo chiều ngang trang inVertically: theo chiều dọc trang inNhấn nút Print để in ngayNhấn nút Print Preview để xem trướcNhấn nút Options để thiết đặt máy inNhấn nút OK để hoàn tất việc thiết đặt trang in130Bài trí trang inThay đổi trang inTrên thanh thực đơn chọn File  Page SetupChọn thẻ Page  thiết lập các thông sốOrientation: để thay đổi hướng trang inPortrait: in theo chiều dài trang giấyLandscape: in theo chiều ngang của trang giấyScalling: thay đổi tỉ lệ, kích thước nội dung trang inAdjust to: phóng to thu nhỏ theo tỉ lệ %131Bài trí trang inThay đổi trang inPaper size: chọn khổ giấy như A3, A4Print Quality: chất lượng inFirst Page number: số trang đầu tiên, mặc định là 1Nhấn OK để hoàn tất132Bài trí trang inChỉnh sửa để in vừa trong số trang định trướcThu nhỏ nội dung để in trên 1 trangTrên thanh thực đơn chọn File  Page SetupChọn thẻ PageTrong phần Scalling nhấp chọn ô Fit toNhập số 1 vào ô bên cạnhXóa giá trị khỏi ô bên phảiNhấn OK để hoàn tất133Bài trí trang inChỉnh sửa để in vừa trong số trang định trướcThu nhỏ nội dung để in trên một số trangTrên thanh thực đơn chọn File  Page SetupChọn thẻ PageTrong phần Scalling nhấp chọn ô Fit toNhập số trang vào ô bên cạnhXóa giá trị khỏi ô bên phảiNhấn OK để hoàn tất134Bài trí trang inThêm đầu trang và chân trangTrên thanh thực đơn chọn File  Page SetupChọn thẻ Header and FooterNhấp chuột vào mũi tên trong mục Header và Footer để chọn mẫu có sẵnNhấn nút Custom Header hoặc Custom Footer để đưa vào nội dung tùy ý cho vùng đầu trang và chân trangNhấn OK để kết thúc 135Bài trí trang inThêm đầu trang và chân trangTrên thanh thực đơn chọn File  Page SetupChọn thẻ Header and FooterNhấp chuột vào mũi tên trong mục Header và Footer để chọn mẫu có sẵnNhấn nút Custom Header hoặc Custom Footer để đưa vào nội dung tùy ý cho vùng đầu trang và chân trangNhấn OK để kết thúc 136Bài trí trang inThêm đầu trang và chân trangNhấn nút Custom Header hoặc Custom FooterĐầu trang và chân trang được chia làm 3 vùngLeft Section: phần bên tráiCenter Section: phần ở giữaRight Section: phần bên phảiNhắp chuột vào từng phần để đưa nội dung tùy ý137Bài trí trang inThêm đầu trang và chân trangCác nút hỗ trợ sẵnĐể chọn phông chữThêm số thứ tự trangThêm số chỉ tổng số trangThêm ngày tháng hiện tạiThêm giờ hiện tạiThêm tên tệp bảng tínhThêm tên trang bảng tínhNhấn OK để hoàn tất138Hoàn tất các trang inXem tài liệu trước khi inTrên thanh thực đơn chọn File  Print PreviewCác nút chức năng hỗ trợ khi xem trướcNext: hiển thị trang kế tiếpPrevious: hiển thị trang in trước đóZoom: phóng to, thu nhỏPrint: thực hiện lệnh inSetup: mở hộp thoại Page Setup139Hoàn tất các trang inXem tài liệu trước khi inCác nút chức năng hỗ trợ khi xem trướcMargins: điều chỉnh lề và độ rộng các cột Đưa con trỏ chuột vào các chấm vuông trê lề để điều chỉnh nhanhPage Break Preview: đóng cửa sổ và trở về trang bảng tính, bảng tính được hiển thị theo các trang inClose: đóng cửa sổ và trở về màn hình bảng tínhHelp: xem trợ giúp140Hoàn tất các trang inBật/tắt việc in ra lưới của các đường kẻ ô, tiêu đề cột, tiêu đề dòngTrên thanh thực đơn chọn File  Page SetupChọn thẻ SheetPrint Area: để chọn chỉ một vùng in ấn141Hoàn tất các trang inBật/tắt việc in ra lưới của các đường kẻ ô, tiêu đề cột, tiêu đề dòngPrint title: để chọn vùng làm tiêu đề cho trang inRows to repeat at the top: chọn các dòng để làm tiêu đề, được lặp lại ở các trang sauColumns to repeat at the left: chọn các cột làm tiêu đề, được lặp lại ở các trang sau142Hoàn tất các trang inBật/tắt việc in ra lưới của các đường kẻ ô, tiêu đề cột, tiêu đề dòngMục PrintRow and Column heading: bật/tắt chế độ in cả tiêu đề cột (A, B,...) và số thứ tự dòng (1, 2,)Comment: chọn cách in chú thíchCells error as: bật tắt việc in ra các ô chứa thông báo lỗiGridlines: bật tắt việc in đường kẻ ngăn cách ôBlack & White: bật tắt việc in đen trắng, bỏ qua nền143Hoàn tất các trang inBật/tắt việc in ra lưới của các đường kẻ ô, tiêu đề cột, tiêu đề dòngMục Page oderĐể chọn thứ tự inDown, then over: in từ trên xuống, trái qua phảiOver, then down: in từ trái sang phải, trên xuống dướiNhấn OK để hoàn tất144In ấnTrên thanh thực đơn chọn File  PrintHoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + PChọn máy in trong hộp nameNhấn nút Properties để thiết đặt lại thông số cho máy inChọn phạm vi in ấn trong vùng Print rangeAll: in toàn bộ nội dung đã chọnPage(s) From  To : chỉ in từ trang nào đến trang nàoNếu muốn in chỉ một trang nào đó thì gõ số thứ tự trang cần in vào hộp From145In ấnChọn nội dung in ấn trong phần Print WhatSelection: chỉ in phần đã chọnActive Sheet(s): chỉ in các bảng tính đang kích hoạtEntire Workbook: in cả sổ bảng tínhPreview: để xem trước các trang sắp inNumber of Copies: chọn số bản inNhấn OK để in ấn146