Bài giảng Quản trị doanh nghiệp - Chương 5: Chức Năng Tổ Chức Trong Quản Trị

Chương 5CHỨC NĂNG TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊCHỨC NĂNG TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊ 1. Khái niệmChức năng tổ chức trong quản trị là một tiến trình thiết lập cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị, bao gồm các khâu quản trị, các cấp quản trị và các quan hệ quyền hành trong hệ thống quản trị.Chức năng tổ chức thể hiện:Lập nên các bộ phận trong tổ chức để đảm nhiệm những hoạt động cần thiết Xác định mối quan hệ về nhiệm vụ quyền hành và trách nhiệm giữa các bộ phận đó.Chức năng tổ chức trả lời các câu hỏi:Công việc gì cần làm? Ai làm? Công việc được phối hợp như thế nào? Ai phải báo cáo cho ai? Ai là người ra quyết định? Khâu quản trị là các bộ phận chức năng (phòng, ban, phân xưởng, v.v...của đơn vị quản trị (hàng ngang).Cấp quản trị: là các cấp quản trị viên theo hàng dọc.Quan hệ điều hành có thể trực tuyến hay tham vấn.Mục đích của cơ cấu tổ chức: Thiết lập một hệ thống tổ chức chính thức trong đó xác định rõ vai trò nhiệm vụ của mọi người trong tổ chức để có thể kết hợp với nhau thực hiện tốt nhất mục tiêu của tổ chức đó.2. Cơ sở thiết lập cơ cấu tổ chứcQui mô và mục tiêu của tổ chức Chuyên môn hoá các hoạt động qua việc phân chia phòng ban trong cơ cấu tổ chức.Tiêu chuẩn hoá các hoạt động thông qua các chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của các bộ phận.Khả năng phối hợp các hoạt động.Phân cấp nhiệm vụ quản trị Khả năng chuyên môn nghiệp vụ của quản trị viên3. Tiến trình tổ chức quản trị Gồm 5 bước :Phân tích công việcPhân công lao độngPhân chia phòng banPhối hợp công việcThẩm định và tái tổ chức Quy trình bầu lãnh đạo Bầu HĐND (Toàn bộ cử tri).HĐND bầu Chủ tịch (CT nhất thiết là Đại biều HĐChủ tịch đề nghị các PCT, HĐND quyết định.Trưởng thôn: Dân bầu trực tiếp (Phiếu kín). CT xã ra QĐ.4. Tầm kiểm soát của quản trị viên (tầm hạn quản trị)Khái niệm: Là số lượng nhân viên mà quản trị viên có thể chỉ huy điều khiển trực tiếp và có hiệu quả. Số nhân viên/cán bộ. Số nhân viên nhiều tầm quản trị rộng. Tầm quản trị rộng sẽ giảm các đối mối trung gian. Nâng cao tầm hạn quản trị.Cấp quản trịDoanh nghiệp (1)Doanh nghiệp (2)(tầm hạn quản trị =4)(tầm hạn quản trị =8)11124831664464512525640966102474096Số quản trị viên1365585Ví dụ:Nhiệm vụ được giao: Đơn giản hay phức tạp, Trình độ người lao động: Có kinh nghiệm hay có được đào tạo tốt không? Nhiệm vụ được hoàn thành do cá nhân hay phải có nỗ lực tập thể?Trình độ của quản trị viên.Kinh tế lạc hậu, tầm hạn quản trị hẹp, Kinh tế phát triển tầm hạn quản trị ngày càng được mở rộng.Tầm hạn quản trị phụ thuộcTầm hạn quản trị rộng chỉ thực hiện được khi các quản trị viên được đào tạo tốt, có đủ năng lực. 5. Phân chia nhiệm vụ quản trịKhái niệm: Là sự phân cấp quản trị, xác định rõ chức năng nhiệm vụ của từng cấp.Tại sao phải phân chia nhiệm vụ?Trong một tổ chức có nhiều công việcCăn cứ giao nhiệm vụ cho các nhà quản trị.Tăng cường khả năng chuyên môn hoáTăng hiệu quả hoạt động.Các nhân viên tuân theo các chỉ thị của người giám sát lĩnh vực của mình phụ trách. Mỗi cá nhân chỉ có một thủ trưởng, Mỗi đơn vị chỉ có một người lãnh đạo, Tuy nhiên, trong mọi tổ chức đều có sự phân quyền nhưng không có sự phân quyền tuyệt đối.6. Sự kiểm soát trong tổ chứcKhái niệm: Là tập hợp các cơ chế dùng để giữ cho các hành động trong khuôn khổ, giới hạn đã được xác định.Thể hiện:Xây dựng các nội quy, quy tắc, chính sách và thủ tục nhất định.Áp dụng phương pháp quản lý hành chính để hướng dẫn cá nhân thực hiện các mục tiêu đề ra một cách thống nhất. 7. Cơ cấu tổ chức quản trịKhái niệm:Cơ cấu bộ máy quản trị DN là tập hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản trị.Vai trò:Xác định trách nhiệm và quyền hạn của các cá nhân, các bộ phận.Cho phép ta xác định mối tương quan giữa các bộ phận trong tổ chức. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC HỆ THỐNG KHUYẾN NÔNG VIỆT NAMSƠ ĐỒ TỔ CHỨC TRUNG TÂM KHUYẾN NÔNG QUỐC GIAĐH cổ đôngHĐQTGĐ điều hànhBan kiểm soátPGĐ sản xuấtPGĐ KDPKHSXPXSX	PX Cơ điện	BPKTCĐPTCHC	PTCKTBPQTBH	BPKDMBCNMNBPXKSƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TY CỔ PHẦN VIGLACERA TIÊN SƠN 7.2. Những yêu cầu đối với cơ cấu quản trị7.2.1. Tính tối ưu giữa các khâu và các cấp quản trịKhâu quản trị: Phân chia chức năng quản trị theo chiều ngang: Quản trị nhân lực, quản trị tài chính,...Cấp quản trị: Phân chia chức năng quản trị theo chiều dọc: Quản trị của cấp cao, cấp trung gian hay cấp cơ sở.Tối ưu: Các khâu quản trị hay cấp phải phù hợp với thực tế của tổ chức.7.2.2. Tính linh hoạt để cơ cấu quản trị thích ứng với bất kỳ tình huống nào xẩy ra.7.2.3. Tin cậy lớn, các thông tin được bảo đảm tính chính xác.7.2.4. Tính kinh tế và hiệu quả.7.3. Những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu quản trị7.3.1. Nhóm các nhân tố thuộc đối tượng của quản trịTình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất.Tính chất và đặc điểm sản xuất.7.3.2. Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản trịQuan hệ sở hữu trong doanh nghiệp.Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản trị.Trình độ cơ giới hoá và tự động hoá hoạt động của quản trị.Quan hệ giữa số lượng và chất lượng người bị lãnh đạo và tầm quản trị của lãnh đạo.Chính sách đãi ngộ đối với cán bộ quản trịBộ phận lãnh đạo tổ chức(Trực tuyến)Bộ phận lãnh đạo tuyến 1Bộ phận lãnh đạo tuyến 21234Bộ phận lãnh đạo tổ chức(chức năng)Bộ phận chức năng 1Bộ phận chức năng 2BP 1BP 2BP 3BP 4Ban lãnh đạo tổ chức(Hỗn hợp)Bộ phận chức năng 1Bộ phận chức năng 2BP 1BP 2BP 3BP 4PGĐ