Bài giảng Sắp xếp tài liệu

a chữa trước khi sắp tài liệu lên giá kệ Sắp xếp tài liệu 1. Mục đích :Thỏa mãn yêu cầu của người sử dụng mộtcách nhanh chóng, chính xác Tạo thuận lợi cho cán bộ thư viện khi làm việcvới kho tài liệuTiết kiệm diện tích trong kho và trên giá Sắp xếp tài liệu (tt)2. Yêu cầu Sắp xếp tài liệu phải được lên kế hoạch và tính toán cẩn thận (phương thức sắp xếp, loại giá kệ, diện tích dự trữ) Sắp xếp theo thứ tự chính xác, thống nhất Thuận tiện đối với công tác thư viện nhằm nâng cao chất lượng phục vụ người sử dụng3. Nguyên tắc sắp xếp Xếp tài liệu trên giá từ trên xuống dưới Xếp tài liệu từ trái qua phảiSắp xếp tài liệu (tt)4. Phương pháp sắp xếp4.1 Phương pháp sắp xếp theo nội dung 4.1.1 Môn loại tri thức 4.1.2 Chủ đề 4.1.3 Đề tài4.2 Phương pháp sắp xếp theo hình thức 4.2.1 Chữ cái 4.2.2 Ngôn ngữ tài liệu 4.2.3 Thời gian 4.2.4 Căn cứ địa lý 4.2.5 Khổ 4.2.6 Số đăng ký cá biệt 4.2.7 Vị trí cố định Sắp xếp tài liệu (tt)4. Phương pháp sắp xếp (tt)4.1 Phương pháp sắp xếp theo nội dung Căn cứ vào nội dung của tài liệu để sắp xếp một cách có thứ tự và khoa học Phương pháp phổ biến nhất là đối với các kho mởƯu điểm: Tập trung tất cả các tài liệu theo cùng nội dung ở một chỗTài liệu có nội dung tương tự, gần giống nhau được xếp cạnh nhau Dễ thỏa mãn nhu cầu của người sử dụng Thuận lợi cho cán bộ thư viện làm công tác phục vụSắp xếp tài liệu (tt)4.1 Phương pháp sắp xếp theo nội dung (tt)Nhược điểm:Mất nhiều diện tích kho, giá Phải dồn kho Lĩnh vực, chủ đề dùng để sắp xếp tài liệu trong kho không phản ánh đầy đủ hết nội dung tài liệu.Ký hiệu phân loại của nhiều tài liệu giống nhau Cán bộ thư viện phải nắm vững cấu tạo của bảng phân loạiHình thức kho không đẹp Sắp xếp tài liệu (tt)4.1.1 Sắp xếp theo môn loại tri thứcPhương pháp sắp xếp tài liệu căn cứ vào khung phân loại thư viện – cơ quan thông tin đang sử dụng làm cơ sở sắp xếp chính BBK của Nga (28 môn loại), DDC của Mỹ (10 môn loại ), Bảng phân loại thập tiến cải biên do thư viện Quốc gia Việt Nam (19 lớp)Sắp xếp tài liệu (tt)4.1.1 Sắp xếp theo môn loại tri thứcPhương pháp sắp xếp Tài liệu được phân chia thành các lĩnh vực chính Trong mỗi lĩnh vực chính, tài liệu lại được phân chia và sắp xếp theo từng lĩnh vực nhỏ hơnVd: 400, 500, 900..; 430, 440Vd: KHPL 025 , 028.5 , 025.2 , 027.009 , 027 , 025.3 , 025.006 8 , 025.04 , 025.506 8Sắp xếp tài liệu (tt)4.1.1 Sắp xếp theo môn loại tri thức (tt)Lưu ýLên kế hoạch sắp xếp tài liệu khoa học, hợp lý tránh tình trạng phải dồn kho thường xuyênSố liệu cần quan tâm: Số lượng tài liệu có trong từng lĩnh vực Số lượng tài liệu thư viện bổ sung/năm Số lượng tài liệu tăng trung bình/năm của mỗi lĩnh vực Số lượng tài liệu giảm trung bình/năm của mỗi lĩnh vựcSắp xếp tài liệu (tt)4.1.1 Sắp xếp theo môn loại tri thức (tt)Vd: thời gian 5 năm tài liệu thư viện bổ sung/năm 1000 cuốn/năm (A) tài liệu vật lý hiện có 500 cuốn tài liện vật lý tăng/năm 3%A tài liệu vật lý thanh lý/năm 5 cuốn Tài liệu vật lý tăng/năm:[(3x1000)/100] – 5 = 25 cuốn/năm→ diện tích dự trữ chứa: 25 x 5 = 125 cuốn sách Hướng dẫn trong kho tài liệu Sắp xếp tài liệu (tt)4.1.2 Sắp xếp theo chủ đềPhương pháp này chia kho tài liệu của thư viện thành một số chủ đề và sắp xếp tài liệu theo những chủ đề đóKhông có mối liên hệ giữa các chủ đềPhương pháp sắp xếp:Tài liệu trong kho được phân chia thành các chủ đềTrong mỗi chủ đề chính tài liệu được sắp xếp theo từng mục nhỏ hơn Sắp xếp tài liệu (tt)4.1.2 Sắp xếp theo chủ đềVd: tai mũi họng, tâm thần học, tiết niệu, tiêu hóa Tâm thần học: lịch sử, phương pháp điều trị, nhà tâm thần họcLưu ý Sự phát triển tài liệu của từng chủ đề để lên kế hoạch sắp xếp hợp lý, khoa học Cán bộ thư viện cần xem xét kỹ khi phân chia tài liệu thành các chủ đề (số lượng các chủ đề) Thuận tiện cho việc nghiên cứu chuyên sâu về các chủ đềSắp xếp tài liệu (tt)4.1.3 Sắp xếp theo đề tàiPhương pháp này phân chia vốn tài liệu thành những đề tài chính và sắp xếp tài liệu theo những đề tài đóKhông có mối liên hệ giữa các đề tàiPhương pháp sắp xếp Cán bộ thư viện nghiên cứu kho tài liệu và định ra các đề tài phù hợpVd: Lịch sử Cổ Trung Đại, lịch sử Cận Hiện Đại, lịch sử Đảng cộng sản Việt Nam,làng xã Việt NamSắp xếp tài liệu (tt)4.1.3 Sắp xếp theo đề tàiLưu ý:Cán bộ thư viện cần cân nhắc khi phân chia tài liệu thành các đề tài (số lượng các đề tài)Sự phát triển tài liệu của từng đề tàiThuận tiện cho việc nghiên cứu theo các đề tài khoa học, trưng bày giới thiệu tài liệu theo một chủ đềPhù hợp cho các thư viện khoa học chuyên ngànhSắp xếp tài liệu (tt)2.4.2 Phương pháp sắp xếp theo hình thức Phương pháp dựa vào đặc điểm hình thức bên ngoài của tài liệu để sắp xếp ( nhan đề, ngôn ngữ, năm xuất bản, số thứ tự tài liệu nhập vào thư viện)Ưu điểmDễ thực hiện, tốn ít thời gianGồm nhiều phương pháp khác nhau với những ưu điểm riêng của mìnhSắp xếp tài liệu (tt)2.4.2 Phương pháp sắp xếp theo hình thứcNhược điểm Tài liệu có cùng nội dung bị phân tán ở nhiều nơiKhó thỏa mãn nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu, tìm tài liệu thay thếCán bộ thư viện khó nắm bắt thành phần vốn tài liệu của thư viện, giới thiệu tài liệu cho người sử dụngTốn diện tích kho, giá (trừ phương pháp sx theo số đăng ký cá biệt, vị trí cố định, khổ cỡ)Hình thức không đẹp mắt (trừ phương pháp sx theo khổ cỡ tài liệu)Sắp xếp tài liệu (tt)2.4.2.1 Phương pháp sắp xếp theo chữ cáiPhương pháp sắp xếp tài liệu theo thứ tự chữ cái của một mẫu tự (tên của tác giả hay nhan đề tài liệu)Tập trung các tác phẩm của một tác giả vào một chỗKhông thể trở thành phương pháp sắp xếp chính (cơ sở sắp xếp đầu tiên) mà chỉ dùng làm phương pháp phụ để phối hợp với các phương pháp khácSắp xếp tài liệu (tt)2.4.2.1 Phương pháp sắp xếp theo chữ cáiPhương pháp sắp xếp: Mã hóa tên tác giả, nhan đề tài liệu bằng ký hiệu và sắp xếp theo ký hiệu đóMã hóa theo chỉ số Cutter “Số cutter là một mã kết hợp các số thập phân với các chữ cái lấy từ họ tác giả, được sử dụng trong một hệ thống xếp theo chữ cái” (Random House Unabridged Dictionary, 1993) Charles Ammi Cutter sáng tạo ra TK 19 Bảng ký hiệu chữ cái tên tác giả, tên sách (TV QG), bảng ký hiệu tên tác giả (TTKHCN QG)Sắp xếp tài liệu (tt)2.4.2.1 Phương pháp sắp xếp theo chữ cái Mã hóa theo chỉ số CutterTên tác giả : Ký hiệu họ tác giả + chữ cái đầu tiên của tênNhan đề tài liệu: Ký hiệu của từ đầu tiên + chữ cái đầu tiên của từ thứ haiVD: Hoàng Văn Bính - H407B (Thư viện Quốc gia ) Tuyển tập truyện ngắn Việt Nam – T527T Sắp xếp theo chỉ số Cutter : - Thứ tự chữ cái đầu tiên - Tăng dần của số thập phân - Thứ tự của chữ cái cuốiSắp xếp tài liệu (tt) Mã hóa theo chỉ số CutterBạch Thị Thu HiềnKiều Văn HốtQuách Thu TrangFujikawa NakaiÔn Triệu LuânVương Lực KhảYashita NaomiTrần Ngọc NgânNghiêm Thu VânCharles RobertsonÁnh HồngSắp xếp tài liệu (tt)2.4.2.1 Phương pháp sắp xếp theo chữ cáiMã hóa theo chữ cáiTài liệu ngoại văn - Nhan đề tài liệu: 3 chữ cái đầu (bỏ qua mạo từ)Vd: “A small house” – SMA -Tên tác giả: 3 chữ cái đầu của họ -Tài liệu không có tác giả hoặc nhiều hơn 3 tác giả → nhan đề tài liệuVd: Charles Ammi Cutter – CUT Sắp xếp tài liệu (tt)2.4.2.1 Phương pháp sắp xếp theo chữ cáiMã hóa theo chữ cáiTài liệu tiếng Việt: - Nhan đề: 3 chữ cái đầu tiên Vd: “Niên giám thống kê 2000” – NIE - Tên tác giả: 2 chữ đầu của họ và chữ cái đầu của tên - Tài liệu không có tác giả hoặc nhiều hơn 3 tác giả → nhan đề tài liệuVd: Lê Toàn– Ký hiệu LE -TSắp xếp tài liệu (tt)2.4.2.2 Phương pháp sắp xếp theo ngôn ngữ tài liệuPhương pháp dựa vào đặc điểm của ngôn ngữ tài liệu để sắp xếp Tài liệu sẽ được phân chia thành từng loại ngôn ngữ khác nhau Định hướng bạn đọc vào kho ngôn ngữ họ có khả năng đọc hiểu Giúp cán bộ thư viện nâng cao trình độ ngoại ngữ Tốn nhiều diện tích trên giáPhải dồn kho sau một thời gianHình thức kho không đẹpSắp xếp tài liệu (tt)2.4.2.3 Phương pháp sắp xếp theo thời gianPhương pháp lấy năm xuất bản của tài liệu làm cơ sở chính để sắp xếpPhân chia tài liệu thành các thời kỳ, trong từng thời kỳ tài liệu xếp theo năm xuất bản (thời kỳ trước CMT8, thời kỳ sau chiến thắng Điện Biên Phủ)Phản ánh tình hình xuất bản trong một khỏang thời gian nhất định Không tập trung các phần của tài liệu nhiều tập, các tác phẩm của một tác giả nếu thời gian xuất bản khác nhauKhông thân thiện với người sử dụngSắp xếp tài liệu (tt)2.4.2.4 Phương pháp sắp xếp theo căn cứ địa lýCăn cứ vào địa phương nơi nhà xuất bản ra tài liệu đặt trụ sở để xếp tài liệuTrình tự sắp xếp: nước, tỉnh, thành phố, quận,Thể hiện rõ tình hình xuất bản của địa phương ,trình độ văn hóa của địa phương đóThuận lợi cho việc cung cầp tài liệu nghiên cứu về một địa phươngPhù hợp với các kho tàng trữ tài liệu địa phươngKhông thân thiện với người sử dụngSắp xếp tài liệu (tt)2.4.2.5 Phương pháp xếp tài liệu theo khổ Phương pháp căn cứ vào khổ của tài liệu (chiều cao của gáy tài liệu) để sắp xếpKhổ nhỏ: 35 cmTiết kiệm diện tích kho, giáHình thức đẹp mắt, dễ bảo quảnPhù hợp với kho đóng, người sử dụng không hề quan tâm đến khổ cỡ của tài liệuTác phẩm của một tác giả bị phân tán, nếu chúng khác khổ Sắp xếp tài liệu (tt)2.4.2.6 Phương pháp sắp xếp theo số đăng ký cá biệtPhương pháp xếp tài liệu theo số thứ tự của mỗi tài liệu khi chúng được ghi vào sổ đăng kýDễ thực hiện, tiết kiệm được diện tích kho giá Cá biệt hóa từng tài liệu một Thuận tiện cho công tác kiểm kê Chỉ phù hợp với hình thức kho đóng Sắp xếp tài liệu (tt)2.4.2.7 Phương pháp sắp xếp theo vị trí cố địnhPhương pháp sắp xếp theo ký hiệu xếp giá cố định của tài liệu (KHXGCĐ) Ký hiệu giá KHXGCĐ = Ký hiệu kho Số thứ tự tài liệu trên giá Vd: Đ 9/45, tài liệu thuộc kho Đọc, giá số 9, cuốn thứ 45 trên giáCá biệt từng tài liệu trong thư việnTiết kiệm diện tích kho, tránh được tình trạng phải dồn khoThuận tiện cho công tác kiểm kê tài liệu Sử dụng khi mối quan hệ giữa tài liệu và giá sách không thay đổi Sắp xếp tài liệu (tt)2.5 Phương pháp kết hợp2.5.1 Trong phạm vi một thư việnSử dụng các phương pháp khác nhau, tùy theo đặc thù của từng kho tài liệu2.5.2 Trong phạm vi một kho tài liệuKết hợp nhiều phương pháp khác nhau trong một kho tài liệu:Nội dung – hình thứcHình thức – nội dungHình thức – hình thức