Bài giảng Tin học - Tiết 47: Trộn văn bản trên Word

Nhiệt liệt chào mừng quí thầy cô về dự giờ thăm lớp Giờ trước chúng ta đã học về cách vẽ hình học và chèn autoshape. Vậy ta có 	những loại hình vẽ đơn giản nào thường vẽ trong soạn thảo word??? Các loại hình vẽ đơn giản trên thanh drawing là:Hình vuông hay hình chữ nhật (Reactangle)Hình tròn hay hình elip (OVAL)đường thẳng (line)Mũi tên (arrow)Ngoài ra: còn chèn chữ nghệ thuật, đổ màu nền cho Hình vẽ, tô đường viền và mầu chữ... Theo các em bình thường khi viết một trăm chiếc giấy mời thì phải viết tay một trăm lần. Vậy trong tin học có các nào để tiết kiệm được thời gian và công sức để không phải viết đi viết lại một trăm mẫu giấy mời giống nhau về nội dung đó không???Đáp án: khi máy tính chưa ra đời và phổ biến như ngày nay thì con người thường rất mất thời gian, công sức vào viết tay hàng trăm cái giấy mời. nhưng từ khi khoa học phát triển đặc biệt là sự phát triển của tin học trong các lĩnh vực không những giúp chúng ta hoàn thành tốt công việc chỉ trong tíc tắc. Nó đã giúp ta về cả thời gian và tiền bạc...Vì vậy mà ta chỉ mất vài phút thậm chí vài giây để có thể viết và in hàng trăm giấy mời. VD: viết tay một giấy mời mất khoảng 5 phút -> 100 (cái) x 5(phút)=500 phút nhưng nếu ta làm trên máy tính chỉ mất 5->10 phút cho 100 giấy mời. Tiết 49: trộn thưTrước khi thực hiện thao tác trộn văn bản ta phải: 1. Tạo file văn bản chính chứa nội dung cần trộn thư (trong đó bỏ trống một số chỗ).	VD: Giấy báo điểm cho các thí sinh của trường ĐhSP Thái nguyên Vậy trong giấy báo điểm của VD trên ta bỏ trống những chỗ nào???Ta bỏ trống các mục:	1. Họ tên thí sinh	2. Ngày sinh	3. Điểm toán	4. Điểm hoá	5. Điểm lý	6. Tổng điểm2. Tạo File dữ liệu làm bảng chứa những thông tin cần trộn vào văn bản chính. Lưu ý:  a. Mỗi chỗ để trống trong tệp văn bản chính chính là một trường (cột) trong tệp dữ liệu. 	b. Tên tiêu đề của cột trong tệp dữ liệu phải gõ tiếng việt không dấu và không chứa dấu cách.3. Cách thực hiện: B1: ->Tool->Mail Merge. Xuất hiện hộp thoại Mail Merge Helper. B2: Kích nút 	 sau đó chọn mục Form Letters trong menu thả xuống. Hộp thoại Microsoft Word xuất hiện.Chọn 1 trong 2 nút tuỳ chọn sau:	 :Nếu tệp tin chính đang mở	 (Thông thường ta nên mở tệp văn bản chính 	 để bắt đầu trộn)		 :Nếu muốn chọn 1 tệp tin mới 	 làm tệp tin chính** B3: Nháy vào nút nếu muốn chỉnh sửa lại nội dung trong tệp chính. Sửa song lưu lại và nháy lại Tool Mai Merge để mở hộp thoại Merge Helper. B4: Nháy nút trong menu thả xuống chọn:+Open data source (nếu tệp dữ liệu đã được tạo).Xuất hiện bảng Open data source ta nháy vào tên tệp dữ liệu muốn trộn vào tệp chính. Rồi ấn Open để mở. Một hộp thoại Microsortword xuất hiện ta nhấn vào nút Edit main document +Create data source (nếu tệp tin dữ liệu chưa tồn tại).Chú ý: Cách tạo tệp dữ liệu khi nháy vào mục “Create data source”:+ Khi ta nháy vào mục Create data source xuất hiện bảng sau: +Kích nút để xoá những trường(cột) không dùng đến.+Gõ tên trường (cột) cần tạo trong ô Field namerồi kích vào nút để thêm trường mới+Kích nút OK để kết thúc việc nhập thêm trường mới. Xuất hiện hộp thoại Save As để đặt tên cho tệp dữ liệu cần tạo .Rồi nháy vào nút Save As.+Xuất hiện hộp thoại Microsoft Word. +Nháy vào nút “Edit data source“ để mở hộp thoại “Data form” và tiến hành nhập dữ liệu cho tệp tin này.+ Sau khi nhập xong dữ liệu cho một bản ghi (1dòng trong bảng). Nháy nút Add New để nhập cho bản ghi tiếp)+Kết thúc nhập ấn Nút OK. B5: Sau khi hoàn thành song B4 màn hình soạn thảo Word xuất hiện thanh công cụ Mail merge. Thực hiện trộn trường (cột) dữ liệu vào tệp tin chính như sau:a) Đưa con trỏ vào vị trí đầu tiên cần trộn trường dữ liệu (chính là khoảng trống đầu tiên)b) Nháy vào nút Insert Merge Field rồi chọn tên trờng thích hợp cần trộn. Làm tương tự cho đến hết trường muốn trộn thì thôi. B6: Nháy nút để hiện thị toàn bộ văn bản được trộn bằng tiếng Việt. B7: Nháy nút Merge to new document để xuất hiện 1 file Word với đầy đủ danh sách số lượng các địa chỉ (Đủ 3 giấy báo điểm của 3 thí sinh trong VD trên).Tóm lại: Để trộn được văn bản ta phải tạo 2 tệp đó là: +Tệp văn bản chính và tệp dữ liệu lưu lại với tên tương ứng.Sau đó mở tệp văn bản chính lên thực hiệncác thao tác sau: +->Tool ->Mail merge. Xuất hiện hộp Mail Merge Helps+ Mục 1: -> Create -> Form Letter->Active window+ Mục 2: -> Get data ->Open data source->Edit main document.+Xuất hiện thanh công cụ Mail merge. đặt con trỏ vào chỗ cần chèn trên văn bản chính, nháy nút “Insert merge field”chọn trường cần chèn tương ứng. Nháy nút “abc” hiển thị tiếng việt. Nháy nút Merge to new document để hiển thị toàn bộ địa chỉ, danh sách*Thực hành trộn thư với mẫu “giấy báo điểm” ở trên trực tiếp trên Word: GV: Làm mẫu 1-2 lần HS : Làm lại thao trênCảm ơn các thầy cô giáo đã bớt chút thời gian đến dự giờ thăm lớp. Đã hết giờ mời các thầy cô giáo cùng các em nghỉ