Bài giảng Tổ chức quản lý văn bản trong cơ quan nhà nước

yÕt v¨n b¶n ®Õn:+ Đóng dấu ''Đến", ghi số và ngày đếnVăn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v...Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu "Đến"; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu ''Đến''; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng đấu ''Đến".- Néi dung nghiÖp vô qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn:Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu "Đến" mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết.Dấu "Đến" được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Mẫu dấu "Đến'' và việc ghi các thông tin trên dấu "Đến" được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I - Dấu "Đến" kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước .- Néi dung nghiÖp vô qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn:- Néi dung nghiÖp vô qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn:+ §¨ng ký v¨n b¶n ®Õn: 	Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính. - Đăng ký văn bản đến bằng sổ + Lập sổ đăng ký văn bản đến Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng:năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp..Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:· Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn bản mật);· Sổ đăng ký văn bản mật đến.- Néi dung nghiÖp vô qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn:Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến một năm, nên lập các loại sổ sau: · .Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương; · Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác;· Sổ đăng ký văn bản mật đến.Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bán đến một năm thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đến. - Néi dung nghiÖp vô qu¶n lý vµ gi¶i quyÕtv¨n b¶n ®Õn:+ §¨ng ký v¨n b¶n ®Õn: 	* Bãc b× v¨n b¶n.	* §ãng dÊu ®Õn lªn v¨n b¶n.	* Vµo sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn. (Sæ, M¸y )	+ Tr×nh v¨n b¶n ®Õn: 	TÊt c¶ c¸c v¨n b¶n ®Õn sau khi lµm c¸c thñ tôc, th× v¨n th­ ph¶i tr×nh cho ng­êi cã tr¸ch nhiÖm ®Ó ph©n c«ng xö lý.	+ ChuyÓn giao v¨n b¶n ®Õn:	V¨n th­ chuyÓn v¨n b¶n theo ý kiÕn l·nh ®¹o, ng­êi nhËn v¨n b¶n ph¶i ký nhËn vµo sæ nhËn tµi liÖu.	+ Tæ chøc gi¶i quyÕt vµ theo dâi v¨n b¶n ®Õn:	Ng­êi ®­îc ph©n c«ng xö lý v¨n b¶n ph¶i gi¶i quyÕt kÞp thêi. Ng­êi ®­îc l·nh ®¹o giao tr¸ch nhiÖm ph¶i theo dâi, ®«n ®èc vµ b¸o c¸o t×nh h×nh gi¶i quyÕt v¨n b¶n cho l·nh ®¹o. 	+ Sao v¨n b¶n ®Õn: Ph¶i ®óng thÓ thøc sao v¨n b¶n. THỂ THỨC BẢN SAO VĂN BẢN Phần cuối của văn bản cần sao TM. UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH CHỦ TỊCH (Đã ký) Lê Văn Chất 	TÊN CƠ QUAN SAO TÊN BẢN SAO	 Số bản sao Địa danh, ngày tháng năm	 Nơi nhận: THẨM QUYỀN KÝ BẢN SAO	 Chữ ký, dấu Họ và tên	b. Quản lý và giải quyết văn bản đi:	- Kh¸i niÖm v¨n b¶n ®i:	TÊt c¶ c¸c lo¹i v¨n b¶n do c¬ quan so¹n th¶o vµ ban hµnh ®Ó thùc hiÖn qu¶n lý, ®iÒu hµnh c¸c c«ng viÖc theo ®óng chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n cña m×nh ®­îc göi ®Õn c¸c ®èi t­îng cã liªn quan. 	- Nguyªn t¾c vÒ viÖc tæ chøc vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®i:	+ ChÝnh x¸c, kÞp thêi, ®óng quy tr×nh quy ®Þnh cña ph¸p luËt;	+ TÊt c¶ c¸c v¨n b¶n ®i ph¶i qua v¨n th­ ®Ó lµm c¸c thñ tôc.	- Néi dung qu¶n lý vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®i:	+ §¨ng ký v¨n b¶n ®i;	+ ChuyÓn giao v¨n b¶n ®i;	+ XÕp vµ l­u v¨n b¶n;	c. Qu¶n lý vµ sö dông con dÊu trong c¬ quan:	- Kh¸i niÖm dÊu:	Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp	& tính chân thực của văn bản	- C¸c lo¹i dÊu trong c¬ quan NN	+ DÊu cã Quèc huy; DÊu kh«ng cã Quèc huy. 	+ DÊu ch×m, dÊu næi, dÊu ­ít.	- Nguyªn t¾c ®ãng dÊu:	+ DÊu chØ ®­îc ®ãng lªn v¨n b¶n, giÊy tê khi ®· cã ch÷ ký cña ng­êi cã thÈm quyÒn; kh«ng ®­îc ®ãng dÊu khống chØ.	+ DÊu ph¶i ®ãng râ rµng, kh«ng ®ãng ng­îc dÊu, nhoÌ dÊu	+ ChØ ng­êi ®­îc giao gi÷ dÊu míi ®­îc trùc tiÕp ®ãng dÊu vµo v¨n b¶n.	+ DÊu cña c¬ quan chØ ®ãng vµo v¨n b¶n do c¬ quan x©y dùng.	- Qu¶n lý con dÊu: Thñ tr­ëng giao cho 1 ng­êi gi÷; Kh«ng ®em dÊu vÒ nhµ hoÆc ®i c«ng t¸c; Khi mÊt dÊu ph¶i b¸o ngay cho c¬ quan C«ng an.	d. C«ng t¸c lËp hå s¬ trong c¬ quan nhµ n­íc:	- C¸c kh¸i niÖm:	+ Hå s¬:	+ LËp hå s¬:	- T¸c dông cña viÖc lËp hå s¬:	+ Tra t×m tµi liÖu nhanh chãng khi cÇn thiÕt;	+ Lµm c¨n cø chÝnh x¸c ®Ó gi¶i quyÕt	c«ng viÖc kÞp thêi vµ hiÖu qu¶;	+ B¶o ®¶m cho viÖc qu¶n lý tµi liÖu ®­îc	chÆt chÏ vµ gi÷ g×n bÝ mËt NN; 	+T¹o ®iÒu kiÖn tèt cho c«ng t¸c l­u tr÷.	- Yªu cÇu cña viÖc lËp hå s¬:	+ Hå s¬ ph¶i ph¶n ¸nh ®óng chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¬ quan, ®¬n vÞ;	+ Tµi liÖu trong hå s¬ ph¶i cã mèi liªn hÖ chÆt chÏ víi nhau;	+ Tµi liÖu trong hå s¬ ph¶i cã gi¸ trÞ.	- Tæ chøc lËp hå s¬ trong c¬ quan, tæ chøc:	+ B­íc 1: LËp danh môc hå s¬	+ B­íc 2: Më hå s¬	+ B­íc 3: VËn dông c¸c ®Æc ®iÓm VB ph©n chia tµi liÖu thµnh c¸c tËp hå s¬	+ B­íc 4: S¾p xÕp tµi liÖu trong tõng tËp hå s¬	+ B­íc 5: Biªn môc hå s¬	+ B­íc 5: §ãng quyÓn hå s¬	+ B­íc 6: Giao nép hå s¬.	- C¸c lo¹i hå s¬:	+ Hå s¬ nguyªn t¾c: Lµ tËp tµi liÖu vÒ c¸c VBQPPL cña mét mÆt c«ng t¸c, nghiÖp vô nhÊt ®Þnh, dïng ®Ó lµm c¬ së ph¸p lý cho gi¶i quyÕt c«ng viÖc,	+ Hå s¬ nh©n sù: Lµ hå s¬ vÒ c¸ nh©n c¸n bé, c«ng chøc.	+ Hå s¬ tr×nh duyÖt, tr×nh ký. 	e/ Quản lý Nhà nước về công tác văn thư:	- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư.	- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư.	- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư.	- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư.	- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư.	- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư.	- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư.	g. V¨n b¶n qu¶n lý NN vÒ c«ng c¸c v¨n th­:	+ Nghị định 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư	+ Nghị định số 58/2001/NĐ- CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ quy định việc quản lý & sử dụng con dấu II. CÔNG TÁC L­u tr÷	1. C¸c kh¸i niÖm c¬ b¶n trong c«ng t¸c l­u tr÷:	a. L­u tr÷:	Lµ viÖc lùa chän, gi÷ l¹i vµ tæ chøc khoa häc nh÷ng v¨n b¶n, tµi liÖu cã gi¸ trÞ ®­îc h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña c¬ quan, c¸ nh©n ®Ó lµm b»ng chøng vµ tra cøu th«ng tin qu¸ khø.	b. Tµi liÖu l­u tr÷:	Lµ b¶n gèc, b¶n chÝnh cña nh÷ng tµi liÖu cã gi¸ trÞ ®­îc lùa chän tõ trong toµn bé khèi tµi liÖu h×nh thµnh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan, tæ chøc, c¸ nh©n, ®­îc b¶o qu¶n trong kho l­u tr÷ ®Ó khai th¸c sö dông phôc vô x· héi.	c. Ph«ng l­u tr÷:	Lµ mét khèi tµi liÖu l­u tr÷ cã mèi quan hÖ l«-gic vµ quan hÖ lÞch sö h×nh thµnh do ho¹t ®éng cña mét quèc gia, mét c¬ quan, mét c¸ nh©n, ®­îc b¶o qu¶n trong kho l­u tr÷.	Cã c¸c ph«ng l­u tr÷ Quèc gia; C¬ quan; C¸ nh©n, dßng hä. 2. ý nghÜa cña tµi liÖu l­u tr÷:	a. ý nghÜa chÝnh trÞ:	- Tµi liÖu l­u tr÷ cã chøa c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn lîi Ých cña c¸c giai cÊp, tËp ®oµn ng­êi, tÇng líp nhÊt ®Þnh;	- Tµi liÖu l­u tr÷ cã liªn quan ®Õn bÝ mËt, ®Õn an ninh QG;	- C¸c giai cÊp, QG ®Òu cã ý thøc sö dông tµi liÖu LT ®Ó b¶o vÖ lîi Ých cña m×nh.	b. ý nghÜa thùc tiÔn: 	c. ý nghÜa khoa häc:	d. ý nghÜa lÞch sö:	®. ý nghÜa vÒ v¨n ho¸:	3. Chøc n¨ng, ®Æc ®iÓm, tÝnh chÊt cña c«ng t¸c l­u tr÷:	a. Chøc n¨ng: Cã 2 chøc n¨ng chñ yÕu,	- Thø nhÊt lµ: Tæ chøc b¶o qu¶n, hoµn chØnh, b¶o vÖ tµi liÖu.	- Thø hai lµ: Tæ chøc khai th¸c sö dông tµi liÖu.	b. §Æc ®iÓm: 	- Tµi liÖu l­u tr÷ chøa ®ùng nh÷ng th«ng tin qu¸ khø;	- Tµi liÖu l­u tr÷ lµ b¶n gèc, b¶n chÝnh;	- Tµi liÖu l­u tr÷ lµ s¶n phÈm ph¶n ¸nh trùc tiÕp ho¹t ®éng cña c¸c c¬ quan, tæ chøc, c¸ nh©n;	- Tµi liÖu l­u tr÷ lµ tµi s¶n ®Æc biÖt cña quèc gia.	c. TÝnh chÊt:	- TÝnh c¬ mËt:	- TÝnh khoa häc:	- TÝnh chÊt nghiÖp vô:	4. Néi dung cña c«ng t¸c l­u tr÷:	a. Ho¹t ®éng qu¶n lý:	 Biªn so¹n v¨n b¶n vÒ qu¶n lý c«ng t¸c l­u tr÷, chuyªn m«n nghiÖp vô;LËp kÕ ho¹ch, ph­¬ng h­íng c«ng t¸c l­u tr÷; Tæ chøc kiÓm tra, h­íng dÉn thùc hiÖn c¸c quy ®Þnh cña NN; LËp kÕ ho¹ch ®µo t¹o, båi d­ìng c¸n bé; Tæ chøc nghiªn cøu khoa häc vµ hîp t¸c quèc tÕ; Tæ chøc tæng kÕt ho¹t ®éng qu¶n lý c«ng t¸c l­u tr÷.	b. Ho¹t ®éng nghiÖp vô:	- Thu thËp tµi liÖu l­u tr÷:	- B¶o qu¶n tµi liÖu l­u tr÷:	- Tæ chøc sö dông tµi liÖu l­u tr÷	5/ Một số biện pháp đẩy mạnh công tác văn thư và lưu trữ trong các cơ quan nhà nước:	- Cần có quan điểm và nhận thức đúng đắn về vai trò và ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ. Xác định rõ trách nhiệm của từng cấp, từng cơ quan trong việc cải tiến công tác văn thư, lưu trữ.	- Xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan phù hợp với những yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư, lưu trữ, triển khai thực hiện tốt quy chế đó.	- Thường xuyên tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ nhằm nâng cao năng lực chuyên môn của cán bộ làm công tác văn thư,lưu trữ.	- Bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại trong công tác văn thư, lưu trữ.	- Tổ chức tốt công tác văn thư, tạo điều kiện làm tốt các khâu nghiệp vụ lưu trữ.	6. C¸c v¨n b¶n qu¶n lý nhµ n­íc vÒ c«ng t¸c l­u tr÷:	- Ph¸p lÖnh L­u tr÷ Quèc gia n¨m 2001.	- NghÞ ®Þnh sè:111/ 2004/ N§ - CP, cña ChÝnh phñ ngµy 08/4/2004 quy ®Þnh chi tiÕt thi hµnh mét sè ®iÒu cña Ph¸p lÖnh L­u tr÷ Quèc gia. c©u hái «n tËp 1. Ph©n tÝch ý nghÜa cña c«ng t¸c v¨n th­ vµ tµi liÖu l­u tr÷ ®èi víi ho¹t ®éng qu¶n lý hµnh chÝnh nhµ n­íc.2. Thùc tr¹ng c«ng t¸c v¨n th­, l­u tr÷ t¹i c¬ quan, ®¬n vị anh, chÞ c«ng t¸c. Anh chÞ ph¶i lµm g× ®Ó gãp phÇn thùc hiÖn tèt c«ng t¸c v¨n th­ t¹i c¬ quan, ®¬n vÞ c«ng t¸c cña m×nh./. Chóc anh chÞ vµ Gia ®×nh M¹nh khoÎ,	 h¹nh phóc !