Bài giảng Tổng quan về Microsoft Access - Trung tâm Công nghệ thông tin

TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN	 : (073) 887599EndGIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT ACCESS1CÁC KHÁI NIỆM VỀ CSDL2CÁC LOẠI KIỂU DỮ LIỆU TRONG ACCESS3TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESSCÁCH TẠO CẤU TRÚC MỘT BẢNG BIỂU4MỞ MỘT BẢNG ĐỂ NHẬP DỮ LIỆU5CÁC THUỘC TÍNH CỦA KIỂU DỮ LIỆU6TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN	 : (073) 887599Back	Access là phần mềm quản trị và lập trình dữ liệu. Khi ta viết các chương trình quản lý nhỏ thì Access là công cụ không thể thiếu đựơc. Ưu điểm của Access là viết các chương trình rất nhanh bởi vì nó có các công cụ hỗ trợ lập trình nhưng nó có nhược điểm là chưa có tính bảo mật bảo mật. Hiện nay, các đơn vị hay dùng chương trình này để viết và quản lý các chương trình tương đối nhỏ. Các thành phần trong cơ sở dữ liệu của Access bao gồm: 	a) Table(Bảng) : 	Dùng để chứa các thông tin dữ liệu trong cơ sở dữ liệu, mọi thông tin vào ra trong cơ sở dữ liệu đều chứa trong các bảng này. Đối tựơng này là quan trọng nhất trong CSDL. Để phân tích ra các bảng này thì các bạn phải học qua lớp phân tích thiết kế hệ thống và cơ sở dữ liệu và đồng thời một phần thông qua kinh nghiệm thực tế mới có thể phân tích ra bộ bảng trong. 	b) Query (Truy vấn): 	Công cụ truy vấn CSDL hay dùng nhất trong Access. Nó thường dùng để trích lọc các dữ liệu từ một hay nhiều bảng để báo cáo theo yêu cầu do người dùng cần. Công cụ này rất mạnh, nó hỗ trợ cho ta giải quyết nhiều bài toán phức tạp mà thực hiện nó lại rất đơn giản.	c) Form (Biểu mẫu): 	Dùng để nhập dữ liệu vào trong bảng nhờ giao diện thiết kế của người viết chương trình. Vì một chương trình muốn được nhiều người sử dụng thì vấn đề giao diện chương trình rất cần thiết. Thông thường, người ta viết chương trình xong cho người sử dụng nhập dữ liệu từ công cụ này chứ không phải nhập dữ liệu từ bảng ở trên.1. GIỚI THIỆU VỀ ACCESS	d) Page (Trang):	Dùng để xuất dữ liệu lên trên trang web nhưng thông thường ta ít khi dùng công cụ này. Bởi vì, khi đưa dữ liệu lên trên website thì nó đã có các chương trình chuyên dụng hơn và trong chương trình Access cơ bản này ta không có học đến phần này.	e) Report (Báo cáo): 	Công cụ này dùng tạo các báo cáo và in ấn theo yêu cầu của người sử dụng. Khi ta cần in các biểu mẫu, báo cáo của các cơ quan thì người ta sử dụng công cụ để làm báo biểu. Khi dùng công cụ này, chúng ta cần phải mất nhiều thời gian để điều chỉnh theo các mẫu báo cáo mà người sử dụng yêu cầu.	f) Marco: 	Dùng để xây dựng các hành động để thực hiện các yêu cầu của bài toán mà có hỗ trợ của Access. Nó thực hiện các hành động mà người dùng không cần biết đến ngôn ngữ lệnh của nó là gì. Chúng ta chỉ đưa các tham số vào các hành động tương ứng đã có sẵn do Access cung cấp cho chúng ta dùng. 	g) Module: 	Dùng để viết lệnh và giải quyết nhiều bài toán phức tạp trong Access. Công cụ này thường dùng cho người lập trình dùng để viết lệnh. Để dùng công cụ này thì các bạn phải biết ngôn ngữ visual basic và kỷ thuật lập trình mới có thể viết các lệnh trong công cụ này được. TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN	 : (073) 887599Back Bảng ghi (Record) : Là các hàng mô tả thông tin của từng đối tượng Trường (Field) : Là các cột mô tả các thuộc tính của một đối tượng Bảng (Table) : Là tập hợp các hàng (Record) và cột (Column). Khóa (Key): Là tập hợp các thuộc tính xác định tính duy nhất(không bị trùng) trong dữ liệu. Thí dụ : Một danh sách học viên bao gồm các thông tin chung như là : Mã thí sinh, họ tên, ngày sinh. Thì cả danh sách này ngừơi ta gọi là bảng, còn các cột Mã thí sinh, họ tên thì người ta gọi là các cột hay Field còn như thông tin của từng thí sinh trong danh sách này người ta gọi là bảng ghi hay là Record.2. CÁC KHÁI NIỆM VỀ CSDLTRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN	 : (073) 887599Backa) Chuỗi (Text): Kiểu chuỗi ký tự chứa tối đa 255 ký tự. Khi ta cần nhập dữ liệu thông tin là các ký tự thì ta dùng đến kiểu dữ liệu này.b) Ghi chú (Memo): Kiểu ghi chú chứa tối đa 65536 ký tự. Khi ta cần lưu thông tin nhiều hơn 255 ký tự thì ta dùng đến kiểu dữ liệu này.c) Số (Number): Kiểu số trong đó có số thực, số nguyên . . . Khi ta cần nhập dữ liệu thông tin là các số thì ta dùng đến kểu dữ liệu là này.d) Ngày giờ (Date/Time): Kiểu ngày giờ. Khi ta cần nhập dữ liệu như ngày sinh, giờ làm việc thì ta dùng đến kiểu dữ liệu là này.e) Tiền tệ (Currency): Kiểu tiền tệ. Nó giống như kiểu số nhưng có ký tự đô la ($) phía trước.f) Số tự động (AutoNumber): Số tự động tăng dần mà người sử dụng không thể nhập vào field này. Thông thường người ta hay dùng cột này làm khóa chính trong bảng.g) Đúng sai (Yes /No): Kiểu đúng sai dùng cho các field có kiểu dữ liệu loại trừ nhau. Nghĩa là kiểu dữ liệu đó chỉ có 2 loại như là giới tính của một người nào đó không là nam thì nữ.h) Liên kết nhúng (OLE Object): Kiểu liên kết nhúng để chèn đối tượng vào hay dùng cho Field nào chứa hình ảnh.i) Liên kết (Hyperlink): Kiểu liên kết dùng để mở một địa chỉ nào chẳng hạng như địa chỉ Email.j) Kiểu dò tìm danh sách (Lookup wizard) : Dùng để tạo danh sách nhập dữ liệu lấy từ một Field của một bảng khác hay danh sách giá trị do ta nhập vào.3. CÁC LOẠI KIỂU DỮ LIỆU DÙNG TRONG ACCESSTRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN	 : (073) 887599Back Chọn thẻ Table Nhấn nút New  Design view  OK. Sau đó ta nhập thông tin của bảng vào trong các Field này: FieldName: Gõ tên Field cần tạo Data type: Chọn kiểu dữ liệu của Field đó Description: Gõ nội dung chú thích của Field đó. Nhớ là không gõ tiếng việt Các thuộc tính của từng kiểu dữ liệu bên dưới tự định sao cho phù hợp theo yêu cầu. Có thể tham khảo nội dung ở dưới đã giải thích rất kỷ từng kiểu dữ liệu một. Nếu bảng có khóa chính thì chọn các Field tham gia vào khóa chính rồi nhấn vào biểu tượng chìa khóa chính . Sau đó nhấn nút Save và đặt tên bảng Mở một bảng đã tồn tạiTạo mới một bảng4. CÁCH TẠO CẤU TRÚC MỘT BẢNG BIỂUTRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN	 : (073) 887599Back Sau khi ta thiết kế cấu trúc của các bảng xong và tạo quan hệ cho các bảng rồi tiến hành mở bảng ra để nhập thử một vài thông tin vào trong bảng biểu. Để nhập dữ liệu vào trong một bảng ta tiến hành theo các bước sau: Nhấp đúp vào bảng cần mở hay chọn bảng rồi nhấn nút Open Tiến hành chọn Font chữ và kích cỡ chữ tùy ý bằng cách chọn menu Format  Font  xuất hiện hộp thoại  Chọn Font và kích cỡ xong ta nhấn OK để tiến hành nhập dữ liệu. Nhập dữ liệu xong và nhấn nút save 5. MỞ MỘT BẢNG ĐỂ NHẬP DỮ LIỆUTRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN	 : (073) 887599Back Field size: Qui định kích cỡ của từng loại kiểu dữ liệu. Tùy theo mỗi loại nhập dữ liệu mà ta định tại thuộc tính này khác nhau. Format: Định dạng kiểu hiển thị dữ liệu trong quá trình xem và nhập dữ liệu vào trong bảng biểu. > : Hiển thị chữ hoa nếu dữ liệu là chuỗi < : Hiển thị chữ thường nếu dữ liệu là chuỗi Standard: Hiển thị dạng số theo tiêu chuẩn nếu dữ liệu là kiểu số DD/MM/YYYY: Gõ giá trị này nếu dữ liệu là kiểu ngày Input mask: Định dạng mặt nạ nhập liệu. Ta có các dạng mặt nạ nhập liệu như sau. Nếu ta dùng PASSWORD nghĩa là khi ta nhập dữ liệu nó chỉ hiển thị các dấu *. Caption: Hiển thị nội dung tên Field khi nhập dữ liệu vào trong bảng Default Value: Giá trị mặc định của một Field khi ta nhập dữ lịêu. Khi Field này không nhập dữ liệu thì chương trình sẽ nhận giá trị mặc định này. Validation rule: Gõ công thức mà ta muốn ràng buộc nhập dữ liệu. Validation text: Hiển thị nội dung khi nhập dữ liệu không đúng theo cách nhập Required: Bắt buộc hay không bắt buộc nhập dữ liệu.(Yes / No) Allow zero length: Cho phép dữ liệu rỗng hay không.(Yes / No) Indexed: Sắp xếp chỉ mục dùng cho hỗ trợ trong lập trình Access6. CÁC THUỘC TÍNH CỦA KIỂU DỮ LIỆUTRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN	 : (073) 887599Back