Cách trình bày và soạn thảo một số văn bản của Đoàn

..
+ Công tác chăm sóc giáo dục thiếu niên, nhi đồng.
+ Những hoạt động trên lĩnh vực đối ngoại( nếu có).
 Đánh giá kết quả công việc: ưu điểm( mặt được, chuyển biến tốt, mô hình, điển hình mới,...); 
- Những tồn tại, khuyết điểm, nguyên nhân; 
- Những bài học kinh nghiệm.
 - Những vấn đề tồn tại cần tiếp tục được giải quyết và những đề xuất, kiến nghị.
b, - Phương hướng, nhiệm vụ công tác thời gian tới, gồm:
+ Nêu qua đặc điểm và yêu cầu về nhiệm vụ công tác đã được Đảng, Nhà nước, Đoàn TN giao cho trong thời gian tơí; đặc điểm tình hình của cấp bộ Đoàn-HộiLHTN.
Những dự kiến cải tiến, đổi mới công tác lãnh đạo, chỉ đạo để nhằm thực hiện những mục tiêu công tác như trên.
- Kiến nghị, đề xuất chủ trương chỉ đạo.....
II- Trình tự chuẩn bị thông tin báo cáo:
- Hình thành ý tưởng, đề cương báo cáo.
+ ý tưởng: Chủ đề, yêu cầu, vấn đề phải đánh giá, các mặt, các khía cạnh cần phải làm rõ,....xây dựng đề cương báo cáo. Trên cơ sở đó xin ý kiến lãnh đạo, các đơn vị có liên quan để hoàn chỉnh đề cương, làm rõ yêu cầu phải báo cáo.
- Dự thảo báo cáo: viết báo cáo dự thảo gửi các cơ quan, cá nhân có trách nhiệm để tham gia góp ý. Tổ chức thảo luận chung hoặc thảo luận một số vấn đề nêu ra trong báo cáo.
- Hoàn chỉnh báo cáo: tiếp thu ý kiến đóng góp qua các cuộc trao đổi, thảo luận để hoàn chỉnh báo cáo.
Với những nét gợi ý cơ bản nêu trên, hy vọng các cấp bộ Đoàn -HộiLHTN nghiên cứu cụ thể hoá, bổ sung hoàn chỉnh và vận dụng thật năng động, sáng tạo để xây dựng các loại báo cáo của đơn vị, địa phương mình đạt chất lượng cao. Chúc các đ/c thành công !
 ( Việt Thao- Sưu tầm, tổng hợp, biên soạn).
Làm thế nào để nâng cao chất lượng văn bản của Đoàn.
Trước hết chúng ta cần nấm vững thể thức, nội dung( có mẫu dưới đây) và trình tự xây dựng các loại văn bản của Nhà nước, của Đoàn và biết vận dụng, cụ thể hoá một cách năng động, sáng tạo vào soạn thảo những văn bản cụ thể ở địa phương, đơn vị mình.
 Mẫu một số loại văn bản:
1, Mẫu đề án công tác:
a, ĐN NK: Đề án công tác là một loại văn bản trình bày dự kiến về một công việc, về một chương trình công tác của cơ quan trong một thời gian nhất định(3tháng, 6 tháng, 1 năm).Đề án công tác có thể do cấp trên gửi xuống cho cấp dưới làm căn cứa để thảo ra phương hướng nhiệm vụ của mình hoặc do cấp dươí gửi lên cấp trên để baó cáo hoặc đề nghị xét duyệt.
b, Những yêu cầu của một đề án công tác:
- Những dự kiến kế hoạch công tác đề ra phải phù hợp với khả năng của cơ sở. Muốn dự kiến được đúng phải xuất phát từ tình hình, đặc điểm của cơ quan, của địa phương; phải căn cứ vào khả năng vật chất của mình, căn cứ vào mục tiêu, phương hướng của cấp trên đặt ra.
- Lập luận phải chặt chẽ, dẫn chứng phải xác đáng. Trong đề án công tác, mặt tình hình phải nêu mặt khái quát, mặt mạnh, mặt yếu làm luận cứ cho dự kiến phương hướng công tác.
Đề án công tác phải được xây dựng từ những kinh nghiệm phổ biến, có như vậy mới thuyết phục động viên được quần chúng tham gia và cấp trên mới tin vào nội dung đề án có thể trở thành hiện thực. Biện pháp thực hiện phải cụ thể.
Đề án công tác là bản kế hoạch hoạt động cụ thể trong một thời gian nhất định. Nó là cơ sở để kiểm điểm kết quả công tác; đồng thời là bản hướng dẫn công tác cho cấp dưới. Bởi vậy, phương hướng công tác đề ra là phải dự kiến được nội dung, những thuận lợi, khó khăn, phải đề ra những biện pháp tổ chức thực hiện trong một thời kỳ nhất định.
c, Bố cục của đề án: Thường có các mục sau:
- Nhận định tình hình một cách ngắn gọn, khái quát bằng sự việc và số liệu thống kê nhằm đánh giá khả năng và triển vọng của tình hình.
- Nêu nhiệm vụ, tiêu chuẩn, mục tiêu phải đạt tới, gồm:
+ Đề ra phương hướng thực hiện các nhiệm vụ đó.
+ Đề ra các biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ đó.
+ Đề ra các phương châm chỉ đạo, phương pháp kiểm tra, đôn đốc thực hiện.
II- Tờ trình:
1, ĐN khái niệm: Tờ trình là loại văn bản có nội dung chủ yếu đề xuất với cơ quan quản lý cấp trên phê chuẩn về một chủ trương, một phương án công, một chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, một định mức hoặc sửa đổi, bổ sung một chế độ chính sách.
b, Những yêu cầu của một tờ trình:
- Trình bày và phân tích mặt tích cực, mặt tiêu cực của tình hình để làm căn cơ sở cho đề nghị mới.
- Nêu đề nghị mới.
- Phân tích những phản ứng có thể xảy ra xung quanh đề nghị mới và nêu ra phương hướng giải quyết.
- Phân tích thuận lợi, khó khăn trong việc thực hiện đề nghị mới và những biện pháp khắc phục khó khăn.
c, Bố cục của tờ trình: Một tờ trình thường có những phần sau:
- Đặt vấn đề, lý do đưa ra tờ trình.
-Nội dung tờ trình: Nội dung các vấn đề cần đề xuất(trong đó có trình các phương án, phân tích và chứng minh các phương án là khả thi).
- Nêu ý nghĩa, tác dụng của tờ trình.
Kiến nghị cấp trên( hỗ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất, tinh thần); yêu cầu phê chuẩn, chẳng hạn xin lựa chọn một trong các phương án, xin cấp trên duyệt một vài phương án xếp thứ tự, khi hoàn cảnh thay đổi có thể chuyển phương án từ chính thức sang dự phòng.
d, Những điểm cần chú ý khi soạn thảo tờ trình:
- Cần nhìn toàn diện, nhận rõ bản chất của vấn đề, phải có lập luận sắc bén khi đưa ra đề nghị mới.
- Trong cách lập luận nên dùng phương pháp qui nạp và chứng minh, cần sử dụng sự việc, số liệu tiêu biểu và chính xác để làm luận chứng.
IV- Mẫu kế hoạch( của Đoàn):
Mở đầu: Căn cứ xây dựng kế hoạch; cơ sở, đơn vị xây dựng kế hoạch, chỉ đạo ai thực hiện?
Phần 1: xác định mục đích, yêu cầu.
Phần 2, gồm hai phần nhỏ:
+ Nội dung, hình thức, qui mô, địa điểm.
+ Thời gian và các bước tiến hành.
Phần 3: Biện pháp thực hiện, gồm các phần:
+ cơ cấu tổ chức, bộ máy, người phụ trách.
+ Sự phối kết hợp giữa các đơn vị: Nhiệm vụ, trách nhiệm...
+ Kinh phí: Cơ sở vật chất, điều kiện và trang thiết bị phục vụ...
Phần 4: Công tác kiểm tra, chỉ đạo điều hành, đánh giá kết quả thực hiện.
V- Công văn giao dịch:
I- Đặt vấn đề, có hai cách:
1, Công văn trả lời công văn gửi đến thì mở đầu bằng công thức: “Trả lời công văn số...ngày.....của....về việc....chúng tôi có ý kiến dưới đây:.........”
2, Công văn tiếp theo công văn gửi trước thì mở đầu: “Tiếp theo công văn số....ngày...của...;chúng tôi......”
3, Có những công văn không cần đặt vấn đề.
II- Phần giải quyết(thân công văn):
* Cách trình bày đối với những công văn phức tạp thì:
- Chia ra từng phần, mỗi phần là một vấn đề lớn, một ý lớn(A,B,C).
- Trong mỗi mục phân chia ra mục I; II; III;...
- Trong mỗi mục chia ra đoạn lớn a,b,c,...
- Trong mỗi đoạn lớn chia ra các đoạn nhỏ1; 2; 3;....
- Trong đoạn nhỏ chia ra các điểm nhỏ...
* Sắp xếp sự kiện:
- Gần trước, xa sau.
- Nhỏ trước, lớn sau.
- Phổ biến trước, cá biệt sau.
- Chung trước, riêng sau.
* Sắp xếp sự kiện:
- Tổng hợp trước, chi tiết sau.
- Gần trước, xa sau(thời gian), nếu cần có bản phụ lục kèm theo công văn.
* Sắp xếp lý lẽ:
- Nếu là lý lẽ chung: từ thấp đến cao, nguyên tắc chung trước, nguyên tắc cụ thể sau; nguyên tắc phổ biến trước, ngoại lệ sau.
- Trích dẫn phải đúng chỗ, đúng nguyên văn, tính vừa đủ và viết trong ngoặc kép- phải chú thích xuất xứ câu trích thật chính xác, rõ ràng./.
 (Vietthao- trích Giáo trình cao đẳng quản lý nhà nước và GT VB của Đoàn).
Phương pháp soạn thảo diễn văn.
Định nghĩa khái niệm: Diễn văn là một bài văn được chuẩn bị trước, cần phải trình bày, diễn đạt trước một buổi lễ, buổi mít tinh, đại hội, hội nghị,...vào lúc khai mạc( hay bế mạc) nhằm giới thiệu, chào mừng ban đầu (hay đánh giá khi kết thúc) giúp cho người tham dự hiểu được mục đích, ý nghĩa, vai trò, vị trí, tầm quan trọng của sự kiện, những thành tích hướng tới sự kiện, những nội dung cần tiến hành (hay đánh giá kết quả việc thực hiện các nội dung đó); lời chúc, lời cảm ơn những tổ chức, cá nhân góp phần làm nên thành công của “ngày hội” đó và lời cỗ vũ đối tượng của mình hưởng ứng thực hiện thắng lợi phương hướng hành động mà “ngày hội” đó đã xác định.
1. Những yêu cầu khi soạn thảo diễn văn:
- Phải gây được tâm lý vui mừng, hưng phấn cho đông đảo thính giả.
- Hành văn phải sinh động, lịch sự, có sức thuyết phục.
- ý tưởng rõ ràng, mạch lạc để người nghe theo dõi.
2. Xây dựng bố cục và cách viết diễn văn:
Việc soạn thảo diễn văn thực ra không bắt buộc phải theo một khuôn mẫu bố cục nào cụ thể, miễn viết sao đáp ứng được các yêu cầu trên đây. Theo kinh nghiệm thực tế thì có thể chia nội dung diễn văn thành ba phần sau:
a, Phần mở đầu:
Viết lời chào mừng các khách quý, nêu rõ lý do của buổi lễ, buổi mít tinh, liên hoan văn nghệ,....hoặc giới thiệu ý nghĩa sự kiện mà diễn văn đề cập đến.
b, Phần thứ hai:
Nêu các nội dung trọng tâm cần thuyết trình trước quần chúng hoặc thính giả. Trong phần này có thể nêu các thành tích của quá trình phấn đấu, vai trò, vị trí, tầm quan trọng của sự kiện cần chào mừng. Có thể bộc lộ các quan điểm, các chính kiến của cơ quan , tổ chức mình về sự đánh giá các vấn đề liên quan đến sự kiện đó, có thể đưa những ví dụ để minh hoạ nhằm tăng sức thuyết phục và lôi cuốn người nghe.
c. Phần thứ ba:
Tóm tắt sự kiện, đánh giá lại một lần nữa ý nghĩa, tầm quan trọng của sự kiện xảy ra, thể hiện hy vọng tương lai có kết quả to lớn hơn, mối liên hệ bền chặt hơn, hợp tác rộng hơn bằng những lời chúc tốt đẹp, cuối cùng là lời cảm ơn. Cần lưu ý rằng: diễn văn không nên viết dài mà cần cô đọng, rõ ràng, hành văn ngắn gọn, súc tích, dùng từ ngữ dễ hiểu, lượng thông tin vừa phải phù hợp với đối tượng nghe.
3. Khâu đọc diễn văn:
Đọc diễn văn cũng là một nghệ thuật. Việc thuyết minh này có yêu cầu rất cao, đòi hỏi người dự kiến bố trí lên đọc phải xem trước bài viết một vài lần và phải luyện ngữ khí sao cho sinh động, hấp dẫn, biết dừng lại đúng lúc cho quần chúng vỗ tay hoan nghênh. Đọc thiếu ngữ khí, đọc quá nhanh sẽ làm thính giả chán nản, nếu lạm dụng quá nhiều tràng vỗ tay, sẽ gây không khí miễn cưỡng trong thính giả, tình cảm trở nên sáo rỗng. Bài diễn văn viết hấp dẫn, nhưng khâu đọc rời rạc, thiếu sinh động thì kết cục vẫn không đạt được mục đích lôi cuốn người nghe./.
 ( Trích sách: Công tác Văn phòng Hội LHTNVN- NXBTN1995).