Chương 1 Văn phòng và công tác văn phòng

CHƯƠNG 1 VĂN PHÒNG VÀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNGNHỮNG KHÁI NIỆMCHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA HÀNH CHÍNH VĂÊN PHÒNG TỔ CHỨC LAO ĐỘNG HỢP LÝ TRONG VĂN PHỊNG1NHỮNG KHÁI NIỆM1 Quản trị- Quản trị là những phương thức đạt mục tiêu chung thông qua sự phối hợp hoạt động của các cá nhân và tổ chức.- Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm tra các nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu chung.2QUẢN : duy trì, ổn định, giữ vữngTRỊ : sự thay đổi, năng động, biến đổiDo đó có thể hiểu “Quản trị là duy trì sự ổn định trong sự biến động”NHỮNG KHÁI NIỆM3I. NHỮNG KHÁI NIỆM2 Hành chínhHoạt động hành chính xuất hiện gắn liền với sự ra đời của nhà nước; có 2 nghĩa chínhTheo nghĩa rộng : hành chính gắn liền với tính quyền lực nhà nước. Do đó : “Hành chính là công việc của các cơ quan quyền lực nhà nước sử dụng quyền lực nhà nước trong quản lý và điều hành xã hội”. Khái niệm này dẫn tới loại hình hành chính CÔNG4I. NHỮNG KHÁI NIỆMTheo nghĩa hẹp : hành chính gắn liền với nghĩa phục vụ (hỗ trợ). Do đó có thể hiểu : “Hành chính là các hoạt động điều hành công việc của một tổ chức nhằm bảo đảm quá trình hoạt động thông suốt và hiệu quả của bộ máy quản lý” . Khái niệm này dẫn tới loại hình hành chính TƯ. Hành chính doanh nghiệp là một loại của hành chính tư, diễn ra ở các doanh nghiệp, phục vụ mục tiêu phát triển của doanh nghiệp đó.5I. NHỮNG KHÁI NIỆMNhững lưu ý quan trọngTrên tầm vi mô, cần phân biệt giữa quản trị và hành chính.Cần phân biệt giữa hành chính công và hành chính tư.6I. NHỮNG KHÁI NIỆM3 Văn phòngCó nhiều cách tiếp cận Tiếp cận quyền lực : văn phòng là nơi làm việc của một cấp quản lý (văn phòng thủ tướng, văn phòng chính phủ, VP UBND )Tiếp cận chức năng : văn phòng là nơi thực hiện một loại hình công việc (văn phòng luật sư, văn phòng công chứng )Tiếp cận hoạt động : văn phòng là trụ sở làm việc của một đơn vị (doanh nghiệp, cơ quan )7Cách tiếp cận của chúng ta:+ Văn phịng là tổ chức thuộc cơ quan, đơn vị cĩ chức năng giúp cho lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ chính trị.+ Trong thực tế, cĩ đơn vị thành lập văn phịng, trong đĩ cĩ bộ phận hành chính và ngược lại cĩ đơn vị thành lập phịng hành chính trong đĩ cĩ văn phịng: Ví dụ: Văn phịng UBND, VP sở, VP Bộ, VP C phủ. ( cĩ thể cĩ con dấu riêng) Phịng hành chính Trường Đại học, Doanh nghiệp ( khơng cĩ con dấu riêng)8I. NHỮNG KHÁI NIỆMTóm lạiVăn phòng là địa điểm làm việc của một tổ chức, là trung tâm xử lý thông tin và điều hành hoạt động, đồng thời là trung tâm giao tiếp giữa tổ chức với bên ngoài.Văn phòng doanh nghiệp là bộ máy điều hành tổng hợp, là nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho quản trị, là nơi bảo đảm các điều kiện vật chất kỹ thuật nhằm hỗ trợ phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp.9I. NHỮNG KHÁI NIỆMĐối với văn phịng của cơ quan HC nhà nước Hoạt động luôn gắn liền với hoạt động của văn phòng (ngay cả trong khái niệm văn phòng ảo).Hoạt động văn phòng luôn gắn liền với yếu tố con người, quản lý con người.Văn phòng là bộ mặt của chính quyền , vì nó là nơi giao tiếp của nhà nước với nhân dân, là nơi phối hợp và thực hiện những cơng việc lãnh đạo, quản lý của chính quyền .10I. NHỮNG KHÁI NIỆMBốn yếu tố cấu thành văn phòng cấp xãCon người : cơng chức văn phịng, thống kê, nhân viên Hệ thống trang thiết bị : máy móc văn phòng, trang bị kỹ thuật, yếu tố vật chất Hệ thống nguyên tắc thủ tục : cơ cấu, phân cơng, nguyên tắc, thủ tục Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòngHiệu quả hoạt động hành chính văn phòng phụ thuộc vào chất lượng và mối quan hệ giữa các yếu tố trên11II. CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG1 Chức năng của hành chính văn phòng Hành chính văn phòng trong cơ quan, đơn vị có 2 chức năng cơ bản, - Chức năng tham mưu tổng hợp, thu thập, phân tích, xử lý, lưu trữ, tham mưu, cung cấp thông tin  - Chức năng phục vụ cơng việc của UBND. Hai chức năng này gắn bĩ chặt chẽ với nhau12II. CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG	2 Nhiệm vụ Xây dựng kế họach họat động cho bộ máy quản lý và chương trình hành động cho lãnh đạo ủy ban nhân dânThu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ hoạt động của ủy ban nhân dânTheo dõi việc thực hiện quyết định, tham mưu cho các bộ phận của UBND giải quyết các vấn đề phát sinh trong quản lýTổ chức công tác văn thư, biên tập và ban hành văn bản13+ Thực hiện nhiệm vụ bảo đảm hậu cần cho đơn vị trong đĩ cĩ việc bảo đảm kinh phí, phương tiện làm việc, lễ tân, giao tiếp với cấp trên, cấp dưới và nhân dân, bảo vệ trật tự, an tồn cơ quan, vệ sinh mơi trường trong cơ quan+ Quản lý cơ sở vật chất của cơ quan.+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND phân cơngVăn phịng thực chất là bộ mặt của cơ quan, cho nên cơng chức văn phịng- thống kê cần cĩ sự hiểu biết rộng, cĩ khả năng quan hệ, giao tiếp và tổ chức 14 3. NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGIII.2 Tiêu chuẩn của nhà quản trị HCVPCó khả năng quản trịAm hiểu chuyên môn nghiệp vụ hành chínhCó khả năng huấn luyện đào tạo Khả năng giao tiếp và ngọai giaoKhả năng truyền thôngKhả năng làm việc nhómTinh thần vững vàng, bình tĩnh hòa đồngChịu đựng được áp lực công việc15III. TỔ CHỨC LAO ĐỘNG HỢP LÝ TRONG VĂN PHỊNG1. Những cơng việc chủ yếu trong hoạt động văn phịng- Tổ chức, quản lý, xử lý thơng tin; đáp ứng các nhu cầu thơng tin của lãnh đạo cơ quan và của các đơn vị chuyên mơn trong cơ quan- Giúp lãnh đạo cơ quan xây dựng, triển khai các chương trình, kế hoạch cơng tác của tồn cơ quan- Đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động cơng vụ của tồn cơ quan16- Tổ chức và tham gia thực hiện các hoạt động tiếp khách của cơ quan.Thơng thường văn phịng cĩ các bộ phận ( văn phịng của cơ quan cấp huyện trở lên). Riêng đối với cấp xã, cĩ cơng chức văn phịng thống kê. Bố trí một cơng chức thường khĩ đảm đương cơng việc, cho nên phải bố trí thêm hoặc hợp đồng cơng chứcKhi đã cĩ thêm người thì phải phân cơng. Khơng phân cơng sẽ dẫn đến sự chồng chéo, lẫn lộn, khơng thể kiểm tra, kiểm điểm trách nhiệm được17