Giáo án Microsoft PowerPoint - Bài 1: Cơ bản về PowerPoint - Ngô Văn Hưng

MICROSOFT POWERPOINT
BÀI 1
CƠ BẢN VỀ POWERPOINT
Một số khái niệm
MS PowerPoint
Là một phần mềm ứng dụng, cho phép thiết kế, xây dựng các tài liệu thực hiện công việc trình diễn
Nếu như:
MS Word dùng để soạn thảo văn bản
Auto Card dùng để vẽ các bản vẽ kỹ thuật
MS Excel dùng để xử lí các bảng tính 
Thì:
MS PowerPoint dùng để tạo ra các tài liệu trình diễn.
Presentation (phiên Trình diễn)
Là sản phẩm được tạo ra từ phần mềm MS PowerPoint, nó được dùng để trình chiếu thông tin.
Một Presentation bao gồm nhiều slide, nội dung trình chiếu được thể hiện trong các slide đó.
Slide : Là một "trang" thông tin trong Presentation, mỗi slide chứa một phần của nội dung trình chiếu.
Nếu như:
Máy chiếu qua đầu sử dụng bản trong là vật mang tin
Máy chiếu Slide sử dụng phim slide làm vật mang tin
Thì:
Presentation sử dụng Slide làm đối tợng mang tin
Cấu trúc của một tập tin PowerPoint
Slide 1
Slide 2
Slide 3
Slide n
Presentation
Cấu trúc một trình chiếu bằng PP
Việc trình diễn đợc thực hiện
Các Slide đợc hiển thị một cách Tuần tự (khi nhấn Enter hoặc Click chuột)
Một Slide bất kỳ đợc hiển thị (Khi Chọn số Slide rồi nhấn Enter)
thông tin có thể tích hợp trong mỗi slide
Văn bản - Text
Hình ảnh - Picture
Hoạt hình - Animation
Âm thanh - Sound
Phim - Video
Liên kết - Hyper link
So sánh Powerpoint với các phương tiện trình diễn khác:
Nếu:
Bản trong chỉ chứa TEXT và hình vẽ đơn giản (thờng là đen trắng)
Sách, tạp chí, tranh ảnh chỉ là các tài liệu in ấn
Phim slide chỉ là phim chụp khung cảnh thực 
Thì:
Trong mỗi Slide có thể chứa đựng nhiều dạng thông tin khác nhau, điều này làm phong phú nội dung thông tin cần trình chiếu, đây là một điểm đặc biệt lợi thế của PP
Dùng PP để thiết kế và xây dựng một phiên trình diễn có những lợi thế gì?
Khả năng thể hiện thông tin phong phú
Các đối tửợng trong mỗi slide có thể xuất hiện phù hợp với tiến trình trình diễn
Thao tác để hiện thị thông tin trong một slide đơn giản
Các liên kết trong slide tạo điều kiện thuận lợi cho việc rẽ nhánh trong nội dung trình diễn
Mầu sắc đa dạng, phong phú, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhấn mạnh nội dung thông tin cần thiết
Qui trình thiết kế một phiên trình diễn
Qui trình thiết kế
a. Chuẩn bị
Bước 1 : Lựa chọn nội dung thông tin cần thể hiện trong phiên trình diễn
Bước 2 : Chia nhỏ nội dung thông tin thành các mô đun. Mỗi mô đun thông tin sẽ đợc hiển thị trong một slide
Bước 3 : Lựa chọn tối đa các đối tợng Multimedia có thể có dùng để minh hoạ cho nội dung trình diễn
Bước 4 : Chuẩn bị tài nguyên (văn bản; hình ảnh tĩnh, động; mô hình mô phỏng; âm thanh; phim..) bằng các công cụ phần mềm khác nhau.
b. Thực hiện
Bước 1 : Sử dụng MS PowerPoint để tích hợp nội dung trên vào các slide
Bước 2 : Qui định cách thức hiển thị thông tin trong mỗi slide (Animation)
Bước 3 : Qui định hình thức chuyển đổi giữa các slide
Bước 4 : Viết các thông tin giải thích cho mỗi slide
Bước 5 : Trình diễn thử
Bước 6 : Hiệu chỉnh, sửa chữa, hoàn chỉnh phiên trình diễn 
Một số luu ý
Đen - Vàng
Đỏ - Trắng
Trắng - Xanh
Đen - Trắng
Vàng - Đen
a. Về mầu sắc
Phải hài hoà, không quá loè loẹt
Nhấn mạnh những thông tin cần thiết bằng cách thay đổi mầu
41%
20%
14%
25%
Đảm bảo sự tương phản giữa mầu chữ và mầu nền
b. Về Khung hình (Tỉ lệ % hướng chú ý của ngời xem) 
c. Về khổ chữ : tùy theo khoảng cách của người theo dõi và độ phóng đại của máy chiếu mà ta chọn khổ chữ sao cho phù hợp, đảm bảo người ở cuối hội trường cũng có thể nhìn rõ. Dưới đây là 
A A A A A A A A
12mm
80mm
100mm
3m
6m
9m
12m
15m
18m
21m
24m
60mm
50mm
40mm
25mm
75mm
d. Về hoạt hình
Nên chọn các hoạt hình chân phương
Tuỳ thuộc vào tính chất trình diễn mà các thông tin trong slide có thể được hiện thị một phần hay tất cả; tự động hay điều khiển bằng tay
Các thao tác cơ bản với PP
Tạo và lưu Presentation
Thêm, xoá, thay đổi vị trí của Slide
Chèn các đối tợng vào Slide
Hộp văn bản
Tranh, ảnh
Mô hình động
Âm thanh
Phim
Hoạt hình các đối tợng trong Slide
Trình chiếu Slide
Khởi động và thoát PowerPoint 
Khởi Động powerpoint
 Click ª ª [MicroSoft Office] " 
 Trong màn hình khởi động của PP ta chọn một trong các mục của hộp thoại khởi động, click 
 Tuỳ theo mục chọn phía trên mà ta tiến hành các bước tiếp theo theo sự gợi ý của Powerpoint
Hộp thoại khi khởi động Powerpoint 2000
AutoContent Wizard : Tự động tạo một Presentation theo nội dung đã có sẵn
Design Template: Tạo một Phiên trình diễn (Presentation) theo một mẫu đã có sẵn
Blank presentation: Tạo một phiên trình diễn mới trống
Open an existing presentation: Mở một tập tin presentation đã có sẵn 
Task Panel khi khởi động Powerpoint XP / 2003
Connect to Microsoft Office Online : Kết nối với trang Web của Microsoft Office
Get the latest news about using PowerPoint: Lấy tập tin mới sử dụng nhất của PowerPoint
Automaticaly update this list from the Web: Tự động cập nhật từ trang Web
: Mở một Presentation đã có sẵn
Create a new presentation: Tạo lập một Presentation mới
Nếu chọn mục thì sẽ xuất hiện hộp thoại 
Blank presentation: Tạo từ một Phiên trình chiếu mới còn trống
From Design Tamplate: Tạo từ một mẫu có sẵn
From AutoContent Wizard: Tự động Tạo một phiên trình chiếu có nội dung theo một số mẫu có sẵn
From existing presentation: Tạo theo mẫu một phiên trình chiếu đã có sẵn của người sử dụng.
Thoát Power Point
Sau khi hoàn tất công việc với PowerPoint, ta cần lưu lại và tiến hành thoát theo quy định chung của Windows.
C1: Vào " 
C2: Click nút trên thanh Title bar
Màn hình PowerPoint và các kiểu xem khi thiết kế
Màn hình PowerPoint:
Thanh tiêu đề (Title Bar): tương tự như các chương trình ứng dụng khác trong Windows
Thanh trình đơn (Menu bar): tương tự như thanh Menu của Word, nhưng có thêm Trình đơn dùng để thực hiện các chức năng liên quan đến việc trình chiếu các slide.
Thanh Công cụ chuẩn (Standard): Tương tự như thanh công cụ chuẩn của Word.
Thanh định dạng (Formating): tương tự như thanh định dạng của Word, nhưng có thêm một số nút :
 : Hiển thị Task Panel 
 : Chèn Slide mới và hiển thị Task Pane 
View Panel: Hiiển thị các Slide của Presentation gồm 2 dạng
 : Hiển thị Vùng thiết kế Slide với kích thức lớn để tiện việc thiết kế chi tiết
 : Hiển thị Vùng thiết kế Slide với kích thứơc nhỏ hơn và vùng có kích thước lớn hơn để tiện việc bao quát tổng thể Presentation
Khung Slide: Dùng để thiết kế nội dung Slide
Task Panel : Tuỳ theo sự lựa chọn mà Task Panel sẽ có nội dung phù hợp với chức năng.
View Panel
Task Panel
Phần ghi chú thích
View and Show
Vùng Thiết kế Slide
Các kiểu hiển thị khi thiết kế slide
Normal : ª hoặc click vào biểu tượng phía dưới khung View Panel
Outline View : Click Tab (Outline) trên View Panel
Slide View : Click Tab (Slide) trên View Panel
Slide Sorter View : Vào ª , hoặc click biểu tượng phía dưới khung View Panel
Tuỳ theo sở thích và yêu cầu thiết kế ta có thể chọn kiểu xem cho phù hợp và thuận tiện
Trình chiếu Presentation
Trình chiếu toàn bộ Presentation: 
Vào " hoặc vào " , hoặc nhấn phím .
 Hoặc nếu đã lưu dưới dạng PowerPoint Show (.pps) thì chạy tập tin này như một tập tin khả thi.
Trình chiếu từ Slide hiện hành trở đi : Click biểu tượng ở phía dưới View Panel.
Quản lý tập tin Power Point
Lưu tập tin dưới dạng nguồn (kiểu .ppt)
Trong màn hình PP ta thực hiện một trong các cách
Vào " 
Hoặc Click biểu tượng trên thanh công cụ.
Hoặc Nhấn tổ hợp phím + 
Trong hộp thoại :
Chọn ổ đĩa trong khung 
Chọn thư mục tại khung phía dưới khung 
Nhập tên của tập tin trong khung 
Chọn kiểu tập tin là trong khung (Thông thường đây là kiểu mặc định nên không cần chọn)
Click nút để lưu.
Lưu tập tin dưới dạng một trang Web 
Là loại tập tin có phần mở rộng là (.htm / .html) mà ta có thể mở nó trên trình duyệt Web (VD như Internet Explorer)
Trong màn hình PP : Vào _ 
Trong hộp thoại ta thực hiện tương tự như phần a/>, nhưng lưu ý tại khung nhớ là phải có kiểu hoặc 
Click nút để lưu.
Lưu dưới dạng một tập tin trình chiếu (Power Point Show)
Là loại tập tin mà khi ta mở nó thì sẽ thực hiện ngay việc trình chiếu mà không phải thông qua tập tin nguồn của Power Point.
Thực hiện giống như phần a/>
Thực hiện giồng như phần a/>, nhưng
Trong khung ta chọn 
Click nút để lưu
Với tập tin này ta có thể mở trực tiếp trong cửa sổ hoặc trong cửa sổ . Hoặc ta có thể đặt biểu tượng tập tin trong màn hình nền và mở nó như một chương trình ứng dụng thực sự.
Tạo tập tin mới :
Click biểu tượng trên thanh công cụ.
Hoặc vào trình đơn " 
Hoặc nhấn tổ hợp phím + 
Mở tập tin đã có sẵn trên đĩa:
Trong màn hình PP
Click biểu tượng trên thanh công cụ.
Hoặc vào trình đơn " 
Hoặc nhấn tổ hợp phím + .
Trong hộp thoại thực hiện :
Chọn ổ đĩa trong khung 
Chọn thư mục chứa tập tin trong khung phía dưới khung .
Chọn tập tin
Click nút 
Thực hành : Làm Bài tập PP.1