Giáo án PowerPoint nâng cao

iển thị kết nối.
Kích nút Insert Hyperlink 
Thực hiện một trong các công việc sau: 
Để kết nối đến một đến một tệp tin có sẵn hoặc trang Web, dưới phần Link to, kích Existing File or Web Page. 
Để kết nối đến một đến một tệp tin mới, dưới phần Link to, kích Create New Document. 
Tạo kết nối đến vị trí khác
Thực hiện tiếp một trong các công việc sau: 
Nếu bạn chọn Existing File or Web Page trong bước 3, Xác định và chọn file bạn muốn kết nối. 
Nếu bạn chọn Create New Document ở bước 3, gõ tên cho tệp tin mới. Bạnc ũng có thể xác định đường dẫn cho tên tệp mới, và chọn xem bạn muốn mở tệp đó ngay lập tức hay sẽ mở sau đó. 
Để ấn định chú thích khi bạn dừng chuột tại vị trí kết nối, kích nút Screen Tip và sau đó gõ nội dung chú thích. 
Nếu bạn không xác định chú thích, thì đường dẫn hoặc URL của file được sủ dụng. 
Kích OK.
Để xem kết nối hoạt động ra sao, chuyển sang chế độ trình chiếu Slide Show.
Tạo kết nối đến một slide xác định trong một tập tin PowerPoint khác
Chọn đoạn văn hoặc đối tượng bạn muốn tạo kết nối.
Kích nút Insert Hyperlink 
Dưới Link to, kích Existing File or Web Page.
Định vị và chọn một tệp trình chiếu khác có slide mà bạn muốn kết nối. 
Kích Bookmark, và sau đó chọn tiêu đề của slide mà bạn muốn.
Kích OK.
Để ấn định chú thích khi bạn dừng chuột tại vị trí kết nối, kích nút Screen Tip và sau đó gõ nội dung chú thích. 
Nếu bạn không xác định chú thích, tiêu đề của slide được sử dụng. 
Kích OK.
Thiết lập trình diễn
Trước khi trình chiếu, bạn cần thiết lập chế độ chuyển đổi từ trang này sang trang khác và các dạng kiểm soát trình chiếu như sau:
Chuyển đổi giữa các trang:
Mở trình đơn Slide Show \ Slide Transition...
Chọn hiệu ứng chuyển đổi trang trong khung Effect. Trong khung này còn có 03 mục chọn về tốc độ chuyển đổi trang:
Cửa sổ chọn kiểu chuyển đổi Slide
Slow: chậm 
Medium: Trung bình
Fast: nhanh
Sau mỗi khi chọn lựa hiệu ứng sẽ được chạy thử ngay trong khung Effect.
Trong khung Advance có 02 lựa chọn:
On Mouse Click: kích chuột tại vị trí bất kỳ để chuyển sang trang kế tiếp.
Automatically After: tự động chuyển trang sau một thời gian xác định. Bạn xác lập thời gian ngay trong khung bên dưới, thời gian hiệu ứng của các đối tượng trong trang. 
Thiết lập âm thanh đi kèm hiệu ứng trong khung Show. Công việc này cũng tương tự như chọn âm thanh hiệu ứng cho các đối tượng khác, vẫn có thể chọn một âm thanh ngoài danh sách từ mục Other Sound trong khung này.
Ngoài ra trong khung Sound còn có thể chọn được Loop Until Next Sound (Lập lại cho đến khi có âm thanh kế tiếp).
Sau khi thiết lập xong kích nút Apply để xác lập các thông số cho trang hiện hành hoặc Apply to All để xác lập các thông số vừa chọn cho tất cả trang trong tập tin
Nếu màn hình của bạn đang ở chế độ Sorter bạn sẽ dễ dàng nhìn thấy thông số thời gian của các trang. 
Thiết lập trình chiếu:
Mở trình đơn Slide Show\ Set Up Show.
Thiết lập trình chiếu
Trong khung Slide của cửa sổ Set Up Show có các lựa chọn sau:
All: trình chiếu tất cả các trang trong tập tin.
From...to...: trình chiếu từ trang...đến trang...
...
Trong khung Advance có 02 lựa chọn:
Manully: không chuyển đổi trang theo thời gian đã xác lập, chuyển đổi trang bằng trình đơn.
ở chế độ này, sau khi trình chiếu xong, các hiệu ứng của các đối tượng trong trang hiện hành, màn hình sẽ dừng lại và hiển thị một nút mờ ở góc bên trái để bạn kích mở trình đơn kiểm soát. Trong trình đơn này có các mục sau:
Next: sang trang kế tiếp.
Previous: về trang trước
Go \ By Tittle\...: để trang tuỳ chọn.
...
End Show: kết thúc trình chiếu.
Using Timing, If Present: trình chiếu với thời gian trang đã được thiết lập
Trong khung Show Type có các lựa chọn sau:
Presented By a Speaker (Full Screen): trình chiếu đầy màn hình
Loop Continuouslly Until “ESC”: chạy lặp lại liên tục cho đến khi gõ phím ESC.
Show without Animation: không trình chiếu hiệu ứng
...
Tuỳ từng mục đích mà bạn thiết lập các lựa chọn khác nhau.
Sau khi thiết lập xong kích nút OK
Để trình chiếu bạn nhấn phím F5 hoặc mở trình đơn Slide Show\ View Show để bắt đầu trình chiếu.
Lưu và đóng gói tập tin
Chuẩn bị và trình diễn
Lưu thành tập tin để trình diễn (.pps)
Khi thiết kế xong, để tiện sử dụng trong việc trình diễn, bạn nên lưu tập thành dạng PowerPoint Show như sau:
Lưu tập tin
Chọn File \ Save as
Trong hộp thoại Save As, chọn dạng tập tin PowerPoint Show (.pps) trong khung Save as Type
Sau đó kích nút Save
Tập tin dạng .pps chính là tập tin bạn dùng để trình diễn, vì khi chạy tập tin này ban không cần mở lại PowerPoint.
Để dưa chương trình đi trình diễn ở máy tính khác, bạn chỉ cần chép theo tập tin dạng .pps (máy tính trình diễn cần phải có sẵn chương trình MS. PowerPoint, nếu không bạn phải đóng gói tập tin - xem kế tiếp)
Tạo biểu tượng cho tập tin:
Để việc trình diễn có tính chuyên nghiệp, bạn nên tạo cho tập tin cần trình diễn một biểu tượng trên màn hình Windows, khi muốn trình diễn chỉ cần kích vào biểu tượng này là chương trình có thể bắt đầu ngay. Các bước tạo biểu tượng như sau:
Kích chuột phải tại khoảng trống màn hình Windows và chọn New\ Shortcut.
Kích nút Browse và tìm chọn tên tập tin dạng.pps muốn trình chiếu (trong cửa sổ Browse bạn nhớ chọn mục All File trong khung File of Type để hiển thị tên tập tin dạng.pps).Kích chuột vào nút Next.
Nhập tên cho biểu tượng trong khung Select A Name for the Shortcut (nếu muốn đổi tên) sau đó kích chuột nút Finish.
Biểu tượng vừa tạo sẽ hiển thị trên màn hình Windows, kích vào biểu tượng này để bắt đầu chạy chương trình.
Chuyển tập tin thành Web
Để dễ dàng chuyển tải những trang trình diễn của PowerPoint lên Internet bạn sẽ chuyển các trang này thành dạng trang Web (dạng .htm).
Trước khi chuyển tập tin thành dạng Web bạn có thể xem các Slide dưới dạng Web bằng cách chọn File\ Web Page Preview.
Chuyển tập tin thành dạng Web
Chọn File \ Save as.
Trong hộp thoại File\ Save as, chọn dạng Web Page (*.htm, *.html)
Click OK để bắt đầu chuyển đổi
Khi chuyển đổi xong, chương trình sẽ tạo ra 02 phần chính: 
01 tập tin xxx.htm(xxx là tên tập tin PowerPoint bạn đã chuyển thành dang Web). Tập tin này giống trang chủ của một Website, mỗi lần cần chạy chương trình bạn chạy từ tập tin này 
01 thư mục nằm cùng thư mục chứa tập tin nói trên, thư mục naỳ chứa các thành phần cần thiết để chạy chương trình.
Sử dụng tập tin.htm
Tập tin dạng.htm thông thường được mở bằng các phần mềm trình duyệt Web như Internet Explorer, Nescape...
Có thể mở tập tin bằng cách Click chuột và tên tập tin trong cửa sổ Window Explorer hoặc từ các phần mềm trình duyệt Web bình thường.
Tập tin PowerPoint hiển thị ở dạng Web cũng giống như thể hiện trong màn hình thiết kế của PowerPoint. Các thao tác trình duyệt các trang giống như các trang Web bình thường.
Để trình diễn các trang Web của PowerPoint trong môi trường Web bạn click nút Full Screen Slide Show ở góc phải dưới màn hình trình duyệt Web, các trang Web sẽ trình diễn giống như trong PowerPoint.
Xuất tập tin
Tạo thành tập tin ảnh:
Có thể chuyển các Slide trong PowerPoint thành các tập tin ảnh bằng cách sau:
Chọn File\ Save as
Chọn dạng tập tin ảnh trong khung Save as Type
Các dạng tập tin ảnh có thể xuất hiện như: .bmp, .tif, .gif,...
Sau khi click chuột vào nút OK, chương trình sẽ hỏi: Bạn có muốn chuyển các Slide thành dạng ảnh hay không ? Nếu đồng ý, click chuột vào nút Yes. Chỉ chuyển Slide hiện hành thành dạng ảnh, Click chuột vào nút No
Nếu bạn chọn Yes, PowerPoint sẽ tạo ra một thư mục có tên trùng với tên của tập tin, và các tập tin ảnh vừa tạo sẽ được lưu trong đó
In các Slide
Chọn File\ Print hoặc click chuột vào biểu tượng Print trên thanh ToolBar
In các Slide
Trong hộp thoại Print, chọn loại máy in trong khung Name
Chọn Properties để thiết lập trang in
Trong khung Print Range, chọn All (in tất cả), Current Slide (in trang hiện hành), Slide (nhập số các Slide muốn in)
Chọn dạng in trong khung Print What: Slide (in trang thiết kế), Notes Page (chỉ in ghi chú), Outline View (chỉ in các nội dung tóm tắt bên khung trái)
Click chuột vào mục Grayscale nếu muốn in trắng đen.
...
Sau khi chọn xong, click OK để bắt đầu in. 
Sử dụng e-mail để gửi tài liệu 
trong Microsoft PowerPoint
Để gửi một tài liệu vào e-mail trực tiếp từ PowerPoint, đơn giản bạn chỉ cần kích vào nút E-mail . Một thông báo (message) xuất hiện cho phép bạn gửi tài liệu PowerPoint bằng một trong hai cách sau:
Gửi một bản sao chép một slide đơn: Khi bạn gửi một bản sao chép của một slide trong e-mail, slide được gửi đi dưới dạng HTML là phần chính của message. Người nhận thư có thể xem slide của bạn trong các chương trình e-mail mà có thể đọc các thông báo e-mail dưới dạng HTML. Người nhận thư không cần cài PowerPoint trên máy của họ để xem slide, dù vậy thì vẫn có một vài yêu cầu về hệ thống cho việc xem slide cũng như là gửi, định hướng, hay gửi một slide hoặc toàn bộ dữ liệu. Khi bạn gửi bản sao chép của một Slide, thì message header được hiển thị trong PowerPoint để cho phép bạn nhập địa chỉ và các lựa chọn khác.
Sau khi gửi slide, message header đóng lại và trở về màn hình soạn thảo PowerPoint. Danh sách người nhận, cùng với các lựa chọn và cách tập tin đính kèm được ghi cùng với tài liệu. Nếu bạn gửi lại slide, các thông tin cũ sẽ được hiển thị lại trong phần message header. Điều này rất hữu ích nếu bạn gửi các cập nhật định kỳ của slide cho những người nhận đó.
Nếu người nhận đan sử dụng Micrrosoft Office 97 hoặc sớm hơn, tốt hơn hết là nên gửi slide như là một thành phần đính kèm trong một e-mail message. Nếu bạn gửi slide như là một thân của message, thì các định dạng sẽ bị mất đi.
Gửi tài liệu trong e-mail có thể không làm việc thông qua cổng mail điện tử.
Gửi bản sao của toàn bộ tài liệu: Khi gửi toàn bộ tài liệu, bạn phải gửi nó như một tập tin đính kèm trong một e-mail message. Bạn cũng có thể muốn làm điều này khi người nhận không có chương trình e-mail tương thích HTML. Để xem tài liệu đính kèm bạn gửi, người nhận cần có PowerPoint 97 hoặc các phiên bản mới hơn.