Giáo trình Công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội

 16)
Phụ lục số 16
CHỨNG TỪ KẾT THÚC
Trong hồ sơ có (bằng chữ..) trang tài liệu, được đánh số từ.. đến 
Có các trang trùng số....
Có các trang khuyết số
Tình trạng vật lý của tài liệu .
Hà Nội, ngày thángnăm 20 
Người lập hồ sơ Người biên mục
* Viết bìa hồ sơ:
- Bìa hồ sơ cần viết đầy đủ, chính xác tiêu đề hồ sơ (ĐVBQ) và những thông tin cần thiết khác để thuận tiện cho quản lý và tra tìm. Chữ viết phải rõ ràng, đẹp, không viết tắt và dùng loại mực tốt.
- Bìa hồ sơ cần in sẵn theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương. (Mẫu bìa hồ sơ - phụ lục số 17) (Khổ giấy: 330 mm x 540 mm) 
Phụ lục số 17
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
........................(1).................................
 ........................(2).................................
HỒ SƠ
......................................................(3)..................................................
......................................................................................................................
Phông số :.....(4)..... Bắt đầu .....(8)........... 
 	Mục lục số :....(5)... Kết thúc :....(9)............
 	ĐVBQ số :.....(6)..... Thời hạn bảo quản
 	Số trang :....(7)......... (10)...
Hướng dẫn cách ghi:
1- Ghi tên phông: Ví dụ, Thành uỷ Hà Nội, Ban Tổ chức, Huyện uỷ Đông Anh.
2 - Ghi tên khoá và thời gian.
3 - Ghi tên hồ sơ: Ghi bằng chữ to, rõ ràng, mực tốt.
4 - Ghi số phông trong kho lưu trữ (nếu có nhiều phông).
5 - Ghi số thứ tự của quyển mục lục trong phông (nếu một phông lập nhiều mục lục hồ sơ) - phần này cán bộ lưu trữ ghi.
6 - Ghi số của đơn vị bảo quản trong phông đó theo từng mục lục hồ sơ.
7 - Ghi số lượng trang tài liệu trong đơn vị bảo quản.
8 - Ghi ngày, tháng, năm sớm nhất của tài liệu trong đơn vị bảo quản.
9 - Ghi ngày, tháng, năm muộn nhất của tài liệu trong đơn vị bảo quản. 
10 - Ghi thời hạn bảo quản. 
Nếu bìa hồ sơ dùng cho hệ thống các tổ chức chính trị-xã hội thì thay dòng Đảng cộng sản Việt Nam bằng dòng tên tổ chức chính trị-xã hội. Ví dụ Hội Nông dân Việt Nam, Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, 
II. NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH 
1. Chuẩn bị hồ sơ để giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan
1.1. Trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên
Cuối năm, từng cán bộ, chuyên viên kiểm tra, hoàn chỉnh lại các hồ sơ mình đã lập trong năm, kiểm tra tài liệu, văn bản và kiểm tra việc sắp xếp tài liệu trong từng hồ sơ, hoàn chỉnh hồ sơ theo đúng quy định.
- Hệ thống hóa hồ sơ theo danh mục hồ sơ (nếu cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội đã có danh mục hồ sơ) hoặc hệ thống hóa theo cơ cấu tổ chức, mặt hoạt động (nếu cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chưa có danh mục hồ sơ).
- Thống kê các hồ sơ cần nộp lưu vào mục lục hồ sơ để chuẩn bị giao nộp.
1.2. Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có trách nhiệm chỉ đạo công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình.
- Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính có trách nhiệm tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội.
- Lãnh đạo các đơn vị trong cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.
2. Thời hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan
Thời hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức Đảng là sau một năm, kể từ năm công việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc. Cụ thể là vào quý I hàng năm nộp lưu toàn bộ các hồ sơ đã kết thúc của năm trước.
3. Thủ tục giao nộp hồ sơ
Khi giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức Đảng phải lập biên bản. Biên bản kèm theo mục lục hồ sơ của từng đơn vị. Biên bản phải có chữ ký của người giao nộp hồ sơ và người nhận hồ sơ. Biên bản làm thành 3 bản, đơn vị giao nộp hồ sơ giữ một bản, lưu trữ cơ quan, tổ chức Đảng giữ hai bản. (Mẫu biên bản giao nộp hồ sơ – Xem phụ lục số 18 )
Phụ lục số 18
VĂN PHÒNG................ ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM 
KHO LƯU TRỮ ........., ngày ... tháng... năm 20
 *
 Số...... -BB/VP
BIÊN BẢN
 Giao nộp tài liệu 
Đơn vị...................... gồm:
1. Đồng chí............................................ là................................................
2. Đồng chí............................................ là................................................
và kho lưu trữ gồm:
1. Đồng chí............................................. là...............................................
2. Đồng chí........................................... là.................................................
Căn cứ quy định nộp lưu tài liệu, đơn vị......... đã giao nộp vào kho lưu trữ tài liệu năm... (có kèm theo mục lục hồ sơ).
Tổng số: ................ (bằng chữ........) ĐVBQ hoặc tập tài liệu.
Gồm:........................(bằng chữ............................) ĐVBQ lưu vĩnh viễn................. (bằng chữ.............) ĐVBQ lưu có thời hạn.
Biên bản này làm thành 3 bản: 1 bản đơn vị nộp tài liệu giữ, 2 bản kho lưu trữ giữ.
 Người nhận Người giao
 (chữ ký) ( chữ ký)
 Họ và tên Họ và tên
Chứng nhận của Kho lưu trữ Chứng nhận của đơn vị giao
 (chữ ký) (chữ ký)
 Họ và tên Họ và tên
Tóm lại: Xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành là khâu quan trọng của công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng. Mỗi cán bộ, mỗi cơ quan, tổ chức Đảng cần làm tốt việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành để phục vụ cho công tác hàng ngày và nghiên cứu lâu dài về sau, đồng thời tạo điều kiện cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo được thuận tiện.
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Danh mục hồ sơ và công tác lập hồ sơ trong các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội? Nêu ví dụ minh họa?
2. Trách nhiệm của lãnh đạo, của cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội đối với công tác lập hồ sơ?
3. Thời hạn giao nộp hồ sơ và thủ tục giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội? 
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28 tháng 5 năm 2004 của Văn phòng trung ương Đảng về thể thức văn bản của Đảng.
2. Hướng dẫn số 1156/HD-TLĐ ngày 22 tháng 8 năm 2001 của Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức Công đoàn.
3. Hướng dẫn số 20-HD/ĐCT ngày 29 tháng 9 năm 2003 của Trung ương Hội liên hiệp Phụ nữ Việt Nam về thẩm quyền ký văn bản và thể thức văn bản trong hệ thống Hội liên hiệp Phụ nữ Việt Nam.
4. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 ngày 04 tháng 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
5. Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
6. Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu
7. Hướng dẫn số 29-HD/VP ngày 20 tháng 5 năm 2009 của Văn phòng trung ương Đoàn về thể thức văn bản của Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh.
8. Quyết định số 20-QĐ/TW ngày 01 tháng 10 năm 1987 của Ban Chấp hành trung ương Đảng về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
9. Quy định số 210-QĐ/TW ngày 06 tháng 03 năm 2009 của Ban Chấp hành trung ương Đảng về Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
10. Quyết định số 31-QĐ/TW ngày 01 tháng 10 năm 1997 của Bộ Chính trị Ban Chấp hành trung ương về thể thức, thể loại và thẩm quyền ban hành văn bản của Đảng.
11. Quyết định số 1836-QĐ/TWĐTN ngày 23 tháng 6 năm 2006 của Ban Bí thư trung ương Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh về thể loại, thẩm quyền và thể thức văn bản của Đoàn.
12. Quy định 403-QĐ/VPTW ngày 22 tháng 10 năm 1984 của Văn phòng Trung ương Đảng về một số chế độ công tác văn thư ở Văn phòng tỉnh ủy, thành ủy, đặc khu ủy.
13. Quy định số 667-QĐ/VPTW ngày 02 tháng 02 năm 1986 của Văn phòng trung ương Đảng về một số chế độ công tác văn thư ở các cơ quan Đảng trực thuộc Ban Chấp hành trung ương và cơ quan Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh. 
14. Tập bài giảng công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan Đảng của Cục lưu trữ VPTW, H., 2008.
15. Thông tư số 08/2003/TT-BCA ngày 12 tháng 05 năm 2003 Hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ.
PHẦN PHỤ LỤC
1. Quyết định số 31-QĐ/TW ngày 01 tháng 10 năm 1997 của Bộ Chính trị Ban Chấp hành trung ương về thể loại, thẩm quyền và thể thức văn bản của Đảng.
2. Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28 tháng 5 năm 2004 của Văn phòng Trung ương Đảng về thể thức văn bản của Đảng.
3. Hướng dẫn số 1156/HD-TLĐ ngày 22 tháng 8 năm 2001 của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức Công đoàn.
4. Hướng dẫn số 20-HD/ĐCT ngày 29 tháng 9 năm 2003 của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam về thẩm quyền ký văn bản và thể thức văn bản trong hệ thống Hội LHPN Việt Nam.
5. Quyết định số 1836-QĐ/TWĐTN ngày 23 tháng 6 năm 2006 của Ban Bí thư Trung ương Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh về về thể loại, thẩm quyền và thể thức văn bản của Đoàn.
6. Hướng dẫn số 49-HD/VP ngày 04 tháng 7 năm 2006 của Văn phòng trung ương Đoàn về thể thức văn bản của Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh.
7. Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về việc quản lý và sử dụng con dấu.
8. Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.
9. Thông tư số 08/2003/TT-BCA ngày 12 tháng 05 năm 2003 Hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ
TS. Nguyễn Lệ Nhung - www.vanthuluutru.com