Giáo trình Hướng dẫn sử dụng PowerPoint 2003 - Trường THCS Long Xuyên

ang tương ứng.
 Trường hợp này, hộp thoại có 3 trang là: 
- Trang Effect: như hình bên có hai mục là: 
Settings: để thiết lập các thuộc tính thông thường, Direction = hướng.
Enhancements: để thiết lập các thuộc tính cấp cao. Có 3 thuộc tính cao cấp:
Sound: phát kèm âm thanh
After Animation: biến đổi sau hoạt hình.
Animate text: hoạt hình văn bản.
- Trang Timing: để thiết lập các thuộc tính:
Start: kiểu khỏi động hiệu ứng.
Delay: thời gian trễ tính bằng giây.
Speed: tốc độ thực hiện hiệu ứng.
Repeat: số lần lặp lại, có thể vô hạn lần.
Rewind when done playing: quay lại vị trí cũ sau khi hoạt hình xong.
Trigger: khởi động hoạt hình khi được kích và một đối tượng khác. Có hai lựa chọn:
- Animate as part of click sequece: khởi động theo trình tự kích chuột.
- Start effect on click of: khởi động khi kích chuột vào đối tượng ...(ví dụ shape 2: thông ...)
Thuộc tính Trigger cho phép ta điều khiển các hiệu ứng hoạt hình rất linh hoạt và tiện lợi. Điều này đặc biệt có hiêu quả khi muốn thể hiện các ý đồ sư phạm trong quá trình tiến hành bài giảng trên lớp, tạo sự tương tác sinh động và hấp dẫn.
- Trang Text Animation: để hoạt hình văn bản, có các mục:
Group text: nhóm văn bản.
Automatically after: tự động sau số giây.
Animate attach shape: hoạt hình đính kèm.
In reserve order: theo thứ tự ngược lại
Khi làm tương tự với hiệu ứng thứ 2 có tên là Spin (quay), ta có hộp thoại Spin sau:
4.11. Chèn công thức toán học
Để chèn công thức toán học, thực hiện các bước sau:
Nháy menu Insert\ Object, hộp thoại sau xuất hiện:
Nháy chọn mục Microsoft Equation 3.0, nháy OK.
Hộp thoại Equation Editor xuất hiện cùng thanh công thức toán:
- Nếu chưa thấy thanh công cụ toán hiện cùng, hãy nháy View\toolbar.
Tiến hành soạn thảo phương trình trong cửa sổ này, khi nào xong hãy nháy nút Close để đóng cửa sổ soạn thảo phương trình. Phương trình vừa soạn sẽ xuất hiện trong trang giáo án.
Muốn chỉnh sửa phương trình, hãy nháy đúp vào phương trình để mở lại cửa sổ này rồi tiến hành sửa chữa, làm xong nháy Close để đóng lại.
4.12. Chèn số trang, ngày giờ, header và footer
Nháy menu Insert\Slide Number, hộp thoại Header and Footer xuất hiện.
Hộp thoại này có hai trang là Slide và Notes and Handouts.
Trang Slide có các mục chọn sau:
Đánh dấu vào ô Date and time nếu muốn chèn ngày giờ vào trang. 
Đánh dấu vào mục Update automatically nếu muốn máy tự động cập nhật ngày giờ theo hệ thống.
Đánh dấu vào mục Fixed nếu muốn người dùng tự mình cập nhật ngày giờ.
Đánh dấu vào mục Slide number nếu muốn đánh số trang (slide).
Đánh dấu vào mục Footer và nhập nội dung vào ô dưới nếu muốn nhập dòng Footer.
Đánh dấu vào mục Don't Show on title Slide để không đánh số trên trang tiêu đề.
Mục Preview cho ta xem trước kết quả trước khi quyết định.
Nút Apply: chỉ áp dụng cho một trang hiện thời.
Nút Apply to all: áp dụng cho mọi trang.
Nút Cancel: không làm gì cả.
Trang Notes and Handouts có thêm các mục chọn sau
Đánh dấu vào mục Headder và nhập nội dung vào ô dưới nếu muốn nhập dòng Header.
Đánh dấu vào mục Page number nếu muốn đánh số trang in handout.
5. Trình diễn giáo án
Sau khi đã soạn xong giáo án chúng ta có thể dùng nó để tiến hành giờ dạy. Công việc "giảng bài" bằng giáo án soạn trên Powerpoint được thức hiện thông qua một chức năng đặc biệt của nó gọi là "trình diễn" (hay "Slide Show"). Khi thực hiện chức năng này, phần mềm sẽ lần lượt chiếu lên màn hình nội dung đầy đủ của từng trang (Slide), theo thứ tự mặc định từ trang đầu tiên đến trang cuối cùng.
5.1. Thiết lập cách vận chuyển trang (Slide)
Thực hiện lệnh: Slide Show\Slide Transition, của sổ Slide Transition hiện ra ở bên phải màn hình như hình trên. Các mục chọn có ý nghĩa là:
- Apply to selected slides: liệt kê danh sách các kiểu vận chuyển.
- Modify transition: cho phép thay đổi tốc độ (speed), chọn âm thanh đi kèm (sound) và số lần lặp của âm thanh (loop until next sound).
- Advance slide: On mouse click vận chuyển khi nháy chuột; Automatically after tự động chuyển sau số giây qui định ở dưới.
-Apply to all slide: áp dụng cho mọi trang. 
5.2. Thiết lập màn hình trình diễn
Thực hiện lệnh: Slide Show\Set up show..., của sổ Set up show hiện ra như hình sau. Các mục chọn có ý nghĩa là:
- Trong mục Show type (kiểu trình diễn), chọn dòng Presented by a speeker (full screen) để trình diễn toàn màn hình; chọn Browsed by an individual (window) để trình diễn trong một cửa sổ riêng. Khi trình diễn toàn màn hình thì sẽ không thể chạy được ứng dụng khác trong khi diễn còn trình diễn trong cửa sổ riêng thì khi diễn ta vẫn có thể khởi động ứng dụng khác.
- Trong mục Show slides, chọn All để trình diễn toàn bộ các trang; chọn From ... to để lựa các trang cần trình diễn.
- Các mục khác để nguyên, sau đó nháy OK. 
5.3. Điều khiển trình diễn
Khi đang trình diễn, nháy nút phải chuột, một bảng lệnh tắt hiện ra như hình bên: 
- Nháy Next để chuyển tới trang tiếp theo;
- Nháy Previous để chuyển tới trang trước;
- Nháy Go to slide để chuyển tới trang trong danh sách;
- Nháy End Show để kết thúc trình diễn.
6. Xuất giáo án sang dạng trang Web 
Mở tệp giáo án *.ppt, thực hiện lệnh File\Save As Web page...; hộp thoại Save As xuất hiện như trên.
- Nháy nút Change title... để thay đổi tiêu đề cho trang Web;
- Trong hộp File name, nhập một tên cho trang Web;
- Trong mục Save as type, chọn kiểu Web page (*.htm; *.html)
- Nháy nút Publish... để mở hộp thoại sau
- Trong hộp File name, xác định thư mục chứac trang web;
- Chọn mục Open published Web page in browser để xem trang Web ngay sau khi xuất;
- Nhấy nút Publish để hoàn thành việc xuất bản.
Sau khi xuất bản thành trang Web, ta dùng trình duyệt để trình diễn bài giảng. Đồng thời có thể đưa lên mạng cho mọi người thảm hoặc sử dụng.
7. Đóng gói giáo án sang CD
7.1. Để trình diễn trên máy tính không có PPT
Trong PowerPoint 2003 có một chức năng hơn hẳn các đời "anh" của nó. Đó là khả năng đóng gói các giáo án để có thể trình diễn trên các máy tính không cài đặt Powerpoint hoặc cài các Powerpoint và hệ điều hành đời cũ như 9x. 
Các gói bài giảng này bảo đảm hiển thị không mất tính logic, không mất liên kết, không sợ xung đột giữa các phiên bản, không phá font chữ, có thể ghi ra đĩa CD hoặc RAMDISK để mang đi một cách thuận tiện, có thể bảo mật bằng Password.
- Yêu cầu hệ thông: Máy phải cài PowerPoint 2003 và PowerPoint Viewer 2003 để thực hiện việc đóng gói giáo án. Có ổ CD-RW và đĩa CD-R.
- Cách thực hiện:
Khởi động PowerPoint 2003 
File / Package for CD..., hộp thoại Package for CD xuất hiện
Nếu chức năng này chưa được cài đặt thì ta cần bổ sung từ đĩa OFFICE2003 bằng cách sử dụng Add/Remove Programs trong Control Panel.
Nháy nút Options... để mở hộp thoại Options dành cho PowerPoint Viewer và đánh dấu vào các mục như hình sau:
Trong hộp combox 'Select how presentations will be play in the Viewer', khi nháy vào mũi tên xuống ở bên phải, sẽ có 4 lựa chọn cho phép ta thiết lập cách phát lại các giáo án là:
- Play all presentations automatically in the specified order: tự động phát lại tất cả các giáo án theo thứ tự đã xác định.
- Play only first presentation automatically: chỉ tự động phát lại giáo án đầu tiên.
- Let the user select which presentation to view: cho phép người dùng tự chọn giáo án nào để xem trình diễn.
- Don't play the CD automatically: không tự động phát lại CD khi cho CD vào ổ CD.
Nếu chọn chế độ automatically thì khi cho đĩa CD vào ổ đĩa, chương trình máy chiếu PowerPoint Viewer 2003 có tệp thi hành Pptview.exe sẽ tự khởi động và bắt đầu trình diễn giáo án thứ nhất, sau đó là giáo án hai v.v. 
Nếu chọn chế độ không tự động thì trong cửa sổ Explore, khi nháy đúp vào tệp giáo án nó sẽ gọi thi hành pptview.exe và trình chiếu giáo án theo thứ tự đã định. 
Để bảo vệ giáo án hãy nhập mật khẩu vào các ô:
- Password to Open each file: mật khẩu để mở mỗi file.
- Password to Modify each file: mật khẩu để sửa mỗi file.
Nháy OK để trở lại hộp thoại Package to CD.
Trong mục Name the CD: nhập một tên cho CD (ví dụ: PresentationCD).
Nháy nút Add files... để mở hộp thoại Add files cho phép chọn các tệp giáo án cần đóng gói sang CD. Kich đúp vào tên tệp cần đóng gói để chọn.
Các tệp giáo án được chọn sẽ xuất hiện trong hộp thoại Package to CD như sau. Muốn bổ sung thêm ta chỉ việc nháy nút Add... và lặp lại các bước trên.
Để thay đổi thứ tự trình chiếu, hãy chọn tên tệp và nháy vào nút mũi tên lên hoặc xuống ở bên trái.
Sau khi đã thiết lập xong các thông số cần thiết, nháy nút Copy to CD để ghi ra đĩa CD, hoặc nháy nút Copy to Folder... để ghi sang một thư mục nào đó và có thể chứa trong các thiết bị lưu trữ di động và trình diễn khi cần.
7.2. Để trình diễn trên máy tính có phiên bản cũ hơn.
Khi đã thiết kế xong giáo án trên powerpoint 2003, nếu muốn có thể trình diễn trên các phiên bản cũ hơn ta thực hiện việc lưu như sau:
- Nháy chọn File / Save As
- Trong mục Save As type, hãy chọn Powerpoint 95 (*.ppt) hoặc Powerpoint 97-2003 & 95 Presentation (*.ppt).
Quá trình ghi sẽ diễn ra lâu hơn thông thường và dung lượng tệp ppt cũng lớn lên cỡ 10 lần. 
Nếu muốn nháy đúp vào tệp sẽ trình diễn ngay thì hãy ghi ở dạng *.pps. Dạng này cũng không cho phép người xem chỉnh sửa nội dung tệp hay xem các hiệu ứng.
8. Chuyển sang dạng tài liệu Word
- Thực hiện lệnh: File\Send to\ Microsoft Office Word
Xuất hiện hộp thoại như hình bên.
- Chọn một trong các kiểu tài liệu Word;
- Chọn một trong hai cách bổ sung các slides
- Nháy OK.
9. In ấn
- Nháy File\Print...; Hộp thoại Print xuất hiện.
- Trong mục Print range, chọn All là in toàn bộ; chọn curent slide là in trang hiện hành; chọn Slides là in trang tuỳ chọ bằng cách đanh số vào hộp bên cạnh.
- Trong Print what (in gì) có: chọn Slides là in từng trang; chọn handouts là in các tở rơi, chọn số slide trong một trang in ở mục Slides per page (1, 2, 3, 4, 6,9); chọn hướng in trong muc Order (dọc, ngang).
- Chọn Scale to fit paper đểtự động ép vừ khít trang giấy in.
- Nháy Preview để xem trước khi in.
- Nháy OK để bắt đầu in.