Giáo trình Microsoft 2010

exe và Archive.exe. Đây là 2 files giúp bạn phục hồi chính xác nội 
dung lá thƣ và thông tin tài khoản gửi thƣ. 
c. Sao lƣu chữ ký, mật khẩu, rule và tất cả 
Cách làm nhƣ sau: tìm đến thƣ mục My Computer > Local Disk C > 
Documents and Settings > Tài khoản bạn đang sử dụng > Application 
Data, trong này có 1 thƣ mục tên là Microsoft, bấm chuột phải lên thƣ mục 
này và chọn Add to archive và làm tƣơng tự nhƣ trên để tạo ra file tự chạy 
có tên là Microsoft.exe. File này giúp bạn phục hồi các chữ ký, mật khẩu, 
các quy tắc khi gửi thƣ, lịch biểu, sổ địa chỉ, các giao diện, mật khẩu bảo vệ 
thƣ,.... 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
142 
d. Phục hồi nguyên vẹn Microsoft Outlook 
Bây giờ bạn đem các files Account.reg, Outlook.exe, Archive.exe, 
Micrsoft.exe lƣu vào 1 nơi an toàn. Sau khi cài đặt lại máy, bạn lần lƣợt 
chại các file này để phục hồi lại Microsoft Outlook nguyên vẹn nhƣ ban 
đầu. 
6. Skylook 2.0 
Skylook là phần mở rộng của Microsoft Outlook. Khi cài đặt Skylook sẽ tạo 
một toolbar của Skype trên giao diện của Outlook, cho phép thực hiện các 
cuộc gọi cũng nhƣ ghi âm từ Skype. 
7. Cấu hình tài khoản gmail 
Nếu bạn đang sử dụng bộ Office của Microsoft có công cụ MS Outlook thì 
hãy tận dụng nó để duyệt và quản lý hộp thƣ của Google nhanh chóng hơn. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
143 
Trƣớc hết, bạn phải đăng nhập vào hộp thƣ Gmail tại trang 
 rồi vào Settings > chọn thẻ Forwarding and 
POP/IMAP > đánh dấu chọn vào trƣớc dòng Enable POP for all mail or 
Enable POP for mail that arrives from now on trong mục POP Download. 
Xong, nhấn Save Changes. 
Sau đó, bạn mở MS Outlook lên. 
Thêm một tài khoản e-mail trong Outlook 
Nhấp vào tab File. 
Trên tab Info, theo Account Information, nhấp vào Account Settings. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
144 
Nhấp vào Add Account. 
Nhập tên, Địa chỉ email của bạn, và mật khẩu của bạn. 
Nhấn Next 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
145 
Nhấn Finish. 
8. Mở Calendar, Contacts hay Task List cùng lúc 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
146 
Phải di chuyển chuột quá nhiều lần mỗi khi cần hoán đổi giữa Inbox và 
Calendar, hay Contacts và Tasks? Hãy nhấn chuột phải vào một trong 
những nút này và chọn Open in a New Window, bạn sẽ giữ đƣợc Contacts 
và Calendar đƣợc mở ở 2 cửa sổ riêng biệt. Các cửa sổ này vẫn mở ngay cả 
khi đọc thƣ, dùng tổ hợp Alt-Tab để di chuyển giữa các cửa sổ. 
9. Hiển thị ngày tháng ở Calendar 
Ngƣời dùng có thể chọn hiển thị nhiều ngày tháng cùng lúc, với các ngày 
liền kề hoặc không bằng cách giữ Ctrl và chọn những ngày tháng muốn 
xem ở góc trên cùng bên trái của cửa sổ Calendar. Các ngày tháng đã nhấn 
chọn sẽ xuất hiện dƣới dạng cột ở phần hiển thị chính của Calendar. Ngƣời 
dùng cũng có thể hiển thị nhiều ngày liên tục bằng cách giữ chuột và kéo để 
chọn các ô này. 
10. Sử dụng ký tự viết tắt cho ngày, giờ 
Calendar của Outlook có thể hiểu cả văn bản tiếng Anh dạng cơ bản lẫn 
những chữ viết tắt trong phần Start Time và End Time. Ví dụ nhƣ, thay vì 
gõ hẳn ngày tháng chỉ cần gõ “next Tue” hoặc “next month”, Calendar sẽ tự 
động chèn ngày chính xác. (“Next month” tính theo ngày cách ngày hôm 
nay 1 tháng.) Trong trƣờng thời gian, ngƣời dùng có thể gõ “now” hoặc viết 
tắt nhƣ “4p”, Outlook sẽ chỉnh lại là “4:00 pm.” Tƣơng tự, các ký tự viết tắt 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
147 
dạng cơ bản cũng có thể sử dụng với cửa sổ Scheduling, ngƣời dùng có thể 
mở hộp thoại Appointment Recurrence và nhập “next Thursday” vào phần 
Start, Outlook sẽ trả về ngày chính xác. 
11. Tùy biến thanh Ribbon 
Lần đầu xuất hiện trong bản Office 2007, thanh công cụ với giao diện 
Ribbon sớm trở thành chủ đề tranh cãi giữa ngƣời dùng. Một số ngƣời dùng 
rất ƣa thích giao diện Ribbon mới này, trong khi số khác lại cho rằng giao 
diện menu cũ tiện lợi hơn. Bởi vậy các nhà phát triển thứ ba đã ngay lập tức 
cho ra mắt những chƣơng trình có khả năng trả về giao diện menu cũ quen 
thuộc, ví dụ nhƣ Classic Menu từ Addintools. 
Thanh Ribbon vẫn tiếp tục xuất hiện trong phiên bản Office 2010 này, thậm 
chí nó đã đƣợc bổ sung vào tất cả các ứng dụng của bộ Office bao gồm cả 
Outlook và OneNote. Tuy nhiên, khác biệt lớn nhất so với phiên bản trƣớc 
chính là việc bạn có khả năng tùy biến thanh Ribbon. Bạn có thể quyết định 
xem tính năng nào đƣợc xuất hiện trên mỗi tab, thậm chí nếu muốn, bạn 
hoàn toàn có thể thêm đƣợc tab mới và đặt những tính năng ƣa dùng lên tab 
đó. 
Để tùy biến thanh Ribbon, bạn click chuột phải vào nó, chọn Customize 
The Ribbon. Trong hộp thoại mới hiện ra, bạn có thể tự do tạo tab mới 
hoặc thêm / bớt tính năng trên mỗi tab. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
148 
12. Thêm dữ liệu lịch biểu vào email 
Nếu email đang sử dụng thuộc server Microsoft Exchange và cần gửi thƣ 
cho một ai đó cũng thuộc Exchange, ngƣời dùng có thể thêm dữ liệu từ lịch 
vào email. Trong cửa sổ soạn thảo thƣ, chọn trong dải Message (mặc định), 
chọn Calendar từ nhóm Include và chỉ định khoảng thời gian, mức độ chi 
tiết. Tùy chọn này không có sẵn nếu tài khoản ngƣời dùng thuộc server POP 
hoặc IMAP. 
13. Bỏ các add-in không cần thiết 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
149 
Có thể giúp Outlook 2010 chạy nhanh và êm ái hơn bằng cách bỏ các add-
in mà các phần mềm khác đã cài đặt vào. Chọn File . Options click chọn 
Add-ins, chọn Manage (mục ở dƣới cùng), phải đảm bảo COM Add-in là 
các mục hiện hành, nhấn Go. Từ hộp thoại COM Add-in ngƣời dùng có 
thể vô hiệu hóa các mục bằng cách bỏ đánh dấu hoặc click chọn Remove để 
loại bỏ hoàn toàn. 
14. Các phím tắt 
Các phím tắt sử dụng trong Microsoft Outlook. 
- Ctrl+1: mở cửa sổ Mail. 
- Ctrl+2: mở Calendar. 
- Ctrl+3: mở Contacts. 
- Ctrl+4: mở Tasks. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
150 
- Ctrl+5: mở Notes. 
- Ctrl+Shift+M: tạo tin nhắn mới trong Outlook. 
- Ctrl+Shift+C: tạo liên lạc (Contact) mới. 
- Ctrl+N: soạn tin nhắn mới. 
- Ctrl+R: trả lời tin nhắn. 
15. Kéo và thả bất cứ thứ gì 
Một trong những ƣu điểm lớn nhất trong Outlook là bạn có thể kéo và thả 
bất cứ mục Outlook nào từ một thƣ mục này sang thƣ mục khác. Kéo một 
email vào thƣ mục các liên lạc của bạn, khi đó Outlook sẽ tạo một liên lạc 
cho bạn bằng first name và last name và địa chỉ email cho bạn. Kéo email 
vào thƣ mục lịch biểu, lúc này một cuộc hẹn sẽ đƣợc tạo ra cho bạn với các 
lƣu ý của lịch biểu là phần body của email đƣợc nhập vào. 
16. Kích phải bất cứ thứ gì 
Nếu bạn nghi ngờ và không muốn biết những gì cần thực hiện tiếp theo 
trong Outlook, chỉ cần kích phải vào một mục Outlook nào đó, khi đó menu 
sẽ xuất hiện và cung cấp cho bạn tính năng mong muốn. Kích phải vào tên 
trong địa chỉ email và chọn Add to Outlook Contact, khi đó liên lạc của bạn 
sẽ đƣợc tạo một cách tự động. Kích phải vào mục calendar, bạn có thể in nó 
và đem mang theo nó kèm bạn đến cuộc hẹn. 
17. Tìm kiếm mọi thứ 
Nếu bạn giống nhƣ chúng tôi, đợi một vài giây để tìm kiếm thứ nào đó có 
thể phát bực dọc thì một trong những tính năng tốt nhất mà chúng tôi thích 
trong Outlook 2010 là có thể tìm kiếm nhiều thứ nhanh hơn nhiều. Chỉ bản 
thân bộ tìm kiếm này cũng quả đáng nâng cấp nếu bạn vẫn đang sử dụng 
phiên bản Outlook cũ. Chỉ cần đánh vào bất cứ một từ nào trong hộp thoại 
Search trong Inbox của bạn hay bất cứ thƣ mục mail nào, Outlook khi đó sẽ 
tìm ra cho bạn email cần thiết. Bạn có thể thực hiện tƣơng tự với các mục 
Contacts, Calendar hay Task. Hộp thoại tìm kiếm nằm phía trên bên trái của 
cửa sổ và sẽ nhanh chóng trả về kết quả tìm kiếm cho bạn. Cho ví dụ, trong 
thƣ mục Contact của bạn, chỉ cần đánh New York và tất cả các liên lạc của 
bạn có địa chỉ New York hoặc các lƣu ý nào có ghi New York sẽ đƣợc hiện 
ra. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
151 
18. Tạo các thư mục mở cho bất cứ thứ gì 
Một số trong số các bạn chắc hẳn đã biết đƣợc cách tạo các thƣ mục email 
mở rộng bằng cách kích phải vào danh sách thƣ mục và chọn New Folder. 
Bạn có biết mình có thể tạo các kiểu thƣ mục khác nhƣ các liên lạc khác, 
lịch biểu hoặc thƣ mục nhiệm vụ không? Để tạo thƣ mục Contact khác, có 
lẽ chỉ một liên lạc cá nhân nào đó, bạn kích phải vào bất cứ thƣ mục nào và 
chọn New Folder. Dƣới "Folder Contains," chọn Contact Items và chọn địa 
điểm bạn muốn lƣu New Contact Folder, sau đó thƣ mục bạn vừa tạo sẽ 
hiện hữu ở đó. 
19. Tiết kiệm thời gian thời gian, chỉ Download tiêu đề của Email 
Chạy Outlook 2010 offline có thể có ích nếu bạn muốn thực hiện các nhiệm 
vụ khác ngoài email. Nhƣng nếu bạn có 100 email và muốn tải chúng về 
máy của mình. Theo mặc định Outlook 2010 tải cả các email và các tập tin 
đính kèm và không yêu cầu ngƣời sử dụng về cài đặt này khi thiết lập một 
tài khoản cho lần đầu tiên. 
Trong Outlook 2010 bạn có thể nhấn Ctrl + Alt + S để mở Outlook của bạn 
Gửi và nhận Groups, nhƣng đây không phải là trƣờng hợp trong Outlook 
2010.Trƣớc tiên, bạn click vào Send/Receive tab -> Send/Receive Groups -
> Define Send/Receive Groups đƣợc thể hiện trong hình dƣới đây 
Hộp thoại Send/Receive Groups hiển thị. Nhấn vào nút Edit. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
152 
Now under the Account Options, select „Download headers for subscribed 
folders‟. This will download your emails faster by ignoring the attachments. 
This can be a quick way to send/receive emails and save time. 
Bây giờ bên dƣới mục Account Options, chọn “Download headers for 
subscribed folders”. Khi chọn mục này outlook 2010 sẽ tải về các email của 
bạn nhanh hơn bằng cách bỏ qua các tập tin đính kèm. Việc chọn này nhanh 
chóng để gửi / nhận email và tiết kiệm thời gian. 
Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ - Microsoft Vietnam 
153