Giáo trình Nghiệp vụ quản lý trường phổ thông - Chương 10 Quản lý công tác văn thư hành chính ở trường phổ thông

dạy, học tập của giáo viên và học sinh.
- Xây dựng lịch sinh hoạt và quản lý lịch sinh hoạt trong nhà trường.
Theo quy định của Nhà nước, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức phải trực tiếp chỉ 
đạo và thường xuyên đôn đốc công tác công văn giấy tờ. Lập hồ sơ trong nhà trường là 
nội dung quan trọng của công tác công văn giấy tờ, nên hiệu trưởng phải trực tiếp chỉ 
đạo và thường thường xuyên đôn đốc việc lập hồ sơ. Trách nhiệm của tổ trưởng hành 
chính-quản trị giúp hiệu trưởng trực tiếp chỉ đạo công tác lập hồ sơ trong nhà 
trường.Trách nhiệm của chuyên trách văn thư – lưu trữ là giúp hiệu trưởng, tổ trưởng 
hành chính-quản trị về mặt nghiệp vụ, làm danh mục hồ sơ và hướng dẫn cán bộ, nhân 
viên trong nhà trường lập hồ sơ. Trách nhiệm của các đơn vị, giáo viên, nhân viên 
trong nhà trường là lập hồ sơ theo dõi việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của đơn vị 
mình với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng để mọi người có trách nhiệm lập hồ sơ về 
công việc được giao.
2.3.2. Theo dõi, chỉ đạo văn phòng
Để quản lý văn phòng hoạt động đạt hiệu quả, hiệu trưởng cần chỉ đạo:
- Địa điểm đặt văn phòng ở vị trí thuận lợi cho việc liên hệ 
- Diện tích văn phòng phù hợp với yêu cầu công việc
- Cung cấp đủ trang thiết bị cần thiết cho hoạt động văn phòng
- Sắp xếp, trang trí văn phòng hợp lí và tạo môi trường giao lưu, tiếp xúc thuận 
lợi
- Chú ý xây dựng văn hóa văn phòng, đặc biệt là thái độ tiếp đón vì văn phòng 
được xem như “bộ mặt” của nhà trường.
Chương 10- Quản lý công tác văn thư hành chính ở trường phổ thông
145
2.3.3. Chỉ đạo việc đào tạo, bồi dưỡng
- Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư hành chính trong nhà 
trường cũng như trước những yêu cầu đặt ra cho công tác văn thư hành chính trong 
tiến độ phát triển như vũ bảo của khoa học công nghệ, hiệu trưởng cần:
+ Yêu cầu nhân viên tự học tập, nghiên cứu và thường xuyên trao đổi giúp đỡ 
nhau những vấn đề liên quan đến kiến thức chuyên môn nghiệp vụ trong nhà trường.
+ Hướng dẫn nghiên cứu văn bản để thực hiện nghiêm túc
+ Cử đi học các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ và nâng cao
+ Tạo điều kiện được giao lưu, học hỏi những điển hình tiên tiến trong ngành
- Trong chỉ đạo công tác văn thư hành chính, hiệu trưởng cần kịp thời tổng kết, 
rút kinh nghiệm; đề nghị khen thưởng, biểu dương cá nhân, bộ phận làm tốt công tác 
này đồng thời phê bình nhắc nhở cá nhân, bộ phận chưa hoàn thành nhiệm vụ, xảy ra 
sai sót trong công việc.
2.4. Kiểm tra công tác văn thư hành chính trong nhà trường
Kiểm tra là công tác tất yếu, quan trọng trong quá trình tổ chức, điều hành hoạt 
động của nhà trường. Đối với bất kỳ một hoạt động nào, khi tổ chức hoạt động cũng 
cần phải kiểm tra để đánh giá, chất lượng hiệu quả hoạt động từ đó rút kinh nghiệm, 
điều chỉnh nhằm đạt chất lượng và hiệu quả cao hơn. 
Để quản lý tốt công tác văn thư hành chính trong nhà trường, Hiệu trưởng phải 
thường xuyên kiểm tra. Trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình, Hiệu 
trưởng có trách nhiệm kiểm tra nhằm bảo đảm công tác văn thư hành chính của nhà 
trường tuân thủ theo luật định và đạt hiệu quả quản lý. Kiểm tra công tác văn thư hành 
chính bao gồm : 1) kiểm tra công tác văn thư; 2) kiểm tra công tác lập hồ sơ, sổ sách; 
3) kiểm tra công tác lưu trữ.
2.4.1. Nội dung kiểm tra 
- Kiểm tra công việc nêu trong kế hoạch có được thực thi? mức độ thực thi? 
những vấn đề gì chưa làm được? nguyên nhân, trở ngại chính là gì? So sánh kết quả 
đạt được so với mục đích yêu cầu chung của công tác.
- Kiểm tra việc làm cụ thể của cá nhân, bộ phận để đi đến đánh giá: có làm đúng 
theo những quy định về chức năng, nhiệm vụ được giao phó? Để thực hiện những nội 
dung trên, hiệu trưởng cần đi sâu kiểm tra:
+ Soạn thảo văn bản, luân chuyển, lưu trữ công văn đi, công văn đến
+ Quản lý con dấu
+ Quản lý hồ sơ, sổ sách
- Kiểm tra tính hiệu quả, hiệu lực trong công việc
2.4.2. Phương pháp kiểm tra
Trong quá trình quản lý công tác văn thư hành chính, có những khi phải áp dụng 
biện pháp kiểm tra toàn diện, cũng có khi chỉ áp dụng biện pháp kiểm tra thông thường 
mang tính chuyên đề. Có thể áp dụng một số các phương pháp kiểm tra sau:
Chương 10- Quản lý công tác văn thư hành chính ở trường phổ thông
146
- Kiểm tra hồ sơ, sổ sách
- Quan sát các thao tác và hoạt động của nhân viên, bộ phận thực thi
- Trao đổi, trò chuyện với nhân viên và người phụ trách
- Tự đánh giá của cá nhân, bộ phận
- Sự phản hồi thông tin từ cán bộ, giáo viên, công nhân viên, học sinh, phụ 
huynh..
- Báo cáo của người phụ trách.
Nếu kiểm tra tốt, việc điều hành sẽ ngăn ngừa được các sai lầm, phát hiện kịp 
thời những chỗ không phù hợp để điều chỉnh kịp thời. Sau khi kiểm tra cần đánh giá, 
rút kinh nghiệm để đề ra các biện pháp khắc phục nhằm nâng cao chất lượng công tác 
văn thư hành chính.
Để kiểm soát được công tác văn thư hành chính một cách thường xuyên, hiệu 
trưởng cần có hệ thống tiếp nhận thông tin chính xác về công việc điều hành. 
Tóm lại: quản lý công tác văn thư - hành chính trong nhà trường là trách nhiệm 
của hiệu trưởng. Muốn quản lý công tác này có hiệu quả, hơn ai hết, hiệu trưởng cần 
phải có nhận thức đúng đắn về công tác này đồng thời đề ra các biện pháp quản lý phù 
hợp với hoàn cảnh, điều kiện của nhà trường.
 Tóm tắt 
Công tác văn thư, công tác lập hồ sơ sổ sách, công tác lưu trữ là những nội dung 
công tác văn thư hành chính trong nhà trường. Để công tác văn thư hành chính đạt 
chất lượng, hiệu quả, hiệu trưởng cần thực hiện đồng bộ các biện pháp sau: 
- Công tác kế hoạch
+ Xây dựng kế hoach hoạt động công tác văn thư hành chính phù hợp với điều 
kiện cụ thể của nhà trường.
+ Cụ thể hoá kế hoạch hoạt động công tác văn thư hành chính thành kế hoạch 
tháng
- Công tác tổ chức
+ Xây dựng, củng cố bộ máy
+ Xây dựng quy chế làm việc, quy định chức năng công việc cụ thể
+ Phân công công việc phù hợp
- Công tác chỉ đạo
+ Theo dõi, chỉ đạo công tác học viên – giáo viên
+ Theo dõi, chỉ đạo văn phòng
+ Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ
+ Khen thưởng, phê bình
Chương 10- Quản lý công tác văn thư hành chính ở trường phổ thông
147
- Công tác kiểm tra
+ Kiểm tra nội dung thực thi công tác văn thư hành chính
+ Kiểm tra tiến độ và quy trình làm việc

1. Xin cho biết những nhận định của Anh/Chị khi học xong phần này .
2. Đặt hai, ba câu hỏi thể hiện suy nghĩ của Anh/Chị về nội dung quản lý công 
tác văn thư hành chính. Chia sẻ câu hỏi này với các đồng nghiệp.
3. Những kiến thức này sẽ giúp Anh/Chị điều gì trong quản lý nhà trường hiện 
nay?
4. Sau khi học xong chương này Anh/Chị sẽ quản lý công tác văn thư hành chính 
trong nhà trường của mình như thế nào?
Anh/Chị có ý tưởng gì để quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường 
ngày một tốt hơn.

1. Anh/Chị hiểu thế nào về khái niệm hành chính và quản trị? 
2. Hãy nêu vị trí, vai trò của công tác hành chính - quản trị trong nhà trường.
3. Anh/Chị hiểu thế nào là công tác văn thư? Hãy nêu vai trò, ý nghĩa của công 
tác văn thư trong nhà trường. Yêu cầu đối với công tác văn thư trong nhà trường là 
gì?
4. Trình bày nội dung quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường
5. Trình bày quy trình xử lý văn bản đi, đến trong nhà trường.
6. Hồ sơ là gì? Việc lập hồ sơ có ý nghĩa, tác dụng như thế nào?
7. Hãy nêu nội dung công tác lập hồ sơ
8. Hãy nêu trách nhiệm tổ chức lập hồ sơ trong nhà trường.
9. Tài liệu lưu trữ khác với các loại tư liệu sách báo khác ở chỗ nào?
10. Hãy trình bày những yêu cầu đối với quản lý công tác văn thư hành chính?
11. Trình bày những biện pháp quản lý công tác văn thư hành chính?
 Tài liệu học viên cần đọc thêm 
1. Các văn bản quy phạm pháp luật
- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn thi hành, 
NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2004 
- Luật Giáo dục 2005 
- Pháp lệnh lưu trữ quốc gia
Chương 10- Quản lý công tác văn thư hành chính ở trường phổ thông
148
- Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng chính phủ ban hành điều lệ 
công tác, công văn giấy tờ và công tác lưu trữ.
- Nghị định số 101/CP ngày 23/9/1997 của Chính phủ hướng dẫn thực hiện một 
số điều luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
- Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử 
dụng con dấu
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về 
công tác văn thư.
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết 
thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia
- Quyết định số 909/QĐ-TTg ngày 14/8/2003 của thủ tướng chính phủ về việc 
phê duyệt chương trình đổi mới công tác xây dựng, ban hành và nâng cao chất lượng 
văn bản quy phạm pháp luật
- Quy định tạm thời về viết hoa trong văn bản, ban hành kèm theo quyết định số 
09/1998/QĐ-VPCP ngày 22/11/1998 của Bộ trưởng chủ nhiệm văn phòng Chính phủ.
- Thông tư số 33/BT ngày 10/12/1992 của Bộ trưởng chủ nhiệm văn phòng 
Chính phủ về thẩm quyền, hình thức văn bản quản lý nhà nước.
- Điều lệ trường Trung học theo quyết định 23/2000/QĐ-BGD&ĐT ngày 
11/7/2000 của Bộ GD&ĐT.
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005 
của Bộ Nội vụ – Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày 
văn bản.
2. Văn bản quản lý hành chính nhà nước và công tác văn thư lưu trữ trong các cơ 
quan nhà nước của Học viện hành chính quốc gia-Nhà xuất bản Giáo dục 1997.
3. Giáo trình Hành chính công. NXH Chính trị quốc gia. Hà Nội 2004
4. Giáo trình hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước. NXB Đại học quốc 
gia Hà Nội.
5. Tập bài giảng Một số vấn đề cơ bản về hành chính học. NXB Chính trị quốc 
gia. Hà Nội 2003
6. Đề cương bài giảng văn bản quản lý nhà nước, trường Cán bộ quản lý giáo dục 
và đào tạo 1, Hà Nội 2005
7. TS. Dương văn Khảm (chủ biên): Công tác văn thư lưu trữ. NXB Chính trị 
quốc gia. Hà Nội 2004.
8. Nguyễn Đình Sản: Quản trị học. NXB Thống kê 
9. Vương Đình Quyền; Lý luận và phương pháp công tác văn thư. NXB Đại học 
quốc gia Hà Nội 2005.