Giáo trình Tin học căn bản - Tạo bài trình bày với Microsoft PowerPoint - Phần I: Bắt đầu với Microsoft PowerPoint

 bạn thêm đầu trang và chân trang cho bài 
trình bày. 
1. Trên bảng chọn View, nháy Header and Footer.... Hộp thoại 
Header and Footer xuất hiện với tab Slide. 
2. Nháy ô Footer và gõ Nhóm huấn luyện PiL. Trong hộp 
Preview, hình chữ nhật đen trên chỗ của chân trang trên slide 
được tô đậm. 
3. Nháy trang Notes và Handouts. Thiết đặt đầu trang và chân 
trang cho các trang ghi chú và tờ phát xuất hiện. Tất cả bốn ô 
được chọn. 
4. Nháy hộp Header và gõ Tuyển chọn thành viên mới. 
5. Nháy hộp Footer và gõ Nhóm huấn luyện PiL. 
6. Xóa đánh dấu ở ô Date and Time. PowerPoint đưa đầu trang, 
chân trang và số trang vào từng tờ ghi chú hay tờ phát. 
7. Nháy Apply to All. Thông tin đầu trang và chân trang được áp 
dụng cho mọi slide, trang ghi chú và tờ phát. 
 In bài trình bày 29 
Xem trước khi in bài trình bày 
Print preview cho khả năng xem trước bài trình bày trước khi in. 
Trong khi xem bạn có thể chuyển giữa các cách hiển thị khác nhau, 
như ghi chú, slide, đại cương và tờ phát và thay đổi chiều in. Nếu 
dùng máy in đen trắng để in bản in màu, bạn cần kiểm chứng rằng 
bản trình bày được in sẽ dễ đọc bằng cách xem trước slide màu ở 
chế độ thuần đen trắng hay xám. 
Pure Black and White hiển thị màu dưới dạng đen trắng, trong khi 
Grayscale cho hiển thị màu theo độ xám. Nếu muốn thay đổi slide 
khi xem dưới dạng đen trắng, bạn có thể thay đổi màu sang đen 
trắng trong chế độ hiển thị Normal. 
Các bước thực hiện 
Trong bài tập này, bạn xem trước bản phát của bài trình bày, xem 
các slide theo Grayscale và Pure Black and White và sau đó thay 
đổi cách hiển thị các slide với mầu đen và trắng. 
1. Trên thanh công cụ chuẩn, nháy nút Print Preview . Màn 
hình chuyển sang chế độ xem trước khi in và hiện bản trình bày 
theo thiết đặt đã được chọn. 
2. Trên thanh công cụ Print Preview, nháy mũi tên trong ô Print 
What và nháy Handouts (2 slides per page). Màn hình xem 
trước hiển thị bài trình bày theo định dạng tờ phát với hai slide 
trên một trang. 
30 Tạo bài trình bày với Microsoft PowerPoint 
3. Trên thanh công cụ Print Preview, nháy Options, trỏ vào Color/ 
Grayscale và nháy Grayscale. Màn hình xem trước khi in hiển 
thị bài trình bày theo tỉ lệ xám. 
4. Trên thanh công cụ Print Preview, nháy nút Next Page . Màn 
hình hiển thị tờ phát tiếp theo. 
5. Đưa con trỏ chuột vào vùng xem trước khi in (con trỏ đổi thành 
hình kính lúp với dấu cộng ở trong) và nháy vào slide. Màn 
hình phóng to slide. 
6. Đưa con trỏ chuột vào vùng xem trước khi in (con trỏ đổi thành 
hình kính lúp với dấu trừ ở trong) và nháy vào slide. Slide thu 
nhỏ trở lại. 
7. Trên thanh công cụ Print Preview, nháy nút Previous Page . 
Màn hình xem trước khi in hiển thị tờ phát trước đó. 
8. Trên thanh công cụ Print Preview, nháy nút Close Preview 
. Màn hình xem trước khi in đóng lại và slide xuất hiện 
trong chế độ hiển thị trước. 
9. Nháy nút Normal View nếu cần và nháy tab Slides để hiển 
thị các biểu tượng slide trong ngăn Outline/Slides. 
10. Trên thanh công cụ chuẩn, nháy nút Color/Grayscale và 
nháy Grayscale. Slide chuyển từ chế độ màu sang chế độ xám 
và thanh công cụ Grayscale View hiện ra. Bạn vẫn có thể thấy 
các biểu tượng slide màu trên tab Slides, làm dễ dàng việc so 
sánh slide màu với slide đen trắng. 
11. Trên thanh công cụ chuẩn, nháy nút Color/Grayscale và 
nháy Pure Black and White. Slide hiển thị theo màu thuần đen 
trắng. 
12. Trên thanh công cụ Grayscale View, nháy nút Setting 
và nháy Black with Grayscale Fill. Nền slide đổi từ trắng 
sang xám. 
13. Trên thanh công cụ Grayscale View, nháy nút Setting 
và nháy White. Nền slide trở lại màu trắng. 
 In bài trình bày 31 
14. Trên thanh công cụ Grayscale View, nháy nút Close Black and 
White View. Slide chuyển trở về chế độ màu. 
In bài trình bày 
Bạn có thể in bài trình bày PowerPoint của mình theo nhiều cách: 
như slide, ghi chú của diễn giả, tờ phát cho thính giả, hay bản đại 
cương. PowerPoint giúp việc in bài trình bày được dễ dàng. Kiểu 
máy in - màu hoặc đen trắng - được tự động phát hiện và in phiên 
bản thích hợp của bài trình bày. Chẳng hạn, nếu chọn máy in đen 
trắng, bài trình bày của bạn sẽ được đặt để in theo độ xám 
(grayscale). 
Trong hộp thoại Print, bạn có thể chọn máy in hay tùy chọn để in 
tập tin. Bạn đặt miền in, xác định các slide cần in,... 
Bằng việc nháy mũi tên trong ô Print what trên hộp thoại Print, bạn 
có thể chọn in bài trình bày với một trong bốn kiểu: 
 Slides In các slide như chúng xuất hiện trên màn hình, mỗi tờ 
một trang. Bạn có thể in slide trên phim để sử dụng với máy 
chiếu hắt. 
 Handouts In một, hai, ba, bốn, sáu hay chín slide trên một 
trang. 
 Notes Pages In từng slide với ghi chú của diễn giả trên đó. 
 Outline View In bản đại cương với định dạng tương ứng thiết 
đặt theo cách hiển thị hiện thời. Những gì thấy trong tab 
Outline là điều thu được ở bản in. 
Ví dụ về từng kiểu in được nêu dưới đây. 
32 Tạo bài trình bày với Microsoft PowerPoint 
Slide (nằm ngang) 
Trang lưu ý 
Tờ phát 
Trang Đại cương 
 In bài trình bày 33 
Bằng việc nháy mũi tên trong ô Color/Grayscale trên hộp thoại 
Print, bạn có thể chọn in bài trình bày với một trong ba tùy 
chọn màu: 
 Color Dùng tùy chọn này để in bài trình bày theo màu trên 
máy in màu. Nếu chọn máy in đen trắng với tùy chọn này, bài 
trình bày in ra ở chế độ xám. 
 Grayscale Dùng tùy chọn này để in bài trình bày ở chế độ xám 
trên máy in màu hay đen trắng. 
 Pure Black and White Dùng tùy chọn này để in bài trình bày 
ở chế độ đen trắng không xám trên máy in màu hay đen trắng. 
Cuối cùng, tại phía dưới của hộp thoại Print, bạn có các tùy chọn 
sau để nâng cao chất lượng bản in: 
 Scale to fit paper Dùng tùy chọn này để đổi tỉ lệ slide cho 
khớp với cỡ giấy trong máy in nếu giấy trong máy in không 
tương ứng với kích cỡ slide và thiết đặt chiều giấy. 
 Frame slides Dùng tùy chọn này để thêm khung quanh slide 
bài trình bày khi bạn in. 
 Include comment pages Dùng tùy chọn này để in bất kỳ chú 
thích nào đã được chèn thêm trong toàn bộ bài trình bày. 
 Print hidden slides Dùng tùy chọn này để in tất cả các 
slide ẩn. 
Các bước thực hiện 
Trong bài tập này, bạn xem lại các kiểu và tùy chọn in ra. Rồi bạn 
in slide bài trình bày, tờ phát cho thính giả và ghi chú diễn giả. 
1. Nháy Print trên bảng chọn File, (nếu hộp thoại Print chưa được 
hiển thị). Hộp thoại Print hiện ra. 
34 Tạo bài trình bày với Microsoft PowerPoint 
2. Nháy chọn Current slide trong Print range. 
3. Nháy mũi tên trong ô Print what và sau đó nháy Slides. 
4. Nháy mũi tên trong ô Color/Grayscale và chọn Grayscale, rồi 
nháy OK. PowerPoint hiển thị slide hiện thời trong bài trình 
bày. Một biểu tượng máy in nhỏ trên thanh trạng thái cho biết 
trạng thái in. 
5. Nháy Print trên bảng chọn File. Hộp thoại Print hiện ra. 
6. Nháy mũi tên trong ô Print what và sau đó nháy Handouts. 
7. Nháy mũi tên trong ô Slides per page và nháy chọn 2. Để ý 
rằng PowerPoint đánh dấu ô Frame slides khi bạn chọn tờ phát. 
8. Nháy OK. PowerPoint in slide như các tờ phát. 
9. Trên bảng chọn File, nháy Print. Hộp thoại Print hiện ra. 
10. Nháy mũi tên trong ô Print what và nháy Notes Pages. 
11. Nháy tùy chọn Slides trong ô Print range. Điểm chèn xuất hiện 
trong hộp phạm vi cạnh tùy chọn Slides. 
12. Gõ 1-3, 5. PowerPoint sẽ in các trang ghi chú 1 tới 3 và 5. 
13. Nháy OK. PowerPoint in trang ghi chú 1, 2, 3 và 5. 
Lưu ý 
Kết quả in bằng các máy in khác nhau có thể có sự khác nhau. 
PowerPoint đặt cỡ slide theo máy in bạn chọn. Dùng phông chữ 
 In bài trình bày 35 
TrueType, PowerPoint cho phép bạn in bài trình bày trên các máy 
in khác nhau với cùng kết quả tốt. Khi bạn in bài trình bày với 
phông chữ này, PowerPoint giảm hay tăng kích cỡ của văn bản 
trong bài trình bày cho từng máy in để có kết quả nhất quán. 
Bạn có thể lưu slide như hình ảnh để dùng trong các chương trình 
khác. Hiển thị hay chọn slide bạn muốn lưu và nháy Save As trên 
bảng chọn File. Trong hộp Save As Type, nháy Windows Metafile 
và nháy nút Save. Bây giờ bạn có thể chèn slide như bất kỳ hình 
ảnh nào. 
Tổng kết bài học 
Bài học này cho biết cách mở bài trình bày đã có, thêm đầu trang 
và chân trang, xem trước các slide và in bài trình bày. 
Câu hỏi kiểm tra 
1. Nêu thao tác đổi sang chế độ hiển thị Pure Black and White. 
2. Bốn tùy chọn có thể xác định trong phần đầu trang hay chân 
trang là gì? 
3. Cho biết các kiểu in bản trình bày? 
4. Bạn in tờ phát với bốn slide trên một trang cho thính giả như 
thế nào? 
5. Làm thế nào để xem trước đại cương bản trình bày trước 
khi in? 
Thực hành 
Bài tập 1: Mở bài trình bày PiL Recruiting 03 ở thư mục Lesson03 
được đặt trong thư mục Presentation Practice và in hai slide cho 
mỗi một trang mà không dùng khung. 
Bài tập 2: Mở bài trình bày PiL Recruiting 03 ở thư mục Lesson03 
được đặt trong thư mục Presentation Practice và in các tờ phát cho 
thính giả, sử dụng sáu slide ở chế độ xám đối với một trang theo 
thứ tự chiều đứng. 
36 Tạo bài trình bày với Microsoft PowerPoint 
Bài tập 3: Mở bài trình bày Holidays bạn đã tạo ra trong Bài tập 3 
trong Bài học 2. Thêm chân trang cho tất cả các slide để hiển thị 
ngày tháng (chọn tùy chọn ngày tháng cập nhật tự động), số slide 
và văn bản chân trang Công ty Thắng Lợi. Đối với các chú ý và 
trang tin thông báo, thêm đầu đề có chứa ngày tháng (cập nhật tự 
động) và dòng chữ Ngày nghỉ lễ và Thời gian cá nhân và chân 
trang với dòng chữ Công ty Thắng Lợi. 
Bài tập 4: Mở bài trình bày Holidays và hiển thị bài trình bày này 
trong Print Preview. Đổi sang cách hiển thị Outline. Phóng to để 
xem đầu trang và chân trang. In bản trình bày này như bản đại 
cương. 
Bài tập 5: Mở bài trình bày Vacation bạn đã tạo ra cho Bài tập 4 
trong Bài học 2. Hãy hiển thị các slide trong chế độ Normal và 
Pure Black and White. Đổi cách hiển thị sang Grayscale. In trang 
lưu ý theo tỉ lệ xám với khung bao quanh trang. 
37