Giáo trình Tin học căn bản - Tạo bài trình bày với Microsoft PowerPoint - Phần III: Trình chiếu

họ gửi trả các bài trình bày, bạn có thể theo dõi các chỉnh sửa, chú 
thích, chấp nhận hoặc từ chối chúng và lồng chúng vào bản trình 
bày gốc. 
PowerPoint còn bao gồm các tính năng giúp bạn đóng gói bài trình 
bày để phát ở địa điểm khác. 
Thêm các chú thích vào một bài trình bày 
Bạn thêm một chú thích bằng cách nháy lệnh Comment trên bảng 
chọn Insert. Để sửa hoặc xóa một chú thích bạn nháy chuột phải 
vào văn bản chú thích và nháy vào Edit Comment hoặc Delete 
Comment. Để ẩn hoặc hiện một chú thích, bạn cần mở thanh công 
cụ Reviewing và nháy vào nút Markup, để bật hoặc tắt nó. Bạn 
cũng có thể sử dụng các chức năng trên thanh công cụ Reviewing 
để chèn, xóa hoặc chỉnh sửa các chú thích. 
Khi làm việc với các chú thích, bạn cũng có thể mở ngăn Revisions 
để xem các chú thích đã viết trong mỗi slide. Bạn mở ngăn 
Revisions bằng cách nháy chuột phải lên bất kỳ thanh công cụ nào 
và chọn Revisions Pane từ bảng chọn tắt. 
 Duyệt lại và chia sẻ bài trình bày 27 
Các bước thực hiện 
Trong bài tập này, bạn thêm và sửa các chú thích, mở thanh công 
cụ Reviewing và ngăn Revisions, ẩn và hiện các chú thích trong bài 
trình bày và xóa chú thích mà bạn không cần nữa. 
1. Mở Thuc_hanh_10 trong thư mục Lesson10 (nằm trong thư 
mục Presentation Practice). Kéo hộp cuốn để hiển thị slide 6. 
2. Trên bảng chọn Insert, nháy Comment. Một hộp chú thích mở 
ra với tên của bạn, ngày hôm nay và con trỏ nháy để có thể gõ 
chú thích. 
3. Trong hộp chú thích, gõ Có cách nào làm slide này đẹp hơn 
không? 
4. Nháy ngoài hộp chú thích. Hộp chú thích đóng lại và một ô nhỏ 
với chữ cái đầu tên bạn và một số xuất hiện trên góc trên cùng 
bên trái. 
5. Nháy đúp vào hộp nhỏ. Hộp chú thích mở trở lại, cho phép bạn 
chỉnh sửa chú thích. 
6. Nháy sau từ này để đặt con trỏ chèn, gõ phím cách, gõ nhìn và 
nháy ra ngoài hộp chú thích. Việc chỉnh sửa đã được thực hiện 
và hộp chú thích đóng lại. 
7. Trên bảng chọn View, trỏ vào Toolbars, sau đó nháy Reviewing 
nếu cần. 
8. Trên thanh công cụ Reviewing, nháy nút lệnh Markup . Hộp 
chú thích nhỏ trên slide 2 biến mất. 
9. Trên thanh công cụ Reviewing, nháy lại nút Markup . Nút 
Markup bật lên và hộp chú thích lại xuất hiện. 
10. Kéo hộp cuốn sang slide 7 và nháy nút Insert Comment trên 
thanh công cụ Reviewing. 
11. Trong ô chú thích, gõ Yêu cầu Mai cập nhật sơ đồ này và 
nháy bên ngoài ô chú thích. 
12. Kéo hộp cuốn sang slide 12 và trên thanh công cụ Reviewing, 
nháy nút Insert Comment . 
13. Trong ô chú thích gõ Chúng ta cập nhật những câu chuyện 
thành công này được không? 
14. Nháy chuột phải lên thanh công cụ bất kỳ và nháy vào 
Revisions Pane. Ngăn Revisions mở ra ở bên phải, hiển thị chú 
thích ở ô Slide changes. 
15. Nháy chuột phải trên ô chú thích và nháy Delete Comment. 
Chú thích được xóa khỏi slide và ngăn Revisions. 
 Duyệt lại và chia sẻ bài trình bày 29 
16. Trong ngăn Revisions, nháy nút Previous ở cuối ngăn. 
Slide 10 xuất hiện với chú thích trong ngăn Revisions. 
17. Nháy lần nữa nút Previous . Slide 6 xuất hiện với chú 
thích trong ngăn Revisions. 
18. Nháy nút Close để đóng ngăn Revisions. 
Gửi bài trình bày để duyệt qua thư điện tử 
Bạn có thể gửi bài trình bày cho người khác duyệt bằng thư điện tử 
ngay trong PowerPoint mà không cần phải mở chương trình thư 
điện tử của mình. Để gửi bài trình bày, nháy bảng chọn File và chỉ 
vào Send To. Bảng chọn Send To bao gồm các lệnh Mail Recipient 
(for Review) và Mail Recipient (as Attachment). Nháy vào một 
trong những lệnh này để mở một cửa sổ thư điện tử trong đó bài 
trình bày đã được liệt kê như là một tập tin đính kèm. Nếu bạn sử 
dụng Mail Recipient (for Review), thư có sẵn dòng chữ Please 
review the attached document. Để gửi một bài trình bày, nhập địa 
chỉ thư điện tử để gửi đến và địa chỉ thư điện tử đồng gửi của 
những người cần nhận được một bản sao và các tập tin đính kèm. 
Dòng chủ đề của thư điện tử đã bao gồm tên tập tin bài trình bày 
đang được gửi. 
Các bước thực hiện 
Trong bài tập này, bạn gửi một bài trình bày gắn kèm với thư 
điện tử. 
1. Trên bảng chọn File, chỉ đến Send To và nháy Mail Recipient 
(for Review). Cửa sổ thư điện tử mở ra, sẵn sàng để gõ địa chỉ 
người nhận. 
2. Nháy vào hộp To: nếu cần và gõ địa chỉ người nhận. 
3. Nháy nút Send. Thư điện tử với bài trình bày đính kèm được 
gửi đi để duyệt và trở lại với bài trình bày PowerPoint. Bạn sẽ 
nhận một thư phản hồi trong hộp thư. 
Sử dụng Pack and Go Wizard 
Nếu bạn trình chiếu bài trình bày của mình trên một máy tính khác, 
bạn có thể sao vào các thiết bị lưu trữ như đĩa mềm, đĩa CD. Tuy 
nhiên cần phải đề phòng hai trường hợp: PowerPoint chưa được cài 
đặt trên máy tính dùng để trình chiếu, hoặc trên máy đó không có 
các phông chữ sử dụng trong bài trình bày. Khi đó bạn có thể sử 
dụng Pack and Go Wizard. 
Với Pack and Go Wizard, bạn có thể “đóng gói” và sao các tập tin 
liên kết và các phông được sử dụng trong bài trình bày. Pack and 
Go Wizard mặc định đóng gói các tập tin liên kết và nếu bạn chọn 
tùy chọn Embed TrueType Fonts, các phông TrueType trong bài 
trình bày sẽ được lưu. Như vậy, khi bạn mở và chiếu bài trình bày 
trên một máy tính khác không có phông TrueType, bài trình bày sẽ 
trông giống như chiếu trên máy tính của bạn. Luôn nhớ rằng các 
phông nhúng trong bài trình bày sẽ làm tăng kích thước của tập tin. 
Lưu ý 
Bạn cũng có thể nhúng phông ngay khi lưu một bài trình bày. 
Trong hộp thoại Save As, nháy Tools, nháy Save Options, đánh 
dấu ô Embed TrueType fonts và nháy vào Embed characters in use 
only (cách tốt nhất để giảm kích thước tập tin) để chỉ nhúng các ký 
tự được sử dụng trong bày trình bày hoặc nháy Embed all 
characters (cách tốt nhất cho người khác chỉnh sửa) để nhúng tất cả 
các ký tự trong bộ phông. 
PowerPoint có một chương trình đặc biệt là PowerPoint Viewer, 
cho phép chiếu một bài trình bày trên một máy tính không được cài 
đặt PowerPoint. Bạn có thể dễ dàng cài PowerPoint Viewer trên 
mọi máy tính tương thích. Khi sử dụng Pack and Go Wizard, bạn 
có thể chọn hoặc không chọn PowerPoint Viewer. 
Khi hoàn thành, PowerPoint tạo ra hai tập tin: Pngsetup và 
Pres0.ppz. Pngsetup là một tập tin cài đặt sẽ gỡ đóng gói và trình 
chiếu bài trình bày của bạn và Pres0.ppz là bản nén bài trình bày. 
Để gỡ đóng gói và trình chiếu, bạn nháy đúp vào tập tin Pngsetup 
và làm theo chỉ dẫn. Các tập tin Pngsetup và Pres0.ppz phải ở trong 
cùng một thư mục để có thể trình chiếu. 
Các bước thực hiện 
Trong bài tập này, bạn khởi động Pack and Go Wizard, nhúng các 
phông trong bài trình bày, đóng bài trình bày và sử dụng 
PowerPoint Viewer để trình chiếu. 
 Duyệt lại và chia sẻ bài trình bày 31 
1. Nháy Pack and Go trên bảng chọn File. Pack and Go Wizard 
hiển thị một hộp thoại giới thiệu. 
2. Đọc phần giới thiệu và nháy Next. Pack and Go Wizard hỏi bạn 
muốn đóng gói bài trình bày nào. Bài trình bày hiện tại (đang 
mở) mặc định được chọn, mặc dầu vậy, bạn có thể chọn bất kỳ 
bài trình bày nào khác. 
3. Nháy Next. Pack and Go Wizard hỏi bạn muốn lưu bài trình 
bày ở ổ đĩa nào, như là ổ cứng hay ổ cứng trên mạng. Ổ đĩa A 
mặc định xuất hiện. 
4. Nháy chọn Choose destination, nháy Browser, chọn thư mục 
Lesson10, nháy Select và nháy Next. Pack and Go Wizard hỏi 
bạn có muốn bao gồm các tập tin liên kết và phông sử dụng 
trong bài trình bày của bạn không. 
5. Đánh dấu chọn ô Embed TrueType Fonts và nháy Next. Pack 
and Go Wizard hỏi bạn có muốn bao gồm cả PowerPoint 
Viewer không. Pack and Go Wizard mặc định không bao gồm 
PowerPoint Viewer. 
6. Nháy Next và nháy Finish. Bây giờ bạn đã sẵn sàng để mang 
bài trình bày ra trình diễn. 
7. Nháy Close trên bảng chọn File. 
8. Nếu hộp thoại xuất hiện hỏi bạn có muốn lưu những thay đổi 
đối với bài trình bày của bạn hay không, nháy Yes. 
Trình chiếu bằng PowerPoint Viewer 
Trước hết bạn phải khởi động tệp Pngsetup để gỡ đóng gói bài trình 
bày. Các tốt nhất là tạo một thư mục trống và chọn thư mục đó 
trong quá trình gỡ đóng gói. 
Các bước thực hiện 
1. Tạo thư mục mới có tên Test trong thư mục Lesson10. 
2. Trở lại thư mục Lesson10 và nháy đúp tệp Pngsetup. Khi được 
hỏi thư mục lưu các tệp sau khi gỡ đóng gói, chọn thư mục 
Test. Chương trình sẽ hỏi bạn có muốn trình chiếu ngay không, 
nháy No. 
3. Nháy Start trên thanh công việc, trỏ tới Programs và nháy vào 
Microsoft PowerPoint Viewer 97. Chương trình Microsoft 
PowerPoint Viewer xuất hiện. 
4. Chọn thư mục Test trong thư mục Lesson10. 
5. Trong danh sách các tập tin và thư mục, nháy chọn 
Thuc_hanh_10. 
6. Nháy Show. Chương trình PowerPoint Viewer trình chiếu bài 
trình bày Thuc_hanh_10. 
 Duyệt lại và chia sẻ bài trình bày 33 
7. Nháy chuột để xem các slide trong bài trình bày. 
8. Khi quá trình trình chiếu slide kết thúc, hộp thoại PowerPoint 
Viewer xuất hiện lại. 
9. Nháy Exit. 
Tổng kết bài học 
Bài học này bao gồm cách thêm chú thích vào một bài trình bày, 
gửi bài trình bày qua thư điện tử, theo dõi thay đổi trong bài trình 
bày và sử dụng Pack and Go Wizard. 
Câu hỏi kiểm tra 
1. Sử dụng tính năng gì của PowerPoint để gửi một bài trình bày 
bằng thư điện tử? 
2. Làm cách nào để trình chiếu bài trình bày trên máy tính không 
cài đặt PowerPoint? 
Thực hành 
Bài tập 1: Mở Thuc_hanh_10 trong thư mục Lesson10 (nằm trong 
Presentation Practice). Gửi bài trình bày như là tập tin đính kèm 
trong thư điện tử. 
Bài tập 2: Sử dụng Pack and Go Wizard để nén và lưu bài trình 
bày vào ổ cứng, đóng bài trình bày và trình chiếu sử dụng 
PowerPoint Viewer. 
ChÞu tr¸ch nhiÖm xuÊt b¶n: 
Chñ tÞch H§QT kiªm Tæng Gi¸m ®èc NG¤ TrÇn ¸i 
Phã Tæng Gi¸m ®èc kiªm Tæng Biªn tËp NguyÔN Quý Thao 
Biªn tËp néi dung vµ chÕ b¶n: 
Ban Biªn tËp s¸ch Tin häc (NXB gi¸o dôc Hµ néi) 
Tin häc c¨n b¶n 
T¹o bµi tr×nh bµy víi Microsoft PowerPoint 
M· sè: PTK64B6 
In ... cuèn (Q§....), khæ 17 x 24 cm, t¹i ...... 
Sè in: ... Sè xuÊt b¶n: .... In xong vµ nép l−u chiÓu th¸ng .... n¨m 2006.