Giáo trình tin học văn phòng

 Cell Alignment. Chọn 1 trong các kiểu căn lề
4) THAY ĐỔI HƯỚNG CHỮ TRONG BẢNG:
Bước 1: Bôi đen văn bản
Bước 2: Vào Format\Text Direction.
à Xuất hiện hộp thoại Text Direction 
Chọn một hướng chữ thích hợp trong hộp hội thoại 
Chọn OK.
5) TÁCH BẢNG THÀNH NHIỀU PHẦN
Đặt con trỏ văn bản vào vị trí cần tách.
Vào Table \Split Table
Để gộp lại ta đặt con trỏ vào khoảng trống và ấn phím Delete.
6) TÍNH TOÁN TRONG BẢNG.
Ngoài soạn thảo văn bản, Word còn cung cấp một số hàm thông dụng để tính toán số liệu trong bảng. Như tính tổng hay trung bình cộng của một cột, một hàng...
Bước 1: Đặt con trỏ vào ô kết quả
Bước 2: Vào Table\Formula
Xuất hiện hộp thoại Formula
+ Trong khung Formula : Nhập tên công thức tính.
Công thức bao gồm =()
Trong đó:
+ là tên phép tính cần thực hiện 
 Ví dụ : 	 SUM : Hàm tính tổng
 PRODUCT : Hàm tính tích..
AVERAGE: Hàm tính trung bình cộng
Max: Hàm tìm trị lớn nhất
Min: Hàm tìm giá trị nhỏ nhất.
+ có thể là đối số chuẩn của Word hay là địa chỉ của các ô cần tính.
. Đối số chuẩn: ABOVE (tính cho cột - các ô ở phía trên ô kết quả) và LEFT (tính theo hàng - các ô ở bên trái của hàng đang đứng).
	*) Lưu ý: Đối với các ô khác có cùng công thức ta chỉ cần đặt con trỏ và ấn phím F4.
7) SẮP XẾP DỮ LIỆU TRÊN BẢNG.
Bước 1: Chọn (Bôi đen) cột cần sắp xếp.
Bước 2: Vào Table\Sort
Xuất hiện hộp thoại Sort 
+ Trong khung Sort by: Chọn cột cần sắp xếp (Tiêu chuẩn chính).
Chọn mục Ascending: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
 Descending: Sắp xếp theo thứ tự giảm dần.
+ Trong khung Then by: Chọn cột cần sắp xếp(Tiêu chuẩn phụ).
Chọn mục Ascending: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
 Descending: Sắp xếp theo thứ tự giảm dần.
+ Trong khung My list has: Chọn cách sắp xếp
Mục Header Row: Không sắp xếp dòng tiêu đề.
Mục No Header Row: Sắp xếp cả dòng tiêu đề.
Chú ý: Word cho phép sắp xếp tối đa theo 3 cột và chỉ áp dụng cho ngôn ngữ trong bảng chữ cái tiếng Anh, tiếng Việt (các ký tự có dấu) nó xem đó là ký tự đặc biệt và sắp xếp đầu tiên. Nên để sắp xếp các ký tự (đặc biệt là các ký tự có dấu ta chỉ nên nhập đại diện chữ không dấu ví dụ Đ là nhập D) sau đó mới sắp xếp.
8) TẠO ĐƯỜNG VIỀN VÀ MÀU NỀN CHO BẢNG:
 Ẩn tất cả các đường
Ta có thể tạo các đường viền, thêm các màu sắc cho các ô trong bảng giống như tạo đường viền và màu nền cho đoạn (Vào Format\Borders and Shading).
Hoặc kích lên biểu tượng 
Chọn 1 trong các kiểu khung cần áp dụng.
+ No border : Ẩn tất cả các đường. (ALT + Ctrl + U)
+ All border: Đặt tất cả các đường.
V/ CÁC THAO TÁC CHÈN TRONG VĂN BẢN
1) Chèn các ký hiệu đặc biệt không có trên bàn phím (symbol):
Để chèn các ký tự đặc biệt khác mà trên bàn phím không có, như các ký hiệu toán học thông thường, các mũi tên... 
Bước 1: Đặt con trỏ văn bản vào vị trí cần chèn.
Bước 2: Vào Insert\Symbol
à Xuất hiện hộp thoại Symbol
Trong khung Font: Chọn tên nhóm ký tự 
(ví dụ: Nhóm Symbol, Wingdings, Webdings.)
Kích chọn vào ký tự cần chèn.
Chọn mục Insert.
Chọn Close : Kết thúc chèn 
Chú ý: Các ký tự đặc biệt này cũng tương tự như nhưũng ký tự được nhập từ bàn phím.
2) Đánh số trang (page number):
Vào Insert\Page numbers, xuất hiện hộp thoại:
- Trong khung Position: Chọn vị trí đặt số trang.
+ Top of pages (Header): Ở đầu trang
+ Bottom of pages (Footer): Ở cuối trang
Trong khung Alignment (căn lề của số trang):
+ Left (trái)
+ Center (giữa)
+ Right (phải)
+ Inside (bên trong)
+ Outside (bên ngoài)
Mục Show number on first page: Chọn/Không chọn hiển thị số trang ở trang đầu tiên.
 Chú ý: Muốn đánh số trang mà trang bắt đầu là bất kỳ (không phải là 1 như ngầm định) thì nhấp vào nút Format, gõ vào ô bên phải Start At số trang muốn bắt đầu 
Để xoá số trang đã đặt ta kích 2 lần liên tiếp lên số trang bất kỳ. Chọn và ấn phím Delete.
3) Chèn tiêu đề đầu trang và cuối trang (Header and Footer):
Để người đọc nắm nhanh những thông tin phổ biến (mang tính giới thiệu, quảng cáo, như tên tác phẩm, tác giả, ngày tháng sáng tác...) hay những thông tin chủ đề (như tiêu đề đầu của mỗi chương) người ta thường hay đưa những thông tin này lên đầu hay cuối của tất cả các trang.
Vào View\Header and Footer
Xuất hiện khung Header : Nhập nội dung tiêu đề trên
 Footer : Nhập nội dung tiêu đề dưới.
Số trang 
Tổng số trang 
Định dạng trang 
Ngày tháng 
Giờ 
Định dạng 
đánh số trang
Để chuyển lên/xuống giữa hai tiêu đề, nhấp vào biểu tượng (switch between header and footer) hoặc ấn phím mũi tên lên, xuống.
Nhấp nút Close để trở về văn bản.
Hiệu chỉnh: Nhấp đúp vào phần của tiêu đề.
Bỏ tiêu đề: Xoá trắng nội dung trong phần tiêu đề.
4) Chèn ảnh.
Vào Insert\Picture\Clip Art (hoặc From File)
Chọn Go: Kích chọn ảnh cần chèn.
Lưu ý: Để chỉnh sửa ảnh ta kích hoặt thanh công cụ Picture
5) Chèn chữ nghệ thuật (Word art).
Ngoài tranh ra thì nhiều dòng tiêu đề, nhiều dòng chữ muốn gây sự chú ý mạnh thì nên biểu diễn nó như một kiểu tranh. Word gọi đó là WordArt.
	Vào Insert\Picture\WordArt
à Xuất hiện hộp thoại :
Chọn một trong các kiểu chữa 
Chọn OK.
à Xuất hiện hộp thoại :
Gõ nội dung vào khung Text, chọn phông chữ trong khung Font, cỡ chữ trong khung Size.
Chú ý: Trong một WordArt, bạn chỉ chọn được một phông chữ duy nhất.
K/cách giữa các ký tự
Căn lề
Định dạng
Kiểu
Xoay hướng
Kiểu phủ
Các ký tự bằng nhau
Chuyển đứng chữ
Chèn WordArt mới
Hiệu chỉnh nội dung
Đổi kiểu
Khi làm việc với WordArt dùng thanh công cụ WordArt để hiệu chỉnh:
Chú ý: Các thao tác di chuyển, thay đổi kích thước, Copy, xoá .tương tự như đối với ảnh.
8) Chèn các đối tượng đặc biệt (Hình vẽ)
a) Để vẽ các đối tượng hình học như tam giác, hình chữ nhật, đường tròn, đường thẳng.Ta kích lên biểu tượng Auto Shape trên thanh công cụ Draw (hoặc biểu tượng trên thanh Draw) 
Ví dụ: 
Để vẽ đường thẳng ta kích chọn biểu tượng Line (muốn đoạn luôn thẳng ấn thêm phím Shift)
Để vẽ hình chữ nhật kích lên biểu tượng Rectang (muốn vẽ hình vuông ấn thêm phím Shift)
Để vẽ hình bầu dục kích lên biểu Oval (muốn vẽ đường tròn ấn thêm phím Shift)
Để bổ sung văn bản vào đối tượng
Kích chuột phải lên đối tượng và chọn Add text (bổ sung)
Để thay đổi kích thước cho đối tượng.
 Kích chọn ảnh cần thay đổi kích thước trỏ chuột vào 1 trong các ô vuông nhỏ đến khi thấy xuất hiện mũi tên 2 chiều, dữ và kéo rê chuột.
Để di chuyển đối tượng.
 Kích chọn đối tượng cần di chuyển trỏ chuột vào đối tượng đến khi thấy xuất hiện mũi tên 4 chiều, dữ và kéo rê chuột.(hoặc ấn các phím mũi tên)
Để sao chép đối tượng.
 Kích chọn đối tượng, ấn phím Ctrl đồng thời trỏ chuột vào đối tượng đến khi thấy xuất hiện dấu cộng nhỏ. Dữ và kéo rê chuột sang một vị trí cần đặt.(dữ thêm phím Shift sẽ được thêm đối tượng thẳng hàng với đối tượng đang chọn)
Để xoá đối tượng.
 Kích chọn đối tượng và ấn phím Delete.
Để gom nhiều đối tượng thành một nhóm.
 Chọn các đối tượng cần gom. Kích chọn Draw\Ground.
Tách nhiều đối tượng đã gom.
 Kích chọn đối tượng đã gom. Chọn Draw(trên thanh công cụ Drawing) chọn Ungroup.
Để thay đổi một số tính chất khác cho đối tượng.	
Bước 1: Chọn đối tượng
Chọn kiểu hình khối
Chọn màu nền
Chọn màu đường viền
Chọn kiểu đường
Chọn kiểu đường viền
Chọn bóng
Chọn kiểu mũi tên
Bước 2: Kích lên các biểu tượng sau
10.CÁC THAO TÁC HỖ TRỢ TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN
1) Các thao tác xử lý đoạn văn bản.
*) Sao chép đoạn văn bản
Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản cần sao chép.
Bước 2: Thực hiện lệnh Copy
+ Cách 1: Vào Edit\Copy
+ Cách 2: Kích lên biểu tượng 
+ Cách 3: ấn tổ hợp phím Ctrl +C
Bước 3: Đặt con trỏ văn bản vào vị trí cần gián
Bước 4: Thực hiện lệnh gián (Paste)
+ Cách 1: Vào Edit\Paste
+ Cách 2: Kích lên biểu tượng 
+ Cách 3: Ấn tổ hợp phím Ctrl +V
2) Di chuyển đoạn văn bản
Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản cần di chuyển.
Bước 2: Thực hiện lệnh Cut
+ Cách 1: Vào Edit\Cut
+ Cách 2: Kích lên biểu tượng 
+ Cách 3: Ấn tổ hợp phím Ctrl +X
Bước 3, bước 4: Thực hiện tương tự như lệnh copy.
+ Cách 1: Vào Edit\Paste
+ Cách 2: Kích lên biểu tượng 
+ Cách 3: Ấn tổ hợp phím Ctrl +V
Mỗi lệnh Paste cho ta một bản.
3) Xoá đoạn văn bản
Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản.
Bước 2: Ấn phím Delete.
4) Hồi phục các thao tác đã thực hiện.
+ Cách 1: Vào Edit\Undo
+ Cách 2: Kích lên biểu tượng 
+ Cách 3: Ấn tổ hợp phím Ctrl +Z
*) Lấy lại thao tác Undo
+ Cách 1: Vào Edit\Redo
+ Cách 2: Kích lên biểu tượng Redo 
+ Cách 3: Ấn tổ hợp phím Ctrl +Y
Tìm kiếm văn bản
- Vào Edit\Find...(hoặc ấn Ctrl + F)
	à Xuất hiện hộp thoại:
Trong khung Find what: Nhập nội dung văn bản cần tìm
Chọn Find Next: Tìm và tìm từ tiếp theo.
6)Tìm kiếm văn bản và thay thế văn bản.
Vào Edit\Replace...(hoặc ấn Ctrl + H)
	à Xuất hiện hộp thoại:
Trong khung Find what: Nhập nội dung văn bản cần tìm.
Trong khung Replace with: Nhập nội dung văn bản sẽ thay thế văn bản cần tìm.
Find Next: Tìm nội dung tiếp theo.
Replace: Thay thế nội dung tìm được
Replace All: Thay thế tất cả nội dung tìm được.
7) Đưa nhanh con trỏ đến trang bất kỳ trong văn bản.
Vào Edit\Goto...(hoặc ấn Ctrl + G)
	à Xuất hiện hộp thoại:
Trong khung Goto what: Chọn Page.
Trong khung Enter page number: Nhập số trang cần đến.
Chọn Goto.
8) Gõ nhanh đoạn văn bản thường dùng.
Để giảm bớt thời gian và soạn thảo, Word cho phép đặt một nhóm văn bản (có thể chứa hình ảnh và âm thanh) bằng một tên tắt, để mỗi lần cần nhóm văn bản đấy, ta chỉ việc gõ tên tắt ấn phím cách. (Nên đặt tên tắt ngắn gọn, không dấu, dễ gợi nhớ đến nội dung).
a) Đặt ký tự gõ tắt cho đoạn văn bản thường dùng
Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản thường
Bước 2: Vào Tool\Auto correct xuất hiện hộp thoại: 
+) Trong khung Replace: Gõ từ tắt 
+) Trong khung With: Nội dung thay thế.
+ Chọn Add
 Chọn OK.
Ví dụ: Ta thường xuyên phải gõ đoạn văn bản “Đô lương – Nghệ An”
Gõ và bôi đen đoạn “Đô lương – Nghệ An”. Vào Tool\Auto correct. Trong khung Replace nhập “dc”. Chọn Add. Chọn Ok.
Từ nay trở đi khi cần gõ “Đô lương – Nghệ An” ta chỉ cần gõ “dc” và ấn phím cách
* Lưu ý: Xoá: Vào Tool\Auto Correct, xuất hiện hộp thoại: Gõ các ký tự tắt đã đặt vào ô Replace, nhấp vào nút Delete.