Giáo trình Tin học văn phòng - Chương 4: Microsoft Word - Võ Văn Tuấn Dũng

i. Thông thường, các lỗi chính tả có nét gạch dưới màu đỏ, các lỗi ngữ pháp có nét gạch dưới màu xanh lục. 
4. Sử dụng Mail Merge 
Trong trường hợp muốn gửi một văn bản có cùng nội dung đến nhiều người như giấy báo họp, giấy báo thi, giấy mời ... ta phải in nhiều Họ Tên, Địa chỉ ... cho nhiều người khác nhau. Chức năng Mail Merge trong Word có chức năng trộn nội dung thư với danh sách Họ Tên, Địa chỉ ...
Để thực hiện trộn thư, ta phải có sẵn hai tập tin:
Tập tin chính (Main Document) chứa nội dung chung của văn bản.
Trường PTCS ABC	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
	 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
GIẤY MỜI
Kính mời : Ông/Bà 
Là phụ huynh em : 
Lớp : 9A1
Đến tại phòng : 12
để tham dự buổi họp phụ huynh đầu năm học.
Nội dung : Phổ biến quy chế và chủ trương của Nhà trường trong năm học mới.
Rất mong quý phụ huynh tham dự đông đủ.
	TP. Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 9 năm 2004
	 	 GV chủ nhiệm 
Ví dụ :
Tập tin dữ liệu (Data Document) chứa các trường (field) nội dung cần trộn vào tập tin chính.
Ví dụ:
Phụ huynh
Học sinh
Nguyễn Dũng
Nguyễn Thị Lan
Hồ Văn Hùng
Hồ Trân
Lê Bá
Lê Hoàng
Trần Văn
Trần Hòa
Võ Văn Lân
Võ Hòa
Các bước thực hiện trộn thư:
Tạo tập tin chính, dùng lệnh File | Save as để ghi tên tập tin vào đĩa, ví dụ: giaymoi-1.doc.
Dùng lệnh Tools | Letters and Maillings | Mail Merge, xuất hiện hộp thoại Mail Merge, hướng dẫn ta làm 6 bước:
Bước 1: Trong cửa sổ Mail Merge, dưới mục Select document type, click chọn mục Letters, sau đó nhấn Next để qua bước 2. 
Bước 2: Trong vùng Select Start Document chọn mục Use the current document và click vào Next để đến bước 3 hoặc Previous để về lại bước 1 hiệu chỉnh lựa chọn lại 
Bước 3: Trong mục Select recipients, ta chọn Uses an existing list. Tiếp tục click vào Next để thực hiện kết nối với dữ liệu đã được tạo sẵn.
	Sau khi click vào Next thì hộp thoại sau xuất hiện:
	trong vùng Look In chọn thư mục chứa tập tin dữ liệu đã tạo ra trước đó, trong vùng File name sẽ chứa tên tập tin dữ liệu.
Nhấn vào nút lệnh Open để hiển thị bảng danh sách các record cần thực hiện trộn thư:
nhấn vào Edit để hiệu chỉnh dữ liệu và Close để đóng hộp thoại. Tiếp tục bước 4
Bước 4: Trong mục Write your letter. Để đưa nội dung các trường cần trộn vào thư, click chọn nơi cần đưa nội dung vào rồi chọn More items chọn tên trường tương ứng rồi click insert.
Tiếp tục click vào Next để sang bước 5 
Bước 5: click vào Next để sang bước cuối cùng 
Bước 6: Hộp thoại sau sẽ xuất hiện. 
Chọn Edit Individual letters Xuất hiện hộp thoại Merge to New Document
Click nút OK để bắt đầu trộn tập tin chính và tập tin dữ liệu. 
Sau khi trộn các văn bản ta có thể dùng lệnh File \ Print để in ra máy in. Mỗi một giấy mời sẽ được in bắt đầu từ một trang mới. Tên tập tin văn bản sau khi trộn có tên ngầm định là Letters1, ta có thể ghi vào đĩa với tên khác.
Bài thực hành 1
Khởi động chương trình Microsoft Word, chọn lệnh File | New hay Click biểu tượng trờn Standard Toolbar để thực hiện việc tạo mới tập tin, nhập vào nội dụng như sau:
 ĐÂY THÔN VĨ DẠ
Sao anh không về thăm thôn Vĩ?
Nhìn nắng hàng cau nắng mới lên,
Vườn ai mướt quá xanh như ngọc,
Lỏ trúc che ngang mặt chữ điền.
Gió theo lối gió, mây đường mây;
Dòng nước buồn thiu hoa bắp lay.
Thuyền ai đậu bến sông trăng đó?
Có chở trăng về kịp tối nay?
Mơ khách đường xa, khách đường xa,
Áo em trắng quá nhìn không ra
Ở đây sương khói mờ nhân ảnh
Ai biết tình ai có đậm đà?
Chọn menu File | Save hay nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để ghi tập tin với tên 
bai-1.doc
Định dạng bài thơ có dạng như sau:
ĐÂY THÔN VĨ DẠ
Sao anh không về thăm thôn Vĩ?
Nhìn nắng hàng cau nắng mới lên,
Vườn ai mướt quá xanh như ngọc,
Lỏ trúc che ngang mặt chữ điền.
Gió theo lối gió, mây đường mây;
Dòng nước buồn thiu hoa bắp lay.
Thuyền ai đậu bến sông trăng đó?
Có chở trăng về kịp tối nay?
Mơ khách đường xa, khách đường xa,
Áo em trắng quá nhìn không ra
Ở đây sương khói mờ nhân ảnh
Ai biết tình ai có đậm đà?
Đánh dấu khối toàn bộ bài thơ trên. Dùng lệnh Format | Paragragh, chọn giá trị trong Line spacing là 1.5 lines. Quan sát khoảng cách các dòng của bài thơ, sau đó gỏ giá trị 1.2 tại At.
Chọn menu File | Save As... để ghi tập tin văn bản đang soạn thảo lên đĩa với tên là bai-2.doc. Thoát khỏi chương trình Microsoft Word.
Bài thực hành 2
1. Khởi động Microsoft Word, click biểu tượng trên Standard Toolbar để mở tập tin mới. Dùng lệnh Format | Column để đánh vào đoạn văn bản sau theo ba cột : 
Một số hiện tượng nhận biết 
MÁY ĐÃ BỊ NHIỄM VIRUS
--------------------------
Các tập tin chương trình của bạn cứ thấy nở ra, mỗi ngày một ít, nghĩa là kích thước tập tin cứ tăng dần lên. 
Tập tin chương trình có phần mở rộng COM, EXE trước đây vốn chạy bình thường nay không chạy được hoặc chạy sai.
Màn hình chỉ xuất hiện dấu nháy lấp lánh đứng yên một chỗ, các phím đều bị tê liệt, chỉ còn cách bấm tổ hợp phím Ctrl-Alt-Del hoặc dùng nút Reset để khởi động máy, song máy vẫn ở tình trạng ban đầu ...
2. Gõ Ctrl+S để ghi tập tin lên đĩa với tên BAI-3.DOC. Rồi mở tiếp tập tin mới nhập và trình bày văn bản sau :
THÔNG BÁO TUYỂN SINH
Lớp Tin học Văn phòng 
MỤC TIÊU : 
	Đ
ào tạo học viên soạn thảo văn bản, lập biểu báo cáo, xử lý số liệu ... trên môi trường Windows.
CHƯƠNG TRÌNH: (Có phát giáo trình miễn phí)
WINDOWS
Phần mềm xử lý văn bản 	 : WINWORD 
Phần mềm xử lý bảng tính : EXCEL 
THỜI GIAN VÀ LỊCH HỌC:
Thời gian : 8 tuần (48 tiết LT - 48 tiết TH)
Lịch học :	 
	Ngày khai giảng	 Thời gian	 Giảng viên
	05/09	13g30 - 16g45	Lê Văn Hùng
	10/09	17g30 - 20g45	Võ Tấn Long
	15/09	08g00 - 11g15	Lê Dũng
& Hỏi chi tiết và ghi danh từ 15/08/04 đến 15/09/04, trong giờ làm việc tại:
	TRUNG TÂM ĐÀO TẠO & ỨNG DỤNG TIN HỌC ABC
	5 NAM QUỐC CANG - Q.1 - TP. HCM
	ĐT : 8862824 
3. Gõ Ctrl+S để ghi tập tin văn bản đang soạn lên đĩa với tên là BAI-4.DOC rồi thoát khỏi Microsoft Word.
Bài thực hành 3
 KẾ HOẠCH HỌC TẬP
 LỚP KỸ THUẬT VIÊN VĂN PHÒNG
 –µ—
:
 NGÀY KHAI GIẢNG
THỜI GIAN HỌC ( 8 THÁNG )
GIẢNG VIÊN
BUỔI HỌC
GIỜ HỌC
04/04/2004
2 - 4 - 6
14g00 - 17g00
Nguyễn Minh Châu
05/04/2004
3 - 5 - 7
17g30 - 20g30
Hoàng Thị Hương
10/04/2004
2 - 5 - CN
08g00 - 11g00
Trần Túc
	 BAN ĐÀO TẠO
2. Gõ Ctrl+S để ghi tập tin văn bản đang soạn lên đĩa với tên là BAI-5.DOC rồi thoát khỏi Microsoft Word.
Bài thực hành 4
1. Vào Microsoft Word, mở tập tin mới và đánh vào nội dung sau :
M
áy tính điện tử là công cụ xử lý thông tin một cách tự động theo một chương trình được xác định trước mà không cần sự tham gia trực tiếp của con người.
Khi sử dụng máy tính để giải quyết một vấn đề nào đó : 
Bản thân máy tính không thể tự tìm được cách giải quyết, con người phải cung cấp đầy đủ ngay từ đầu cho máy tính các chỉ thị để hướng dẫn cho máy tính thực hiện đúng vấn đề đặt ra. Tập hợp các chỉ thị do con người soạn ra theo một ngôn ngữ mà máy tính hiểu được gọi là chương trình. 
SƠ ĐỒ KHỐI CƠ BẢN
CỦA MỘT HỆ THỐNG MÁY VI TÍNH
Các thiết bị nhập
(INPUT DEVICE)
7 Bàn phím,
8 Con chuột ...
Bộ nhớ trong
(ROM + RAM)
Khối xử lý trung tâm
(CPU)
Các thiết bị xuất
(OUTPUT DEVICE)
Màn hình,
Máy in ...
Bộ nhớ ngoài
(AUXILIARY STORAGE)
Đĩa cứng,
	 Đĩa mềm ...
2. Gõ Ctrl+S để ghi tập tin văn bản đang soạn lên đĩa với tên là BAI-6.DOC rồi thoát khỏi Microsoft Word.
Bài thực hành 5
Khởi động chương trình Microsoft Word. Soạn thảo và định dạng văn bản như sau (Lưu tập tin với tên bai-7.doc)::
ASIA
Phiếu bình chọn
Bài hát hay nhất :
Bài hát bạn thích :
Số người dự đoán:
Bài thực hành 6
KẾT QUẢ THI
LỚP TIN HỌC CĂN BẢN - K1
1. Vào Microsoft Word, mở tập tin mới và đánh vào nội dung sau:
STT
HỌ LÓT
TÊN
PHÁI
NƠI SINH
ĐIỂM
1
2
3
4
5
6
Hồ Thị
Lê Văn
Nguyễn Thị
Nguyễn Văn
Trần Đức
Võ Văn
Hồng
An
Tâm
Long
Bình
Hoa
Nữ
Nam
Nữ
Nam
Nam
Nam
Huế
Nha Trang
Long An
Hà Nội
Vũng Tàu
Long An
8
7
10
4
9
5
 	(Bảng 1)
2. Đánh dấu khối toàn bộ bảng và sao chép thêm 2 bảng nữa, gọi là bảng 2 và bảng 3.
3. Sắp xếp bảng 2 theo cột điểm giảm dần.
4. Sắp xếp bảng 3 theo cột Tên tăng dần.
5. Lập bảng sau thống kê sau :
Cấp quản lý
Nghiệp vụ Tin học
 Thời gian công tác Tin học
Cấp đào tạo
Sử
dụng
Hướng
dẫn
Dưới 3 năm
Từ 3 năm trở lên
Trungương
Địa phương
Trung ương (463)
64
399
363
100
314
149
Địa phương (388)
43
345
287
101
306
82
Tư nhân
(165)
12
153
118
47
131
34
Tổngsố (1016)
6. Dùng lệnh Table | Formula tính tổng các cột trong bảng ghi vào dòng cuối tương ứng.
7. Gõ Ctrl+S để ghi tập tin văn bản đang soạn lên đĩa với tên là BAI-8.DOC rồi thoát khỏi Ms. Word.
Bài thực hành 7
1. Vào Microsoft Word, mở tập tin mới và đánh vào nội dung sau:
Các loại đĩa mềm thông dụng hiện nay
Loại đĩa
Dung lượng
Kích thước
Mật độ
phổ biến nhất hiện nay
5.25 inch
5.25 inch
 3.5 inch
 3.5 inch
kép
cao
kép
cao
360 KB
 1.2 MB
720 KB
1.44 MB 
MỘT MINH HỌA CHU KỲ HOẠT ĐỘNG CỦA MÁY VI TÍNH
Một chương trình được chép từ đĩa và chứa trong bộ nhớ trong.
Dưới sự điều khiển của chương trình được chứa, dữ liệu được nhập từ bàn phím và chứa trong bộ nhớ trong.
CPU thao tác dữ liệu.
Kết quả của chương trình sau khi được CPU xử lý xong được chứa trở lại trong bộ nhớ trong.
Cuối cùng kết quả được xuất ra.
=
:
CPU
Kết quả 
Chương trỡnh
Dữ liệu
Main Memory
(1)
(3)
(4)
(5)
(2)
Chương trình
Gõ Ctrl+S để ghi tập tin văn bản đang soạn lên đĩa với tên là BAI-9.DOC rồi thoát khỏi Ms Word.
Bài thực hành 8
1. Vào Microsoft Word, mở tập tin mới và đánh vào nội dung sau:
A- Biện luận phương trình bậc hai: ax2 + bx + c = 0 (a ¹ 0)	
Lập D = b2 - 4ac s
D < 0 : PT vô nghiệm
D = 0 : PT có nghiệm kép x1 = x2 = .	
D > 0 : PT có 2 nghiệm phân biệt x1,2 = .
B- 
C- Tính các tích phân :
 a) ;	 	b) ;	c) 
D- Xác định hạng của ma trận A theo tham số thực l :
	A =.
E- Giải hệ phương trình tuyến tính sau:
	.
F- Sơ đồ câu lệnh IF trong Pascal	
 Biểu thức sai
 logic
 đúng
 	 Lệnh_P
2. Ghi tập tin văn bản đang soạn lên đĩa với tên là BAI-10.DOC rồi thoát khỏi Ms. Word.