Giáo trình Word cơ bản

 thay đổi bằng cách chữa lại trị
số mục của mục After chẳng hạn là 12 (sẽ tương đương 1 khoảng được tạo
ra khi bấm phím Enter).
25
 Muốn thay đổi khoảng cách giữa các d òng trong đoạn (độ dãn dòng), mở khung
Line Spacing, chọn một kiểu dãn dòng: single (khoảng cách đơn); 1.5 line (khoảng
cách gấp rưỡi); double (khoảng cách gấp đôi); Exactly (khoảng cách chính xác theo
trị số chọn trong mục At, chẳng hạn là 15pt); At Least (khoảng cách chính xác theo trị
số chọn trong mục At, nhưng có thể thay đổi nếu cỡ chữ của dòng quá lớn
 Bấm OK để đóng hộp thoại.
 Ngoài ra trong hộp thoại đó còn có các mục Alignment để thực hiện căn chỉnh
đoạn vào giữa, sang phải, sang trái , và mục Indentation để dịch lề trái, phải,
dòng đầu của đoạn...
26
BÀI 5: IN ẤN
I. CHUẨN BỊ IN
1. Xem một tài liệu trước khi in
Màn hình Print Preview
Word cho phép xem trước dáng vẻ của tài liệu để bạn phát hiện những sai sót
và hiệu chỉnh rồi mới cho ra qua máy in.
 Nhắp lên nút Print Preview trên thanh công cụ chuẩn (hoặc chọn trên
menu File/ Print Preview)
 Word chuyển qua kiểu xem Print Preview
 Nhấn các phím Page Up và Page Down để xem các phần trên và dưới của
tài liệu
 Xem một trang: One Page
 Thoát khỏi: Close
Chú ý: Nhắp nút Shrink to Fit trên thanh công cụ Print Preview (là nút thứ tư
từ trái qua) để dồn văn bản trên chỉ gọn trong một trang.
2. Dùng các lựa chọn in cơ sở
a. In theo chế độ in ngầm định
Khi máy in đã sẵn sàng, bấm chuột vào công cụ Print, tài liệu sẽ được in ra
theo chế độ ngầm định: in lần lượt tất cả các trang, mỗi trang một bản.
b. In theo ý muốn
Thực hiện lệnh File\ Print hộp thoại sẽ xuất hiện:
 Copies (số bản in): Chọn chọn số bản cần in (ngầm chọn l à 1)
 Page Range (Phạm vi các trang cần in): Ngầm chọn l à All tất cả các trang,
nếu chỉ muốn in một số trang n ào đó (chẳng hạn in lại) thì đánh số của các
trang đó ở mục Pages (chẳng hạn 5,7,10 -12)
 Bấm OK để in
3. In một tài liệu từ máy in đã cài đặt sẵn
a. Chọn khổ giấy máy in
 Chọn khổ giấy
 Vào File/Page Setup, xuất hiện hộp hội thoại Page Setup như hình trên
 Chọn phần Page Size: chọn cỡ giấy cho trang in
 Orientation: chọn hướng giấy
27
 Portrait: hướng dọc
 Landscape: hướng ngang
 Apply To: Nhấn chọn một trong ba khả năng áp dụng cỡ giấy in v à hướng in
cho:
 This Section: cho vùng hiện tại
 This Point Forward : in từ vị trí hiện tại dến vùng kế sau
 Whole Document : cho toàn bộ tài liệu.
b. . Giới thiệu các tham số khi in và chọn trang in
 Vào File / Print
 Hộp thoại Print xuất hiện
 Printer: chọn kiểu máy in
 Print What: chọn kiểu tài liệu muốn in
 Copies: chọn số lần in một tài liệu
 Page Range: Chọn trang in
 All: in toàn bộ tài liệu
 Current Page: Chỉ in trang tài liệu đang hiện hành
 Pages: đánh số trang muốn in theo các nội dung sau:
 Nếu muốn in một số trang liên tục ta đặt trang đầu và trang cuối cách nhau bởi
dấu (-) ví dụ : 7-9
28
 Nếu muốn in một số trang không li ên tục: ta đặt các trang cách nhau bởi dấu (,)
Ví dụ: 1,4,7
 Chọn OK để in
 Huỷ bỏ in: nhấn phím ESC trên bàn phím
29
BÀI 6: CÁC TÍNH NĂNG NÂNG CAO
I. BẢNG
1. Tạo bảng biểu đơn giản
 Đặt con trỏ tại vị trí bắt đầu lập bảng
 Chọn lệnh Table \ Insert Table
 Sẽ xuất hiện hộp thoại Insert Table:
 Gõ một số chỉ số lượng cột của bảng (vào khung Number of Columns)
 Chọn khung Number of Rows, xoá số gợi ý, gõ một số chỉ số lượng hàng
của bảng
 Chọn OK.
Một bảng rỗng gồm nhiều hàng và cột sẽ được chèn vào vị trí con trỏ. Giữa các
hàng và các cột có đường lưới phân cách, đường lưới này sẽ không bị in ra, nhưng nó
giúp định vị các ô bảng. Có thể hiện, ẩn đ ường lưới bằng cách chọn lệnh Table \
Gridlines
2. Thay đổi thuộc tính ô: định dạng chữ, kích th ước, màu..
Chọn các ô, hàng, cột:
 Chọn một ô: nhấn trỏ chuột trên lề trái của ô đó
 Chọn một hàng: vào Table/Select row
 Chọn một cột: vào Table/Select column
 Chọn nhiều ô, hàng, cột: Nhấn rê trỏ chuột chạy qua các ô, hàng, cột cần chọn.
 Chọn toàn bảng: Table/Select Table
30
Văn bản trong từng ô cũng được định dạng font và paragraph giống như văn
bản ở ngoài (các cạnh trái, phải ô giống như lề trái, lề phải của trang). Mỗi ô có thể có
một hay nhiều đoạn văn bản, các bức ảnh, ký hiệu, .... Thay đổi thuộc tính văn bản
trong từng ô thao tác giống như với văn bản thuờng.
3. Thêm và xóa cột dòng
a. Chèn thêm hàng, cột vào bảng
* Chèn hàng:
 Chọn hàng tại vị trí cần chèn
 Thực hiện Table/Insert row
 Hàng mới chèn vào sẽ nằm trên hàng được chọn.
* Chèn thêm cột:
 Chọn cột tại vị trí cần chèn.
 Vào Table/Insert columns
 Cột mới chèn vào sẽ nằm bên trái cột được chọn.
b. Xoá hàng cột
*Xoá hàng:
 Chọn hàng cần xoá
 Table / Delete Row
*Xoá cột:
 Chọn cột cần xoá
 Table/Delete Columns
*Xoá bảng:
 Chọn bảng
 Chọn Cut
c. Nhập và tách ô trong bảng
* Nhập ô (hoà ô)
 Chọn các ô cần nhập
 Chọn Table / Merge
* Tách ô:
 Chọn ô cần tách
 Table / Split Cells
31
 Gõ số cột cần tách vào hộp Number of columns
4. Thêm các đường viền cho bảng
 Chọn bảng
 Format / Border and Shading , xuất hiện hộp thoại như đã nói ở trên:
 Trong mục preets chọn các mục sau:
 Grid: tạo đường kẻ cho toàn bảng
 Box: tạo viền xung quanh
 None: loại bỏ đường kẻ
 Trong mục line chọn kiểu đường kẻ dùng cho bảng
 Chọn OK
5. Sử dụng công cụ dịnh dạng bảng tự động
 Chọn mẫu bảng có sẵn
 Đưa con trỏ vào trong bảng
 Table / Table AutoFormat
 Chọn mẫu bảng có sẵn trong hộp thoại Auto Format, nhấn OK
II. HÌNH VẼ VÀ ẢNH
1. Chèn tệp hình ảnh hay hình vẽ vào một tài liệu
 Để con trỏ tại vị trí cần chèn ảnh, chọn lệnh Insert\Picture\Clip Art...
 Trong hộp thoại Microsoft Clip Art có các thẻ Clip Art, Picture, để ta tìm và
bấm chọn hình cần lấy ra rồi bấm nút Insert, hộp thoại đóng lại và hình sẽ
được chèn vào vị trí con trỏ.
 Có thể đưa thêm các hình ảnh khác vào Clip Art bằng cách bấm nút
Import Clipart trong hộp thoại, sẽ xuất hiện tiếp hộp thoại để ta t ìm và
bấm chọn tên file ảnh (các Fie *.Wmf, *.bmp,...)
 Hoặc có thể tìm và chọn file ảnh trực tiếp từ thư mục khác trên đĩa bằng
hộp thoại Insert\Picture\From File,...
2. Thêm các hình vẽ có sẵn( autoshpes) vào tài liệu: thay đổi màu nét vẽ, màu tô
nền
Để con trỏ tại vị trí cần chèn hình vẽ, chọn lệnh Insert\Picture\Autoshpes
 Trong hộp thoại Autoshapes có các hình vẽ để ta tìm và bấm chọn hình cần
lấy ra, hộp thoại đóng lại và hình sẽ được chèn vào vị trí con trỏ.
32
 Chọn hình ảnh (bằng cách bấm vào hình, một đường khung và các mốc vuông
sẽ bao quanh ảnh) rồi chọn lệnh Format\ Autoshape để mở bảng Autoshape
ra, sau đó thực hiện thay đổi hay lựa chọn các định dạng cần thiết cho h ình vẽ.
3. Di chuyển các hình ảnh hay hình vẽ trong một tài liệu
 Nhắp lên hình ảnh để chọn nó
 Nhắp lên nút Text Drawing trên thanh công cụ Picture
 Chọn một tuỳ chọn nào đó.
 Các chữ sẽ được xắp dọc theo hình ảnh.
 Di chuyển: chọn tranh, xuất hiện mũi t ên 4 đầu nhấn và giữ chuột kéo về vị trí
mới.
4. Co giãn một hình
 Nhắp lên hình ảnh để chọn nó.
 Thay đổi kích thước:mũi tên hai đầu, kéo chỉnh.
III. NHẬP ĐỐI TƯỢNG TỪ NGOÀI VÀO T ÀI LIỆU
1. Nhập một bảng tính vào tài liệu
 Vào Insert\ Object
 Nhấp vào tab Create from Flie, trong hộp thoại này ta gõ đường dẫn và tên
đối tượng cần nhập vào mục File Name hoặc có thể nhấp vào Browse để chọn
đối tượng.
 Sau khi chọn xong nhấp OK
2. Nhập một tệp hình ảnh , biểu đồ, đồ thị vào tài liệu
 Vào Insert\ picture
33
 Chọn đối tượng muốn nhập:From File(tệp hình ảnh),Chart (biểu đồ, đồ thị) , giả
sử ta muốn nhập một ảnh vào tài liệu, chọn From File. Xuất hiện hộp thoại
Insert Picture, trong Look in bạn chọn thư mục có chứa ảnh cần nhập vào tài
liệu, trong mục Name bạn chọn tên file ảnh cần nhập hoặc gõ tên file cần nhập
vào mục File Name.Cuối cùng sau khi nhập xong bạn nhấp Insert.
IV. TRỘN VĂN BẢN
1. Tạo danh sách nhận thư(mailing list) hay tệp dữ liệu để điền tự động
 Bước 1: Tạo tài liệu chính (Main Document)
Tài liệu chính được đánh bình thường tại cửa sổ Word, trong đó có thể sử dụng
cả đồ hoạ.
 Bước 2: Tạo nguồn dữ liệu
Tạo nguồn dữ liệu bằng cách khai báo tr ường (field) để chèn vào văn bản chính.
Vào menu Tools/Letters and Mailings , chọn Mail Merge Wizard.
34
Trong Select document type , chọn Directory.
Nhấp Next: Starting document
Thiết lập và hiển thị thư mục của bạn
Bạn làm theo các bước sau
Chọn Use the current document .
Sau đó nhấp Next: Select recipients .
Định vị và tạo nguồn dữ liệu , sau đó chọn người nhận
 Tạo một danh sách địa chỉ mới
1. Trong Select recipients, chọn Type a new list.
2. Nhấp Create.
35
3. Trong hộp New Address List ,bạn nhập những thông tin cần thiết v ào
dưới mục Enter Address information ; như tiêu đề, tên, địa chỉ, bạn
không cần phải điền tất cả các trường.
4. Nhấp New Entry.
5. Lặp lại các bước trên cho đến khi bạn điền tấtt cả các địa chỉ m à bạn
muốn cho vào danh sách sau đó nhấp Close.
6. Trong hộp Save Address List ,nhập tên cho danh sách địa chỉ trong hộp
File name và chọn thư mục đê ghi lại danh sách này
7. Nhấp Save.
Tất cả những địa chỉ mà bạn vừa mới nhập vào trong danh sách sẽ xuất hiện trong hộp
Mail Merge Recipients.
2. Trộn danh sách nhận thư với văn bản thư mẫu hay phiếu mẫu
 Nhấp nút Open Data Source trên thanh công cụ Mail Merge, xuất hiện hộp thoại
Select Data Source, bạn chọn file có chứa danh sách địa chỉ m à bạn vừa tạo ở bước
trên rồi nhấp Open.
36
Nhấp nút Mail Merge Recipients trên thanh công cụ Mail Merge. Xuất hiện hộp
Mail Merge Recipients.
Trong hộp Mail Merge Recipients chọn những người nhận mà bạn muốn trộn
 Nhấp OK .
Nhấp nút Merge to New Document trên thanh công cụ Mail Merge. Trong hộp
thoại Merge to a New Document bạn chọn:
o Để trộn tất cả các bản ghi nhấp All.
o Để trộn các bản ghi mà bạn nhìn thấy trong cửa sổ tài liệu nhấp Current
record.
o Để trộn một khoảng bản ghi nhấp From, và sau đó bạn điền số bản ghi
trong hộp From và To.
Sau đó bạn nhấp OK.