Hội nghị tập huấn tổ trưởng chuyên môn - Chuyên đề 2: Tổ trưởng chuyên môn xây dựng kế hoạch

ảo KH.	Sau khi thu thập đủ thông tin, TTCM sẽ phân tích tình hình để chỉ ra được những thuận lợi, khó khăn cơ bản của TCM trong năm học mới, nguyên nhân những thành công, thất bại của việc thực hiện KH ở năm học trước.	Tham khảo phương pháp phân tích SWOT- mặt mạnh (Strengths); mặt yếu (Weaknesses) trong tài liệu.	Lưu ý: 	Mục tiêu của phân tích tình hình là tìm ra các nguyên nhân gốc rễ, nguyên nhân trực tiếp, gián tiếp, nguyên nhân có thể can thiệp và nguyên nhân không thể can thiệp được. Các nguyên nhân này là căn cứ để TTCM có thể đưa ra các biện pháp thích hợp. b/ Xác định các nhiệm vụ trọng tâm Xem xét vấn đề nào cần giải quyết trước, vấn đề nào cần giải quyết sau căn cứ vào mức quan trọng và tính cấp bách của nó.TTCM phải trả lời một số câu hỏi: Tại sao chọn đó là nhiệm vụ trọng tâm, không thực hiện có ảnh hưởng gì đến KH năm học của nhà trường, có thuận lợi khó khăn gì khi thực hiện nhiệm vụ này?  c/ Xây dựng yêu cầu và các chỉ tiêu Đây là đòi hỏi khách quan, không thể áp đặt một cách tùy tiện. TTCM phải tỉnh táo, không chủ quan “duy ý chí” trong việc nâng cao hoặc hạ thấp mức độ, yêu cầu đối với nhiệm vụ cần phải thực hiện. Các chỉ tiêu đưa ra phải làm thành hệ thống chỉ tiêu có liên quan mật thiết với nhau và phải căn cứ vào các chuẩn đã được qui định của nhà trường.Để đưa ra được các yêu cầu và chỉ tiêu sát hợp, TTCM phải trả lời các câu hỏi: Yêu cầu nào đã không thực hiện được ở kỳ KH trước? Cần hoàn thành nhiệm vụ này ở mức độ nào? Tại sao số lượng đó mà không phải số lượng khác? Làm việc đó đạt đến chất lượng nào? Tại sao chất lượng đó mà không phải chất lượng khác? Yêu cầu này có vượt quá khả năng của các thành viên trong tổ không? Yêu cầu đối với nhiệm vụ này có ảnh hưởng gì đến việc thực hiện các nhiệm vụ khác? Sẽ sử dụng những tiêu chuẩn nào? d/ Xác định các biện pháp thực hiện Các biện pháp thực hiện đưa ra nhằm giải quyết các nguyên nhân tìm được trong quá trình phân tích. Tùy vào hoàn cảnh cụ thể, TTCM sẽ đưa ra một số biện pháp để sau đó cân nhắc lựa chọn: Biện pháp hành chính, Biện pháp chuyên môn, Biện pháp kích thích, tư vấn, thúc đẩy  Hoặc là phối hợp nhiều biện pháp với nhau.Khi đưa ra biện pháp, TTCM trả lời một số câu hỏi: Biện pháp nào là thích hợp nhất? Biện pháp nào tạo được động lực thúc đẩy các thành viên trong TCM thực hiện? Biện pháp nào có cơ hội thành công lớn nhất? Biện pháp đưa ra có xuất phát từ nguyên nhân sâu xa của vấn đề không? Khi thực hiện biện pháp thì vấn đề có thực sự được giải quyết không? Liệu HT có chấp nhận cách giải quyết này không? Sẽ nảy sinh mâu thuẫn nào mới cần phải giải quyết khi đưa ra biện pháp này không?Khi đã đưa ra được biện pháp, để lựa chọn các biện pháp có tính khả thi và hiệu quả nhất, các câu hỏi phải trả lời sẽ là: Những hỗ trợ và cản trở nào ảnh hưởng đến việc thực hiện nhiệm vụ? Kinh phí thực hiện liệu có được chấp thuận? Các biện pháp thực hiện có thực tế? Thực hiện khó hay dễ? Biện pháp đưa ra có mâu thuẫn với các hoạt động và lợi ích của các TCM hoặc tổ chức đoàn thể trong nhà trường? Có rủi ro nào làm cho biện pháp đưa ra là không thực hiện được? Biện pháp đề ra phải là biện pháp tối ưu, có lợi nhất, phù hợp nhất và có tính khả thi. Điều đó thể hiện sự phân tích tình hình một cách sâu sắc, thể hiện năng lực, kinh nghiệm và sự sáng tạo của tổ trưởng chuyên môn. e/ Dự kiến phân chia công việc và bố trí thời gian thực hiện TTCM vạch ra quy trình thực hiện công việc của TCM trong năm học và phân công trách nhiệm cho các thành viên. TTCM phải thấy được mối quan hệ giữa nhiệm vụ cần giải quyết trong năm học và trong từng tháng để đảm bảo các nhiệm vụ được thực hiện đầy đủ, không bị bỏ sót, không bị trùng lặp, chồng chéo nhau.Các câu hỏi cần trả lời trong việc dự kiến phân chia công việc và bố trí thời gian thực hiện: Những HĐ cần được thực hiện là gì? Trong các HĐ được xác định, HĐ nào có thể làm trước? Thời gian nào là phù hợp nhất? Nếu có nhiều HĐ trùng lặp thì nên cân đối và ưu tiên những HĐ nào? Sử dụng nguồn lực nào? Ai sẽ đảm trách phần công việc vào thời điểm đó là thích hợp nhất?II. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH NĂM HỌC3. Các bước xây dựng KH năm học của TCM Bước 2: Thông qua tập thểSau khi hoàn thành dự thảo KH năm học, TTCM sẽ gửi dự thảo cho các GV trong tổ để nghiên cứu trước, phát hiện ra những vấn đề cần ưu tiên xem xét giải quyết để GV đóng góp tốt hơn cho dự thảo KH. TTCM tiến hành họp TCM để trao đổi, thảo luận về dự thảo KH năm học. TTCM tổng kết thảo luận, ghi nhận, tiếp thu, xem xét điều chỉnh trong bản thảo này và thực hiện bước tiếp theo. Bước 3: Hoàn thiện chỉnh lý bản thảo Bước 4: Gửi dự thảo KH cho Hiệu trưởngSau khi điều chỉnh, dự thảo KH năm học của TCM được TTCM nộp cho HT theo thời gian qui định.Tổng hợp dự thảo KH năm học của các TCM, HT sẽ điều chỉnh dự thảo KH năm học của nhà trường. Qua hội nghị cán bộ viên chức, HT sẽ ban hành KH năm học của trường. Bước 5: Điều chỉnh lại kế hoạch	Căn cứ KH năm học được ban hành, một lần nữa TTCM điều chỉnh lại KH của tổ thành KH chính thức để gửi cho Hiệu trưởng ký duyệt. Sau khi Hiệu trưởng ký duyệt, các GV căn cứ vào KH này điều chỉnh lại KH của cá nhân và thực hiện trong năm học. 	Tổ trưởng 	Căn cứ dự thảo KH năm học của HT	Căn cứ tình hình thực tế của TCM3. Điều chỉnh dự thảo kế hoạch năm học TCM1. TTCM viết dự thảo kế hoạch năm học TCM 2. Đóng góp ý kiến4. Ban hành kế hoạch năm học chính thức5. TTCM hoàn thiện kế hoạch năm học TCMHiệu trưởngGiáo viênII. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH NĂM HỌC4. Nội dung KH năm học của TCM 4.1. Yêu cầu:Thể hiện nhiệm vụ năm học của nhà trường và phù hợp với đặc điểm, tình hình thực tế của TCM.Thể hiện tính toàn diện, cân đối của các nhiệm vụ; nêu rõ nhiệm vụ trọng tâm; cân đối giữa nhu cầu và khả năng, nội dung và biện pháp.Biện pháp phong phú, có hệ thống, cụ thể, thiết thực và khả thi.Hệ thống chỉ tiêu phải sát hợp, không chạy theo thành tích.Thể hiện sự đồng thuận, quyết tâm cao của tập thể tổ chuyên môn.Trình bày rõ ràng, cụ thể.II. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH NĂM HỌC4. Nội dung KH năm học của TCM4.2. Cách thể hiện KH năm học của TCM	Có nhiều cách thể hiện một bản kế hoạch. Mỗi cách thể hiện đều có ưu nhược điểm riêng. Việc thể hiện theo cách nào là tùy thuộc vào nhiệm vụ của TCM và thói quen của tổ trưởng. Ở đây chỉ giới thiệu hai loại thể hiện thường thấy là “kế hoạch hành văn” và “kế hoạch-biểu đồ”. + Kế hoạch hành văn:Phương án 1: Viết theo kết cấu gồm các phần sau:	Phần thứ nhất nêu thực trạng của TCM gồm một số thống kê kết quả về tình hình thực hiện KH năm học trước, các biện pháp đã làm thành công cũng như thất bại cần phải cải tiến, các thuận lợi, khó khăn cơ bản của TCM trong năm học mới.	Phần thứ hai sẽ nêu rõ các nhiệm vụ trọng tâm phải thực hiện của TCM, cho biết phải làm gì, ai làm, làm lúc nào.	Phần thứ ba bao gồm toàn bộ các biện pháp để thực hiện các nhiệm vụ đề ra trên cơ sở phân bổ nguồn lực của nhà trường cho TCM. Phần này sẽ cho biết làm cách nào, mức độ ra sao.	Phần cuối cùng bao gồm hệ thống các chỉ tiêu và cách thức kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.Ưu điểm	- Bản kế hoạch viết dưới dạng văn bản như một quyết định có đầy đủ nội dung, thuận tiện cho việc báo cáo.Nhược điểm	- Việc ghi từng phần làm những người giao tiếp với kế hoạch khó hình dung việc nào gắn với yêu cầu và biện pháp nào tương ứng.Phương án 2: Trình bày bản kế hoạch theo đầu công việcThứ tựNội dung công việc Yêu cầu và chỉ tiêu Biện pháp Thời gian thực hiện Phân công Điều chỉnh 12Ưu điểm 	- Thấy rõ được những công việc sẽ phải thực hiện trong năm học, yêu cầu và chỉ tiêu, biện pháp thực hiện tương ứng với từng công việc.	- Những công việc lặp đi lặp lại được ghi một lần, kế hoạch nhìn thấy ngắn gọn.	- Cấp trên dễ biết đầu việc sẽ làm của tổ chuyên môn khi kiểm tra.Nhược điểm 	- Do chỉ ghi thời gian bắt đầu và kết thúc nên công việc thực hiện có thể bị dồn nhiều vào giai đoạn cuối của mốc thời gian qui định.	- Mỗi đầu công việc có thể thực hiện vào nhiều thời điểm khác nhau nên khi kết thúc công việc lần thứ nhất phải chú ý thời điểm tiếp tục thực hiện ở lần 2, lần 3 làm giáo viên hay quên. Điều này sẽ phải khắc phục trong việc lên kế hoạch tháng, tuần.Phương án 3: Trình bày bản kế hoạch theo tiến trình thời gianThời gian Nội dung công việc Yêu cầu và chỉ tiêu Biện pháp Phân công Điều chỉnh Từ  Đến  Từ  Đến  Ưu điểm 	- Nhìn thấy được tiến trình thực hiện, có thể kết hợp để làm kế hoạch học kỳ, tháng, tuần.	- Giáo viên dễ làm kế hoạch cá nhân.	- Dễ bố trí và điều chỉnh thời gian thực hiện khi đầu việc chưa hoàn thành.Nhược điểm 	- Phải ghi đầu việc lặp đi lặp lại nhiều lần.	- Bản kế hoạch dài.	- Khó tổng kết đầu việc đã làm.Kế hoạch-biểu đồ Các hoạt động và nội dung công việc Thời gian thực hiện ( Tháng ) Phân công 91011120102345678HĐ1: Công việc 1Công việc 2 HĐ2: Công việc 1Công việc 2HĐ Công việc 1Công việc 2Ưu điểm	- Nhìn thấy rõ các hoạt động và đầu công việc thực hiện theo tiến trình thời gian, việc nào phải kết thúc trước khi việc khác bắt đầu, dễ phát hiện sự không đồng đều trong phân công.Nhược điểm	- Do quá chi tiết theo mốc thời gian nên bảng kế hoạch cần khổ rộng.	- Các biện pháp, yêu cầu và chỉ tiêu cần thực hiện không thể hiện rõ trên biểu đồ.II. XÂY DỰNG KẾ HOẠCH NĂM HỌC4. Nội dung KH năm học của TCM4.3. Một số hoạt động và nội dung công việc chính trong KH năm học của TCM	(1) Công tác bồi dưỡng phẩm chất chính trị, đạo đức, lối sống, thực hiện các cuộc vận động lớn của ngành.	(2) Công tác chuyên môn	(3) Công tác khácKẾT LUẬN	Xây dựng KH năm học của TCM là một trong những nhiệm vụ rất quan trọng, thể hiện ý chí và sự quyết tâm của tất cả GV trong tổ, huy động được sức mạnh và trí tuệ của tập thể, tiến hành xây dựng một cách khoa học, bám sát KH năm học của nhà trường trong việc thực hiện nhiệm vụ năm học. 	Tất cả GV trong tổ phải được bàn bạc, được xây dựng và quyết định để KH năm học của tổ thành ý thức, trách nhiệm và chương trình hành động tích cực, tự giác của các thành viên trong TCM Viết thu hoạch 	Đồng chí hãy nêu vắn tắt các bước xây dựng kế hoạch năm học của tổ chuyên môn. Theo đồng chí nên trình bày bản kế hoạch năm học của tổ chuyên môn theo phương án nào?