Lập và quản lý dự án phát triển nông thôn - Chương 2: Xây dựng dự án phát triển nông thôn

à cỏc bước lập kế hoạchXỏc định cỏc hoạt động và lập trỡnh tự cho cỏc hoạt độngLờn khung thời gian cho cỏc hoạt độngPhõn cụng trỏch nhiệm cho cỏc bờnDự trự kinh phớ và cỏc nguồn lực đầu vào khỏcXỏc định hệ thống kiểm tra, giỏm sỏt	Bước 1: Xỏc định cỏc hoạt động và lập trỡnh tự cho cỏc hoạt độngTừ việc phõn tớch mỗi phương ỏn để xỏc định cỏc hoạt động cụ thể.Cụ thể húa cỏc hoạt động một cỏch chi tiếtKết quả mong đợi của hoạt động đúĐịa điểm thực hiệnThời gian thực hiệnĐơn vị thực hiện.Lờn trỡnh tự cho cỏc hoạt độngXỏc định hoạt động tiến hành song songXỏc định hoạt động cần phải làm trước.Bước 2: Lờn khung thời gian cho cỏc hoạt độngLờn kế hoạch về mặt thời gian tổng thể cho tất cả cỏc hoạt động của dự ỏnSử dụng cụng cụ để lập khung thời gian: Cụng cụ phõn chia cụng việc(WBS); Sơ đồ Gantt; Sơ đồ PertBiểu đồ Gantt- Biểu đồ gantt là biểu đồ tuyến tớnh thời gian thể hiện thụng tin về kế hoạch của dự ỏn.- Biểu đồ Gantt biểu hiện cỏc nội dung sau:+ Tỡnh trạng dự ỏn+ khoảng thời gian ước tớnh của dự ỏn+ khoảng thời gian ước tớnh cho mỗi nhiệm vụ+ Trỡnh tự cụng việc cần làmHĐNăm 1Năm 2123456789101112123456789101112ABCDEFGHCỏch xõy dựng biểu đồ Gantt1. Xỏc định cỏc pha: Phõn nhỏ dự ỏn thành cỏc pha phự hợpXỏc định sự phụ thuộc giữa cỏc pha2. Ước tớnh thời gian cho mỗi pha	- Xỏc định thời gian để hoàn thành mỗi pha: Số ngày, số tuần, số thỏng3. Xõy dựng lịch trỡnh cho cỏc phaXỏc định thời điểm bắt đầu của pha đầu tiờn.Xỏc định pha thực hiện đồng thờiXỏc định pha phụ thuộcLờn thứ tự cho cỏc pha4. Xõy dựng biểu đồ GanttVí dụ: Mụ̣t nhà máy thép đang cụ́ gắng tránh chi phí cho viợ̀c lắp đặt mụ̣t thiờ́t bị kiờ̉m soát ụ nhiờ̃m khụng khí. Tuy nhiờn đờ̉ bảo vợ̀ mụi trường địa phương, các cơ quan có chức năng đã buụ̣c nhà máy phải lắp hợ̀ thụ́ng lọc khụng khí trong vòng 15 tuõ̀n. Nhà máy đã bị cảnh báo sẽ buụ̣c phải đóng cửa nờ́u thiờ́t bị này khụng được lắp đặt trong thời hạn cho phép. Do đó đờ̉ đảm bảo hoạt đụ̣ng của nhà máy, ụng giám đụ́c muụ́n hợ̀ thụ́ng này phải được lắp đặt đúng thời hạn.TTCụng tácMụ tảCụng tác trướcThời gian (tuõ̀n)1AXõy dựng bụ̣ phõn bờn trong-22BSửa chữa mái và sàn-33CXõy ụ́ng gom khóiA24DĐụ̉ bờ tụng và xõy khungB45EXõy cửa lò chịu nhiợ̀tC46FLắp đặt hợ̀ thụ́ng kiờ̉m soátC37GLắp đặt thiờ́t bị lọc khíD, E58HKiờ̉m tra và thử nghiợ̀mF, G2Sơ đồ gantt theo phương thức triờ̉n khai sớmThời gian (tuõ̀n)TTCụng tác1234567891011121314151A - Xõy dựng bụ̣ phõn bờn trong2B - Sửa chữa mái và sàn3C - Xõy ụ́ng gom khói4D - Đụ̉ bờ tụng và xõy khung5E - Xõy cửa lò chịu nhiợ̀t6F - Lắp đặt hợ̀ thụ́ng kiờ̉m soát7G - Lắp đặt thiờ́t bị lọc khí8H - Kiờ̉m tra và thử nghiợ̀mSơ đồ gantt theo phương thức triờ̉n khai chậmThời gian (tuõ̀n)TTCụng tác1234567891011121314151A - Xõy dựng bụ̣ phõn bờn trong2B - Sửa chữa mái và sàn3C - Xõy ụ́ng gom khói4D - Đụ̉ bờ tụng và xõy khung5E - Xõy cửa lò chịu nhiợ̀t6F - Lắp đặt hợ̀ thụ́ng kiờ̉m soát7G - Lắp đặt thiờ́t bị lọc khí8H - Kiờ̉m tra và thử nghiợ̀mThời gian (tuõ̀n)TTCụng tác1234567891011121314151Xõy dựng bụ̣ phõn bờn trong2Sửa chữa mái và sàn3Xõy ụ́ng gom khói4Đụ̉ bờ tụng và xõy khung5Xõy cửa lò chịu nhiợ̀t6Lắp đặt hợ̀ thụ́ng kiờ̉m soát7Lắp đặt thiờ́t bị lọc khí8Kiờ̉m tra và thử nghiợ̀m% hoàn thànhThời gian (tuõ̀n)TTCụng tác1234567891011121314151Xõy dựng bụ̣ phõn bờn trong2Sửa chữa mái và sàn3Xõy ụ́ng gom khói4Đụ̉ bờ tụng và xõy khung5Xõy cửa lò chịu nhiợ̀t6Lắp đặt hợ̀ thụ́ng kiờ̉m soát7Lắp đặt thiờ́t bị lọc khí8Kiờ̉m tra và thử nghiợ̀mKhụ́i lượng cụng viợ̀c hoàn thànhThời gian đánh giáHoạt đụ̣ngMụ́i quan hợ̀ phụ thuụ̣cThời gian cõ̀n( ngày)A04B02CA3DB10EB,C2FB, E3Bước 3: Phõn cụng trỏch nhiệm cho cỏc bờnXỏc định ai sẽ thực hiện hoạt động gỡ? Ai sẽ phối hợp thực hiệnMột số lưu ý khi phõn cụngXem xột năng lực Sở thớch của họTTHoạt độngKết quả mong đợiĐịa điểmThời gianNgười thực hiệnNgườiphốihợpBắt đầuKết thỳc123Bước 4: Dự trự kinh phớ và cỏc nguồn lực đầu vào khỏcDựa vào từng hoạt động để xỏc định chi phớDựa vào yêu cầu đầu vào của các hoạt động để tính toán chi phí.	Cỏc khoản chiĐVTĐơn giỏSố lượngThành tiềnGhi chỳĐịa phươngHỗ trợTổng1. xõy dựng mụ hỡnh1.1. Giống1.2. Đất đai1.3. 2. tập huấn2.1.2.2...Bước 5: Xỏc định hệ thống kiểm tra, giỏm sỏtXỏc định cỏc mốc thời gian kiểm tra tiến độ của cỏc hoạt độngChọn mốc hàng thỏngChọn mốc hàng quớChọn mốc hàng nămII. Viết đề cương dự án2.1. Nội dung của đề cương dự án	• Trang bỡa và túm tắt dự ỏn	• Khung logic của dự ỏn 	• Bối cảnh dự ỏn	• Phõn tớch vấn đề, tiềm năng, trở ngại 	• Mục đớch và mục tiờu của dự ỏn 	• Cỏc hoạt động và kết quả mong đợi	• Hệ thống giỏm sỏt và đỏnh giỏ	• Cơ cấu tổ chức của dự ỏn 	• Cơ quan thực hiện dự ỏn	• Hiệu quả, tỏc động và tớnh bền vững của dự ỏn	• Phõn tớch rũi ro 	• Dự toỏn kinh phớ của dự ỏn	• Kết luận 2.2. Cách viết các phần của đề cương dự án2.2.1. Trang bìa1. Các thông tin cần có• Tên dự án.• Cơ quan tài trợ.• Tên cơ quan thực hiện thực hiện dự án và tên người, bằng cấp (nếu có) của người đại diện.• Địa chỉ cơ quan thực hiện/ Địa chỉ liên lạc.• Địa điểm thực hiện dự án.• Thời gian thực hiện dự án.• Kinh phí đề nghị tài trợ.• Ngày gửi dự án.2.2.2. Tóm tắt dự án1. Mục đích:	Để người đọc (hay cơ quan tài trợ) Biết được ý tưởng chủ đạo của dự án trong thời gian ngắn để quyết định có nên đọc hay không đọc toàn bộ dự án.2. Cách viết	Tuy được trình bày trước nhưng được viết sau khi hoàn thành có đề cương dự án.3. Yêu cầu:	Phần tóm tắt phải viết rõ ràng, súc tích và ngắn gọn, trả lời các câu hỏi sau:Vấn đề cần giải quyết của dự án là gì?Tại sao lại giải quyết vấn đề đó?Mục đích của dự án là gì?Các hoạt động chính của dự án?Thời gian và kinh phí?2.2.3. Bối cảnh của dự án1. Tác dụng	Làm cho người đọc hiểu được:	• Tình hình của địa phương,	• Hiện trạng những vấn đề, khó khăn cần giải quyết	• Tầm quan trọng của vấn đề cần giải quyết trong dự án	• Tính cấp thiết của dự án2. Yêu cầu:	- Về hình thức:	• Ngắn, ngọn, rõ rang, 	• Câu văn ngắn, từ ngữ chính xác, dễ hiểu- Về nội dung:	• Các thông tin cần có cả định tính và định lượng, không chung chung.	• Đi từ tổng quát đến chi tiết, cụ thể.	• Đủ các thông tin cần thiết để người đọc hiểu đủ, hiểu đúng và hiểu rõ bối cảnh của vùng dự án.	• Nói rõ được các vấn đề mà cây vấn đề nêu ra và phù hợp với sự quan tâm của cơ quan tài trợ.	• Nói rõ vấn đề mà dự án dự định và có khả năng giải quyết.	• Nói rõ về cơ quan/ tổ chức thực hiện dự án.2.2.4. Mục đích, mục tiêu của dự án1. Mục đích dự án	Mô tả tình hình trong tương lai một khi các vấn đề nêu ra trong dự án giải quyết. Mục đích của dự án là tình trạng trong tương lai mà dự án góp phần làm ra.2. Mục tiêu cụ thể:	• Là các mục tiêu cụ thể mà dự án cần đạt được (Do dự án trực tiếp tạo ra).	• Một dự án thường chỉ có một mục tiêu chung, nhưng có thể có nhiều mục tiêu cụ thể, các mục tiêu phải được liên kết với nhau một cách rõ ràng, chặt chẽ.2.2.5. cỏc hoạt động của dự ỏnViết dưới dạng câu vănMục tiêu 1:...........Các hoạt động:1.1.............1.2.............Mục tiêu 2:...........Các hoạt động:2.1.............2.2.............2.3.............Mục tiêu 3:...........Các hoạt động:1.1.............1.2.............2.2.6. Giám sát và đánh giá dự án	Mô tả việc tiến hành giám sát và đánh giá dự án diễn ra như thế nào. Nội dung phần này bao gồm:	• Nêu rõ các chỉ tiêu dùng cho giám sát và đánh giá, thước đo từng chỉ tiêu đó, và phương pháp thu lượm các chỉ tiêu đó.	• Chức năng và nhiệm vụ của các bên liên quan đến giám sát và đánh giá dự án.	• Hệ thống thông tin cho dự án, chế độ báo cáo, kiểm tra và điều chỉnh các hoạt động dự án.	• Kế hoạch giám sát và đánh giá dự án.2.2.7. Tổ chức và thực hiện dự án1. Cơ quan thực hiện dự án	• Tổ chức xin tài trợ thường là cơ quan thực hiện dự án.	• Các cơ quan/ tổ chức chính phối kết hợp và quản lý dự án.(Nên dựa vào bảng phân tích thành phần tham gia để viết)2. Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ trong tổ chức thực hiện dự án	Giới thiệu về các cơ quan:	• Tổ chức được thành lập vào lúc nào?	• Mục tiêu và các hoạt động của nó?	• Đã bao giờ tổ chức được tài trợ làm dự án gì chưa?	• Nếu có, ai giúp và giúp vào lúc nào?	• Các cơ quan, đoàn thể nào tham gia?3. Tổ chức bộ máy quản lý dự án- Yêu cầu:	• Bộ máy quản lý phải được mô tả một cách rõ ràng, gọn nhẹ, đảm bảo hiệu quả và hiệu lực trong điều hành dự án.	• Phù hợp với hoàn cảnh chính trị và xã hội của mỗi địa phương.	• Phối hợp sự điều phối của tổ chức tài trợ và các quy định của chính phủ.	• Phát huy tối đa năng lực và sự tham gia của dân.4. Kế hoạch thực hiện dự án	• Nêu rõ lúc nào? là gì? ai làm?	• Nên thể hiện ở biểu và sơ đồ	(Dựa vào kế hoạch thực hiện để viết)Cỏchoạt động của dự ỏnKếtquả cần đạtThời gianLao độngVật tưChi phớ Ai làmQ1Q2Q3Q4Mục tiờu 1.H Đ1.1H Đ1.2H Đ1.3Mục tiờu 2..H Đ2.1H Đ2.2H Đ2.3.2.2.8. Phân tích rủi ro- Mục đích:	Phõn tớch rũi ro để lường trước những biện phỏp khắc phục	Tăng tớnh khả thi cho dự ỏn- Cách viết:	• Liệt kê các rủi ro có thể xảy ra.	• Mức độ của từng rủi ro ấy.	• Cách giải quyết cho từng rủi ro.	• Nên viết ngắn gọn, thường thể hiện bằng bảng.Loại rũi roMức độGiải phỏpMưa lụt làm tràn bờ, mất cỏThấp- Gia cố bờ trước mùa mựa bão- Tăng cường kiểm tra trong mùa mưa lũ, chuẩn bị sẵn các nguồn lực để ứng phó tại chỗChậm trả vốn, nợ đọngThấp- Thực hiện đúng điều lệ nhóm tín dụng tiết kiệm để không có nợ đọngSản phẩm khó bánThấpTim thị trường, hợp tác tiêu thụ sản phẩm2.2.9. Dự toỏn kinh phớ1. Các nguồn lực cần cung cấp cho dự án• Tính tất cả nhu cầu về kinh phí cho tất cả các hoạt động trong dự án.• Dựa vào cỏc hoạt động để xỏc định kinh phớ của dự ỏn2. Địa phương có thể đóng góp những gì và bao nhiêu?	• Cần nêu rõ những khoản mà địa phương có thể đóng góp: công lao động, đất đai, thiết bị, vật tư nếu có. 	• Cần mô tả cặn kẽ và chính xác về các khoản đóng góp của địa phương.3. Đề nghị cơ quan.... tài trợ bao nhiêu? cho những khoản gì?	• Nêu rõ số lượng, loại vật tư, trang thiết bị.	• Những đóng góp này phải được định giá và phân bổ cho từng kỳ.