Một số phương pháp và kỹ năng tổ chức hội nghị, hội thi trong sinh viên

(gọi chung là hội thi): 
* Bước 1: Xây dựng kế hoạch tổ chức và thể lệ hội thi. 
- Kế hoạch tổ chức hội thi cần thể hiện được các nội dung cơ bản sau: 
+ Mục đích, yêu cầu: Nêu rõ mục đích cơ bản và yêu cầu của hội thi đó là thu hút đông đảo thanh 
thiếu nhi vào các hoạt động tập thể; tạo môi trường cho sinh viên phát huy năng khiếu và sự yêu 
thích ca hát; đồng thời góp phần phát huy bản sắc văn hoá dân tộc, tiếp thu tinh hoa văn hoá nhân 
loại. 
+ Thời gian, địa điểm: Chọn thời gian tổ chức cho phù hợp, gắn với ngày lễ, ngày kỷ niệm lớn của đất 
nước, ngày thành lập Đoàn Thanh niên, Hội Sinh viên: 9/1, 26/3, 30/4, 2/9 . . . , gắn với các hoạt 
động chung của nhà trường (ví dụ: Chào mừng Đại hội Đảng bộ, Công đoàn, Đoàn Thanh niên, chào 
mừng ngày thành lập trường...) 
+ Nội dung, biện pháp: 
Những nội dung và tên của hội thi thường được chọn theo chủ đề, liên quan đến thời điểm tổ chức. 
Hội thi có thể tiến hành từ cấp khoa, cấp trường... theo hình thức biểu diễn trong hội trường hoặc 
ngoài trời, có thể thi theo hình thức đơn ca, tốp ca, hợp xướng, múa hoặc kết hợp. 
+ Tổ chức thực hiện: Cần phân công trách nhiệm tổ chức thực hiện đến từng bộ phận để triển khai 
thực hiện theo tiến độ và thời gian cụ thể báo cáo về Ban Tổ chức hội thi, có thể giao cho 1 bộ phận 
làm thường trực Ban Tổ chức hội thi. 
- Thể lệ hội thi: Thông thường thể hiện theo Điều, Khoản, Điểm nhằm quy định và cụ thể hoá các nội 
dung trong kế hoạch hội thi nhằm đưa ra những hướng dẫn và quy định cụ thể và mang tính bắt buộc 
về nội dung, chủ đề, thể loại trong hội thi. Trong thể lệ nhất thiết phải nêu được một số vấn đề như: 
Đối tượng tham gia, quy mô tổ chức, chủ đề cuộc thi, hình thức thi (đơn ca, song ca, tốp ca, hợp 
xướng. . .) , thời gian, địa điểm diễn ra, giải thưởng, những quy định về khiếu nại (nếu có) . . . 
* Bước 2: Công tác chuẩn bị: 
1. Triển khai Kế hoạch đến các cơ sở Hội và các đơn vị liên quan. 
Có hai hình thức triển khai chính: 
- Trực tiếp: Triệu tập thành phần liên quan họp triển khai kế hoạch. 
- Gián tiếp: Triển khai bằng văn bản gửi xuống các chi hội, Liên chi hội. 
(Kết hợp có thể thông báo kế hoạch trên bảng tin trường hoặc qua đội phát thanh). 
2. Chuẩn bị về nhân sự. 
- Thành lập Ban Tổ chức hội thi, gồm có Trưởng ban Tổ chức, Phó Trưởng ban và các thành viên đại 
điện các 
phòng ban trong trường (lưu ý tính đại diện). 
- Thành lập Hội đồng Giám khảo, Hội đồng Cố vấn Nghệ thuật: Giúp Ban Tổ chức về mặt chuyên 
môn, chấm và chọn ra tiết mục xuất sắc. Hội đồng Giám khảo bao gồm Trưởng ban, Phó Trưởng ban 
và thành viên hội đồng. Ban Giám khảo không nhất thiết chỉ là ở trường, có thể mở rộng thêm đối 
tượng tham gia Ban Giám khảo từ các nhà chuyên môn có uy tín tại các trường khác, các Nhà hát, 
Trung tâm biểu diễn hoặc các cơ quan thuộc ngành văn hoá nghệ thuật... 
- Thành lập các tiểu ban giúp việc cho hội thi: Các tiểu ban do Trưởng ban Tổ chức phân công, có 
nhiệm vụ giúp việc cho Ban tổ chức hội thi về một số nội dung cụ thể (ví dụ: Tiểu ban Hậu cần, Tiểu 
ban Lễ tân, Tiểu ban 
Nội dung, Tiểu ban Tuyên truyền...). 
3. Chuẩn bị về nội dung. 
Đây là khâu quan trọng, Tiểu ban Nội dung hoặc các thành viên được phân công phụ trách mảng nội 
dung phải tham mưu chuẩn bị nội dung hội thi gồm các câu hỏi, đáp án, gợi ý trả lời, tài liệu tham 
khảo hoặc giới hạn những nội dung chủ đề trong liên hoan, hội diễn đảm bảo được một số yêu cầu: 
- Phù hợp với trình độ, khả năng của sinh viên. 
- Phát huy được khả năng sáng tạo nghệ thuật của sinh viên. 
- Mang tính tuyên truyền giáo dục cao. 
- Thu hút đông đảo sinh viên hưởng ứng tham gia. 
4. Chuẩn bị về điều kiện, cơ sở vật chất. 
Tiểu ban Hậu cần hoặc các thành viên được phân công phụ trách phải tham mưu chuẩn bị các điều 
kiện đảm bảo cho hội thi, lập dự trù kinh phí chi tiết cho toàn bộ hội thi (kinh phí có thể từ nguồn ngân 
sách hoặc vận động tài trợ), lên phương án chuẩn bị đảm bảo về địa điểm, chỗ ăn nghỉ cho Ban Tổ 
chức (nếu cần), trang trí, âm thanh, ánh sáng, hoa, nước uống, giải thưởng . . . 
* Bước 3: Tổ chức cuộc thi: 
- Chương trình khai mạc: Thông thường bao gồm một số nội dung: 
 Văn nghệ chào mừng. 
 Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu. 
 Phát biểu khai mạc. 
 Phát biểu chào mừng (nếu có). 
 Tặng cờ lưu niệm cho các đơn vị tham gia. 
 Phần thi. 
 Tổng kết, trao thưởng (nếu thi 01 buổi). 
- Chương trình bế mạc: (Nếu thi từ hai buổi trở lên): 
 Văn nghệ đầu giờ. 
 Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu. 
 Phát biểu đánh giá chất lượng chuyên môn của Hộiđồng Nghệ thuật. 
 Phát biểu đánh giá tổng kết của Trưởng ban Tổ chức hội thi. 
 Khen thưởng. 
 Kết thúc. 
- Điều hành hoạt động: Trong quá trình tổ chức Hội thi, các thành viên Ban Tổ chức, Ban Giám khảo 
và các tiểu ban chuẩn bị luôn phải có sự phối hợp nhịp nhàng, gắn kết với nhau thông qua sự điều 
hành của Trưởng ban Tổ chức. 
2. Phương pháp và kỹ năng tổ chức các giải thể thao: 
* Bước 1: Xây dựng kế hoạch tổ chức và điều lệ giải: 
- Kế hoạch tổ chức giải thể thao cần thể hiện được các nội dung cơ bản sau: 
+ Mục đích, yêu cầu: Nêu rõ mục đích cơ bản và yêu cầu của các giải thể thao đó là giáo dục, rèn 
luyện nâng cao sức khoẻ cho sinh viên, thu hút đông đảo thanh thiếu nhi vào tổ chức, vào các hoạt 
động tập thể; tạo cơ hội cho sinh viên thể hiện năng khiếu. 
+ Thời gian, địa điểm: Chọn thời gian tổ chức cho phù hợp, gắn với ngày lễ, ngày kỷ niệm lớn của đất 
nước, ngày thành lập Đoàn Thanh niên, Hội Sinh viên: 9/1, 26/3, 30/4, 2/9 . . . , gắn với các hoạt 
động chung của nhà trường (ví dụ: Chào mừng Đại hội Đảng bộ, Công đoàn, Đoàn Thanh niên, chào 
mừng ngày thành lập trường...) hoặc chào mừng Ngày Thể thao Việt Nam. 
+ Nội dung, biện pháp: 
Những nội dung đưa ra trong giải thể thao phải là những nội dung phù hợp với đặc thù của trường và 
được sinh viên quan tâm. Một số nội dung được sinh viên quan tâm hiện nay như: Giải bóng đá màu, 
cầu lông, đá cầu, bóng chuyền, bóng ném, bóng rổ, bơi, kéo co. . . 
Tuỳ thuộc vào môn thi đấu để xác định hình thức thi cho phù hợp. 
+ Tổ chức thực hiện: Cần phân công trách nhiệm tổ chức thực hiện cho từng bộ phận để triển khai 
theo nội dung và tiến độ thời gian cụ thể báo cáo về Ban Tổ chức giải, giao cho 1 bộ phận làm 
thường trực Ban Tổ chức giải. 
- Điều lệ giải: Thông thường là loại hình văn bản thể hiện theo Chương, Điều, Khoản, Điểm nhằm cụ 
thể hoá các nội dung, hướng dẫn và quy định cụ thể và mang tính bắt buộc về nội dung trong giải. 
Trong Điều lệ nhất thiết phải quy định rõ một số vấn đề như: Đối tượng tham gia, quy mô, hình thức 
thi đấu, trang phục, cách tính điểm, thời gian, địa điểm diễn ra, giải thưởng, những quy định về kỷ 
luật, khiếu nại ... 
* Bước 2: Công tác chuẩn bị: 
1. Triển khai Kế hoạch đến các cơ sở Hội và các đơn vị liên quan. 
Có hai hình thức triển khai chính: 
- Trực tiếp: Triệu tập thành phần liên quan họp triển khai kế hoạch. 
- Gián tiếp: Triển khai bằng văn bản gửi xuống các chi hội, Liên chi hội. 
(Kết hợp có thể thông báo kế hoạch trên bảng tin trường hoặc qua đội phát thanh). 
2. Chuẩn bị về nhân sự: 
- Thành lập Ban tổ chức giải: Để phân công tổ chức và điều hành cuộc thi, gồm có Trưởng ban Tổ 
chức, Phó 
Trưởng ban và các thành viên giúp việc cho Trưởng ban Tổ chức giải. 
- Thành lập Ban Trọng tài: Giúp Ban tổ chức điều hành giải về mặt chuyên môn, chọn ra các vận 
động viên hoặc những tập thể tiêu biểu. Ban Trọng tài bao gồm Trưởng ban, Phó Trưởng ban và 
thành viên (tuỳ theo quy mô từng giải). Ban Trọng tài không nhất thiết chỉ là ở trường, có thể mở rộng 
thêm đối tượng tham gia từ các nhà chuyên môn có uy tín tại các trường khác, các Trung tâm thi đấu 
thể thao hoặc các nhà chuyên môn liên quan đến ngành thể thao... 
- Thành lập các tiểu ban giúp việc cho cuộc thi: Các tiểu ban do Trưởng ban Tổ chức phân công, có 
nhiệm vụ giúp việc cho Ban Tổ chức cuộc thi về một số nội dung nhất định (ví dụ: Tiểu ban Hậu cần, 
Tiểu ban Lễ tân, Tiểu ban Chuyên môn, Tiểu ban Tuyên truyền...). 
 3. Chuẩn bị về nội dung chuyên môn. 
Tiểu ban Nội dung hoặc các thành viên được phân công phụ trách chuyên môn phải tham mưu chuẩn 
bị nội dung giải thi đấu, tập huấn, quán triệt nội qui và thể lệ giải cho các đối tượng tham gia, lựa 
chọn các môn thi đấu phù hợp đảm bảo được một yêu cầu: 
- Phù hợp với trình độ, năng khiếu, sức khoẻ của sinh viên. 
-Tạo được phong trào thi đua rèn luyện thể dục thể thao trong nhà trường. 
- Thể hiện tính tuyên truyền giáo dục cao. 
- Thu hút đông đảo sinh viên hưởng ứng tham gia. 
4. Chuẩn bị về điều kiện, cơ sở vật chất. 
Tiểu ban Hậu cần hoặc các thành viên được phân công phụ trách phải tham mưu chuẩn bị các điều 
kiện đảm bảo cho giải, lập dự trù kinh phí chi tiết cho toàn bộ hội thi (kinh phí có thể từ nguồn ngân 
sách hoặc vận động tài trợ), lên phương án chuẩn bị đảm bảo về địa điểm, trang trí, trang phục, vật 
dụng thi đấu, y tế, cứu thương, hoa, nước uống, giải thưởng. . . 
* Bước 3: Tổ chức giải: 
- Chương trình khai mạc: Thông thường bao gồm một số nội dung: 
Văn nghệ (nếu có). 
Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu. 
Phát biểu khai mạc của Trưởng ban Tổ chức. 
Phát biểu chào mừng (nếu có). 
Phát biểu tuyên thệ của vận động viên (VĐV) . 
Phát biểu của đại diện Tổ Trọng tài điều khiển. 
Tặng cờ lưu niệm cho các đơn vị tham gia. 
Phần thi đấu giải: (Phần này diễn ra ngay sau khi kết thúc phần lễ khai mạc). 
- Chương trình bế mạc giải: Thường gắn với nội dung thi đấu cuối cùng (tranh giải Ba, Tư và Nhất, 
Nhì): 
Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu. 
Phát biểu đánh giá tổng kết của Trưởng ban Tổ chức giải. 
Trao thưởng: (Bao gồm các giải cá nhân, giải tập thể và các giải phụ khác như: Phong cách, VĐV 
xuất sắc, VĐV triển vọng. . .) . 
- Điều hành hoạt động: Trong quá trình tổ chức giải thể thao, các thành viên Ban Tổ chức, Ban Trọng 
tài và các tiểu ban chuẩn bị luôn phải có sự phối hợp nhịp nhàng, gắn kết với nhau thông qua sự điều 
hành của Trưởng ban Tổ chức.