Nghiệp vụ hành chính văn phòng

à cung cấp thông tinTìm hiểu, nắm vững nhu cầu thông tin của cơ quan và lãnh đạo .Xác định nguồn thông tin và phương pháp thu thập thông tin .Xử lý thông tin.Cung cấp thông tin .Phân tích nhu cầu về thông tin của CQ & LĐ Cán bộ VP cần tìm hiểu và phân loại nhu cầu về thông tin của CQ và LĐ qua các tiêu chí sau : *. Nội dung thông tin. *. Thời gian của thông tin. *. Loại hình thông tin.Thu thập thông tin 1. Xác định loại thông tin cần thu thập . 2. Xác định nguồn ( nơi chứa) thông tin: * Nơi sinh ra thông tin (CQ, TC, cá nhân). * Kênh truyền thông tin ( công báo, báo chí, truyền hình, phát thanh, mạng, con người) * Nơi lưu trữ thông tin 3. Phương pháp thu thập thông tin . * Tiếp nhận từ bưu điện hoặc sưu tầm. * Nghe, đọc, ghi chép, tính toán * Sao chụp, tra tìm qua mạngXử lý thông tinPhân loại, tập hợp, hệ thống hoá thông tin theo mục đích sử dụng của người dùng tin.Phân tích thông tin: - Tách các TT (vấn đề) lớn thành các TT (vấn đề) cụ thể, chi tiết và ngược lại. - Nhận xét và lý giải các vấn đề rút ra sau khi tách, hợp thông tin. - Khi lý giải, cần nhìn nhận, đánh giá các thông tin từ nhiều chiều, nhiều góc độ .Kiểm tra độ tin cậy (chính xác) của thông tin.Lựa chọn thông tinCung cấp thông tin 1. Xác định nội dung và loại TT cần cung cấp. 2. Các hình thức cung cấp TT : * Cung cấp thông tin bằng văn bản - Tìm một hoặc nhiều văn bản . - Tổng hợp,Tóm tắt TT từ nhiều VB * Cung cấp TT trực tiếp bằng lời. 3. Lưu trữ thông tin đã cung cấp Kỹ năng tham mưu 1. Phát hiện và lựa chọn vấn đề cần tham mưu (đúng chức trách). 2. Cân nhắc và quyết định thời gian, địa điểm để tham mưu. 3. Lựa chọn hình thức tham mưu (Bằng lời hoặc bằng văn bản) 4. Sử dụng các phương pháp tham mưu hiệu quả : Cách nói, cách thuyết phục, cách viết văn bản, dự kiến thái độ của thủ trưởng và chuẩn bị ý kiến trả lời.Kỹ năng tham mưu 1. Phát hiện và lựa chọn vấn đề cần tham mưu > Đúng chức trách. > Vấn đề bức xúc > Tính khả thi cao 2. Địa điểm tham mưu > Phòng làm việc > Tại cuộc họp > Những nơi khác Kỹ năng tham mưu 4. Nội dung, Phương pháp tham mưu > TM những phương hướng lớn : cần phân tích, thuyết phục để tác động đến quan điểm, nhận thức của LĐ để LĐ suy nghĩ, quyết định. > TM biện pháp triển khai, giải quyết các vấn đề, các nhiệm vụ cụ thể: phải xác định thời gian, nhân sự, kinh phí, tiến độ) > TM cách giải quyết tình huống : nêu rõ mục đích ; góp ý và tư vấn cho LĐ cách nói, cách trả lời, cách xử trí trong một số tình huống cụ thể. 2. Nghiệp vụ tổ chức, điều phối hoạt động của CQ & người LĐXây dựng, sắp xếp chương trình, kế hoạch và lịch làm việc của cơ quan và lãnh đạo .Tổ chức các cuộc họp, hội thảo, các cuộc đàm phán, lễ hội Tổ chức các chuyến công tác ( trong và ngoài nước) cho LĐ và cán bộ trong cơ quan Muốn làm tốt những nhiệm vụ trên, các cán bộ VP cần có năng lực tổ chức công việc. Năng lực tổ chức công việc Nắm vững (bao quát) toàn bộ các công việc cần phải tiến hành để thực hiện một nhiệm vụ. Nắm vững trình tự và mối quan hệ giữa các công việc.Có khả năng lựa chọn và phân công công việc cho từng bộ phận hoặc cá nhân một cách hợp lý.Có khả năng theo dõi, kiểm tra và kịp thời điều chỉnh công việc của các bộ phận, cá nhân.Có khả năng tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm sau khi hoàn thành công việc. Xây dựng, sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc cho CQ & LĐNắm vững và phân loại các hoạt động của CQ & LĐ (Thời gian, địa điểm, nhân sự, tính cấp thiết)Tuân thủ các nguyên tắc cơ bản: > Không trùng lặp . > ưu tiên > Dự phòng. > Điều chỉnh . Phương pháp tiến hành Tổ chức các hoạt động hội họp, đàm phán (1).Giai đoạn chuẩn bị : > Tìm hiểu mục đích, tính chất của cuộc họp > Xây dựng kế hoạch tổ chức và chuẩn bị các vấn đề cần thiết : * Xác định thành phần tham dự * Lập chương trình nghị sự * Chuẩn bị địa điểm và trang thiết bị . * Chuẩn bị các văn bản, tài liệu . * Chuẩn bị cơ sở vật chất và kinh phí Tổ chức hội họp, đàm phán (2) Nhiệm vụ của NVVP trong giai đoạn diễn ra cuộc họp : > Kiểm tra lại công việc chuẩn bị (địa điểm, tài liệu, trang bị) > Tham gia đón tiếp đại biểu . > Tham gia điều hành cuộc họp ( Dẫn chương trình ). > Ghi biên bản cuộc họp .Tổ chức hội họp, đàm phán (3)Công việc của cán bộ văn phòng sau khi cuộc họp kết thúc : > Thu thập các tài liệu có liên quan để đưa vào hồ sơ lưu trữ . > Kiểm tra và bàn giao các trang thiết bị . > Thu thập các hoá đơn, chứng từ về chi phí để thanh toán . > Biên tập hoặc soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo. Thảo luận, thực hànhKinh nghiệm của anh/ chị trong việc tổ chức các cuộc họp ở cơ quan. Dự kiến các tình huống không mong muốn có thể xảy ra trong cuộc họp.Biện pháp chuẩn bị ứng phó hoặc giải quyết nếu các tình huống đó xảy ra? Tổ chức các chuyến công tác cho lãnh đạo và cán bộ của cơ quan Chuẩn bị các điều kiện cần thiết : > Giải quyết các thủ tục hành chính > Chuẩn bị phương tiện đi lại . > Liên hệ với nơi đến . > Chuẩn bị tài liệu chuyên môn. > Chuẩn bị kinh phí và các trang bị khác.Lập kh cho các chuyến công tác Xác định mục đích của chuyến đi.Thời gian bắt đầu và kết thúc (có dự phòng)Lịch trình làm việc hoặc hoạt động của đoànThành phần tham dự (Số lượng, nhiệm vụ, Trưởng đoàn)Yêu cầu về phương tiện di chuyển và nơi ăn, nghỉ.Dự toán kinh phí cho chuyến đi (có dự phòng).Dự kiến các tình huống không mong muốn và chuẩn bị các biện pháp ứng phó.Công việc của cán bộ văn phòng trong chuyến công tácNếu đi cùng đoàn : - Liên hệ và giải quyết nơi ăn, nghỉ cho đoàn. - Nếu được tham dự một số buổi làm việc : Ghi Biên bản, Chuẩn bị đầy đủ và thu thập các tài liệu cần thiết có liên quan. - Thu thập hoá đơn, chứng từ cần thiết về chi phí của đoàn - Nhanh chóng tìm P/á để giải quyết các tình huống đột xuất Nếu không đi cùng: - Chuyển cho LĐ hoặc trưởng đoàn tất cả các tài liệu cần thiết - Xin ý kiến LĐ về việc uỷ quyền giải quyết công việc ở nhà - Ghi sổ những cuộc điện thoại, những người cần gặp LĐ và kịp thời thông báo cho LĐ để xin ý kiến . - Sắp xếp cẩn thận các công văn tài liệu nhận được khi LĐ đi CTCông việc của cán bộ văn phòngsau chuyến công tác Báo cáo với LĐ những công việc ở nhà (CV đã / chưa giải quyết) và bàn giao giấy tờ, tài liệu.Thông báo lịch làm việc và tiếp khách của LĐ.Đề nghị Tr. đoàn CT chuyển các tài liệu hình thành trong chuyến CT để lập Hồ sơ.Kiểm tra, hệ thống các hoá đơn, chứng từ để thanh toán kinh phí tạm ứng.Biên tập, soạn thảo các văn bản liên quan đến chuyến CT (Báo cáo, Hợp đồng, Thư cảm ơn)3. Nghiệp vụ soạn thảo, biên tậpvăn bản và lưu trữ hồ sơ, tài liệu (1)Các loại văn bản CBVP thường soạn thảo : > Các loại Quyết định, Quy chế, Nội quy, Quy định > Công văn đề nghị, yêu cầu hoặc đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị, bộ phận thực hiện nhiệm vụ . Thông báo nội dung các cuộc họp, kế hoạch, lịch làm việc của cơ quan và lịch của lãnh đạo . Soạn thảo chương trình, kế hoạch, dự án  Báo cáo ngắn, báo cáo sơ kết, tổng kết . Thư từ giao dịch (trong và ngoài nước ). Hợp đồng các loại Nghiệp vụ soạn thảo văn bản và lưu trữ hồ sơ, tài liệu (2) Các yêu cầu của việc ST và BH văn bản . Đúng thẩm quyền, đúng công dụng Đúng thể thức ( của VN và Quốc tế ). Nội dung phải có tính khoa học, tính khả thi, không trái pháp luật hiện hành .Trình bày, diễn đạt bằng văn phong hành chính . ST và BH văn bản theo đúng quy trình . Nghiệp vụ soạn thảo văn bản và lưu trữ hồ sơ, tài liệu (2)Các hồ sơ cần lập : - Cán bộ văn thư : Lập các tập công văn lưu - Cán bộ chuyên môn: Lập hồ sơ công việc Phương pháp lập hồ sơ ( theo hướng dẫn) - Công văn lưu : tập hợp văn bản theo thời gian, tác giả, loại văn bản. - Hồ sơ công việc : tập hợp tài liệu theo từng nhiệm vụ, từng công việc, từng vấn đề được giao phụ trách Quản lý hồ sơ và khai thác thông tin trong hồ sơ ( theo các quy định hiện hành)4. Nghiệp vụ lễ tân và  giao tiếp hành chínhNắm vững và vận dụng các quy định về lễ tân (của VN và quốc tế)Xác định hoàn cảnh và hình thức giao tiếp .Tuân thủ các nguyên tắc GT .Vận dụng các kỹ năng GT trong những hoàn cảnh cụ thể Nắm vững và vận dụng các quy định về lễ tânNghi lễ nhà nước về tổ chức mít tinh, kỷ niệm, đón nhận các danh hiệu cao quýQuy định của nhà nước về treo Quốc kỳ, chào cờ, hát quốc caQuy định về tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế, đón và tiếp khách nước ngoàiHiểu biết một số nghi thức giao tiếp thông thường : Giới thiệu, đưa danh thiếp, bắt tay, dự tiệcXác định hoàn cảnh và hình thức giao tiếp 1. Hoàn cảnh giao tiếp : * GT trực tiếp / gián tiếp (Tiếp xúc) * GT chính thức/ không chính thức (Mục đích). * GT ở thế mạnh/ yếu/ cân bằng (Tâm thế). 2. Hình thức giao tiếp : * Tiếp khách * GT qua điện thoại * GT qua hội họp * GT qua văn bảnCác nguyên tắc giao tiếp Hài hoà lợi ích của các bên.Tìm nhiều giải pháp (nhiều phương án) để giải quyết vấn đề.Coi trọng các quy tắc đạo đức và quy phạm pháp luật. Coi trọng tầm quan trọng và ảnh hưởng của các mối quan hệ.Các nguyên tắc khác .Kỹ năng giao tiếp Nghe & Nói * Điện thoại * Hội họp * Tiếp kháchĐọc & Viết * Văn bản * Thư giao dịch, * Sách, báoGiao tiếp qua điện thoại 1. Giao tiếp qua điện thoại có những ưu điểm và hạn chế gì ? 2. Nguyên tắc giao tiếp qua điện thoại ? 3. Những lưu ý trong giao tiếp qua ĐT ? Giao tiếp qua điện thoạiXưng danh ( cơ quan, cá nhân)Ngắn gọnBảo mật thông tinChú ý giọng nói (nhẹ nhàng, rõ ràng) thái độ ( ân cần, lịch sự)Lưu ý : không để máy chờ lâu, đặt máy nhẹ nhàng, ghi chép thông tin đầy đủ, chính xác.Phần thứ tưQuan hệ với lãnh đạovà đồng nghiệp Quan hệ với lãnh đạoTôn trọng.Phục tùng (có thể bày tỏ ý kiến). Bảo vệ uy tín của lãnh đạo .Quan hệ với đồng nghiệp Hiểu biết lẫn nhau.Tương trợ, hợp tác.Chân thành, trung thựcNăng lực và phẩm chất cần có của các cán bộ văn phòng Năng lực chuyên mônHiểu biết xã hội rộng.Trình độ ngôn ngữNăng lực quản lý và sử dụng thời gianKhả năng tổ chứcKhả năng thích ứngSử dụng thành thạo các trang thiết bị VPYêu nghề và biết tự trọng nghề nghiệp.Kỷ luật, tự giác, triệt để trong công việc.Cẩn thận, chu đáoQuảng giao, cởi mở, biết tự kiềm chế.Biết giữ kín thông tinNăng động, linh hoạtTương trợ, hợp tác.