Phương pháp và kỹ năng soạn thảo văn bản

n. 
- Thu thập thông tin, tư liệu để đưa vào báo cáo. 
- Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo. 
- Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát. 
- Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên. 
b) Xây đựng đề cương chi tiết: 
- Mở đầu: 
Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức mình, về chủ trương công tác do cấp 
trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện kế hoạch công tác của đơn vị mình. Đồng thời nêu những điều 
kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện chủ trương công tác nêu trên. 
- Nội dung chính: 
+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành. 
+ Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện. 
+ Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan. 
+ Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm. 
- Kết luận báo cáo: 
+ Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới. 
+ Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm. 
+ Các biện pháp tổ chức thực hiện. 
+ Những kiến nghị với cấp trên. 
+ Nhận định những triển vọng. 
c) Viết dự thảo báo cáo: 
- Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phổ cập, nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá, có thể dùng các số 
liệu để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và các bản đối chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và 
ngắn gọn. 
- Không vận dụng lối hành văn cầu kỳ. 
- Những báo cáo chuyên đề có thể dùng bảng phụ lục để tổng hợp các số liệu liên quan đến nội dung 
báo cáo, có thể lập bảng thống kê các biểu mẫu so sánh, các tài liệu tham khảo... 
d) Đối với báo cáo quan trọng: 
Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp bổ sung, sửa đổi bản dự thảo báo cáo 
cho thống nhất và khách quan hơn. 
e) Trình lãnh đạo duyệt: 
Đối với báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trong hội nghị, báo cáo chuyên đề cần phải có sự xét duyệt 
của lãnh đạo trước khi gửi đi nhằm thống nhất với các quyết định quản lý và các thông tin khác mà 
người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị. 
2. Soạn thảo công văn: 
2.1. Những yêu cầu khi soạn thảo công văn: 
- Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thống nhất sự vụ để tạo điều kiện cho việc 
nghiên cứu giải quyết. 
- Viết ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, ý tưởng sát với chủ đề. 
- Công văn là tiếng nói của cơ quan chứ không bao giờ là tiếng nói của riêng cá nhân nào, dù là thủ 
trưởng. Vì vậy, nội dung chỉ nói đến công vụ, ngôn ngữ chuẩn xác, nghiêm túc, có sức thuyết phục 
cao, không dùng ngôn ngữ mang màu sắc cá nhân, hoặc trao đổi những việc mang tính riêng trong 
công văn. 
2.2. Xây dựng bố cục một công văn: 
Công văn thường có các yếu tố sau: 
+ Địa danh và thời gian gửi công văn. 
+ Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn. 
+ Chủ thể nhận công văn. 
+ Số và ký hiệu công văn. 
+ Trích yếu nội dung công văn. 
+ Chữ ký, đóng dấu. 
+ Nơi nhận. 
2.3. Phương pháp soạn thảo nội đung công văn: 
Nội dung công văn gồm 3 phần: 
+ Đặt vấn đề 
+ Giải quyết vấn đề. 
+ Kết luận vấn đề. 
- Cách viết phần viện dẫn: Phần này phải nêu rõ lý do tại sao, dựa trên cơ sở nào để viết công văn. 
Có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra làm rõ mục đích, yêu cầu. 
- Cách viết phần nội dung, chính là nhằm nêu ra các phương án giải quyết vấn đề đã nêu: 
+ Xin lãnh đạo cấp trên về hướng giải quyết. 
+ Sắp xếp ý nào cần viết được, ý nào sau để làm nổi bất chủ đề cần giải quyết. 
Phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ bảo vệ các quan 
điểm đưa ra. Đối với từng loại công văn có những cách thể hiện đặc thù. 
+ Công văn đề xuất thì phải nêu lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị. 
+ Công văn tiếp thu phê bình đúng sai cũng phải mềm dẻo, khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có 
dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan, có sự đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ thể khác. 
+ Công văn từ chối thì phải dùng ngôn ngữ lịch sự và có sự động viên cần thiết. 
+ Công văn đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu 
khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc không hoàn thành kịp thời. 
+ Công văn thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân thành, không chiếu lệ, sáo 
rỗng. 
- Cách viết phần kết thúc công văn: 
+ Cách viết ngắn, gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu 
(nếu có) và lưu ý viết lời chào chân thành, lịch sự trước khi kết thúc (có thể là lời cảm ơn nêu thấy 
cần thiết). 
3. Soạn thảo Tờ trình: 
3.1. Những yêu cầu khi soạn thảo tờ trình: 
- Phân tích căn cứ thực tế làm nổi bật được các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt. 
- Nêu các nội dung xin phê chuẩn phải rõ ràng, cụ thể. 
- Các ý kiến phải hợp lý, dự đoán, phân tích được những phản ứng có thể xảy ra xoay quanh đề nghị 
mới. 
- Phân tích các khả năng và trình bày khái quát các phương án phát triển thế mạnh, khắc phục khó 
khăn. 
3.2. Xây dựng bố cục tờ trình: 
Thiết kế bố cục thành 3 phần: 
- Phần 1: Nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt. 
- Phần 2: Nội dung các vấn đề cần đề xuất (trong đó có trình các phương án, phân tích và chứng 
minh các phương án khả thi). 
- Phần 3: Kiến nghị cấp trên (hỗ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất, tinh thần). Yêu cầu phê chuẩn, 
chẳng hạn xin lựa chọn một trong các phương án xin cấp trên phê duyệt một vài phương án xếp thứ 
tự, khi hoàn cảnh thay đổi có thể chuyển phương án từ chính thức sang dự phòng. 
- Trong phần nêu lý do, căn cứ dùng cách hành văn để thể hiện được nhu cầu khách quan do hoàn 
cảnh thực tế đòi hỏi. 
- Phần đề xuất: Dùng ngôn ngữ và cách hành văn có sức thuyết phục cao nhưng rất cụ thể, rõ ràng, 
tránh phân tích chung chung, khó hiểu. Các luận cứ phải lựa chọn điển hình từ các tài liệu có độ tin 
cậy cao, khi cần phải xác minh để đảm bảo sự kiện và số liệu chính xác. 
Nêu rõ các thuận lợi, các khó khăn trong việc thực thi các phương án, tránh nhận xét chủ quan, thiên 
vị, phiến diện... 
- Các kiến nghị: Phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, lý lẽ phải chặt chẽ, nội dung đề 
xuất phải bảo đảm tính khả thi mới tạo ra niềm tin cho cấp phê duyệt. Tờ trình phải đính kèm các phụ 
lục để minh hoạ thêm cho các phương án được đề xuất kiến nghị trong tờ trình. 
4. Soạn thảo thông báo: 
4.1. Xây dựng bố cục thông báo: 
Bản thông báo cần có các yếu tố: 
- Địa danh và ngày tháng năm ra thông báo. 
- Tên cơ quan thông báo. 
- Số và ký hiệu công văn. 
- Tên văn bản (thông báo) và trích yếu nội dung thành các mục, các điều cho dễ nhớ. 
4.2. Trong thông báo: 
Cần đề cập ngay vào nội dung cần thông tin và không cần nêu lý do, căn cứ, hoặc nêu tình hình 
chung như các văn bản khác. Loại thông báo cần giới thiệu các chủ trương, chính sách thì phải nêu 
rõ tên, số và ngày tháng ban hành văn bản đó trước khi nêu những nội dung khái quát. 
Trong thông báo, dùng cách hành văn phải rõ ràng, dễ hiểu và mang tính đại chúng cao, cần viết rất 
ngắn gọn, đủ thông tin, không bắt buộc phải lập luận hay biểu lộ tình cảm như trong các công văn, 
phần kết thúc chỉ cần tóm tắt lại mục đích và đối tượng cần được thông báo. 
Ngoài ra, phần kết thúc không yêu cầu lời lẽ xã giao như công văn hoặc xác định trách nhiệm thi 
hành như văn bản pháp quy. 
Phần đại diện ký thông báo: Không bắt buộc phải là thủ trưởng cơ quan, mà là những người giúp 
việc có trách nhiệm về các lĩnh vực được phân công hay được uỷ quyền ký và trực tiếp thông báo 
dưới danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng cơ quan. 
5. Soạn thảo biên bản: 
5.1. Yêu cầu của một biên bản: 
- Số liệu, sự kiện chính xác, cụ thể. 
- Ghi chép trung thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan. 
- Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm. 
- Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải gửi 
kèm biên bản). Đòi hỏi trách nhiệm cao ở người lập và những người có trách nhiệm ký chứng thực 
biên bản. Thông tin muốn chính xác, có độ tin cậy cao phải được đọc lại cho mọi người có mặt cùng 
nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác (không được cưỡng bức) ký vào biên bản để 
cùng chịu trách nhiệm. 
5.2. Cách xây dựng bố cục: 
Trong biên bản phải có các yếu tố như sau: 
- Quốc hiệu và tiêu ngữ. 
- Tên biên bản và trích yếu nội dung. 
- Ngày, tháng, năm, giờ (ghi rất cụ thể thời gian lập biên bản). 
- Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế, dự họp hội, v.v...). 
- Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung). 
- Phần kết thúc (ghi thời gian và lý do). 
- Thủ tục ký xác nhận. 
5.3. Phương pháp ghi chép biên bản: 
Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: Đại hội, việc xác nhận một sự kiện pháp lý, việc 
kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời khai báo, lời tố cáo khiếu nại, biên bản bàn giao 
công tác, bàn giao tài sản,v.v... thì phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết mọi nội dung và tình tiết 
nhưng phải chú ý vào các vấn đề trọng tâm của sự kiện. Nếu là lời nói trong cuộc họp, hội nghị quan 
trọng, lời cung, lời khai... phải ghi nguyên văn, đầy đủ và yêu cầu người nghe lại và xác nhận từng 
trang. 
Trong các sự kiện thông thường khác như biên bản cuộc họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phương 
án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng kết, bình xét v.v... có thể áp dụng loại biên bản tổng hợp, tức là 
chỉ cần ghi những nội dung quan trọng một cách đầy đủ, nguyên văn, còn những nội dung thông 
thường khác có thể ghi tóm tắt những ý chính, nhưng luôn luôn phải quán triệt nguyên tắc trung thực, 
không suy diễn chủ quan. 
Phần kết thúc biên bản: Phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: Bàn giao xong, hội nghị kết 
thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc mấy giờ... ngày... biên bản đã đọc lại cho mọi người cùng 
nghe (có bổ sung sửa chữa nếu có yêu cầu) và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự việc và cùng 
ký xác nhận. Trong biên bản cần hết sức lưu ý việc ký xác nhận (phải có tối thiểu hai người ký) thì 
các thông tin trong biên bản mới có độ tin cậy cao. Thông thường trong các cuộc họp, hội nghị biên 
bản phải có thư ký và chủ toạ ký xác nhận.