Quản lý sự thay đổi (phần 1)

 sự thay đổi sẽ đem lại cho họ và cho tổ chức. Đừng lo lắng nếu bản thân bạn cũng cảm thấy do dự và không nhất quán với những thay đổi trong tổ chức  bởi bạn cũng là một con người mà thôi. Bằng việc giải thích rõ ràng các ích lợi có được từ sự thay đổi, bạn sẽ không chỉ khuyên giải thành công các nhân viên để họ chấp nhận sự thay đổi mà bạn còn tự thuyết phục được chính bản thân mình nữaDate69Hoạch định và thực hiện sự thay đổi ở trường PTTừ những nghi vấn “Sự thay đổi sẽ tác động tới tôi như thế nào?” đến câu hỏi “Sự thay đổi sẽ giải quyết được những vấn đề vướng mắc gì?”. Bất kể điều gì cản trở một việc nào đó để nó trở nên tốt hơn đều được coi là vấn đề vướng mắc. Hãy để các nhân viên biết rõ đâu là vấn đề vướng mắc trong tổ chức và họ sẽ là những người đóng góp một phần vào việc tìm kiếm các giải pháp khắc phục khó khăn đó. Date70Hoạch định và thực hiện sự thay đổi ở trường PTTừ chỗ “Chúng tôi sẽ không thực hiện nó theo cách này” Chuyển sang “Nó sẽ trông như thế nào?”. Một trong những phản ứng đầu tiên của các nhân viên đối với sự thay đổi là cự tuyệt không muốn được thực hiện nó. Trên cương vị một nhà lành đạo, bạn cần cho họ thấy rõ những ích lợi cũng như đưa ra những lời giải thích và động viên, hãy để tập thể của bạn tự đặt ra câu hỏi và tự trả lời về sự thay đổi Date71 Hoạch định và thực hiện sự thay đổi Từ câu hỏi “Khi nào thì sự thay đổi này sẽ kết thúc để chúng tôi có thể trở lại với công việc bình thường” Thành “Tôi có thể làm gì được?”. Hãy để các nhân viên tham gia vào quá trình thực thi sự thay đổi. Trên cương vị một nhà lãnh đạo, bạn cần giúp đỡ các nhân viên để họ trở thành một phần của quá trình này. Từ câu hỏi “Ai đang làm việc này cho chúng ta?” Thành “Ai có thể giúp đỡ chúng ta?”. Bạn hãy tập trung vào những thách thức cần phải hoàn thành. Hãy đảm bảo rằng bạn tranh thủ được sự giúp đỡ từ các bộ phận và đồng nghiệp khác trong tổ chức.Date72Thay đổi theo thời gianhãy kiên trìDate73 Buổi 3 Củng cố sự thay đổiĐánh giá là quá trình hình thành những nhận định, phán đoán về kết quả của công việc trên cơ sở những thông tin thu được, đối chiếu với những mục tiêu, tiêu chuẩn đã đề ra nhằm đề xuất những quyết định thích hợp để cải thiện thực trạng, điều chỉnh, nâng cao chất lượng và hiệu quả công Đánh giá cần khẳng định được tiến độ thực hiện và các giá trị mới đã đạt được.Đồng thời phải đánh giá, ghi nhận, khen thưởng những nỗ lực của mọi thành viên. Phải liên tục kiểm tra sự phù hợp và liên quan của dự án thay đổi đối với môi trường thay đổi3.4.Đánh giá và duy trì sự thay đổiDate74Củng cố sự thay đổi(tt)Đánh giá sự thay đổi(tt)Các nhà quản lý không chỉ có trách nhiệm theo dõi, đánh giá và phân tích cả các quy trình diễn ra sự thay đổi, mà còn phải kiểm tra từng cá nhân . Mỗi nhân viên đều phải biết rõ về những thay đổi trong công việc hiện tại của họ, đồng thời họ cũng cần được hướng dẫn để có thể thực thi các công việc, nhiệm vụ mới. Ngoài ra, nhân viên cũng phải được tạo điều kiện và thời gian để điều chỉnh các mục tiêu cá nhân, cải thiện hoạt động và thích nghi với vị trí mới của họ. Các tiêu chí đánh giá và phân tích nên được thiết kế với mục tiêu phản ánh viễn cảnh của tổ chức, trong khi vẫn động viên và khơi mở tính tự giác trong công việc của mỗi nhân viên.Date75Củng cố duy trì sự thay đổi(tt)Thực hiện chương trình thay đổiĐo lường kết quả và thông tin phản hồiNếu thành công, tiếp tục chương trìnhNếu cần thiết, điều chỉnh chương trình Date76Củng cố sự thay đổi(tt)Động viên: Động cơ làm việc là sự thúc đẩy hướng đến hành động. Đây là khái niệm khá phức tạp và thường có nhiều dạng thức, tùy thuộc vào mỗi cá nhân, tập thể, nhà quản lý. Các chuyên gia nhân sự cho rằng mức độ tình cảm của mỗi cá nhân hay tập thể hướng tới lãnh đạo – người “tiếp nhiên liệu” cho động cơ làm việc của họ - sẽ xác định công suất làm việc của cá nhân hay tập thể đó. Date77Củng cố sự thay đổiMọi thứ sẽ càng trở nên lý tưởng hơn, nếu có sự hợp tác trọn vẹn của tất cả những cá nhân hay tập thể có ảnh hưởng trực tiếp tới quy trình thay đổi, giúp cho các nhà lãnh đạo có một nhận thức sâu rộng và mối quan hệ tốt đẹp với các tập thể và nhân viên trong tổ chứcDate78Củng cố sự thay đổi (tt) Bất kỳ sự thay đổi nào cũng sẽ làm xáo trộn hiện trạng đang tồn tại trong tổ chức và luôn kéo theo một sức phản kháng nào đó. Việc để các nhân viên chủ chốt tham gia vào quy trình thiết kế và thực thi sự thay đổi - đặc biệt khi nó liên quan đến sự thay đổi lớn trong cấu trúc – sẽ giúp bạn giảm bớt khó khăn trong hoạt động quản lý sự thay đổi. Date79Củng cố sự thay đổi(tt)Phát triển nhân viên:Phát triển con người nên được coi là mục tiêu hàng đầu của các tổ chức. Việc phát triển đội ngũ nhân viên hiện tại trong suốt thời gian chuyển tiếp còn giữ vai trò thiết thực hơn, vì nó sẽ ảnh hưởng lâu dài đến tương lai và lợi ích của tổ chức Các nhà lãnh đạo của chương trình cải cách cần có đủ năng lực và quyền hành để tạo ra môi trường và cơ hội cho nhân viên thể hiện chính mình, đồng thời khuyến khích mọi người tự thân phát triển. Date80Củng cố sự thay đổi(tt)Đặt nhân viên vào những ví trí thích hợp với khả năng của họ là một khâu quan trọng trong thời kỳ quá độ nhằm đảm bảo rằng chính đội ngũ nhân viên sẽ là những người góp phần vào thành công chung của tổ chức Một nhà lãnh đạo có kinh nghiệm luôn hiểu rằng nhận thức rõ về sự phù hợp của mỗi cá nhân cho từng vị trí công tác là cơ sở của tất cả những nỗ lực trong hiện tại và trong tương lai. Sự thiếu quan tâm hay thiếu hiểu biết về việc này có thể khiến bạn tốn kém cả về thời gian và tiền bạc trong suốt thời gian diễn ra sự thay đổi. Date81Củng cố sự thay đổi(tt)Để giai đoạn thay đổi diễn ra suôn sẻ và đạt được kết quả như dự tính, có hai kỹ năng quan trọng: lãnh đạo và giao tiếp giữa các cá nhân,Các nhà lãnh đạo cần chú ý sao cho tất cả mọi thành viên trong tổ chức đều phải được đối xử công bằng, đồng thời xây dựng những quan hệ làm việc bền vững ở tất cả các cấp độ.Một nhà lãnh đạo lớn cần có niềm đam mê thực sự trước thành công của toàn bộ tổ chức, thân thiện với nhân viên, tạo dựng lòng tin và có luôn cảm thấy thoải mái, lạc quan trong quá trình thực thi công việc. Date82Những lý do thất bại trong việc tạo ra thay đổi và quản lý sự thay đổi(1). Không nhạy cảm(2).Hành động một cách khác thường(3). Kiểm soát chặt chẽ quá mức(4). Tham vọng quá mức(5). Không có khả năng suy nghĩ một cách chiến lược(6). Không có khả năng thích ứng(7). Quá phụ thuộc vào người khác(8). Đưa ra các quyết định nhân sự không hiệu quả(9). Thiếu cam kết(10). Thiếu truyền đạt thường xuyên (11). Thiếu kiên nhẫn: (12). Thiếu sự đồng tình(13). Thiếu kiến thức, kĩ năng Date837 bước để thay đổi1) Huy động năng lực và xác định vấn đề2) Xây dựng tầm nhìn chung3) Xác định và trao quyền lãnh đạo 4) Hướng vào kết quả5) Thay đổi từng phần6) Thể chế hóa chính sách, quy trình7) Kiểm soát và điều chỉnhDate848 yếu tố để thực hiện thay đổi thành công1) Tạo ý thức về sự cấp bách2) Thành lập các nhóm hướng dẫn3) Hiểu đúng tầm nhìn4) Giao tiếp hiệu quả5) Giao quyền hành động6) Tạo ra những thắng lợi ngắn hạn7) Không bao giờ dừng lại8) Giữ những thay đổi tồn tại lâuDate855 việc cần làm để củng cố sự thay đổi1- Theo dõi tiến độ 2- Duy trì sự cân bằng3- Xem xét lại các kết quả (thành công hay thất bại)4- Điều chỉnh mục tiêu và kế hoạch5- Kiểm định và đánh giá kết quả thay đổi Date86Câu chuyện thỏ và rùa.pptDate87Những lưu ý trong truyền thông để thay đổi Thứ nhất hãy nhớ rằng không có phương pháp thông báo nào là hoàn hảo. Thay đổi luôn kèm theo những rắc rối và trong quá trình thích nghi với thay đổi luôn gặp phải những khó khăn. Tại sao lại như vậy? Đó là bởi lên kế hoạch thì rất dễ nhưng các phương pháp cũng như thói quen lâu ngày thì rất khó bỏ. Hãy thu thập thông tin bên ngoài, thu hút đầu tư và tập thích nghi hoà hợp với các phương pháp làm việc khác nhau của đồng nghiệp và tổ chứcDate88Những lưu ý khi thay đổi Thứ hai bắt đầu từ bản thân mình, nắm rõ về những thay đổi. Có quá nhiều chương trình sử dụng biệt ngữ hay những thông tin chuyên môn dễ gây hiểu lầm bạn nên cố gắng liên kết các thông tin lại. Biết chính xác những mục tiêu bạn đang cố gắng đạt được dưạ trên triển vọng của tổ chức và cố gắng hết mình. Thứ ba bạn nên xác định rõ trong đầu mục tiêu bạn muốn nhắm đến tất nhiên là dựa trên những ý tưởng thay đổi và việc áp dụng các chiến lựơcDate89 Những lưu ý khi thay đổi Thứ tư ngay khi bạn có ý tưởng thay đổi hãy tiến hành thảo luận với các nhà hoạch định chiến lược, bởi vì nếu thông tin bị rò rỉ hay xuất hiện nhiều tin đồn thì chính những nhân viên truyền đạt thông tin sẽ phải chịu trách nhiệm. Thứ năm hãy chia sẻ thông tin với đồng nghiệp của bạn..Thứ sáu luôn nhớ rằng số lượng thì rất quan trọng song chất lượng và sự cộng tác lâu dài mới là điều cốt yếu. Date90Những lưu ý khi thay đổiThứ bảy nhớ thông báo cho mọi người về những thay đổi bạn sắp tiến hành. Rất nhiều nhà lãnh đạo đánh giá thấp về tầm quan trọng của việc công bố những thay đổi. Điều đó giải thích tại sao chúng ta cũng chuyển đổi, cũng hợp tác nhưng không có kết quả. Hãy nghĩ tiến hành những thay đổi trong tổ chức cũng như bạn thay đổi những thói quen lâu ngày đã ăn sâu. Thứ tám sử dụng nhiều phương thức thông báo khác nhau. Gửi nhiều thông báo và bản sao cũng là một cách hữu hiệu. Date91Những lưu ý khi thay đổi Thứ chín khi thông báo đừng làm rối tung các phương pháp, các quy tắc trong nhóm làm việc, trong việc lập kế hoạch ... Thứ mười hãy tạo cơ hội cho nhân viên chia sẻ sự quan tâm, đặt ra các câu hỏi và đóng góp ý kiến sau đó bạn giải đáp thắc mắc cho nhân viên và cung cấp thông tin cần thiết cập nhật cho họ. Càng có nhiều nhân viên tham gia bạn sẽ đỡ vất vả hơn Date92Lãnh đạo và Quản lý sự thay đổiLãnh đạo là làm việc đúng(Doing right thing)Quản lý là làm đúng việc(Doing thing right)Date93tóm lạiTại sao phải thay đổi?Cần thay đổi những gì?Làm thế nào để thay đổi?Quản lý sự thay đổi Quản lý sự thay đổiDate94???Date95kết thúc bài - Câu chuyện 4 ngọn nến Hãy tin tưởng và hy vọng NGON_NEN.pptChúc các em thành công!Không có gì tồn tại vĩnh viễn trừ sự thay đổiDate96