Sáng kiến kinh nghiệm - Một Số Biện Pháp Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Văn Thư Lưu Trữ Ở Trường Mầm Non

lý công văn đến – công văn đi của công ty TNHH MTV Cung ứng phần mềm Vạn Luật. Phần mềm sử dụng SQLEXPRESS 2005 để lưu trữ dữ liệu. Tiện ích của phần mềm này đáp ứng tốt việc quản lý công văn đến – công văn đi. Các dữ liệu có trong phần mềm rất dễ dàng quản lý và tra cứu, tìm kiếm nội dung khi cần. Nếu có điều kiện, các đồng nghiệp nên tham khảo và xin ý kiến Ban giám hiệu để sở hữu và sử dụng phần mềm tiện ích này. Giá thành của phần mềm này là 900.000đ, chỉ cần liên hệ với công ty Vạn Luật sẽ được giao phần mềm qua đường bưu điện.
Giao diện chính của phần mềm:
	Tại trường mầm non Xuân Đường, tôi sử dụng phần mềm như sau:
	Vào mục “Nghiệp vụ” sẽ xuất hiện các chức năng như: quản lý sổ văn bản, Nhập công văn đến, nhập công văn đi, nhập công văn nội bộ, tìm kiếm văn bản...Khi cần sử dụng chức năng nào, ta chỉ cần bấm vào chức năng cần sử dụng sau đó nhập nội dung.
	Ví dụ: Nhập công văn đến
	- Bấm vào menu “Nghiệp vụ” chọn “Nhập công văn đến”. Hiển thị giao diện như hình sau:
	- Nhập thông tin cần thiết. 
- Nếu muốn đính kèm file văn bản, bấm vào nút “...” ở khung “Đường dẫn chứa file văn bản”. Sau đó bấm nút “Đính kèm vào văn bản”. Như vậy, văn bản đã được đính kèm cùng với nội dung thông tin của công văn đến. 
- Cuối cùng ta bấm vào nút “ Lưu thông tin”.
- Hiển thị giao diện “ Lưu thông tin thành công”, bầm “Ok”.
Như vậy nội dung công văn đến vùa nhập đã được lưu trữ thành công.
	Đối với cách nhập công văn đi ta cũng làm tương tự như cách nhập công văn đến.
	Nếu muốn tìm kiếm văn bản ( bao gồm công văn đi, công văn đến...) ta thực hiện như sau:
	- Bấm vào menu “Nghiệp vụ” chọn “Tìm kiếm văn bản”. Hiển thị giao diện như hình sau:
	- Nhập nội dung cần tìm kiếm.
	- Bấm nút “Tìm kiếm” để phần mềm lọc dữ liệu.
	- Nếu muốn xuất danh sách ra file Excel ta bấm nút “Xuất Excel”.
	- Bấm “Xem/Chỉnh sửa văn bản” nếu muốn xem và điều chỉnh nội dung văn bản.
	Trên đây là một số biện pháp cơ bản mà tôi đang thực hiện tại trường mầm non Xuân Đường, góp phần nâng cao hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ.
IV. KẾT QUẢ: 
Qua 03 năm làm công tác văn thư của trường mầm non Xuân Đường, trên cở sở vận dụng các biện pháp của đề tài đã góp phần đưa công tác văn thư lưu trữ của nhà trường đi vào nề nếp, làm việc có khoa học; góp phần tích cực trong việc tham mưu cho Ban giám hiệu nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Riêng bản thân tôi đã đạt được một số kết quả như sau:
	- Các báo cáo thực hiện kịp thời, đúng thời hạn, trình bày sạch đẹp, đúng thể thức quy định, đáp ứng được các yêu cầu của Ban giám hiệu đề ra.
	- Hồ sơ, công văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện trong việc tìm kiếm khi cần thiết.
	- Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, có khoa học.
	- Không để thất thoát các loại hồ sơ, văn bản.
	- Công việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động trong công việc. 	- Rèn luyện cho bản thân tính cẩn thận, ngăn nắp, làm việc có khoa học; nâng cao tinh thần trách nhiệm cho bản thân.
	- Hàng tháng tôi kiểm tra và vệ sinh toàn diện khu vực lưu trữ không để xảy ra tình trạng bị mối mọt.
	- Đề xuất Ban giám hiệu cho kiểm tra các thiết bị điện khu vực văn phòng để tránh tình trạng bị chập điện gây cháy nhằm bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
 Và kết quả rõ rệt nhất là mọi hoạt động của nhà trường đều thuận lợi, đảm bảo tốt việc cập nhật các chủ trương, đường lối của Đảng; chính sách, pháp luật của Nhà nước; sự quản lý chỉ đạo của cấp trên. Công tác báo cáo, thống kê của nhà trường được thực hiện đầy đủ, đúng thời gian quy định đáp ứng theo yêu cầu của cấp trên. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về mọi hoạt động của nhà trường, phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, giám sát.
Đặc biệt là thành tích của nhân viên văn phòng nói chung, thành tích của nhân viên văn thư nói riêng đã góp một phần không nhỏ vào thành tích chung của nhà trường đạt được trong những năm qua: Tập thể hoàn thành tốt nhiệm vụ, Tập thể lao động tiên tiến, Bằng khen của Sở giáo dục và đào tạo...
V. BÀI HỌC KINH NGHIỆM:
Để công tác văn thư lưu trữ đạt hiệu quả đòi hỏi mỗi cá nhân cán bộ văn thư phải vận dụng linh hoạt, sáng tạo vào hoàn cảnh thực tế nơi mình công tác. Cần tạo môi trường làm việc thoải mái, tránh tạo áp lực cho bản thân, biến cái khó thành cái dễ để công việc được thực hiện trôi chảy, đúng thời gian. Phối hợp tốt với các đoàn thể trong nhà trường để giúp nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Áp lực công việc đối với người làm công tác văn thư lưu trữ là rất lớn, nó đòi hỏi người làm công tác này phải thật bình tĩnh trước mọi việc để đưa ra những giải pháp tháo gỡ khó khăn; có phương pháp làm việc khoa học, cẩn thận, thao tác nhanh chóng và chính xác.
Cần giao lưu, học tập, trao đổi kinh nghiệm với các đồng nghiệp ở trường bạn. Nâng cao trình độ tin học để ứng dụng tốt công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ.
Cần có sự lãnh đạo, chỉ đạo kịp thời, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, chấn chỉnh, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc của Ban lãnh đạo trong tác văn thư lưu trữ.
Mạnh dạn đề xuất, kiến nghị, đóng góp ý kiến để công tác văn thư lưu trữ của nhà trường đạt hiệu quả cao.
Đề tài đã được tổ chức thực hiện tại trường mầm non Xuân Đường và kết quả của sáng kiến kinh nghiệm được tất cả cán bộ, giáo viên, công nhân viên trong nhà trường công nhận, đề nghị tiếp tục thực hiện trong thời gian tới là minh chứng cho khả năng vận dụng vào thực tiễn của đề tài.
VI. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG:
Công tác văn thư lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và các trường học nói riêng. Nội dung của công tác văn thư lưu trữ gồm rất nhiều công việc và liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận; là một công việc thường xuyên và liên tục đòi hỏi người làm công tác văn thư lưu trữ không ngừng học tập nâng cao trình độ chuyên môn, trình độ tin học; luôn nghiên cứu, tìm tòi những giải pháp mới, vận dụng vào thực tiễn để công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường ngày càng nhanh chóng, chính xác, khoa học và đạt hiệu quả cao.
Để đề tài sáng kiến kinh nghiệm dễ dàng ứng dụng, thực hiện có hiệu quả thì Ban lãnh đạo các cấp cần quan tâm đến những việc như:
- Đầu tư cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, máy móc nhằm tạo điều kiện thuận lợi và đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ ở trường học như tủ đựng tài liệu, máy vi tính, máy photocopy.
- Cần trang bị cho cán bộ văn thư con dấu công văn đến để việc tiếp nhận, xử lý và lưu trữ văn bản được chính xác, đúng quy trình.
- Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư cho các nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ ở các trường học. Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán bộ văn thư.
- Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác văn thư lưu trữ nhiều hơn để công tác này được tiến hành nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật và hiện đại đáp ứng được nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao.
Trên đây là những giải pháp cơ bản, hợp lý, đầy tính thực tiễn; đề tài đã được kiểm chứng và thực hiện có hiệu quả, có thể áp dụng cho tất cả nhân viên văn thư lưu trữ trong trường mầm non nói riêng và nhân viên văn thư lưu trữ trong các trường học nói chung tùy theo tình hình thực tế của đơn vị mình để đạt hiệu quả cao nhất. Rất mong nhận được sự góp ý của Hội đồng khoa học ngành và sự đóng góp ý kiến, chia sẽ của các đồng nghiệp.
VII. TÀI LIỆU THAM KHẢO:
1. Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội vụ và văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức trình bày văn bản; 
2. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; 
3. Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/07/2005 của Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến; 
4. Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
NGƯỜI THỰC HIỆN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
Trần Thị Ninh Kiều
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
Đơn vị Trường MN Xuân Đường
BM04-NXĐGSKKN
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Xuân Đường., ngày tháng năm 2013 
PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Năm học: 2012-2013
–––––––––––––––––
Tên sáng kiến kinh nghiệm: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG MẦM NON
Họ và tên tác giả: Trần Thị Ninh Kiều Chức vụ: Văn thư
Đơn vị: Trường Mầm non Xuân Đường
Lĩnh vực: (Đánh dấu X vào các ô tương ứng, ghi rõ tên bộ môn hoặc lĩnh vực khác)
- Quản lý giáo dục 	1	- Phương pháp dạy học bộ môn: ............................... 1
- Phương pháp giáo dục 	1	- Lĩnh vực khác: ........................................................ 1
Sáng kiến kinh nghiệm đã được triển khai áp dụng: Tại đơn vị 1 Trong Ngành 1
Tính mới (Đánh dấu X vào 1 trong 2 ô dưới đây)
Có giải pháp hoàn toàn mới 	1
Có giải pháp cải tiến, đổi mới từ giải pháp đã có 	1
Hiệu quả (Đánh dấu X vào 1 trong 4 ô dưới đây)
Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng trong toàn ngành có hiệu quả cao 1
Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng trong toàn ngành có hiệu quả cao 1
Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng tại đơn vị có hiệu quả cao 1
Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng tại đơn vị có hiệu quả 1
Khả năng áp dụng (Đánh dấu X vào 1 trong 3 ô mỗi dòng dưới đây)
- Cung cấp được các luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối, chính sách: 	 	Tốt 1	 Khá 1	Đạt 1
- Đưa ra các giải pháp khuyến nghị có khả năng ứng dụng thực tiễn, dễ thực hiện và dễ đi vào cuộc sống: 	Tốt 1	 Khá 1	Đạt 1
- Đã được áp dụng trong thực tế đạt hiệu quả hoặc có khả năng áp dụng đạt hiệu quả trong phạm vi rộng: 	Tốt 1	 Khá 1	Đạt 1
	Phiếu này được đánh dấu X đầy đủ các ô tương ứng, có ký tên xác nhận của người có thẩm quyền, đóng dấu của đơn vị và đóng kèm vào cuối mỗi bản sáng kiến kinh nghiệm.
XÁC NHẬN CỦA TỔ CHUYÊN MÔN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(Ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu)