Soạn thảo văn bản hành chính thông thường

hình thực tế và làm cơ sở cho các quyết định quản lý Báo cáo nhằm thuật lại một sự việc, một vấn đề cho một hoặc một số đối tượng được biết722. Yêu cầu của một báo cáo- Khách quan;Trung thực;Chính xác;Đầy đủ;Kịp thời;73 3. Phân loại báo cáoBáo cáo định kỳBáo cáo đột xuấtBáo cáo sơ kết, tổng kết; báo cáo công việc74 4. Nội dung của báo cáo4.1. Báo cáo sơ kết, tổng kếtĐặt vấn đề: Nêu những điểm chính về chủ trương công tác, nhiệm vụ được giao; hoàn cảnh, điều kiện thuận lợi; khó khănKết cấu chi tiết của báo cáo sơ kết, tổng kết+ Mở đầu: Khái quát tình hình thực hiện nhiệm vụ của đơn vị trong thời gian qua.75+ Phần nội dung có thể kết cấu thành phần hoặc I; II; III tùy theo các kết cấu Phần I TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ CHÍNH TRỊ761. Trên lĩnh vực kinh tế: nông nghiệp: tôm, lúa, rau màu; kinh doanh , thương mại, dịch vụ;2. Thu chi ngân sách: thu, chi ngân sách3. Các chỉ tiêu chủ yếu( so với các chỉ tiêu đã đề ra)4. Văn hóa- giáo dục- xã hội Các vấn đề văn hóa, thông tin, thể dục thể thao; chính sách xã hội; dân số , gia đình và trẻ em; phòng bệnh và chữa bệnh; giáo dục, xây dựng gia đình văn hóa mới, nông thôn mới775. An ninh và quốc phòng - Vấn đề an ninh- trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an, an ninh ấp khóm - Quốc phòng: dân quân, tuyển quân, chính sách hậu phương, quân dự bị động viên, xây dựng lực lượng chỉ huy, phối kết hợp6. Công tác xây dựng chính quyền - Kiện toàn bộ máy tổ chức, vấn đề đào tạo cán bộ; trình độ; Xây dựng ấp, cải cách thủ tục hành chính78 7. Nguyên nhân:Nguyên nhân của những thành tích, kết quả,Nguyên nhân của những hạn chế, khuyết điểm 8. Đánh giá chung( tổng quát)Những mặt thắng lợi chủ yếuYếu kém cơ bản và vấn đề đặt ra 79 Phần II PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ 1. Phương hướng chung 2. Phương hướng, nhiệm vụ cụ thể. 3. Một số chỉ tiêu chủ yếu: Thông thường được sắp xếp một cách có trật tự từ kinh tế, ngân sách, văn hóa, xã hội, giáo dục, y tế, xây dựng hệ thống chính trị 80 4. Những giải pháp cơ bản Phần III TỔ CHỨC THỰC HIỆN - Tổ chức học tập, quán triệt. - Khái quát giao cho đơn vị, tổ chức, cơ quan nào?Cụ thể hóa, chi tiết thành từng bước thực hiệnPhối, kết hợp giữa lãnh đaọ với các ban ngành, các tổ chức chính trị , xã hội81Phát động thi đua để thực hiện thắng lợi các mục tiêu kinh tế, xã hội đã đề ra* Chú ý: Báo cáo khi soạn thảo có thể do lãnh đạo thành lập ban văn kiện, ban nhân sự, ban tổ chứcKhi soạn thảo xong, cần xin ý kiến và chỉnh sửa nhiều lần,82 4.2. Báo cáo nhanh( đột xuất) - Thông thường khi xảy ra các hiện tượng đột xuất: bão tố, chết người, cháy nổ, tai nạn nghiêm trọng, lở đất, dịch bệnh, sâu rầy - Báo cáo viết gọn, rõ: Sự việc xảy ra, thời gian, địa điểm, sơ bộ những thiệt hại, cách thức xử lý, phối hợp xử lý; phán đoán sơ bộ về nguyên nhân; xin ý kiến chỉ đạo và phối hợp của cấp có thẩm quyền.83 4.3. Báo cáo thường kỳ ( định kỳ: tuần, tháng, quý): - Thường viết theo một kết cấu có sẵn, không cầu kỳ, - Những nội dung đã thực hiện so với khối lượng công việc đã đề ra, - Những tồn tại, khuyết điểm; - Định hướng công tác tuần, tháng, quý tới Ví dụ: UBND họp 1 tháng 1 lần, mỗi lần họp xong phải báo cáo Đảng ủy, UBND huyện( Thành phố), TT HĐND848586Đọc báo cáo87*Bài tập thực hành:Báo cáo quá trình học tập với UBND xã ( bằng văn bản)Báo cáo kết quả tuyển quân năm 2010Báo cáo phiên họp UBND xãBáo cáo kết quả hòa giải tại ấp x 88 IV. BIÊN BẢN89Mẫu 1.12 – Biên bảnTÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự do – Hạnh phúcSố: /BB-  (3). BIÊN BẢN  (4) .. --------------Thời gian bắt đầu	Địa điểm	Thành phần tham dự	Chủ trì (chủ tọa):	Thư ký (người ghi biên bản):	Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo):	Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào .. giờ .., ngày . tháng .. năm  ./. THƯ KÝ Họ và tên CHỦ TỌA  (Chữ ký, dấu (nếu có))(5) Họ và tên Nơi nhận:- .;- Lưu: VT, hồ sơ. 90 1. ĐỊNH NGHĨA: Biên bản là văn bản hành chính dùng để ghi chép lại những, hoạt động, những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong đời sống hoặc hoạt động của các cơ quan, tổ chức do những người chứng kiến ghi lại 2. Các loại biên bản: Biên bản hội nghị, BB sự việc, BB bàn giao, nghiệm thu, BB xử lý vi phạm, BB hiện trường91 3. Bố cục chung và thể thức Biên bản: 3.1.Biên bản có 3 loại cơ bản: 1 là có mẫu sẵn; 2 là: loại ghi chép có tổ chức một ban, một đoàn , một người thư kí; 3 là Biên bản ghi nhanh tại hiện trường, tại nơi xảy ra sự việc. Loại 3 là loại nhanh, chính xác, viết tay là chính( không có mẫu) 92 3.2.Bố cục biên bản:+ Địa điểm, thời gian, thành phần biên bản( gồm những người có mặt, vắng mặt, chủ tọa, thư ký, lập biên bản về việc gì)+ Phần nội dung: Ghi chính xác diễn biến sự việc, sự kiện theo trình tự sự viêc, theo thời gian.+ Kết thúc biên bản: Thời gian, địa điểm kết thúc BB, Biên bản đã đọc lại cho những người chứng kiến cùng nghe và cùng ký tên. BB ít nhất có 2 người ký93 3.3.Kết cấu một số loại BB cụ thể BB vụ việc;+ Thời gian, địa điểm, vụ việc, thành phần tham dự, người ghi biên bản+ Diễn biến sự việc xảy ra, hậu quả xảy ra. Nếu là BB hiện trường thì phải giữ nguyên hiện trường, không để người ra vào sờ mó vào đồ vật, tang vật, phương tiện- mời công an, lập BB. BB hiện trường khi lập thì giữ nguyên người đã chết, người bị thương đưa ngay đi cấp cứu; khi lập phải ghi rõ từ ngoài vào, từ dưới lên. Tang vật và phương tiện phải đo, ghi cụ thể niêm phong bằng gì? Ai bảo quản?94 + Kết luận sơ bộ về trách nhiệm và biện pháp giải quyết. Biên bản đã đọc lại cho mọi người chứng kiến cùng nghe và nhất trí ký tên. Biên bản có thể có người ghi và nhiều người chứng kiến ký tên( trừ biên bản cuộc họp, biên bản Hội nghị)95Hiện trường dịch súc vật96Phải giữ nguyên hiện trường vì rất nhiều người hiếu kì97Hiếu kỳ làm mất dấu vết hiện trường98Biên bản hội nghị, cuộc họp+ Thời gian, địa điểm, thành phần, tham dự chủ tọa, thư ký( số có mặt, vắng mặt, lý do) về việc gì?+ Nội dung hội nghị, cuộc họp: ghi tỷ mỷ trình tự chào cờ khai mạc, báo cáo, phát biểu thảo luận( Ghi tóm tắt các ý kiến, những điểm nhấn mạnh); quyết nghị; Biểu quyết, số lượng, tỷ lệ; tóm tắt ý kiến đại biểu đến dự phát biểu; + Thời gian kết thúc hội nghị, cuộc họp; ghi BB đã đọc cho hội nghị cùng nghe và nhất trí( nếu là hội nghị lớn có thể ghi biểu quyết những chỉ tiêu lớn, từng phần)BB hội nghị chủ tọa ký bên phải, thư ký ký bên trái99Đoàn thư kí Đại hội100Thư ký làm việc ghi biên bản101 - Biên bản bàn giao+ Thời gian, địa điểm, lý do bàn giao, thành phần, thư ký biên bản+ Nội dung bàn giao: Tổ chức nhân sự; tài sản, tài chính; cơ sở vật chất, công nợ; các công việc đang triển khai: công việc đã xong, công việc đang dang dở. Hướng xử lý, giải quyết Những ý kiến kiến nghị, đề xuất, yêu cầu hoàn chỉnh; quy định về thời gian để hoàn chỉnh Ý kiến cam kết( nếu có)102+ Kết thúc Biên bản: Thời gian kết thúc,đọc lại cho mọi người cùng nghe và ký tên: thư ký; bên giao; bên nhận; xác nhận103Bàn giao bệnh viên Bạch Mai 2010104Bàn giao nhà máy lọc dầu Dung quất 5-2010105 *Bài tập:Viết biên bản 01 buổi họp đơn vịGhi biên bản một vụ tai nạn giao thông Ghi biên bản hòa giải 01 vụ tranh chấp Ghi biên bản một vụ gây ô nhiễm môi trường 106Ghi biên bản một vụ gây mất trật tự công cộngGhi biên bản một vụ đánh bài ăn tiềnGhi biên bản một vụ mất trộm nhỏ xảy ra tại lớp học Ghi biên bản một vụ tiêu hủy gia cầm mắc bệnhGhi biên bản một vụ tiêm trích tạp chất vào tôm nguyên liệu107 V. TỜ TRÌNH 1.Định nghĩa: TT là loại văn bản hành chính đề xuất với cấp trên xin được duyệt một chủ trương, một phương án,một chính sách, một chế độ, tiêu chuẩn, một định mức; bãi bỏ mộ văn bản hoặc quy định lỗi thời108 2. Yêu cầu của tờ trình:Bảo đảm tính thuyết phục cao, nên phải phân tích rõ cơ sở cho việc đề nghịNêu những thuận lợi cho đề nghị mớiPhân tích những khó khăn, phức tạp và biện pháp khắc phục109 3. Nội dung của Tờ trình - Mở đầu: Nêu những lý do bức xúc để đề nghịNội dung: Tóm tắt những đề nghị mới, các phương án thực thi, có các luận chứng kèm theo với các số liệu trung thực, những thuận lợi khi được chấp thuậnKết luận: Tha thiết mong muốn được chấp thuận. 110 4. Các loại tờ trình:Tờ trình xin phê chuẩn chức năng nhiệm vụ của đơn vị;Tờ trình xin phê chuẩn quy chế hoạt động của đơn vị;Tờ trình xin công nhận quy ước của công đồng dân cư Tờ trình xin mua sắm cơ sở vật chấtTờ trình xin đi nghiên cứu, tham quan, nghỉ dưỡng111Tờ trình xin bổ nhiệm cán bộTờ trình xin bổ sung biên chếTờ trình xin vốn đầu tưChú ý: Khi trình xin bao giờ cũng có các văn bản kèm theo, ví dụ: xin mua sắm trang thiết bị phải kèm theo báo giá, xin đúng chủng loại, mã ký hiệu112Mẫu 1.4 – Văn bản có tên loại khác (*)TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1)CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: /. (3) -.(4).. (5). , ngày .. tháng .. năm 20 TÊN LOẠI VĂN BẢN (6) .. (7) -------------------	 	./.Nơi nhận:- ;- ;- Lưu: VT, . (10) A.xx (11) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (9) (Chữ ký, dấu) (8)  Họ và tên 113 VI. MỘT SỐ LOẠI GIẤY TỜ HÀNH CHÍNHGiấy mời ( sử dụng giấy A5=210x148mm) Thể thức phần nội dung: Kính gửi? Đơn vị mời; lý do mời; thành phần mời; thời gian mời; Khai mạc giờ, ngày tháng; địa điểm; Các đòi hỏi về trang phục, kinh phí tài liệu, ăn nghỉ nếu có; câu cuối cùng: Kính mong( mong muốn đối tượng đến dự)114Mẫu 1.9 – Giấy mời TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập – Tự do – Hạnh phúcSố: /GM-  (3).. (4). , ngày .. tháng .. năm 20 GIẤY MỜI .. (5) --------------	(2) 	trân trọng kính mời:	Ông (bà) 	(6) 	Tới dự 	(7) 	Thời gian:	Địa điểm 	./.Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ- ;- ;- Lưu: VT, . (8) A.xx (9) (Chữ ký, dấu) Họ và tên 115 2. Giấy ủy nhiệm hoặc ủy quyền: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, quê quán; hộ khẩu thường trú; chứng minh nhân dân; Ủy quyền cho thực hiện quyền gì? Nghĩa vụ ra sao? Họ và tên; ngày tháng năm sinh; quê quán; quan hệ với người ủy quyền; chứng minh nhân dân; hộ khẩu thường trú; Những cam kết thực hiện. Bên A; Bên B; xác nhận của chính quyền địa phương116Hình ảnh đi mời117ủy quyền118