Tài liệu Hướng dẫn khai thác học bạ số (Dành cho Trường Tiểu học)

 TÀI LIỆU 
HƯỚNG DẪN KHAI THÁC HỌC BẠ SỐ 
 (Dành cho trường Tiểu học) 
 Hà Nội, tháng 4/2024 
 MỤC LỤC 
I. Giới thiệu ...................................................................................................................... 1 
 1. Mục đích ................................................................................................................... 1 
 2. Yêu cầu ..................................................................................................................... 1 
 3. Hướng dẫn đăng nhập .............................................................................................. 1 
II. Quy trình thực hiện ..................................................................................................... 2 
 1. Hệ thống ................................................................................................................... 2 
 1.1. Quản lý chứng thư số của nhà trường ................................................................ 2 
 1.2. Đăng ký tài khoản ký ......................................................................................... 7 
 1.3. Duyệt tài khoản ký ............................................................................................. 9 
 1.3.1. Xét duyệt tài khoản đăng ký ........................................................................... 9 
 1.3.2. Phân quyền ký phát hành .............................................................................. 10 
 1.4. Duyệt tài khoản ký cán bộ quản lý .................................................................. 11 
 2. Học bạ số ................................................................................................................ 12 
 2.1. Tạo học bạ ........................................................................................................ 12 
 2.2. Giáo viên chủ nhiệm ký duyệt ......................................................................... 12 
 2.3. Cán bộ quản lý ký duyệt .................................................................................. 15 
 2.4. Nhà trường ký phát hành ................................................................................. 15 
 2.5. Quản lý hủy học bạ .......................................................................................... 16 
 2.6. Xác nhận hoàn thành học bạ ............................................................................ 17 
 2.7. Gửi học bạ lên hệ thống ................................................................................... 18 
 2.8. Tra cứu học bạ trên hệ thống ........................................................................... 18 
 2.9. Thu hồi học bạ số ............................................................................................. 19 
 2.9.1. Tạo yêu cầu thu hồi ....................................................................................... 19 
 2.9.2. Gửi yêu cầu thu hồi ....................................................................................... 20 
 3. Thống kê – Báo cáo................................................................................................ 21 
 3.1. Thống kê số lượng xác nhận học bạ số ............................................................ 21 
 4. Lịch sử thao tác ...................................................................................................... 21 
 III. Đăng xuất tài khoản ............................................................................................. 21 
 I. Giới thiệu 
1. Mục đích 
 Hướng dẫn nhà trường khai thác chức năng Quản lý học bạ số trên phần mềm 
CSDL ngành dành cho bậc học Tiểu học. 
2. Yêu cầu 
 Nhà trường thực hiện rà soát, cập nhật chính xác thông tin hồ sơ, kết quả học tập 
của học sinh tại phần mềm Quản lý giáo dục Tiểu học. 
 Giáo viên chủ nhiệm cập nhật đầy đủ đánh giá môn học và hoạt động giáo dục, 
đánh giá năng lực và phẩm chất học sinh, nhập nhận xét cho học sinh tại phần mềm 
Quản lý giáo dục Tiểu học/ mục 5.3. Nhập đánh giá. 
 Quản trị viên nhà trường thực hiện xác nhận khóa hoàn thành tổng kết tại phần 
mềm Quản lý giáo dục Tiểu học/ mục 5.5. Xác nhận hoàn thành, khóa sổ điểm. 
 Quản trị viên nhà trường cấu hình lãnh đạo ký học bạ tại phần mềm Quản lý 
giáo dục Tiểu học/ mục 7.4. In học bạ và kích nút [Cấu hình in ấn] để chọn Cán bộ 
quản lý ký duyệt học bạ. 
3. Hướng dẫn đăng nhập 
 Bước 1: Mở trình duyệt web firefox 3.5 trở lên (hoặc Internet Explorer 7.0, 
Chrome ). 
 Bước 2: Truy cập vào địa chỉ được cung cấp và chọn phiên bản [Quản lý Tiểu 
học] 
 Bước 3: Nhập đầy đủ các thông tin tại thông tin Đăng nhập hệ thống. 
 1 
 Bước 4: Kích nút [Đăng nhập]. 
 Bước 5: Kích chọn phần mềm [Quản lý học bạ số]. 
Lưu ý: 
 - Trường hợp quên mật khẩu, quản trị viên nhà trường liên hệ với cán bộ phụ 
trách CSDL của Phòng GD&ĐT để được hỗ trợ cấp lại mật khẩu. 
II. Quy trình thực hiện 
1. Hệ thống 
1.1. Quản lý chứng thư số của nhà trường 
 Mô tả: Chức năng này hỗ trợ Quản trị viên, cán bộ quản lý đăng ký chứng thư 
số của nhà trường. 
 Các bước thực hiện: 
 Bước 1: Tại phần mềm Quản lý học bạ số, kích chọn mục 1. Hệ thống/ 1.1. 
Quản lý chứng thư số của nhà trường và kích nút [Đăng ký tài khoản]. 
 2 
 Bước 2: Chọn thông tin chứng thư số và kích nút [Đăng ký]. 
 Bước 3: Hệ thống hiển thị thông tin chứng thư số đăng ký, kích [OK] để xác 
nhận. 
 3 
 Hệ thống hiển thị thông báo thành công màu xanh phía dưới góc phải với nội 
dung Đăng ký thành công tài khoản, khi đó trạng thái chữ ký hiển thị Chờ duyệt 
đăng ký, nhà trường chờ Phòng GD&ĐT thực hiện duyệt chứng thư số. 
 Sau khi đơn vị Phòng GD&ĐT duyệt tài khoản chứng thư số của nhà trường, 
trạng thái chữ ký hiển thị Đã duyệt, khi đó nhà trường mới thực hiện ký phát hành 
học bạ số. 
 4 
*** Đăng ký lại chứng thư số: Trường hợp nhà trường có sự thay đổi thông tin chứng 
thư số cần đăng ký lại sẽ thực hiện như sau: 
 Bước 1: Tại giao diện mục 1.1. Quản lý chứng thư số của nhà trường, kích nút 
[Gửi yêu cầu đăng ký lại]. 
 Bước 2: Chọn thông tin chứng thư số và nhập lý do đăng ký lại sau đó kích nút 
[Đăng ký lại]. 
 5 
 Bước 3: Hệ thống hiển thị thông tin chứng thư số đăng ký, kích [OK] để xác 
nhận. 
 Hệ thống hiển thị thông báo thành công màu xanh phía dưới góc phải với nội 
dung Đăng ký thay đổi thông tin thành công, khi đó trạng thái chữ ký hiển thị Chờ 
duyệt đăng ký, nhà trường chờ Phòng GD&ĐT thực hiện duyệt chứng thư số. 
 Sau khi đơn vị Phòng GD&ĐT duyệt tài khoản chứng thư số đăng ký lại của 
nhà trường, hệ thống hiển thị thông tin Lịch sử yêu cầu đăng ký chứng thư số để 
nhà trường quản lý. 
Lưu ý: 
 Để phát hành học bạ số nhà trường cần đăng ký tài khoản chứng thư số với chủ 
thể là tổ chức/ nhà trường (không phải chủ thể là cá nhân) với kiểu ký dùng USB 
Token và tham khảo Hướng dẫn cài USB token. 
 6 
 1.2. Đăng ký tài khoản ký 
 Mô tả: Chức năng này hỗ trợ cán bộ quản lý, giáo viên nhà trường đăng ký tài 
khoản ký. Hệ thống hỗ trợ đăng ký theo 2 kiểu chữ ký là USB Token và Remote 
Signing, cán bộ quản lý và giáo viên nhà trường được cung cấp tài khoản ký dùng 
kiểu chữ ký nào sẽ thực hiện đăng ký kiểu chữ ký đó. 
 ** Kiểu 1: Đăng ký tài khoản ký sử dụng kiểu chữ ký dùng USB Token 
 Các bước thực hiện: 
 Bước 1: Tại phần mềm Quản lý học bạ số, kích chọn mục 1. Hệ thống/ 1.2. 
Giáo viên đăng ký tài khoản ký. 
 Bước 2: Đăng ký tài khoản ký: Tại phần Thông tin đăng ký tài khoản chữ 
ký số, chọn kiểu chữ ký: USB TOKEN, sau đó kích nút [Đăng ký tài khoản ký]. 
Chọn chứng thư số sau đó kích [OK] để xác nhận. 
 - Hệ thống hiển thị thông báo màu xanh phía dưới góc phải với nội dung: Đăng 
ký thành công tài khoản, cán bộ quản lý/Quản trị viên chọn đến mục 1.3. Duyệt tài 
khoản ký để duyệt tài khoản ký cho giáo viên. 
 - Đối với tài khoản ký của Cán bộ quản lý sẽ do Phòng GD&ĐT thực hiện duyệt. 
Lưu ý: Để đăng ký tài khoản ký số và ký duyệt học bạ, cán bộ quản lý và giáo viên 
cần cài đặt công cụ hỗ trợ ký trên CSDL theo tài liệu hướng dẫn đính kèm. 
 ** Kiểu 2: Đăng ký tài khoản ký bằng kiểu chữ ký dùng REMOTE 
SIGNING 
 Các bước thực hiện: 
 Bước 1: Tại phần mềm Quản lý học bạ số, kích chọn mục 1. Hệ thống/ 1.2 
Giáo viên đăng ký tài khoản ký. 
 7 
 Bước 2: Đăng ký tài khoản: Tại phần Thông tin đăng ký tài khoản chữ ký số: 
Chọn kiểu chữ ký REMOTE SIGNING và nhà phát hành, sau đó kích nút [Đăng ký 
tài khoản ký]. 
 Bước 3: Giao diện đăng ký tài khoản hiển thị, nhập đầy đủ thông tin đăng ký bao 
gồm Tên đăng nhập và mật khẩu sau đó kích nút [Đăng ký]. 
 Bước 4: Hệ thống hiển thị thông tin chứng thư số, người dùng kích chọn thông 
tin chứng thư số sử dụng để hoàn thành bước đăng ký. 
 - Hệ thống hiển thị thông báo màu xanh phía dưới góc phải với nội dung: Đăng 
ký thành công tài khoản, cán bộ quản lý/Quản trị viên chọn đến mục 1.3 Duyệt tài 
khoản ký để duyệt tài khoản cho giáo viên. 
 8 
 - Đối với tài khoản ký của Cán bộ quản lý sau khi đăng ký tài khoản thành công, 
Quản trị viên nhà trường thực hiện duyệt ký xác nhận học bạ tại mục 1.4 Duyệt tài 
khoản ký CBQL 
 - Hệ thống hiển thị thông báo màu đỏ phía dưới góc phải với nội dung Lỗi: 
Thông tin thẻ không tồn tại hoặc không đúng, cán bộ quản lý/giáo viên thực hiện kiểm 
tra lại tên đăng nhập và mật khẩu đã được cung cấp bởi nhà cung cấp chữ ký số. 
1.3. Duyệt tài khoản ký 
 Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị nhà trường hoặc cán bộ quản lý xét duyệt 
tài khoản ký số cho giáo viên đối với những giáo viên đã thực hiện đăng ký tài khoản 
ký tại mục 1.2 Giáo viên đăng ký tài khoản ký và thực hiện phân quyền nhân sự ký 
phát hành học bạ số. 
1.3.1. Xét duyệt tài khoản đăng ký 
 Mô tả: Chức năng này hỗ trợ Quản trị viên nhà trường/ Cán bộ quản lý xét duyệt 
tài khoản ký số cho những giáo viên đã đăng ký tài khoản ký tại mục 1.2. Giáo viên 
đăng ký tài khoản ký. 
 Các bước thực hiện: 
 Bước 1: Tại phần mềm Quản lý học bạ số, kích chọn mục 1. Hệ thống/ 1.3 
Duyệt tài khoản ký. 
 Bước 2: Tích chọn ô vuông trước thông tin tài khoản cần duyệt hoặc tích chọn ô 
vuông trên cùng để chọn tất cả và kích nút [Duyệt tài khoản đăng ký]. 
 9 
 Bước 3: Hệ thống hiển thị thông báo: Bạn chắc chắn muốn duyệt tài khoản đăng 
ký?, kích nút [OK] để xác nhận đồng ý, khi đó trạng thái tài khoản ký số hiển thị Đã 
duyệt tài khoản. 
1.3.2. Phân quyền ký phát hành 
 Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường phân quyền cho nhân sự trong trường 
thực hiện chức năng ký phát hành học bạ số. 
 Các bước thực hiện: 
 Bước 1: Tại phần mềm Quản lý học bạ số, kích chọn mục 1. Hệ thống/ 1.3 
Duyệt tài khoản ký. 
 Bước 2: Kích biểu tượng cái bút trước thông tin tài khoản nhân sự tại cột 
Quản lý chữ ký nhân sự. 
 Bước 3: Giao diện thông tin ký số nhân sự hiển thị, quản trị viên nhà trường tích 
ô vuông tại dòng Ký phát hành và kích nút [Lưu] để lưu lại. 
 10 
1.4. Duyệt tài khoản ký cán bộ quản lý 
 Mô tả: Chức năng này hỗ trợ Quản trị viên nhà trường thực hiện xác nhận cán bộ 
ký duyệt học bạ. 
 Các bước thực hiện 
 Bước 1: Tại phần mềm Quản lý học bạ số, kích chọn mục 1. Hệ thống/ 1.4. 
Duyệt tài khoản lý CBQL. 
 Bước 2: Kích biểu tượng tại cột Quản lý chữ ký nhân sự trước tên cán bộ 
quản lý cần xác nhận. 
 Bước 3: Tích ô vuông tại dòng Cán bộ ký xác nhận học bạ và kích nút [Lưu] 
để lưu lại. 
 Ghi chú: Đối với cán bộ quản lý đăng ký tài khoản ký tại mục 1.2. Giáo viên 
đăng ký tài khoản ký nhưng quản trị viên chưa thực hiện xác nhận cán bộ ký duyệt 
học bạ thì thông tin tài khoản ký của cán bộ quản lý của cán bộ quản lý sẽ không hiển 
thị trên bản phòng để duyệt tài khoản ký. 
 11 
2. Học bạ số 
 Mô tả: Chức năng này hỗ trợ đơn vị nhà trường thực hiện khai thác ký duyệt học 
bạ số trên phần mềm CSDL ngành. 
2.1. Tạo học bạ 
 Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên nhà trường, giáo viên chủ nhiệm tạo 
học bạ cho học sinh đối với các lớp đã hoàn thành tính tổng kết tại phần mềm [Quản 
lý giáo dục Tiểu học]. 
 Các bước thực hiện: 
 Bước 1: Tại phần mềm Quản lý học bạ số, kích chọn mục 2. Học bạ số/ 2.1. 
Tạo học bạ. 
 Bước 2: Chọn khối, lớp cần tạo học bạ và tích chọn ô vuông trước tên học sinh 
cần tạo học bạ hoặc tích ô vuông trên cùng để chọn tất cả học sinh. 
 Bước 3: Kích nút [Tạo học bạ]. 
 Bước 4: Hệ thống hiển thị thông báo: Bạn chắc chắn muốn tạo học bạ cho những 
học sinh đang chọn?, kích [OK] để xác nhận tạo học bạ. 
Lưu ý: 
 - Quản trị viên nhà trường thực hiện tạo học bạ cho học sinh toàn trường. 
 - Giáo viên chủ nhiệm được phân công chủ nhiệm lớp học nào sẽ thực hiện tạo 
học bạ cho học sinh trong lớp học đó. 
2.2. Giáo viên chủ nhiệm ký duyệt 
 Mô tả: Chức năng này hỗ trợ giáo viên chủ nhiệm rà soát, ký duyệt học bạ cho 
học sinh trong lớp được phân công chủ nhiệm. 
 12 
 Các bước thực hiện: 
 Bước 1: Tại phần mềm Quản lý học bạ số, kích chọn mục 2. Học bạ số/ 2.2. 
Giáo viên chủ nhiệm ký duyệt. 
 Bước 2: Tích chọn ô vuông trước học bạ cần ký hoặc tích chọn ô vuông trên 
cùng để chọn tất cả sau đó kích nút [Ký học bạ]. 
 Bước 3: Nhập thông tin đăng nhập chữ ký số. 
 Bước 4: Kích nút [Đăng nhập và ký], hệ thống gửi thông báo về app ký số trên 
điện thoại của giáo viên, giáo viên vào app để xác nhận ký duyệt học bạ. 
 13 
 Lưu ý: Với phần mềm chữ ký số của nhà phát hành khác nhau, giao diện đăng 
nhập và ký sẽ hiển thị khác nhau. 
 Bước 5: Sau khi xác nhận ký duyệt trên app ký số, hệ thống thông báo đã ký 
thành công, kích nút [Đóng] để hoàn thành. 
 Trường hợp học bạ có sự sai sót về dữ liệu, giáo viên chủ nhiệm thực hiện đề 
xuất hủy học bạ để nhà trường kiểm tra lại. 
 Nhập lý do đề xuất hủy học bạ và kích nút [Xác nhận] 
 14 
2.3. Cán bộ quản lý ký duyệt 
 Mô tả: Chức năng này hỗ trợ cán bộ quản lý nhà trường thực hiện ký duyệt học 
bạ sau khi giáo viên chủ nhiệm hoàn thiện ký duyệt. 
 Các bước thực hiện: Cán bộ quản lý thực hiện thao tác tại phần mềm Quản lý 
học bạ số, mục 2. Học bạ số/ 2.3. Cán bộ quản lý ký duyệt, cách thức thực hiện 
tương tự giáo viên chủ nhiệm ký duyệt. 
2.4. Nhà trường ký phát hành 
 Mô tả: Chức năng này dành cho đơn vị nhà trường thực hiện ký phát hành học 
bạ sau khi giáo viên chủ nhiệm, cán bộ quản lý hoàn tất thao tác ký duyệt. Chức năng 
này chỉ hỗ trợ đối với tài khoản nhân sự được phân quyền ký phát hành tại mục 1.3. 
Duyệt tài khoản ký hoặc mục 1.4. Duyệt tài khoản ký CBQL. 
 Các bước thực hiện: 
 Bước 1: Tại phần mềm Quản lý học bạ số, kích chọn mục 2. Học bạ số/ 2.4. 
Nhà trường ký phát hành. 
 Bước 2: Chọn khối, lớp có học sinh cần ký phát hành học bạ. 
 Bước 3: Giao diện hiển thị danh sách học bạ chờ ký phát hành, người dùng tích 
chọn ô vuông trước học bạ cần ký hoặc tích ô trên cùng để chọn tất cả học bạ sau đó 
kích [Ký học bạ]. 
 15 
 Bước 4: Nhập thông tin đăng nhập chữ ký số và kích nút [Đăng nhập và ký]. 
 Bước 5: Xác nhận ký số trên app ký số. 
 Bước 6: Hệ thống thông báo ký thành công, kích nút [Đóng] để hoàn tất tiến 
trình ký. 
 Bước 7: Kích chọn tab Đã ký để kiểm tra danh sách học bạ đã ký thành công. 
2.5. Quản lý hủy học bạ 
 Mô tả: Chức năng này hỗ trợ quản trị viên nhà trường thực hiện hủy Học bạ số 
đối với những học bạ được giáo viên chủ nhiệm, cán bộ quản lý nhà trường, nhân sự 
ký phát hành thực hiện trả lại khi phát hiện sai sót. 
 Các bước thực hiện hủy học bạ: 
 Bước 1: Tại phần mềm Quản lý học bạ số, kích chọn mục 2. Học bạ số/ 2.5. 
Quản lý hủy học bạ. 
 Bước 2: Chọn các thông tin tìm kiếm: Khối, Lớp và tích chọn ô vuông trước học 
bạ cần hủy. 
 Bước 3: Kích nút [Hủy học bạ]. 
 16 
 Trường hợp sau khi kiểm tra lại học bạ không thấy có sự sai sót, quản trị viên 
thực hiện từ chối hủy tại nút chức năng [Từ chối hủy] để giáo viên chủ nhiệm, cán bộ 
quản lý, nhân sự ký ban hành thực hiện chức năng ký duyệt. 
2.6. Xác nhận hoàn thành học bạ 
 Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường xác nhận lại học bạ đã hoàn thành đối 
với những học bạ đã được ký phát hành tại mục 2.4. Ký phát hành. 
 Các bước thực hiện: 
 Bước 1: Tại phần mềm Quản lý học bạ số, kích chọn mục 2. Học bạ số/ 2.6. 
Xác nhận hoàn thành học bạ. 
 Bước 2: Tích chọn khối, lớp và tích chọn ô vuông trước tên học bạ cần xác nhận 
hoàn thành hoặc tích ô vuông trên cùng để chọn tất cả. 
 Bước 3: Kích nút [Xác nhận hoàn thành]. Hệ thống hiển thị thông báo: Bạn có 
chắc chắn muốn Xác nhận hoàn thành Học bạ số?, kích [OK] để xác nhận. 
 Ghi chú: Đối với những học bạ số đã được gửi lên cấp quản lý nhưng cấp quản 
lý chưa khóa học bạ mà nhà trường cần điều chỉnh lại dữ liệu thì quản trị viên nhà 
trường sẽ thực hiện hủy xác nhận học bạ và giáo viên chủ nhiệm (cán bộ quản lý hoặc 
nhân sự ký ban hành) thực hiện trả lại học bạ. 
 17 
2.7. Gửi học bạ lên hệ thống 
 Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhà trường thực hiện gửi học bạ số đã được xác 
nhận hoàn thành lên cấp quản lý. 
 Các bước thực hiện: 
 Bước 1: Tại phần mềm Quản lý học bạ số, kích chọn mục 2. Học bạ số/ 2.7. 
Gửi học bạ lên hệ thống. 
 Bước 2: Tích chọn khối, lớp có học sinh cần gửi học bạ. 
 Bước 3: Hệ thống mặc định tích chọn tất cả học bạ số đã xác nhận hoàn thành 
nhưng chưa gửi lên cấp quản lý, nhà trường kiểm tra thông tin trên học bạ sau đó kích 
nút [Gửi lên hệ thống]. 
 Hệ thống hiển thị thông báo: Bạn có chắc chắn muốn gửi dữ liệu học bạ lên 
Phòng/Sở GD&ĐT?, kích [OK] để xác nhận gửi. 
2.8. Tra cứu học bạ trên hệ thống 
 Mô tả: Chức năng này hỗ trợ Quản trị viên nhà trường tra cứu học bạ số của học 
sinh trong trường. 
 Các bước thực hiện: 
 18