Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản Openoffice.org writer

n; 
- Chọn All: in toàn bộ các trang trên tệp tài liệu; 
- Selection: chỉ in trang
- Pages: chỉ ra các trang c
như sau: 
- 
Ví dụ: 
Chỉ in trang số 5: 5 
In từ trang 2 đến trang 10: 2-10 
In từ trang 2 đến trang 10; t
 57 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
Chương 06 
TRỘN TÀI LIỆU 
6.1 Khái niệm về trộn tài liệu 
Một tính năng rất mạnh của phần mềm soạn thảo văn bản 
OpenOffice.org Writer là trộn tài liệu (Mail Merge). Điều này đã giúp 
ích cho các nhân viên văn phòng rất nhiều trong việc in danh sách của 
mình ra các phiếu nhỏ. Chúng ta hãy tìm hiểu tình huống sau: 
Công ty MISA cần soạn thảo các giấy mời để gửi tới khách hàng 
của mình. 
Danh sách khách mời đã được liệt kê trên một bảng Excel hoặc 
Calc. Vậy phải làm như t
: 
hế nào? 
Tính năng Mail Merge của Writer sẽ giúp chúng ta đơn giản và rất 
nhanh chóng tạo ra được các giấy mời ghi đầy đủ thông tin cần thiết. 
6.2 Chuẩn bị dữ liệu 
Phải chắc chắn bạn đã tạo được danh sách khách mời như sau
Hình 40. Danh sách khách mời 
ên Microsoft Office Excel hoặc 
Open
6.3 Đ
ọn File → Wizards → Address Data 
Sourc
Hộp thoại Address Book Data Source Wizard xuất hiện. 
Bảng này phải được soạn tr
Office.org Calc. 
ăng ký nguồn dữ liệu 
Để đăng ký nguồn dữ liệu ch
e. 
 58 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
Hình 41. Lựa chọn kiểu danh sách địa chỉ khách mời 
 Chọn Other external data source, tiếp theo bấm Next. Hộp thoại 
sau xuất hiện 
Hình 42. Thiết lập thông tin địa chỉ khách mời 
Chọn Settings hộp thoại sau xuất hiện. 
 59 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
Hình 43. Lựa chọn kiểu cơ sở dữ liệu 
Trong hộp Database type chọn Spreadsheet, bấm Next hộp thoại 
sau xuất hiện 
H
a danh sách khách mời. 
Bấm chuột vào Test Conection để kiểm tra kết nối, bấm Finish hộp thoại 
ình 44. Lựa chọn đường dẫn đến cơ sở dữ liệu 
Bấm chuột vào Browse để chọn file chứ
 60 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
sau xuất hiện 
Hình 45. Chỉ định các trường muốn xuất hiện trong thư trộn 
Bấm vào Field Assignment nếu muốn chỉ định các trường sẽ được 
trộn trong thư mời. Bấm Next hộp thoại sau xuất hiện 
Hình 46. Đặt tên cơ sở dữ liệu 
Gõ tên danh sách địa chỉ vào hộp Address book name nếu muốn 
 61 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
thay đổi, bấm Finish để kết thúc việc đăng ký nguồn dữ liệu. 
6.4 Tạo nội dung thư mời 
Ví dụ cần soạn nội dung thư mời với nội dung như sau: 
Bước 1: Chọn File → New → Text Document. 
Bước 2: Hiển thị danh sách nguồn dữ liệu đã đăng ký, chọn View 
→ Data sources 
Bước 3: Tìm đến danh sách nguồn dữ liệu muốn sử dụng, như hình 
sau 
(hoặc bấm phím F4). 
Hình 47. Cửa sổ nguồn cơ sở dữ liệu 
Bước 4: Bây giờ bạn có thể tạo nội dung thư mời với nội dung theo 
ý bạn. 
 62 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
Hình 48. Kéo thả các trường cần xuất hiện vào thư trộn 
éo thả xuống vị trí 
cần t
n nội dung thư mời 
Đến đây, bạn có thể in ra những bức thư mời với nội dung giống 
nhau nhưng khác tên người nhận và địa chỉ. 
Chọn File → Print hộp thoại sau xuất hiện 
Bấm giữ chuột tại tiêu đề của cột Họ và Tên, k
hể hiện trên thư trộn. Tiếp tục kéo những trường cần thể hiện trên 
thư cho đến hết. 
Hoàn thành nội dung thư mời và chuẩn bị in. 
6.5 I
Hình 49. Xác nhận có muốn in nội dung thư trộn hay không 
Chọn Yes, hộp thoại sau xuất hiện 
 63 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
Hình 50. Hộp thoại Mail Merge 
Có th ords để in 
một s
g thư mời lên đĩa 
 Save để lưu nội dung thư trộn lên đĩa.
ể chọn All để in tất cả các bản ghi, hoặc Selected rec
ố bản ghi, chọn From để tin các bản ghi liên tục từ “Form” đến 
“To”. 
6.6 Lưu nội dun
Chọn File →
 64 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
BÀI TẬP 
- Tạo trên D:\ folder BAITAP. Tạo và lưu file dưới 
đây theo dạng .ODT (với là tên của 
Anh(chị)) trong folder vừa tạo. 
- Định dạng tập tin có lề trái 2cm, lề phải 2cm, lề trên 
2cm và lề dưới 2cm. Nội dung như dưới đây: 
9 Đừng quên hy vọ nh để tồn tại ngay 
khi bạn đang bị b
9 Đ
ợt qua. 
n mà hãy đi kiếm chúng. 
9 Đừng quên mỉm cười trong cuộc sống. 
9 Đừng quê hính 
là điều cần thiết trong suốt cuộc đời. 
9 Đừng do dự khi đón nhận sự giúp đỡ, tất cả chúng ta đều cần được 
giúp đỡ, ở bất kỳ khoảng thời gian nào trong cuộc đời. 
9 Và cuối cùng đừng quên những người đã cho bạn cuộc sống hôm 
nay với tất cả những gì bạn cần. 
ng, sự hy vọng cho bạn sức mạ
ỏ rơi. 
ừng đánh mất niềm tin vào bản thân mình. Chỉ cần tin là mình 
có thể làm được và bạn lại có lý do để cố gắng thực hiện điều đó. 
9 Đừng để những khó khăn đánh gục bạn, hãy kiên nhẫn rồi bạn sẽ 
vư
9 Đừng chờ đợi những gì bạn muố
n tìm cho mình một người bạn thật sự, bởi bạn bè c
 65 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
Công Ty Cổ Phần MISA 
TÌNH HÌNH KINH DOANH THÁNG 12 - 2006 
Đơn vị tính: triệu đồng VN 
Chỉ tiêu Kế hoạch 
Thực hiện 
trong tháng Luỹ kế 
Tiến độ 
thực hiện 
Doanh thu 53.300 5.915 49.720 89,91% 
Nộp ngân sách 2,45% 500 1.132 2
CẦN TUYỂN. 
™ Trình dược viên tốt nghiệp dược tá hoặc trung cấp trở lên, tuổi 
20–30, trung thực, năng động, cần cù, có phương tiện đi lại. 
 phố. 
, 
™ Hai kỹ thuật viên tin học tốt nghiệp ĐH Tin học, có kinh 
nghiệm về hệ thống mạng. 
™ Một người giúp việc nhà cần cù, chịu khó, trung thực, có hộ 
khẩu thành
™ Nhân viên bảo vệ nhà riêng giám đốc làm việc từ 19h-7h
trung thực, tận tụy, tin cậy. 
 66 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
Phụ l ord 
ng khác biệt khi sử dụng OpenOffice.org 
Wr Micros or ên bản
ốn cách xem (dựa trên t : 
Normal view: Là cách xem được đề xuất (bởi Microsoft) để thực 
hiện hầu hết việc gõ và ông có cách xem tương ứng. 
n ra. 
Các riter. 
xem eb 
Lay xem này, chọn View → Web Layout 
riter có 
Nav n sau. 
 Thanh trạng thái 
Thanh trạng thái tương tự như trong Word trừ việc nó không thể 
hiện vị trí hiện thời của con trỏ trên trang (số dòng và số ký tự ngang). 
™ Navigator 
Word không có khái niệm tương tự Navigator. Để bắt đầu 
Navigator, nhấn F5 hoặc bấm vào biểu tượng Navigator trên thanh công 
cụ Standard. Để có mô tả chi tiết hơn về chức năng của từng nút, nhấn 
Shift + F1 và lướt con trỏ qua các nút. 
ục: Những khác nhau cơ bản giữa Writer và W
Tài liệu này tổng hợp nhữ
iter 2.2 và oft W d (nhiều phi ). 
™ Xem 
Word có b ừng phiên bản) gồm
chỉnh sửa. Writer kh
Print Layout: Cách này sẽ thể hiện tài liệu khi nó sẽ được i
h này tương ứng gần nhất với cách xem Print Layout trong W
Web Layout: Về lý thuyết, cách xem này thể hiện tài liệu như khi
 trực tuyến. Cách xem tương ứng trong Writer là lựa chọn xem W
out. Để vào cách 
Outline View: Để làm việc với cấu trúc đề mục. W
igator, sẽ được chi tiết ở phầ
™
 67 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
™
Chức năng Phím tắt chuẩn của Phím tắt chuẩn của 
 So sánh các phím tắt chính 
Word Writer 
Gạch dưới các từ Control + Shift + W 
khô ch 
Không có tương ứng 
ng dấu cá
Thay
phôn
ương ứng đổi kích cỡ Control + Shift + P Không có t
g chuẩn 
Từ đồng nghĩa Shift + F7 Control + F7 
Hiển thị/giấu các ký tự 
không in 
Control + Shift + * Control + F10 
Thụt lề Control + M Không có tương ứng 
chuẩn 
Không thụt lề Control + Shift + M Không có tương ứng 
chuẩn 
Chỉ ontrol + Shift = Control + Shift + P số trên C
Chỉ số dưới Control + = Control + Shift + B 
Xóa bỏ định dạng ký Control + Spacebar Bấm chuột phải 
tự 
> 
Default 
Xóa bỏ định dạng 
đoạn văn 
Control + Q Bấm chuột phải > 
Default 
Nhảy tới điểm chỉnh 
sửa trước đó 
Shift + F5 Cần phải dùng trình 
nhắc trên Điều hướng 
Dịch chuyển đoạn văn 
lên trên 
Không có tương ứng Control + Lên 
Dịch chuyển đoạn văn 
xuống dưới 
Không có tương ứng Control + Xuống 
Tìm kiếm Control + F Control + F 
Thay thế Control + H Control + F 
 68 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
™ Nhập số và công thức 
Không giống như o
động giống các bảng tín í dụ, các giá trị tính toán thay 
ậ ải l ể 
B
iểu đồ được sao chép từ một bảng tính Cal ợc dán vào một 
heo mặc một đối tượng nhúng. Không giống 
rosoft Office, chỉ có các dữ li đến biểu 
o việ án một 
ng đồng thời nhúng nó, nhưng nếu bảng tính Excel có dung 
MB (không hẳn là không có thực đối với
biểu đồ được dán vào một tài liệu Word sẽ tăng k ài liệu Word đó 
™ Khoảng cách giữa các đoạn và trước ngắ 
Writer, một oạn có ới 
 là: 
a. 
Khoảng cách giữa các đoạn: áp dụng khoảng cách lớn nhất ở trên 
c
c ngắt trang: nếu ở đầu một trang, khôn t trang trắng. 
c kiểu mà k
n trực tiếp để sửa chữa các vấn đề sa
r
 đầu trang và cuối trang được in giữa các lề của trang hơn là 
c W ác là 
ng khu vực giữa các lề trang và lề đỉnh luôn luôn trống, tiếp 
g đầu trang, v ầu trang là v chính của 
u cao tự động c trang hoặc c g lên hoặc 
o lại tùy thuộc vào nội dung của chúng. 
Word, các bảng biểu tr
h hơn. V
ng Writer có thể hoạt 
đã được 
đổi khi dữ liệu được nh
cập nhập các kết quả đã tính). 
p vào (không cần ph ựa chọn và nhấn F9 đ
™ iểu đồ trong W
B
riter 
c và đư
tài liệu Writer t
như thao tác trong Mic
định sẽ là 
ệu liên quan 
đồ mới được nhúng. Tr
biểu đồ cũ
ng Microsoft Office c sao chép và d
lượng 8 một bảng tính) thì mỗi 
ích cỡ t
thêm 8 MB. 
t trang
Trong vài thuộc tính đ cách xử lý khác v
Word. Cụ thể
Khoảng cách trên đầu một trang bị bỏ qu
và ở dưới ủa hai đoạn. 
Trướ g tạo mộ
 sử dụng cá hông phải áp dụng các 
u đó. 
Điều này cho phép
định dạng đoạ
™ Các thanh đầu t
Các
ang và cuối trang 
trong phần lề đỉnh hoặ
phần đỉnh tra
 đáy trang như trong ord. Nói cách kh
theo là dòn
trang. 
à sau dòng đ ùng văn bản
Chiề ho phép đầu uối trang tăn
c
 69 
Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Writer 
Khoảng cách xác định khoảng cách giữa đầu trang/cuối trang và 
vùng
hụt vào từ các lề trang và không thể có giá 
trị âm. 
 văn bản chính trên trang. Khoảng cách động cho phép đầu 
trang/cuối trang dãn tới vùng giữa đầu trang/cuối trang và vùng văn bản 
chính. 
Các lề trái và phải được t
 70