Tài liệu hướng dẫn Xây dựng và quản lý dự án phát triển nông thôn

ày? 
Chúng ta đánh giá chúng nh− thế nào? 
• Chúng ta có thể nhất trí về một giải pháp đ−ợc không? 
5.7.3. Cách thức xử lý mâu thuẫn vμ xung đột 
Có 5 kiểu phản ứng chính trong các tình huống xung đột. Trong đó không 
có kiểu nào đ−ợc coi là "duy nhất đúng" trong mọi tr−ờng hợp. Có kiểu thích hợp 
với tr−ờng hợp này mà không phù hợp hay không có hiệu qủa với tr−ờng hợp khác. 
Sau đây là các kiểu chính: 
1. Tự làm dịu và tự điều chỉnh 
• Làm dịu đi nghĩa là xoá bỏ những điểm bất đồng ý kiến giữa các cá 
nhân trong khi bạn nhấn mạnh những sở thích chung. 
• Sự bất đồng không đ−ợc giải quyết một cách cởi mở. Khi bạn "điều 
chỉnh" bản thân, bạn bỏ qua sở thích của mình để thoả mãn nhu cầu 
của ng−ời khác. Có yếu tố "hy sinh" trong phong cách này. 
• Điều chỉnh có nghĩa là chịu chi phối bởi ý kiến của ng−ời khác, hào 
hiệp một cách ích kỷ, hoặc là bạn thực hiện yêu cầu của họ khi bạn 
thấy nên làm điều đó. Nh−ợc điểm của phong cách này những mâu 
thuẫn sẽ lại hiện ra. 
• Khi bạn tìm kiếm một giải pháp ngắn gọn, hoặc trong những tr−ờng 
hợp bạn chỉ cần các giải pháp tạm thời thì kiểu tránh xung đột này tỏ ra 
có ích. 
2. Né tránh hoặc thoát khỏi 
• Một cá nhân không nói gì về thái độ riêng của anh ta hay của ng−ời 
khác. Sự xung đột bị lờ đi hay bị nén lại. 
• Những ng−ời có liên quan đến xung đột né tránh nhau, kìm nén cảm 
xúc và quan điểm của mình lại. Điều này có thể dẹp các thắc mắc, 
hoãn hoặc giải quyết xung đột vào dịp thuận lợi hơn, hay thoát khỏi 
một tình huống một cách tế nhị. 
• Rõ ràng là xung đột thực chất không bao giờ đ−ợc giải quyết. Thay vào 
đó nó bị ẩn giấu đi và lại hiện nếu hai bên tiếp tục làm việc với nhau. 
Deleted: 
Deleted: 
 Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 80 
 3. Dàn xếp 
• Dàn xếp nghĩa là tìm giải pháp 
chấp nhận lẫn nhau để thoả 
mãn phần nào cả hai bên. Nó 
đòi hỏi mỗi bên phải từ bỏ một 
số thứ, đồng thời anh ta cũng 
nhận đ−ợc một số thứ. Không ai 
"thua", cũng không ai "thắng". 
• Dàn xếp nghĩa là xoá bỏ bất 
đồng, chuyển đổi lại thuận lợi 
thế và nhanh chóng tìm một vị 
trí trung gian. 
4. Hợp tác hoặc giải quyết vấn đề 
• Là cách giải quyết vấn đề theo cách "cùng thắng" (win-win) khi giải 
quyết xung đột. Cả hai bên gặp nhau để tranh luận về những t−ơng 
đồng và bất đồng ý kiến giữa cả hai bên. 
• Cả hai cùng chịu trách nhiệm tìm ra những yêu cầu cơ bản của mình 
và tìm ra những giải pháp có thể thoả mãn chúng. Hợp tác có thể thu 
gọn lại hoàn toàn các ý kiến khác nhau và là cách học hỏi lẫn nhau. 
5. Bất chấp hay sức mạnh 
• Bất chấp nghĩa là bạn cứ thực hiện mục đích riêng của mình cho dù 
ng−ời khác phải trả giá. Đây là cách làm mang h−ớng quyền lực mà 
bạn sử dụng sức mạnh hay quyền lực để đạt đ−ợc lợi ích; bạn sử dụng 
khả năng tranh cãi, dựa vào chức vụ địa vị của mình. 
• Khi sử dụng các giải pháp có tính tranh đấu quyền lực thì kết quả là 
một ng−ời sẽ thắng còn ng−ời kia hoàn toàn thua cuộc. 
 Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 81 
vi. viết báo cáo dự án 
6.1. Những nguyên tắc chung về viết báo cáo dự án 
• Xác định các loại báo cáo cần hoàn thành. 
• Xác định thời điểm cần hoàn thành của từng báo cáo. 
• Xác định các tài liệu, thông tin cần thiết để hoàn thành từng báo cáo. 
• Xác định các nơi, ng−ời cần nhận báo cáo. 
• Xác định quỹ thời gian cần thiết để hoàn thành từng báo cáo. 
• Xác định đề c−ơng chi tiết, định dạng cho từng báo cáo. 
• Viết báo cáo. 
• Xem lại và cân nhắc các ý t−ởng trong báo cáo. 
6.2. Các loại báo cáo dự án 
6.2.1. Báo cáo hoạt động 
• Sau mỗi hoạt động cần có báo cáo. 
• Tuỳ theo từng loại hoạt động mà có yêu cấu báo cáo khác nhau (Thể 
hiện trong tham chiếu - TOR) 
6.2.2. Báo cáo sự cố 
• Những vấn đề hiện tại và những vấn đề dự đoán sẽ xảy ra. 
• Cần nhanh, có tyhể kém chính xác, không chính thức, trao đổi bằng 
lời. 
6.2.3. Báo cáo tiến độ 
• Có thể định kỳ (hàng tuần, hàng tháng v.v...) hoặc khi công việc trọng 
điểm đã đ−ợc hoàn thành. 
• Báo cáo theo từng mục tiêu, lĩnh vực, từng vùng. 
• Báo cáo viết cùng với các đề nghị. 
 Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 82 
Mẫu báo cáo theo dõi tiến độ dự án 
Tên dự án: ................................................................... 
Thời gian báo cáo: ....................................................... 
Mục tiêu Các công 
việc theo kế 
hoạch 
Chỉ báo Kết qủa ý kiến 
Những trở ngại: 
ý kiến chung: 
 Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 83 
6.2.4. Báo cáo tμi chính vμ phân tích tμi chính : 
• Cần chính xác và chi tiết. 
• Th−ờng làm hàng tháng, quý hoặc năm, tr−ớc khi thanh toán hoặc vào 
cuối dự án. 
 Chú ý : 
• Phân tích tài chính đối với từng dòng ngân sách. 
• Phân tích tài chính đối với các chi phí gián tiếp và trực tiếp. 
• Giải pháp cho các vấn đề về tài chính. 
6.3. Các b−ớc tiến hành viết báo cáo 
Các b−ớc tiến hành viết báo cáo có thể mô tả nh− sau: 
Chuẩn bị viết báo cáo 
Xem xét cách bố trí 
Trình bày và các điều cần l−u ý 
Viết báo cáo 
Chỉnh sửa báo cáo 
Duyệt lại lần cuối 
6.3.1. Chuẩn bị viết báo cáo 
1. Xác định mục tiêu của báo cáo 
• Phân tích tình huống đang xảy ra 
• Kiến nghị các giải pháp ? 
• Ghi nhận một quá trình hoạt động ? 
 Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 84 
• Đánh giá các vấn đề thực tế ? 
2. Xác định những thông tin cần có 
• Dựa vào các mục tiêu cuả báo cáo có thể xác định đ−ợc các thông 
tin mà chúng ta cần báo cáo. 
3. Thu thập các thông tin đ∙ xác định 
4. Tiến hành lọc các thông tin cần thiết 
5. Tìm hiểu, phân tích thông tin 
6. Xác định các nội dung, các vấn đề quan trọng 
• Chuẩn bị các ý t−ởng và các điểm cần l−u ý để đ−a ra bàn luận. 
• Đ−a ra các kết luận và kiến nghị sơ bộ. 
6.3.2. Trình bμy báo cáo 
1. Có thể đặt phần cuối lên đầu 
Nên nhớ rằng ng−ời đọc báo cáo là những ng−ời hết sức bận rộn. Đ−a lên 
đầu báo cáo các kết luận và kiến nghị chính sẽ giúp ng−ời đọc có thể xác định 
đ−ợc liệu có cần phải đọc hay không và nếu có thì đọc phần nào. 
2. H∙y tạo ra những ấn t−ợng cho thị giác ng−ời đọc 
• Đẹp về hình thức (Bìa, giấy, chữ, tranh ảnh, đồ hoạ, sơ đồ...) 
• Nội dung đ−ợc trình bày theo đề mục rõ ràng, khoa học. 
3. H∙y tích cực sử dụng kỹ thuật đồ hoạ 
• Đồ hoạ sẽ giúp làm giảm mức độ phức tạp của các thông tin trong 
báo cáo, đồng thời giúp ng−ời đọc tập trung vào các điểm chính. 
• Đồ họa gồm các dạng sau: 
 + Đồ thị hình bánh 
 + Đồ thị hình cột 
 + Đồ thị đ−ờng 
 + Bảng biểu 
 + Sơ đồ cơ cấu tổ chức... 
 Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 85 
4. Khoảng cách (d∙n dòng) 
• Nên để nhiều khoảng cách trong báo cáo và để lề rộng ra để ng−ời 
dễ đọc hơn và có thể ghi chú xuống phía d−ới hay bên cạnh. 
• Nếu có thể chúng ta chỉ nên dùng một mặt giấy và nên bắt đầu một 
phần mới ở trang sau. 
5. Các tiêu đề 
Các tiêu đề sẽ giúp ng−ời đọc dễ dàng nắm đ−ợc các ý chính của một báo 
cáo. 
6. Hành văn trong báo cáo 
- Nên dùng các từ đơn giản dẽ hiểu 
• Nhiều ng−ời th−ờng dùng những từ rất khó hiểu khi diễn tả một vấn 
đề đơn giản, vì cho rằng nh− thế thì có vẻ trí tuệ hơn, nh−ng kỳ thực 
chỉ làm cho ng−ời đọc khó hiểu hoặc hiểu sai ý. 
• Đối với các thuật ngữ khó hiểu (biệt ngữ) trong khoa học kỹ thuật, 
chuyên ngành thì nên làm rõ nghĩa hơn bắng các lời giải thích hoặc 
chú thích. 
- Nên dùng câu ngắn vμ đơn giản 
• Việc sử dùng các câu ngắn và đơn giản sẽ hiệu quả hơn nhiều khi 
dùng những câu dài và phức tạp. 
• Khi viết một báo cáo hãy đọc lại các câu và xem có thể chia một câu 
dài thành câu ngắn hay không. 
- Nên viết các đoạn ngắn 
• Cứ hết mỗi ý nên xuống một đoạn mới. 
• Truyền đạt ý một cách rõ ràng và dễ hiểu. 
- Báo cáo nên ngắn 
Một báo cáo quá dài sẽ làm ng−ời đọc mất quá nhiều thời gian mà 
đôi khi nh− lạc vào một khu rừng rậm mà không tìm thấy lối ra. Nh− vậy 
hiệu qủa truyền đạt thông tin sẽ thấp. Nên viết một báo cáo ngắn gọn. 
- Nên dùng câu vô nhân x−ng 
 Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 86 
Cách dùng câu vô nhân x−ng sẽ giúp ng−ời đọc định h−ớng vào mục 
tiêu hơn. Ng−ời ta không nói: "Tôi đã phỏng vấn ông giám đốc" mà ng−ời ta 
nói: "ông giám đốc đã đ−ợc phỏng vấn". 
- Nên diễn tả chính xác 
Nên tránh diễn đạt bằng các từ: nhiều, hầu nh−, khá nh−, t−ơng đối 
tốt,....Những từ này có thể làm ng−ời đọc hiểu sai. 
 Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 87 
GIễÙI THIEÄU VEÀ TAỉI LIEÄU 
Tài liệu bạn đang xem được download từ website 
WWW.AGRIVIET.COM 
WWW.MAUTHOIGIAN.ORG 
ằAgriviet.com là website chuyờn đề về nụng nghiệp nơi liờn kết mọi thành 
viờn hoạt động trong lĩnh vực nụng nghiệp, chỳng tụi thường xuyờn tổng hợp tài 
liệu về tất cả cỏc lĩnh vực cú liờn quan đến nụng nghiệp để chia sẽ cựng tất cả 
mọi người. Nếu tài liệu bạn cần khụng tỡm thấy trong website xin vui lũng gửi 
yờu cầu về ban biờn tập website để chỳng tụi cố gắng bổ sung trong thời gian 
sớm nhất. 
ằChỳng tụi xin chõn thành cỏm ơn cỏc bạn thành viờn đó gửi tài liệu về cho chỳng tụi. 
Thay lời cỏm ơn đến tỏc giả bằng cỏch chia sẽ lại những tài liệu mà bạn đang cú cựng 
mọi người. Bạn cú thể trực tiếp gửi tài liệu của bạn lờn website hoặc gửi về cho chỳng tụi 
theo địa chỉ email Webmaster@Agriviet.Com 
Lưu ý: Mọi tài liệu, hỡnh ảnh bạn download từ website đều thuộc bản quyền của tỏc giả, 
do đú chỳng tụi khụng chịu trỏch nhiệm về bất kỳ khớa cạnh nào cú liờn quan đến nội 
dung của tập tài liệu này. Xin vui lũng ghi rỏ nguồn gốc “Agriviet.Com” nếu bạn phỏt 
hành lại thụng tin từ website để trỏnh những rắc rối về sau. 
Một số tài liệu do thành viờn gửi về cho chỳng tụi khụng ghi rỏ nguồn gốc tỏc giả, 
một số tài liệu cú thể cú nội dung khụng chớnh xỏc so với bản tài liệu gốc, vỡ vậy nếu bạn 
là tỏc giả của tập tài liệu này hóy liờn hệ ngay với chỳng tụi nếu cú một trong cỏc yờu cầu 
sau : 
• Xúa bỏ tất cả tài liệu của bạn tại website Agriviet.com. 
• Thờm thụng tin về tỏc giả vào tài liệu 
• Cập nhật mới nội dung tài liệu 
 www.agriviet.com 
 Dự án phát triển nông thôn Cao Bằng-Bắc Kạn 88