Bài 11: Kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước

yên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích rõ trong văn bản. Không viết tắt những từ, cụm từ thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó.Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả Tiếng Việt.- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.b. Bố cục văn bảnTùy theo thể loại và nội dung văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định+ Nghị quyết được bố cục theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm.+ Quyết định (quy phạm, cá biệt) theo điều, khoản, điểm.+ Các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định theo chương, mục điều, khoản, điểm.+ Chỉ thị theo khoản, điểm.+ Các hình thức VBHC khác theo phần, mục, điểm.3.7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyềna. Việc ghi quyền hạn của người kýTrường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu.Trường hợp ký thừa lệnh thì ghi chữ viết tắt “TL” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.Trường hợp ký thừa ủy quyền thì ghi chữ viết tắt “TUQ” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chứcb. Chức vụ của người kýChức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức danh như:Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc... Không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do 2 hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; văn bản ký thừa lệnh, thừa ủy quyền và những trường hợp cần thiết khác do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thểc. Họ và tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản.3.8. Dấu của cơ quan, tổ chức- Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Nghị định số:110/2004/NĐ-CP ngày 03 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và theo quy định của pháp luật có liên quan.Dấu được đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái.3.9. Nơi nhậnNơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra giám sát để xem xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi công việc, để biết và để lưu.Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác với các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc; đơn vị, cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.Đối với văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ nơi nhận và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức nhận văn bản.	- Đối với công văn hành chính nơi nhận gồm 2 phần: + Phần thứ nhất: bao gồm từ kính gửi, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.+ Phần thứ 2: bao gồm từ “nơi nhận” phía dưới là từ “như trên”, tiếp theo là tên cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan nhận công văn.3.10. Dấu chỉ mức độ khẩn, mậtViệc xác định mức độ khẩn của văn bản được thực hiện: tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo 3 mức: hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn. Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký quyết định.3.11. Các thành phần thể thức khácCác thành phần thể thức khác của văn bản bao gồm: Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; địa chỉ trên mạng, số điện thoại, số fax đối với công văn, công điện, giấy mời phiếu chuyển để tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ.Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành hoặc chỉ dẫn về dự thảo văn bản.Ký hiệu người đánh máy và số lượng văn bản phát hành đối với những văn bản cần được văn bản chặt chẽ về số lượng phát hành.Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục phải có tiêu đề. Văn bản có từ 2 phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số la mã.3.12. thể thức bản saoGồm các yếu tố thể thức sau:Hình thức sao, bao gồm một trong các dòng chữ: Sao y bản chính, trích sao hoặc sao lục;Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản;Số, ký hiệu bản sao;Các thành phần thể thức khác của bản sao văn bản gồm:+ Địa danh, ngày tháng năm sao;+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;+ Dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản;+ Nơi nhận;Kỹ thuật trình bày: được trình bày trên cùng một trang giấy, ngay sau phần cuối cùng của văn bản được sao, dưới một dòng kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.Vị trí trình bày các thành phần thể thức bản sao:III. Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản Khái niệm quy trình xây dựng ban hành văn bảnKhái niệm: quy trình xây dựng và ban hành văn bản là trình tự các bước cùng với các thủ tục tương ứng mà cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình.Hiện nay trình tự ban hành văn bản quy phạm pháp luật đã được quy định cụ thể trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn thi hành và luật Ban hành văn bản QPPL của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2004.Các văn bản khác hầu hết được xây dựng và ban hành theo quy tắc được kiến tạo bởi hoạt động thực tiễn của từng cơ quan, đơn vị.2. Trình tự chung xây dựng và ban hành văn bảnGồm các bước:2.1. sáng kiến văn bảnĐề xuất và lập chương trình xây dựng các dự thảo văn bản, đặc biệt là đối với văn bản quy phạm pháp luật và một số văn bản cá biệt nhất định.2.2. Soạn thảo dự án, dự thảo văn bảnGồm:Quyết định cơ quan, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo. Có thể thành lập ban soạn thảo hoặc chỉ định chuyên viên soạn thảo.Ban soạn thảo nghiên cứu biên soạn dự thảo.Các công việc cần làm là:Tổng kết đánh giá các văn bản có liên quan, thu thập tài liệu, thông tin, nghiên cứu rà soát các văn kiện chủ yếu của Đảng, các văn bản pháp luật hiện hành, khảo sát điều tra xã hội; tham khảo kinh nghiệm của nước ngoài; ở địa phương là kinh nghiệm của các địa phương khác.Lựa chọn phương án hợp lý;+ Xác định mục đích, yêu cầu;Trả lời câu hỏi: ban hành văn bản để làm gì? Giới hạn giải quyết đến đâu? Đối tượng áp dụng là ai?-Từ đó lựa chọn ngôn ngữ diễn đạt, văn phong trình bày.Viết dự thảo lần thứ nhất, gồm:Phác thảo nội dung ban đầu;Soạn đề cương chi tiết;Tham khảo ý kiến của thủ trưởng, các chuyên gia;Tổ chức thảo luận nội dung phác thảo;Chỉnh lý phác thảo;Viết dự thảo. Cần chú ý các yêu cầu về nội dung như bảo đảm tính mục đích, tính khoa học, tính khả thi, tính bắt buộc thực hiện, tính đại chúng, cũng như các yêu cầu về thể thức.Biên tập và tổ chức đánh máy dự thảo.Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo.2.3. Thẩm định dự thảoTùy theo tính chất và nội dung dự thảo văn bản cơ quan chủ trì soạn thảo xác định việc thẩm định.Nếu tiến hành thẩm định cần lập hồ sơ thẩm định.Cơ quan thẩm định tiến hành thẩm định dự thảoCơ quan thẩm định gửi lại văn bản thẩm định và hồ sơ dự thảo văn bản đã được thẩm định cho cơ quan, đơn vị soạn thảo;Cơ quan chủ trì soạn thảo chỉnh lý dự thảo và chuẩn bị hồ sơ trình ký.2.4. Thông qua.Cơ quan, đơn vị soạn thảo trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên để xem xét và thông qua. Hồ sơ trình duyệt gồm:+ Tờ trình dự thảo văn bản;+Bản dự thảo;+Văn bản thẩm định (nếu có);+ Bản tổng hợp ý kiến tham gia (nếu có);Các văn bản giấy tờ khác liên quan ( nếu có). Số lượng hồ sơ tùy theo từng loại văn bản cụ thể hoặc theo quy định của cấp duyệt ký’Thông qua và ký ban hành văn bản theo đúng thẩm quyền và thủ tục luật định. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về văn bản đã ký.Trường hợp văn bản không được thông qua thì cơ quan soạn thảo văn bản phải chỉnh lý và trình lại dự thảo trong thời hạn nhất định.2.5. công bố văn bản.Văn bản không thuộc danh mục bí mật nhà nước tùy theo tính chất và nội dung phải được công bố, niêm yết và phải được đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng theo quy định.Văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan nhà nước ở trung ương phải được đang công báo và phổ biến trên mạng lưới tin học diện rộng của Chính phủ.Văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân tỉnh phải được đăng trên công báo địa phương.2.6. Gửi và lưu giữ văn bảnMọi văn bản phải được gửi và lưu giữ theo luật định.Thủ tục chuyển văn bản:- Văn bản phải gửi đúng tuyến, không vượt cấp.- Văn bản chuyển trong nội bộ cơ quan phải chuyển đúng địa chỉ cá nhân, đơn vị có trách nhiệm thi hành.- Văn bản hoặc đơn từ của cấp dưới gửi lên cấp trên không được nghi ý kiến của mình vào văn bản mà dùng tờ trình hoặc công văn ghi ý kiến của mình kèm theo văn bản hay đơn từ đó.- Văn bản chuyển ngang cấp hoặc cấp dưới thì có thể ghi ý kiến của mình vào văn bản.Thủ tục sao văn bản:Khi cần sao văn bản chỉ sao vừa đủ văn bản theo yêu cầu và quy định của cấp có thẩm quyền.Sao y văn bản trong cơ quan thì giao cho văn phòng sao, ghi rõ ngày, tháng, thẩm quyền ký của người sao và đóng dấu của cơ quan.Sao lục phải thực hiện các quy định về hình thức sao lục.- Thủ tục lưu văn bản:+ Đối với văn bản đến, lưu chủ yếu ở bộ phận thừa hành hoặc người chịu trách nhiệm theo dõi phần việc đó. + Đối với văn bản từ cơ quan mình gửi đi thì lưu một bản ở bộ phận chuyên môn phụ trách hay bộ phận soạn thảo; một bản ở văn phòng hay văn thư cơ quan. Cuối năm hoặc đến thời hạn, văn bản phải được nộp lưu theo quy định của nhà nước.