Bài giảng Access - Phần II: Microsoft Access 2000 - Trung tâm Tin học Ngoại ngữ Đại Việt

b Order, xuất hiện hộp thoạiChọn các hàng và kéo rê chuột để thay đổi vị tríQueryFormReportMacro101 Table Mở đầu IV. Nút lệnh Command Wizard Để thuận tiện cho người dùng chương trình, khi thiết kế Form phải tạo các nút lệnh cần thiết. Thường dùng Command Control Wizard cho tiện thiết kế Mở Form ở chế độ Design. Nhắp chọn biểu tượng Command Button và kéo chuột trên Form để chỉ định vị trí đặt nút lệnh, xuất hiện hộp đối thoại Command Button Wizard  như sau: 1. Cách tạoQueryFormReportMacro Mở thanh Toolbox và kích hoạt nút Control Wizard102 Table Mở đầu IV. Nút lệnh Command Wizard Categories: chọn nhóm lệnh tuỳ theo đối tượng1 Actions: chọn lệnh cụ thể Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại  QueryFormReportMacro103 Table Mở đầu IV. Nút lệnh Command Wizard Text: chọn và nhập tên cho nút lệnh (nếu muốn) Picture: chọn hình ảnh cho nút lệnh (không nhập tên) Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại  2QueryFormReportMacro104 Table Mở đầu IV. Nút lệnh Command Wizard Chọn tên cho nút (có thể để mặc nhiên) Chọn Finish để hoàn thành 3QueryFormReportMacro105 Table Mở đầu IV. Nút lệnh Command Wizard Record Navigation (điều khiển vị trí mẩu tin) 2. Danh sách các Category và Action QueryFormFind NextTìm đến mẩu tin gần nhấtFind RecordMở hộp thoại tìm mẩu tinGo to First RecordĐến mẩu tin đầu tiênGo to Last RecordVề mẩu tin cuối cùngGo to Next RecordĐến mẩu tin tiếp theoGo to Previous RecordVề mẩu tin phía trướcReportMacro106 Table Mở đầu IV. Nút lệnh Command Wizard Record Operations (Thao tác với mẩu tin) 2. Danh sách các Category và Action QueryFormAdd New RecordThêm mẩu tin mớiDelete RecordXoá mẩu tin đang chọnDuplicate RecordTạo mẩu tin mới trùng với mẩu tin đang chọnPrint RecordIn mẩu tin hiện hànhSave RecordLưu mẩu tin đang sửaUndo RecordPhục hồi mẩu tinReportMacro107 Table Mở đầu IV. Nút lệnh Command Wizard Form Operations (Thao tác với Form) 2. Danh sách các Category và Action QueryFormApply Form FilterÁp dụng lọc mẩu tin với tiêu chuẩn vừa tạoEdit Form FilterTạo tiêu chuẩn lọcClose FormĐóng FormOpen FormMở FormPrint a FormIn FormPrint Current FormIn Form hiện hànhRefresh Form DataLàm mới lại dữ liệu trong FormReportMacro108 Table Mở đầu IV. Nút lệnh Command Wizard Report Operations (Thao tác với Report) 2. Danh sách các Category và Action QueryFormMail ReportGởi Email ReportPreview ReportXem Report trước khi inPrint ReportIn Report ra giấySend Report to FileChuyển Report thành một tập tinReportMacro109 Table Mở đầu ReportIV. Nút lệnh Command Wizard 2. Danh sách các Category và Action QueryForm Application (Thao tác với ứng dụng)Quit ApplicationThoát ứng dụngRun ApplicationChạy ứng dụng Micellaneous (Thao tác với các đối tượng khác)Print TableIn bảngRun MacroChạy một MacroRun QueryThực hiện một QueryMacro110 Table Mở đầu ReportV. Tạo Form main/subQueryFormMacro Phải xác định được Form Main?, Form Sub?FORM MAINFORM MAINFORM SUB111 Table Mở đầu ReportV. Tạo Form main/subQueryFormMacro1. Tự thiết kế Tạo Form Sub bằng AutoForm Datasheet, lưu112 Table Mở đầu ReportV. Tạo Form main/subQueryFormMacro1. Tự thiết kế Tạo Form Main bằng AutoForm Columnar, lưu113 Table Mở đầu ReportV. Tạo Form main/subQueryFormMacro1. Tự thiết kế Chuyển Form về chế độ thiết kế, bấm phím F11 để hiện đồng thời cửa sổ Database114 Table Mở đầu ReportV. Tạo Form main/subQueryFormMacro1. Tự thiết kế Kéo FormSub từ cửa sổ Database vào Form Main115 Table Mở đầu ReportV. Tạo Form main/subQueryFormMacro1. Tự thiết kế Kích phải chuột vào FormSub, chọn Properties để kiểm tra Mục Link Child Fields và mục Link Master Fields116 Table Mở đầu V. Tạo Form main/sub 2. Dùng Form Wizard: Từ cửa sổ Database, chọn Forms / New, hộp thoại New Form xuất hiện Chọn Form Wizard Chọn nguồn dữ liệu cho Form Main Chọn OK sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại a :Chọn nguồn dữ liệuQueryFormReportMacroTENTINH117 Table Mở đầu V. Tạo Form main/sub2. Dùng Form Wizard: Chọn các Field phù hợp (trong Availables Fields), bấm nút > hoặc >> để đưa vào Selected Fields. Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại :QueryFormReportMacro Chọn dữ liệu nguồn cho FormSub tại Table/ Querries. Chọn các trường như đối với Form Main.118 Table Mở đầu V. Tạo Form main/sub2. Dùng Form Wizard: Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại :QueryFormReportMacro119 Table Mở đầu V. Tạo Form main/sub2. Dùng Form Wizard: Chọn kiểu trình bày Form Sub : bảng, datasheet... Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại :QueryFormReportMacro120 Table Mở đầu V. Tạo Form main/sub2. Dùng Form Wizard: Chọn một mẫu trong danh sách các mẫu cho sẵn để áp dụng cho Form Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại :QueryForm3ReportMacro121 Table Mở đầu V. Tạo Form main/sub 2. Dùng Form Wizard: Đặt tên cho Form Main và FormSub Chọn Finish để hoàn thành quá trìnhQueryFormReportMacro122 Report là một công cụ thuận tiện để in dữ liệu. Nguồn dữ liệu của Report là các Table có sẵn hoặc số liệu được tổng hợp dưới dạng Query Table I. Khái niệmChương V : Report (Báo cáo-Báo biểu) Mở đầu QueryReportFormII. Các kiểu trình bày Report Columnar Report (báo biểu dạng cột) Tabular Report (báo biểu dạng bảng)Macro123 Table Mở đầu QueryReportFormII. Các kiểu trình bày Report 1. Columnar Report (báo biểu dạng cột) Là dạng thức mà các trường số liệu trong Report được trình bày từ trên xuống thành một cột. Macro124 Table Mở đầu QueryReportFormII. Các kiểu trình bày Report 2. Tabular Report (báo biểu dạng bảng) Mỗi Record thể hiện trên một dòng, các trường được xếp thành cột. Loại này thích hợp cho bảng kê số liệu Macro125 Table Mở đầu QueryReportFormIII. Cách tạo Report Tại cửa sổ Database, chọn Report / New, xuất hiện cửa sổ New Report Chọn cách tạo ReportChọn nguồn số liệu để tạo Report Chọn một trong các cách tạo Report, để đơn giản, ta chọn Report Wizard. Chọn nguồn số liệu để tạo Report (Table hay Query tuỳ theo yêu cầu cụ thể) Chọn OK, xuất hiện hộp thoại Report Wizard (a) như sauMacro126 Table Mở đầu QueryReportFormIII. Cách tạo Report Available Fields: chứa các trường có sẵn trong nguồn1a1b Chọn các trường phù hợp và đưa sang mục Selected Fields (b)Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại Macro127 Table Mở đầu QueryReportFormIII. Cách tạo Report Hộp thoại này hỏi bạn muốn hiển thị dữ liệu từ đâu, bạn tuỳ chọn cho phù hợp2Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại 2Macro128 Table Mở đầu QueryReportFormIII. Cách tạo Report Cho chọn trường cần kết nhóm (nếu muốn), bạn tuỳ chọn cho phù hợp3 Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại Macro129 Table Mở đầu QueryReportFormIII. Cách tạo Report Cho chọn các trường mà danh sách sẽ sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, số khoá sắp xếp tối đa là bốn. Chọn Summary Options nếu muốn tính toán, xuất hiện hộp thoại 4Sắp xếp theo bốn khoá tuỳ ýSắp xếp theo thứ tự tăng hoặc giảm dầnMacro130 Table Mở đầu QueryReportFormIII. Cách tạo Report Chọn các trường cần tính toán, kiểu tính (Sum, Avg, Min, Max) Show: chọn cách hiển thị: chi tiết và tổng (Detail and Summary) hay chỉ hiện tổng (Summary Only)Chọn trường cần tính toánChọn hàm cần tính5 Calculate percent of total for sums: chọn nếu muốn tính % trên tổng số Chọn OK, để quay về hộp thoại . Tại hộp thoại , chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại Macro131 Table Mở đầu QueryReportFormIII. Cách tạo Report Layout: chọn kiểu trình bày Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại  Orientation: chọn hướng in của trang giấy6Kiểu trình bàyHướng in của giấyMacro132 Table Mở đầu QueryReportFormIII. Cách tạo Report Chọn một trong các mẫu trình bày Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại 7Danh sách các mẫuMacro133 Table Mở đầu QueryReportFormIII. Cách tạo Report Đặt tên cho Report Chọn Finish để hoàn thành, kết quả sẽ xuất hiện8Gõ tên Report vào đây Có thể mở cửa sổ Design để trình bày thêm nếu muốnMacro134 Table Mở đầu MacroQueryReportFormIII. Cách tạo ReportThêm Số thứ tựKẻ khungCác tính toán cần thiếtTrình bày thêm135 Macro là một hay một tập hợp các hành động (Action) liên tiếp được định nghĩa và lưu trữ với một tên xác định. Macro cho phép tự động hoá các công việc cần thực hiện Table I. Khái niệm MacroChương VI : Macro - Menu Mở đầu MacroQueryReportFormReport Có 3 loại Macro Macro kết hợp nhiều hành động: được kết hợp bởi nhiều hành động liên tiếp nhau. Khi Macro được gọi, các hành động sẽ lần lượt tự động thực hiện Macro Group: là tập hợp các Macro có tính năng giống nhau. Để thi hành một Macro trong Macro Group ta chỉ tên nó như sau: Tên Macro Group. Tên Macro thực hiện Macro theo điều kiện: là Macro mà các hành động chỉ được thi hành khi thoả mãn điều kiện nào đó136 Trong cửa sổ Database: chọn Macro / New, xuất hiện cửa sổ khai báo Macro như sau Table II. Cách tạo Macro Mở đầu QueryReportFormReport Action: chọn hành động cần thực hiện. Có thể chọn nhiều hành động tương ứng với nhiều dòng Comment: ghi chú thích cho hành động. Không bắt buộc nhưng giúp NSD dễ dàng khi bảo trì hệ thống vì hiểu được mục đích thiết kế. Action Arguments: chỉ định các đối số phù hợp cho Action khi cần thiếtMacro137 Lưu ý: Cửa sổ thiết kế Macro chỉ gồm 2 cột. Nếu chọn lệnh View / Macro Names sẽ thêm cột Macro Name phía trước như sau Table II. Cách tạo Macro Mở đầu QueryReportFormReport Trong cửa sổ Database, chọn tên Macro, chọn OpenIII. Thực hiện MacroMacro có thể được gọi khi sử dụng Form, ReportCột Macro NameMacro138 Open Form: Mở FormForm Name : Chọn tên FormView : Form Table IV. Một số hành động thường sử dụng Mở đầu QueryReportFormReportMacro Open Report : Mở ReportReport Name : Chọn tên Report View : Print Preview Open Querry : Mở Querry Querry Name : Chọn tên Querry View : Datasheet, hoặc Print Preview139 Close : Đóng 1 đối tượngObject Type: Chọn loại đối tượng cần đóngObject Name: Chọn tên đối tượng Table IV. Một số hành động thường sử dụng Mở đầu QueryReportFormReportMacro Quit : Thoát khỏi Access GotoRecord : Di chuyển đến một Record khácObject Type: Chọn loại đối tượng cần đóngObject Name: Chọn tên đối tượngRecord: Chọn Next, Preview, First, Last, New, Goto140