Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm - Chương 3: Xây Dựng Đội Ngũ Làm Việc Theo Nhóm

a những quyết định về công việc của nhómCác thành viên có quan hệ thân thiện, cởi mở, tin cậy lẫn nhauNăng lực (competence)Mỗi người có một vai trò rõ ràng trong nhóm công tác. Năng lực mỗi người là có đủ tầm cho vai trò mà người đó đảm nhiệm. Năng lực ở đây gồm: năng lực chuyên môn, năng lực giải quyết vấn đề năng lực giao tiếp.Mục tiêu chung (a common goal)Tất cả vì mục tiêu chungChủ động đóng góp những ý tưởngCung cấp những phản hồi một cách xây dựng Yêu cầu làm sáng tỏ những gì chưa được rõ ràng Cung cấp những cập nhật thường xuyênLắng nghe thành viên khácMục tiêu SMART?Cụ thểCó thể đo đượcCó thể đạt đượcHướng kết quảHợp thờiSpacificMeasurableAttainableResult-OrientedTime boundĐồng đội1+1?>2Ăn một mình đau tức, làm một mình cực thânNhững team hoạt động không tốtNhững team hoạt động không tốt thường có chung những dấu hiệu sau đây:Thiếu sự tin cậy lẫn nhauCó thái độ ngại xung đột với nhauThiếu gắn bó với mục tiêu chung của teamTrốn tránh trách nhiệmKhông quan tâm đến kết quả hoạt động của nhómĐối đầu1+1?<17 câu hỏi để đáng giá teamCác thành viên của nhóm có đến dự họp đúng giờ không?Các thành viên có chuẩn bị trước khi đến dự họp không?Các cuộc họp có được tổ chức tốt?Nhóm có theo đúng chương trình nghị sự của cuộc họp không?Các thành viên có đóng góp một cách đồng đều? Nhóm có quyết tâm thực hiện những quyết định đã đặt ra không?Nhóm có thực hiện được những kết quả mong muốn không?7. Quá trình làm việc của teamCuộc họp đầu tiênNhững lần họp sauLần họp cuối trước khi hoàn thành công việcCuộc họp đầu tiênXác lập những nguyên tắc căn bản (ground rules) về cách mà team vận hànhXác định những mục tiêu của teamĐặt tên nhóm công tácThiết lập kế hoạch công tác và gán công việc phù hợp với khả năng của mỗi thành viênĐề ra nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành và chuẩn cho lần họp sau. Thông báo phần thưởng, phạt với các thành viên.Những lần họp sauTiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung thêm ý kiến và giải đáp thắc mắc cho từng người.Biên tập lại bài soạn của từng ngươì cũng như chuẩn bị tài liệu bổ sung.Lần họp cuốiNgười trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viênChuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi thường gặpChọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi chú và một số người dự bịTổ chức họpTần xuất: Khoảng 2 tuần 1 cuộc họpThời gian: Khoảng 75 phútChuẩn bị:Mục tiêuNội dungĐịa điểm8. Xây dựng một team hiệu quảMột số kỹ năng mà một team cần phải có:8.1 Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân8.2 Mâu thuẫn trong team và cách giải quyết8.3 Khắc phục thời kỳ trì trệ trong team8.1 Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhânCó một số kỹ năng mà giúp cho mỗi thành viên trong nhóm trình bày những ý tưởng của mình với các thành viên khác một cách hiệu quả hơn, cụ thể: - Kỹ năng lắng nghe và phê bình trao đổi - Kỹ năng trình bày ý tưởng - Kỹ năng giao lưu trực tuyếnKỹ năng lắng nghe và phê bình trao đổiLắng nghe tích cựcBiết đặt câu hỏiBiết phản hồi một cách xây dựngBiết tán gẫu một chútTruyền thông là con đường hai chiều, rất cần thiết cho ta biết chú ý lắng nghe đồng sự của ta khi họ phát biểu. Đừng uốn nắn những phát biểu của người khác thành những gì mà ta sắp sửa phát biểu.Khi ta lắng nghe điều gì mà ta không rõ, thì nên hỏi lại để cho điều đó được giải thích một cách rõ ràng đối với bản thân ta và tất cả mọi người trong nhómChú ý thời điểm đặt câu hỏi và cách đặt câu hỏiCần khéo léo khi phân tích, đánh giá, phê bình. Lời phê bình của một người có thể làm cho những kế hoạch của cả nhóm tiến triển hay bị đổ vỡ.          - Đừng diễn tả một ý kiến như là một sự kiện thực tế. - Giải thích những lý do riêng của bạn - Phát biểu lại (restate) ý kiến xuất phát - Đáp ứng (response) chứ không phản ứng (react) - Công nhận ý tưởng của người khác - Đừng ngắt lời - Phê bình một ý tưởng chứ không phải một con người - Luôn lịch sự - Đừng dùng những thuật ngữ quá chuyên biệt, khó hiểu Một cuộc họp không phải lúc nào cũng phải mang không khí công việc. Người trưởng nhóm nên tán gẫu đôi chút với các thành viên để giúp giải tỏa sự căng thẳng do những bất đồng sẽ có thể xảy ra sau đóKỹ năng trình bày ý tưởngCoi chừng ngôn ngữ, điệu bộ khi trong tâm trạng bực bội Khi đang ở một tâm trạng bực bội, ta có thể bộc lộ ra thành những dấu hiệu khó chịu qua ngôn ngữ, điệu bộ. 	Ngay cả khi ta nói ra một điều đúng, các thành viên trong nhóm vẫn đáp ứng một cách không thuận lợi vì ngôn ngữ, điệu bộ của ta đưa ra những tín hiệu sai lạc.Nên vui vẻ và có óc hài hướcNên kiên nhẫn khi trình bày ý tưởngKỹ năng giao lưu trực tuyếnTa có thể phải giao tiếp với các thành viên khác trong nhóm thông qua email hay bảng thông báo (bulletin board). Email hay bảng thông báo là những cách rất hữu hiệu để lấy thông tin từ những thành viên ít nói, không thích trao đổi trực tiếp. Khi dùng những phương tiện như vậy để truyền thông, ta nên cẩn thận, sao cho thông điệp của ta rõ ràng, không bị hiểu nhầmKỹ năng giao lưu trực tuyếnMột số lời khuyên sau đây có thể có ích khi giao lưu bằng email hay bulletin board. Đừng viết email khi đang giậnĐọc lại thông điệp trước khi gửiGửi email khi biết thời biểu có mặt của người nhận.Xác định thời hạn trả lời email (24-48 giờ).Gặp trực tiếp hay nói chuyện qua điện thoại khi có sự bất hòa 8.2 Mâu thuẫn trong team và cách giải quyếtKhái niệmPhong cách quản lýKỹ năng giải quyếtKỹ năng Quản lý xung đột Khái niệmLà một quá trình theo đó một bên nhận thấy quyền lợi của mình bị bên kia vi phạm hoặc tác động một cách tiêu cựcCác quan điểm:Thiết thựcKhông thiết thựcCăn bằngCác cấp độNội tại Hai người Nhóm Tổ chứcXUNG ĐỘT NỘI TẠIXUNG ĐỘT HAI NGƯỜIXUNG ĐỘT TRONG NHÓMXUNG ĐỘT TRONG TỔ CHỨCCác loại xung độtCông khaiNgầmNội dungQuyết địnhVật chấtVai tròÝ kiến đánh giáPhong cách quản lýCác biện pháp giải quyết xung độtXác lập một số nguyên tắc căn bảnBám sát vào sự kiệnTìm một chỗ và một khoảnh khắc cho xung độtLãnh đạo bằng gương mẫuTránh những phản ứng kiểu trả đũaTìm kiếm những thông điệp căn bảnDùng nhóm để hàn gắn nhómCân đối giữa lợi ích trước mắt và lợi ích lâu dàiXác lập một số nguyên tắc căn bảnXung đột được xử lý một cách thẳng thắn, cởi mở, không che giấu. Không tìm những cách dễ dàng để giải tỏa xung đột. Tránh để cho xung đột trở thành mâu thuẫn cá nhân. Bám sát vào sự kiệnBám sát sự kiện xung độtLần tìm từng sự việc theo các sự kiệnĐánh giá từng việc một cách chi tiết Tìm một chỗ và một khoảnh khắc cho xung độtNên có thời gian và nơi chốn để mọi người họp lại theo định kỳ, cùng nói hết ra những gì làm cho họ bực bội. Ngoài ra, nên tổ chức những sinh hoạt mà tách mọi người ra khỏi môi trường công việc và cùng có những khoảnh khắc thư giãn, vui vẻ với nhau.Lãnh đạo bằng gương mẫuỨng xử của trưởng nhóm cũng có ảnh hưởng lên việc giải quyết xung đột. - Những trưởng nhóm hữu hiệu và được tin cậy thường là những người minh bạch. - Khi gặp thất bại, người trưởng nhóm coi đó như là một kinh nghiệm để học hỏi. - Người trưởng nhóm hữu hiệu lắng nghe nhiều hơn nói, tạo điều kiện cho mọi người làm việc hơn là ra quyết định. - Người trưởng nhóm can thiệp khi sự xung đột giữa các thành viên trong nhóm bắt đầu mang tính cách cá nhân. - Người trưởng nhóm khuyến khích mọi người nói ra những bất đồng trong cuộc họp.Tránh những phản ứng kiểu trả đũaKhi một thành viên có một ứng xử nóng nảy trong cuộc họp, trưởng nhóm không nên phản ứng lại ngay hành vi này, mà nên chuyển cuộc họp sang chủ đề khác và nhẹ nhàng yêu cầu người đó bình tĩnh trở lạiĐiều tệ nhất là “nóng nảy với người đang nóng”Tìm kiếm những thông điệp căn bảnKhi một thành viên có một ứng xử đáng trách, người trưởng nhóm nên:Tìm hiểu kỹ vì có khả năng sự kiện đó cho thấy có những vấn đề sâu xa nào đó đang nảy sinh ra trong nội bộ nhómTránh nên kết luận vội vàngDùng nhóm để hàn gắn nhómThường thì những giải pháp từ bên trên không tốt bằng những giải pháp do chính thành viên trong nhóm nghĩ ra. Hãy để cho nhóm tự giải quyết những vấn đề của chính nó.Cân đối giữa lợi ích trước mắt và lợi ích lâu dàiNgười trưởng nhóm phải biết cân đối giữa lợi ích trước mắt và lợi ích lâu dài của nhómHướng các thành viên đến lợi ích lâu dài của nhóm8.3 Khắc phục thời kỳ trì trệ trong teamHầu hết mọi team thường hoạt động đầy sinh lực và có hiệu quả trong năm đầu tiên. Đến năm thứ hai hoặc thứ ba, tình hình sẽ thay đổi. Hoạt động của nhóm trở nên trì trệ, kém hữu hiệu: các thành viên thường bỏ họp, thiếu hăng hái cho công việc chung, kết quả công tác của nhóm không bằng vài năm đầu tiên. Đây là thời kỳ trì trệ (somophore slump) của nhóm. Các chuyên gia đề xuất mười bước sau đây để khắc phục tình hình này. 10 bước khắc phục Thiết lập một hệ thống hỗ trợ cho team	Các cấp quản lý trong tổ chức phải xác lập một hệ thống hỗ trợ cho team: thừa nhận và tôn vinh những nỗ lực của nhóm, ban thưởng những thành tích của nhóm, xác lập những nguyên tắc cơ bản cho hoạt động của nhóm, tuyên bố giải thể nhóm khi nhiệm vụ của nhóm đã hoàn tất, v.vTôn vinh những tiến bộ của nhóm 	Các cấp quản lý cần lưu ý tôn vinh những thành tựu của nhóm, theo định kỳ tham dự những cuộc họp của nhóm để bày tỏ sự ủng hộ của lãnh đạo đối với nhóm.Huấn luyện cho các thành viên những kỹ năng mới10 bước khắc phục Nhận diện những mục tiêu mới của nhóm Cần duyệt xét lại sứ mạng của nhóm, đặt ra những mục tiêu mới của nhóm cho phù hợp với những ưu tiên mới trong chiến lược phát triển của tổ chức.Cải tiến những qui trình làm việc của nhóm Cải tiến lại những qui trình làm việc của nhóm, nhất là qui cách tổ chức các cuộc họp của nhóm sao cho hữu hiệu hơn.Luân chuyển vai trò và công việc giữa các thành viên Tạo ra một văn hóa coi trọng team10 bước khắc phục Thù lao đúng mức cho team về những công tác mà họ đảm nhiệm thêmTiếp tục cung cấp đầy đủ thông tin cho nhóm công tác Khi mới thành lập, team thường được tổ chức cung cấp đầy đủ thông tin để thực hiện đề án. Sau một thời gian, tổ chức thường trở nên lơ là trong việc cung cấp thông tin này, làm cho nhóm thiếu những thông tin mới nhất.Đưa thêm nhân sự mới vào nhóm Việc đưa thêm giòng máu mới từ bên ngoài vào nhóm sẽ làm nhóm trở nên có sức sống hơn.CẢM ƠN