Bài giảng Kỹ năng thuyết trình PowerPoint

Một số lời khuyên khi chuẩn bị bài thuyết trình bằng Power Point1Nội dungBắt đầu nhưng có nghĩ đến điểm kết thúcSử dụng đề cương để viết nội dungSử dụng hình ảnh để bài trình bày được sinh động hơn, quí vị có thể trình bày số liệu bằng đồ thị hay biểu đồ2Sử dụng mẫuSử dụng “Slide Master” để bài trình bày được thống nhấtSử dụng các cỡ chữ và biểu màu sắcNhiều kiểu chữ khác nhau sẽ làm cho người nghe bị rối3ChữChọn kiểu chữ dễ đọcĐộ rộng x độ cao x x x x x (đều là chữ cỡ 28)Chữ Arial và Roman dễ đọc hơn chữ thảo và kiểu chữ Anh cũ4Cỡ chữCỡ chữ tối thiểu của tiêu đề nên là 28Cỡ chữ tối thiểu của các gạch đầu dòng (tiểu mục) là 22 đối với máy xách tay, và 24 đối với máy chiếu5Gạch đầu dòngĐối với mỗi một gạch đầu dòng, cần duy trì các chữ trong vòng một dòng hoặc tối đa là hai dòngGiới hạn số lượng gạch đầu dòng là sáu – bốn nếu có ảnh hay biểu tượng Nếu quí vị dùng quá nhiều chữ thì người đọc sẽ không đọc6Chữ in và chữ nghiêngCHỮ IN SẼ KHÓ ĐỌC HƠNSử dụng để NHẤN MẠNHChữ nghiêng được dùng khi “trích dẫn”Chữ nghiêng được dùng để làm nổi rõ những ý kiến hay ý tưởng7Màu sắcMàu đỏ và màu cam sẽ dễ thu hút sự chú ý nhưng khó giữ tập trungMàu xanh lá cây, xanh da trời và màu nâu là những màu dịu hơn Không nên dùng màu trắng trên nền sẫm nếu khoảng cách > 20 feetMàu sẫm trên nền trắng sẽ phù hợp8Màu kết hợp/màu tương phảnMàu cạnh nhau hài hoà với nhauCó thể tạo ra vân cho nền của bài trình bàyMàu đối nghịch tương phản nhauMàu của chữ tương phản với nền của bài trình bày thì sẽ dễ đọc hơn9Hình ảnhCần liên quan với nội dung của thông điệp và giúp làm cho thông điệp được rõ hơnNếu không liên quan đến thông điệp sẽ làm cho người nghe bị phân tánSơ đồ đơn giản là kênh truyền thông điệp hữu hiệu10Kế hoạch làm việcXem xét các mốc làm việc chính ở đâyĐỂ CÓ THÊM THÔNG TIN...Liệt kê địa điểm hay người liên lạc để xem kế hoạch làm việc chi tiết (hay các tài liệu liên quan khác) ở đâyT1T2T3T4T5T6T7T9T10T11T12Giai đoạn 1Giai đoạn 2Giai đoạn 311Quí vịCác phương tiện truyền thông tin chỉ hỗ trợ cho bài thuyết trình của quí vị chứ không thể là bài thuyết trìnhHãy nhớ, chỉ quí vị mới có thể không để mình bị “CHẾT vì power point”12Thuyết trình hiệu quả13Người trình bàyCách quí vị thuyết trình cũng quan trọng như nội dung mà quí vị thuyết trình.Hình dáng bên ngoài của quí vị (quần áo phù hợp)Giọing nói của quí vị (ngữ điệu)Động tác, hành động của quí vị (không để có hành động lúng túng)Tác phong của quí vị (dễ gần, tự tin, kiểm soát kiến thức và người nghe)14PECSME Training Program - Vietnam Các thành phần chính – bài thuyết trìnhCó hai phầnPhần trình bày về tài liệuTrình bày đẹp mặt – đồ thị, loại và kích cỡ chữ, sự phân bố, nềnDùng gạch đầu dòng, số, đồ thị, hình vẽPhần trình bày của người thuyết trìnhNgôn ngữ cử chỉ, giọng nói, giao tiếp với người nghe. Hiểu những tài liệu trình bày (tự tin)15PECSME Training Program - Vietnam Chiến lược trình bàyBám sát theo đúng nội dung và thời gian thuyết trình – tránh lạc đề. Giữ đúng tiến độTruyền tải thông tin đơn giản và trực tiếpChuyển dần từ đơn giản đến phức tạpGiành khoảng 2 phút cho một trang thuyết trình (slide)Giành đủ thời gian cho các câu hỏi và nhận xét trong và sau khi thuyết trình. Kết thức đúng thời gian, thậm chí còn sớm hơn dự kiến16PECSME Training Program - Vietnam Phong cách trình bàyDi chuyển nhẹ nhàng – đừng đứng một chỗ, đút tay vào túi, hấp tấpDùng mắt để giao tiếpĐừng lúc nào cũng đọc ở tài liệu hay trên màn hình – hãy giải thích nội dungĐặt câu hỏi cho người nghe khi cần. Đảm bảo là người nghe hiểu. Lắng nghe, điều chỉnh và giao tiếpHãy hài hước để tạo ấn tượng, nhưng nên thận trọng, dùng khi thích hợp.17PECSME Training Program - Vietnam Giọng nói và ngôn ngữĐọc rõ từ tài liệu hay màn hình: Những tài liệu này truyền tải thiếu nội dungNgười nghe có thể đọc nhanh hơn là quí vị nóiĐiều chỉnh giọng nói: Nói với sự tự tin nhưng đừng thuyết giáo – hãy trao đổi:Sử dụng ngữ điệu để nhấn mạnh những điểm chính. Tự tin với tài liệu.Tốc đọ nói và âm lượng – Đừng nới to quá hay nhỏ quá, nhanh quá hay chậm quá.Ngôn ngữ dùng không nên quá thân mật hoặc quá dễ dãi (đời thường). (“Anh thừa biết cái này”)18PECSME Training Program - Vietnam Diện mạoQuần áo cũng nói đôi điều về cái mà chúng ta sẽ trình bày. Nếu đó là buổi thuyết trình gồm những người ăn mặc trang trọng mà quí vị thì không, có nghĩa là quí vị thiếu sự tôn trọng với chủ đề và người nghe. Nếu đó là buổi thuyết trình khá thoải mái mà quí vị lại ăn mặc quá trang trọng thì có nghĩa là quí vị chưa hiểu về người nghe – lạc lõng. Tuy nhiên, ăn mặc quá trang trọng vẫn tốt hơn là quá tuyền toàng.19PECSME Training Program - Vietnam Trình bày hiệu quảBài trình bài gồm:Tài liệu tốt (Thông tin, nội dung và kết cấu tốt) Nhìn đẹp (đồ thị đẹp, ngôn ngữ đơn giản, thuyết phục)Trình bày tốt (Giọng nói, diện mạo, giao tiếp)Nội dung rõ ràng, được trình bày rõ ràng20PECSME Training Program - Vietnam Và cuối cùngHãy thư giãnTận hưởng niềm vui21PECSME Training Program - Vietnam Cảm ơnwww.iiec.org22