Bài giảng Microsoft Access 2003 - Tạ Hùng Thiện

ự thiết kế Form: Muốn đưa một công cụ vào trong Form, ta có thể tự thiết kế hoặc sử dụng Control Wizard của Access Dùng Control Wizard Bấm nút Control Wizard (sẽ có màu sáng) Bấm vào công cụ cần chọn để đưa vào Form Tro chuột kéo Field cần chọn vào trong Form tại vi tri thich hop Khai báo các thông tin cần thiết theo chỉ dẫn của Access Tự thiết kế Bấm vào công cụ cần chọn để đưa vào Form Tro chuột kéo Field cần chọn vào trong Form tại vi tri thich hop Khai báo các thông tin cần thiết. Nếu muốn sửa đổi các thuộc tính thì nhắp đúp tại công cụ vừa tạo để khai báo lại Query Form Report Macro Table Mở đầu II. Tạo Form 4. Hiệu chỉnh Form: Trong cửa sổ Database, chọn tên Form cần hiệu chỉnh, chọn nút Design Tự sửa đổi như khi thiết kế 5. Thực hiện Form Trong cửa sổ Database, chọn tên Form cần thực hiện, chọn nút Open Query Form Report Macro Table Mở đầu III. Các loại điều khiển 1. Các loại điều khiển Khi thiết kế Form, thường dùng các loại điều khiển sau: Hộp văn bản (Textbox) Nhãn (Label) Hộp lựa chọn (Combo Box) Hộp danh sách (List Box) Nút lệnh (Command Button) Nhóm lựa chọn (Option Group) Query Form Report Macro Table Mở đầu III. Các loại điều khiển 2. Cách dùng Có thể dùng các ô điều khiển theo ba cách sau: Bound (buộc với một trường nào đó): nguồn dữ liệu của nó lấy từ Table hay Query. Textbox là loại thông dụng nhất Unbound (không buộc vào bất kỳ trường nào): không mang dữ liệu của bất kỳ nguồn nào. Loại này dùng để trình bày. Label là loại thông dụng nhất Calculated (tính toán): nguồn dữ liệu là một biểu thức. Giá trị hiển thị ở chế độ Form view là kết quả của biểu thức. Trong biểu thức có thể dùng kết họp các phép toán (+, -, *, /, =) với các tên trường. Hàm trả về giá trị hoặc các số. Ví dụ: Giamoi:0.75*[Dongia] Query Form Report Macro Table Mở đầu III. Các loại điều khiển 3. Thay đổi trình tự thực hiện các điều khiển Khi chạy Form, nếu dùng phím Tab hoặc Shift+Tab thì các điều khiển sẽ được chọn theo trình tự thiết kế. Ta có thể thay đổi bằng cách: Mở Form ở chế độ Design. Chọn lệnh View / Tab Order, xuất hiện hộp thoại Chọn các hàng và kéo rê chuột để thay đổi vị trí Query Form Report Macro Table Mở đầu IV. Nút lệnh Command Wizard Để thuận tiện cho người dùng chương trình, khi thiết kế Form phải tạo các nút lệnh cần thiết. Thường dùng Command Control Wizard cho tiện thiết kế Mở Form ở chế độ Design. 1. Cách tạo Query Form Report Macro Table Mở đầu IV. Nút lệnh Command Wizard Categories: chọn nhóm lệnh tuỳ theo đối tượng 1 Actions: chọn lệnh cụ thể Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại  Query Form Report Macro Table Mở đầu IV. Nút lệnh Command Wizard Text: chọn và nhập tên cho nút lệnh (nếu muốn) Picture: chọn hình ảnh cho nút lệnh (không nhập tên) Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại  2 Query Form Report Macro Table Mở đầu IV. Nút lệnh Command Wizard Chọn tên cho nút (có thể để mặc nhiên) Chọn Finish để hoàn thành 3 Query Form Report Macro Table Mở đầu IV. Nút lệnh Command Wizard Record Navigation (điều khiển vị trí mẩu tin) 2. Danh sách các Category và Action Query Form Report Macro Table Mở đầu IV. Nút lệnh Command Wizard Record Operations (Thao tác với mẩu tin) 2. Danh sách các Category và Action Query Form Report Macro Table Mở đầu IV. Nút lệnh Command Wizard Form Operations (Thao tác với Form) 2. Danh sách các Category và Action Query Form Report Macro Table Mở đầu IV. Nút lệnh Command Wizard Report Operations (Thao tác với Report) 2. Danh sách các Category và Action Query Form Report Macro Table Mở đầu Report IV. Nút lệnh Command Wizard 2. Danh sách các Category và Action Query Form Application (Thao tác với ứng dụng) Micellaneous (Thao tác với các đối tượng khác) Macro Report là một công cụ thuận tiện để in dữ liệu. Nguồn dữ liệu của Report là các Table có sẵn hoặc số liệu được tổng hợp dưới dạng Query Table I. Khái niệm Chương V : Report (Báo cáo-Báo biểu) Mở đầu Query Report Form II. Các kiểu trình bày Report Columnar Report (báo biểu dạng cột) Tabular Report (báo biểu dạng bảng) Macro Table Mở đầu Query Report Form II. Các kiểu trình bày Report 1. Columnar Report (báo biểu dạng cột) Là dạng thức mà các trường số liệu trong Report được trình bày từ trên xuống thành một cột. Macro Table Mở đầu Query Report Form II. Các kiểu trình bày Report 2. Tabular Report (báo biểu dạng bảng) Mỗi Record thể hiện trên một dòng, các trường được xếp thành cột. Loại này thích hợp cho bảng kê số liệu Macro Table Mở đầu Query Report Form III. Cách tạo Report Tại cửa sổ Database, chọn Report / New, xuất hiện cửa sổ New Report Chọn cách tạo Report Chọn nguồn số liệu để tạo Report Chọn một trong các cách tạo Report, để đơn giản, ta chọn Report Wizard. Chọn nguồn số liệu để tạo Report (Table hay Query tuỳ theo yêu cầu cụ thể) Chọn OK, xuất hiện hộp thoại Report Wizard (a) như sau Macro Table Mở đầu Query Report Form III. Cách tạo Report Available Fields: chứa các trường có sẵn trong nguồn 1a Chọn các trường phù hợp và đưa sang mục Selected Fields (b) Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại  Macro Table Mở đầu Query Report Form III. Cách tạo Report Hộp thoại này hỏi bạn muốn hiển thị dữ liệu từ đâu, bạn tuỳ chọn cho phù hợp 2 Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại  2 Macro Table Mở đầu Query Report Form III. Cách tạo Report Cho chọn trường cần kết nhóm (nếu muốn), bạn tuỳ chọn cho phù hợp 3 Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại  Macro Table Mở đầu Query Report Form III. Cách tạo Report Cho chọn các trường mà danh sách sẽ sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, số khoá sắp xếp tối đa là bốn. Chọn Summary Options nếu muốn tính toán, xuất hiện hộp thoại  4 Sắp xếp theo bốn khoá tuỳ ý Sắp xếp theo thứ tự tăng hoặc giảm dần Macro Table Mở đầu Query Report Form III. Cách tạo Report Chọn các trường cần tính toán, kiểu tính (Sum, Avg, Min, Max) Show: chọn cách hiển thị: chi tiết và tổng (Detail and Summary) hay chỉ hiện tổng (Summary Only) Chọn trường cần tính toán Chọn hàm cần tính 5 Calculate percent of total for sums: chọn nếu muốn tính % trên tổng số Chọn OK, để quay về hộp thoại . Tại hộp thoại , chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại  Macro Table Mở đầu Query Report Form III. Cách tạo Report Layout: chọn kiểu trình bày Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại  Orientation: chọn hướng in của trang giấy 6 Kiểu trình bày Hướng in của giấy Macro Table Mở đầu Query Report Form III. Cách tạo Report Chọn một trong các mẫu trình bày Chọn Next sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại  7 Danh sách các mẫu Macro Table Mở đầu Query Report Form III. Cách tạo Report Đặt tên cho Report Chọn Finish để hoàn thành, kết quả sẽ xuất hiện 8 Gõ tên Report vào đây Có thể mở cửa sổ Design để trình bày thêm nếu muốn Macro Table Mở đầu Macro Query Report Form III. Cách tạo Report Thêm Số thứ tự Kẻ khung Các tính toán cần thiết Macro là một hay một tập hợp các hành động (Action) liên tiếp được định nghĩa và lưu trữ với một tên xác định. Macro cho phép tự động hoá các công việc cần thực hiện Table I. Khái niệm Macro Chương VI : Macro - Menu Mở đầu Macro Query Report Form Report Có 3 loại Macro Macro kết hợp nhiều hành động: được kết hợp bởi nhiều hành động liên tiếp nhau. Khi Macro được gọi, các hành động sẽ lần lượt tự động thực hiện Macro Group: là tập hợp các Macro có tính năng giống nhau. Để thi hành một Macro trong Macro Group ta chỉ tên nó như sau: Tên Macro Group. Tên Macro thực hiện Macro theo điều kiện: là Macro mà các hành động chỉ được thi hành khi thoả mãn điều kiện nào đó Trong cửa sổ Database: chọn Macro / New, xuất hiện cửa sổ khai báo Macro như sau Table II. Cách tạo Macro Mở đầu Query Report Form Report Action: chọn hành động cần thực hiện. Có thể chọn nhiều hành động tương ứng với nhiều dòng Comment: ghi chú thích cho hành động. Không bắt buộc nhưng giúp NSD dễ dàng khi bảo trì hệ thống vì hiểu được mục đích thiết kế. Action Arguments: chỉ định các đối số phù hợp cho Action khi cần thiết Macro Lưu ý: Cửa sổ thiết kế Macro chỉ gồm 2 cột. Nếu chọn lệnh View / Macro Names sẽ thêm cột Macro Name phía trước như sau Table II. Cách tạo Macro Mở đầu Query Report Form Report Trong cửa sổ Database, chọn tên Macro, chọn Open III. Thực hiện Macro Macro có thể được gọi khi sử dụng Form, Report Cột Macro Name Macro Ta có thể sử dụng Macro để xây dựng hệ thống Menu cho phép lựa chọn công việc dễ dàng. Thông qua Menu, các đối tượng trong Database được liên kết thành một khối thống nhất, thuận tiện cho người sử dụng Table IV. Tạo Menu Mở đầu Query Report Form Report Sau đây trình bày cách tạo một hệ thống Menu gồm các mục sau: Menu cấp 1 Menu cấp 2 Menu cấp 2 Menu cấp 2 Menu cấp 3 Macro Bước 1: Tạo Menu cấp 1 Table IV. Tạo Menu Mở đầu Query Report Form Report Trong cửa sổ Database, chọn Macro / New, xuất hiện cửa sổ Macro, khai báo các thông tin như sau: Menu cấp 1 Macro Bước 2: Tạo Menu cấp 2 Table IV. Tạo Menu Mở đầu Query Report Form Report Chọn Macro / New, chọn View / Macro Names để thêm cột Macro Name, khai báo các thông tin như sau: Menu cấp 2 Macro Bước 2: Tạo Menu cấp 2 Table IV. Tạo Menu Mở đầu Query Report Form Report Menu cấp 2 Action Arguments cho Macro Xem Danh sách Cán bộ Report Name: R_DSCanbo View : Print Preview Macro Bước 2: Tạo Menu cấp 2 Table IV. Tạo Menu Mở đầu Query Report Form Report Menu cấp 2 Macro Bước 3: Tạo Menu cấp 3 Table IV. Tạo Menu Mở đầu Query Report Form Report Menu cấp 3 Macro Bước 4: Gắn Menu vừa tạo lên một Form (hoặc Report) Table Mở đầu Query Report Form Report Trong cửa sổ Database, chọn Form / New Menu Bar: ghi tên của Macro dành cho Menu cấp 1 Kích chuột vào biểu tượng Properties trên thanh công cụ để hiện hộp Form Macro Trang trí thêm cho Form các thành phần như Table Mở đầu Query Report Form Report Lưu ý: Để tạo Menu, trước khi tạo các Macro, các nguồn số liệu như Table, Query, Report (nếu có) bạn phải chuẩn bị trước Tiêu đề chương trình Hình vẽ để minh hoạ Các trang trí khác (nếu muốn) IV. Tạo Menu Macro Mở Form đã gắn với thực đơn được tạo, có kết quả sau: Table V. Sử dụng Menu Mở đầu Query Report Form Report Macro