Bài giảng Microsoft Excel (2)

CHƯƠNG 4 : MICROSOFT EXCELBài 1 : CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN (2/1)Bài 2 : ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU (2/2)Bài 3 : THIẾT LẬP CÔNG THỨC VÀ TÍNH TOÁN(2/3)Bài 4 : ĐỊNH DẠNG TRANG VÀ IN ẤN (1/1)Là bảng dữ liệu và tính toán trên máy tính với ưu điểm nổi bật : Tính toán tự động, linh hoạt, nhanh chóng và chính xác !Chức năng chính của Excel :+ Lập và xử lý bảng tính + Thống kê phân tích dữ liệu, dự báo tình hình+ Giải các bài toán về quy hoạch, tài chính + Vẽ biểu đồ, đồ thị + Quản trị cơ sở dữ liệu BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ EXCEL MỤC TIÊU CỦA BÀI 1+ Hiểu và mô tả được đặc điểm của màn hình chính của Microsoft Excel+ Biết cách lựa chọn và sử dụng các lệnh lừ Menu và từ các thanh công cụ + Biết cách tạo một File Excel mới, Biết lưu trữ và biết mở File đã có để sử dụng.+ Biết cách thực hiện các thao tác cần thiết trong bảng tính : Di chuyển, chọn đối tượng, nhập dữ liệu, sửa xóa dữ liệu, sao chép dữ liệu..+ Biết cách phân biệt và nhập đúng các loại dữ liệu trong Excel. + Biết cách kết thúc một phiên làm việc với Excel cho đúng kỹ thuật. SAU KHI HỌC BÀI NÀY CHÚNG TA PHẢI :BÀI 1 : KHÁI NIỆM CƠ BẢN I.1.Cách khởi động chương trình Excel+ Nhấp chuột vào nút Start  Program Microsoft Excel + Hoặc nhấp kép chuột vào biểu tượng Excel trên màn hình Desk topChú ý : Khi ta khởi động Excel sẽ mở ra một cửa sổ chương trình ( Program Window), trong cửa sổ này là một cửa sổ bảng tính ( một Document Window). Trong quá trình làm việc ta có thể mở thêm nhiều cửa sổ bảng tính khác cùng một lúc. Và như vậy sẽ có nhiều Document Windows trong một Program Window.+ Thanh tiêu đề ( Title bar )+ Thanh trình đơn ( Menu bar)+ Thanh công cụ ( Tool bar)+ Thanh công thức ( Fomular bar)+ Tiêu đề đầu cột ( Columns heading)+ Tiêu đề đầu hàng ( Rows heading)+ Vùng làm việc ( Work area )+ Thanh tên bảng tính ( Sheet tab )I.2.Màn hình giao diện của Excel+ Thanh trạng thái+ Các thanh cuộn ngang dọc.HÃY QUAN SÁT KỸ GIAO DIỆN NÀY Thanh tiêu đề Thanh trình đơn Các thanh công cụThanh công thứcThanh trạng tháiTên sheet II. THAO TÁC VỚI TẬP TIN ( FILE)+ Trước tiên mở tập tin mới bằng cách : Vào Menu “FILE”  chọn mục “New”, hoặc nhắp chuột vào biểu tượng tờ giấy trắng trên thanh công cụ. [  ]+ Thực hiện lưu trữ bằng cách : Vào Menu “File” chọn mục “Save”, hay “Save as” sẽ mở ra một hộp thoại có tiêu đề là : SAVE AS  khai báo các thông tin cần thiết trong hộp thoại rồi nhấn nút SAVE ( hay phím enter).1. Tạo tập tin mới và lưu trữ.CHÚ Ý QUAN TRỌNG@ Chú ý : Khi lưu trữ một tập tin Excel chính là tạo một Work Book, cần xác định rõ các mục :+ Save in : Nơi chứa đựng tập tin này, là thư mục nào ?+ File name : Tên của tập tin là gì ( chỉ cần ghi phần tên chính, excel sẽ tự động gán vào phần mở rộng là “. XLS”.+ Save as Type : là kiểu, là hình thức của tập tin cần lưu@ Lệnh save as : dùng khi lưu một tập tin mới, hoặc tạo tập tin tương tự nhưng có thể với tên khác, hoặïc tên cũ nhưng lưu sang nơi mới. 2. Cách mở một tập tin đã có sẵn + Dùng lệnh File Open Mở hộp thoại Open + Khai báo các thông tin cần thiết trong hộp thoại + Nhấn nút Open ( hay bấm enter ) để mở File !( Cũng có thể dùng lệnh Open bằng nhấn nút  trên thanh công cụ !)Thông tin khai báo gồm các mục :Khung look in : thư mục chứa tập tin !Khung File name : khai báo tên tập tinKhung Files of type : Nói về kiểu tập tin đã lưu !3.Kết thúc một phiên làm việc + Trước tiên đóng tài liệu bằng lệnh : FileClose ( Hoặc bấm cặp phím : Ctrl + F4 )Thoát chương trình bằng lệnh : File Exit (hoặc Alt + F4 )Chú ý quan trọng :- Luôn nhớ phải đóng cửa sổ tài liệu trước rồi mới đóng cửa sổ để thoát chương trình.- Khi ta mở một tài liệu rồi có thêm bớt hay chỉnh sửa mà chưa ra lệnh lưu những chỉnh sửa thì khi đóng tài liệu, sẽ có hộp thoại hỏi ta có lưu những thay đổi không ? muốn lưu ta bấm YES nếu không lưu thì NO.III. Thao tác cơ bản trong bảng tính 1. Di chuyển trong bảng tính ( có thể dùng nhiều cách )Thực chất là di chuyển vị trí ô chờ nhập dữ liệu ( Active cell )Có thể dùng phím mũi tên chỉ hướng : + Hoặc dùng các phím : Page Up , Page down , Home , End..+ Hoặc dùng chuột để di chuyển qua lại+ Có thể di chuyển bằng cách chỉ định theo địa chỉ của Ô Ghi nhớ : Trong một thời điểm chỉ có duy nhất một ô sẵn sàng chờ nhập dữ liệu, ô đó gọi là “Active Cell” biểu hiện bằng một khung viền đậm xung quanh, và một dấu ở góc phải phía dưới gọi là “Fill Handle”2. Chọn mục tiêu và đối tượngNguyên tắc : “Muốn làm việc gì, thì trước tiên phải chọn xác định mục tiêu rồi xử lý dựa trên mục tiêu đã chọn”( Đó là nguyên tắc : Select then Act)+ Chọn một ô : Ô hiện hành (Active Cell) là ô đang được chọn+ Chọn nhiều ô : Nhấn giữ chuột trái và quét qua các ô cần chọn !+ Chọn nguyên một dòng : Nhấp chuột trên tiêu đề đầu dòng+ Chọn nguyên một cột : Nhấp chuột trên tiêu đề đầu cột+ Chọn nguyên bảng tính : Nhấp chuột trên ô là giao tiêu đề đầu cột và dòng 3. Các loại dữ liệu trong ExcelTrong bảng tính Excel phải phân biệt rõ ràng từng loại dữ liệu khi nhập vào! Nhờ vậy mới xử lý đúng kết quả mong muốn.+ Dữ liệu dạng số : số nguyên, số thập phân, số dương, số âm..+ Dữ liệu dạng ngày tháng : dd / mm/ yy , 22 / 12/ 05+ Dữ liệu dạng chuỗi : là các ký tự không phải số hay ngày tháng+ Dữ liệu dạng công thức hay hàm : ví dụ =Sum( C5:E8)Chú ý : Phải biết cách xác định các thông số cài đặt hệ thống trong hộp thoại : Start setting Control Panel Regional options Trong Excel có bốn loại dữ liệu cần phân biệt rõ :Ví dụ về các loại dữ liệu Đây là dạng chuỗi Đây là dạng ngày thángĐây là dạng số 4.Thao tác nhập và sửa xoá dữ liệu Nhập dữ liệu vào trong ô bằng nhiều cách :Dữ liệu nhập vào trong ô có thể được gõ trực tiếp từ bàn phím, cũng có thể dùng chức năng kéo thả của chuột ( Mouse) để cắt dán hay copy, hay điền đầy vào các cell ( Fill).Muốn nhập dữ liệu vào ô nào thì chọn ô đó là Active cell rồi gõ trị muốn nhập. Trị gõ vào sẽ cùng lúc thể hiện ở Active cell và trên Thanh công thức.Nhập dữ liệu xong phải thao tác kết thúc nhập bằng các cách sau : bấm phím mũi tên, bấm phím TAB, nhấp chuột vào ô khác hay bấm phím enter.Dữ liệu kiểu công thức và hàm phải bắt đầu bằng dấu bằng ( =). Nhập dữ liệu chuỗi có dạng ký tự số phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn ( ‘). Nhập dữ liệu ngày tháng phải theo đúng quy định ở Regional settings. ( hoặc Regional options)Khi đang nhập dữ liệu mà muốn bỏ không nhập nữa thì có thể bấm phím ESC . Dùng nút Undo trên thanh công cụ để lấy lại nội dung bị xoá bỏ trước đó.Sửa hay xoá dữ liệu trong bảng tính Muốn sửa dữ liệu thì đưa con trỏ ô đến ô có dữ liệu và nhấn phím F2 ( hoặc nhấp kép chuột, nhấn chuột vào thanh công thức)Muốn xoá dữ liệu : Chọn ô có dữ liệu cần xoá sau đó nhấn phím Delete@ Cắt  dán :Chọn ô có dữ liệu cần di chuyển  nhấn phím Ctrl + X ( hoặc nút có hình cây kéo trên thanh công cụ )  Đưa con trỏ đến ô cần chuyển đến  nhấn phím Ctrl + V @ Sao chép: Chọn ô có dữ liệu cần sao chép, chọn lệnh: Edit  Copy đến ô đích, chọn lệnh :Edit  Paste (nhấn Ctrl + C  đưa con trỏ đến vị trí mới  nhấn phím Ctrl + V)Những điều cần ghi nhớ kỹ: + Chọn một lệänh bằng cách nhấp chuột ( Click chuột) vào tên của menu sau đó đưa vệt sáng tới tên lệnh cần tìm và nhấp chuột !+ Chọn lệnh nhanh hơn bằng cách đưa con trỏ chuột với hình mũi tên chỉ vào biểu tượng có tính gợi ý trên thanh công cụ và nhấp chọn lệnh.( Khi nút nào được chỉ vào nó sẽ sáng hơn bình thường để dễ nhận biết).+Các lệnh trong Menu có ghi dấu ba chấm () ý nghĩa là sẽ có hộp thoại mở ra khi ta chọn lệnh này. Sau lệnh có mũi tên chỉ ngang () nghĩa là còn một Menu con nữa ở phía sau cho ta chọn lựa.+ Bên cạnh khung chọn, hay bên cạnh nút lệnh mà có mũi tên chỉ xuống () thì có nghĩa là còn một danh sách các chọn lựa mà ta có thể mở xem và chọn.+ Việc nhập dữ liệu cũng cần chú ý: Sau khi nhập dữ liệu phải nhớ thao tác kết thúc nhập dữ liệu. Chỉ khi kết thúc nhập dữ liệu rồi mới chọn để thực hiện các lệnh định dạng hay các xử lý khác.+ Cần nhớ kỹ và thực hiện cẩn thận việc lưu trữ ( Lệnh Save hay Save As ) để không bị vô tình làm xóa mất dữ liệu trên màn hình khi ta chưa lưu trữ. Nên đặt tên để lưu File trước khi thực hiện các nội dung của bảng tính ! +Chú ý quan sát kỹ và ghi nhớ các phím có dấu hiệu đặc biệt trên bàn phím để sử dụng cho đúng.CHÚC CÁC BẠN HỌC TẬP TỐT GẶT HÁI NHIỀU THÀNH CÔNG CHÚC CÁC BẠN HỌC TẬP TỐT GẶT HÁI NHIỀU THÀNH CÔNG