Bài giảng Microsoft Excell - Chương III: Xử lý dữ liệu

Chương IIIXỬ LÝ DỮ LIỆU 1. Miền dữ liệu (Range)Miền dữ liệu là một tập hợp các ô nằm liền kề với nhau tọa độ của miền được xác định bởi cặp tọa độ : :. Chẳng hạn : miền có ô đầu là B2 ô cuối là F5 thì địa chỉ của miền được viết là : B2:F5 cách đánh địa chỉ như vậy gọi là địa chỉ tham chiếu tương đối.  Muốn chuyển sang địa chỉ tham chiếu tuyệt đối thì thêm vào trước địa chỉ tương đối ký tự $. Ví dụ : $B$2:$F$5.b) Chọn một miền dữ liệu1. Đưa khung chọn (Selection) về ô đầu tiên của miền.2. Drag chuột về ô cuối của miền dữ liệu, miền được chọn bị bôi đen. Ta có thể nhấn giữ phím Shift kết hợp với các phím chuyển hướng  để bôi đen vùng dữ liệu cần chọn.c) Huỷ chọn một miền dữ liệuNhấn nút chuột ở bất kỳ ô nào hoặc nhấn bất kỳ phím chuyển hướng nào cũng được. 2a. Sao chép dữ liệu1. Chọn miền dữ liệu cần sao chép.2. Vào Edit chọn Copy (Ctrl+C).3. Chuyển khung chọn (Selection) về ô đầu tiên của vùng nhận số liệu.4. Vào Edit chọn Paste (Ctrl+V).Chúng ta có thể sao chép nhanh nhờ chuột, bằng cách :1. Chọn miền dữ liệu cần sao chép.2. Đưa con trỏ chuột vào sát biên xung quanh miền vừa chọn cho đến khi con trỏ chuột biến thành hình mũi tên.3. Nhấn Ctrl+Drag miền dữ diệu về vị trí cần sao chép.2b. Di chuyển dữ liệu1. Chọn miền dữ liệu cần di chuyển.2. Vào Edit chọn Cut (Ctrl+X).3. Chuyển khung chọn (Selection) về ô đầu tiên của vùng nhận số liệu.4. Vào Edit chọn Paste (Ctrl+V). Chúng ta có thể sao chép nhanh nhờ chuột, bằng cách :1. Chọn miền dữ liệu cần di chuyển.2. Đưa con trỏ chuột vào sát biên xung quanh miền vừa chọn cho đến khi con trỏ chuột biến thành hình mũi tên.3. Drag miền dữ diệu về vị trí cần di chuyển.Trong khi sao chép công thức Excel tự động điều chỉnh địa chỉ tương đối của các ô trong công thức theo vị trí tương đối của chúng. Để địa chỉ của ô tham chiếu không thay đổi bạn phải dùng địa chỉ tuyệt đối. 3. Sao chép có quy định một số tham số khác1. Chọn miền dữ liệu cần sao chép.2. Vào Edit chọn Copy (Ctrl+C).3. Chuyển khung chọn (Selection) về ô đầu tiên của vùng nhận số liệu.4. Vào Edit chọn Paste Special... xuất hiện hộp thoại. Trong mục Paste có các tuỳ chọn :All chép tất cả thông tin từ nguồn sang đích.Formulars chỉ chép công thức từ nguồn sang đích.Values chỉ chép phần giá trị từ nguồn sang đích.Formats chỉ chép phần định dạng từ nguồn sang đích.Trong mục Operration có các tuỳ chọn :None chép tất cả thông tin từ nguồn sang đích.Add chép và cộng các giá trị của các ô tương ứng của nguồn và đích.Subtract chép và trừ các giá trị của các ô tương ứng của nguồn và đích.Multiply chép và nhân các giá trị của các ô tương ứng của nguồn và đích.Divide chép và chia các giá trị của các ô tương ứng của nguồn và đích.Hộp kiểm tra [ ] Skip Blank được chọn thì bỏ qua việc sao chép những ô trống .Hộp kiểm tra [ ] TranSpose được chọn thì tự động chuyển hàng thành cột và cột thành hàng. Cuối cùng chọn OK để thực thi tác vụ và trở về vùng làm việc.4. Tự động điền số liệua) Tự động điền một dãy số cộng,  chẳng hạn : 1,2,3,4,5,6,...50.1. Nhập vào ô đầu tiên của miền dữ liệu giá trị của số hạng đầu tiên của dãy số cộng.2. Nhập vào ô thứ 2 của miền dữ liệu giá trị của số hạng thứ 2 của dãy số cộng.3. Chọn miền gồm hai ô vừa nhập liệu.4. Đưa con trỏ về góc dưới bên phải của miền vừa chọn cho đến khi xuất hiện dấu , Drag chuột để có dãy liên tiếp chứa dãy số cộng.b) Tự động điền một dãy số theo một quy tắc chỉ định bởi người sử dụng.1. Nhập vào ô đầu tiên của miền dữ liệu giá trị của số hạng đầu tiên của dãy số.2. Chọn miền cần điền số liệu 1 cách tự động.3. Vào Edit chọn Fill , chọn tiếp Series xuất hiệp hộp thoại . Trong mục Series in quy định việc điền số liệu theo hàng (Rows) hay theo cột (Columns) . Trong mục Type quy định kiểu thay đổi giá trị của số liệu :Linear quy định thay đổi giá trị kế tiếp theo dãy số cộng.Grouth quy định thay đổi giá trị kế tiếp theo dãy số nhân.Date quy định thay đổi giá trị kế tiếp theo kiểu ngày tháng, khi đó Excel cho phép bạn quy định thêm đơn vị cần thay đổi như :Day quy định thay đổi giá trị kế tiếp theo số thứ tự của ngày.Weekday quy định thay đổi giá trị kế tiếp theo số thứ tự của tuần.Year quy định thay đổi giá trị kế tiếp theo số thứ tự của năm.Day quy định thay đổi giá trị kế tiếp theo số thứ tự của ngày.Hộp kiểm tra  Stip Value được chọn quy định giá trị dùng để thay đổi.Hộp kiểm tra  Stop Value được chọn quy định giá trị dừng việc tự động điền số liệu.Cuối cùng chọn OK để thực thi tác vụ và trở về vùng làm việc. 5. Thao tác lên hàng, cột, ô của trang bảng tínha) Chèn thêm1. Chọn miền cần chèn thêm.2. Vào Insert chọn Cells ... xuất hiện hộp thoại Insert :Trong mục Insert có các tùy chọn :Shift cells right : chèn một miền bằng miền đã chọn và đấy miền đó sang phải.Shift cells down : chèn một miền bằng miền đã chọn và đấy miền đó xuống dưới.Entire row : chèn nguyên một hàng trống và đẩy miền đó xuống dưới.Entire column : chèn nguyên một cột trống và đẩy miền đó sang phải.Cuối cùng chọn OK để thực thi tác vụ và trở về vùng làm việc. b) Xoá 1. Chọn miền cần xóa .2. Vào Edit chọn Delete ... xuất hiện hộp thoại Delete :Trong mục Delete có các tùy chọn :Shift cells left : xóa miền đã chọn và đấy các ô bên phải nó sang lấp vào những ô bị xóa.Shift cells up : xóa miền đã chọn và đấy các ô ở dưới nó lấp vào những ô bị xóa.Entire row : xóa nguyên những hàng trong miền đã chọn và đẩy các hàng dưới bù vào.Entire column : xóa nguyên những cột trong miền đã chọn và đẩy các cột ở bên phải bù vào. Cuối cùng chọn OK để thực thi tác vụ. c) Thay đổi kích cỡ hàng, cột1. Vào Format chọn Row chọn tiếp Height xuất hiện hộp thoại Row height cho phép bạn gõ số quy định chiều cao của hàng.2. Vào Format chọn Column chọn tiếp Width xuất hiện hộp thoại Column Width cho phép bạn gõ số quy định chiều rộng cột. Đưa con trỏ chuột đến tiêu đề hàng hàng (cột) cho đến khi con trỏ chuột biến thành mũi tên hai đầu || Bạn Drag chuột cho đến khi có kích cỡ thích hợp. Chương IVSOẠN THẢO CÔNG THỨC 1. Nhập công thứcĐể nhập một công thức vào trong một ô : 1. Click vào ô nơi bạn muốn kết quả của công thức xuất hiện.2. Gõ một dấu bằng (=), để báo cho Excel biết bạn sẽ gõ vào một công thức.3. Trong công thức có những giá trị, địa chỉ ô tham chiếu hoặc địa chỉ những miền tham chiếu hoặc những tên những miền tham chiếu và những dấu phép toán cần tạo ra công thức, chẳng hạn gõ : “ =( B1/12)*C12 ”. Khi bạn gõ một miền với tên đặt hoặc chèn nơi tham chiếu tên miền, không có bất kỳ sự chấm câu bổ sung nào, chẳng hạn “ = SUM(tong) ” thay vì = SUM(B3:B9).4. Nhấn Enter kết thúc việc nhập công thức, những kết quả của công thức xuất hiện trong ô chứa công thức.2. Hiển thị công thứcKhi bạn sử dụng một công thức trong một bảng tính, kết quả của công thức xuất hiện trong ô chứa công thức. Khi Bạn muốn xem chính công thức trong một ô chứa nó hơn là xem kết quả của công thức đó Bạn chỉ cần đưa khung chọn vào ô chứa công thức thì trên thanh công thức xuất hiện công thức cần xem. 3. Sửa đổi những công thứcKhi bạn muốn thay đổi một công thức : 1. Click vào ô chứa công thức, công thức xuất hiện trên thanh công thức.2. Click trên thanh công thức để đặt dấu chèn vào đó.3. Sử dụng những phím mũi tên bên trái, phải để di chuyển dấu chèn trên thanh công thức hoặc kích nơi bạn muốn đặt con trỏ sửa công thức. 4. Nhấn Enter để chấp nhận những sự thay đổi. 4. Sao chép công thứcTrong khi làm việc với những bảng tính, bạn thường xuyên sử dụng cùng một công thức trong nhiều ô khác nhau.Chẳng hạn, nếu bạn muốn cộng lại các kết quả vào cuối của mỗi hàng, ta tạo ra công thức cho một hàng và sao chép nó xuống hàng tiếp theo.Địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đốiKhi bạn sao chép một công thức từ chỗ này sang chỗ khác trong bảng tính, những tham chiếu của công thức thay đổi tương đối tới những vị trí mới của chúng trong bảng tính. Ví dụ sử dụng công thức ô D2= B2*C2. Nếu bạn sao chép công thức cho ô D3, công thức tự động thay đổi thành D3=B3*C3. Điều này xảy ra bởi vì một đặc tính bảng biểu gọi là sự định vị địa chỉ tương đối. Sự định vị địa chỉ tương đối thay đổi những địa chỉ ô tương đối tới vị trí của công thức. Địa chỉ tuyệt đối đánh dấu sự định vị chính xác vị trí của một ô trong một bảng tính. Sự tham chiếu như vậy trong một công thức với những dấu “$” đô la trước địa chỉ tương đối.