Bài giảng Microsoft Excell - Chương VII: Định dạng và trang trí dữ liệu

Chương VIIĐỊNH DẠNG VÀ TRANG TRÍ DỮ LIỆU1. Định dạng hiển thị số, ngày tháng trong CellsDữ liệu kiểu số và dữ liệu kiểu ngày tháng có rất nhiều kiểu hiển thị trong ô, chẳng hạn số 4500 có các dạng hiển thị như : 4500, 4500.00, 4500.0, 4,500.00 ...1. Chọn miền chứa dữ liệu Bạn muốn thay đổi cách hiển thị nó.2. Vào Format chọn Cells ... hộp thoại Format Cells xuất hiện, Bạn chọn bảng Number :3. Trong mục Category  Phạm trù chọn Number bằng cách click nó. 4. Trong mục Decimal places cho phép Bạn quy định số chữ số thập phân sau dấu thập phân.5. Trong hộp kiểm tra Use 1000 Separator (,) nếu chọn thì có dấu phân định theo lớp ngàn, triệu ... và Bạn sẽ thấy kết quả của việc chọn trên hộp Sample.6. Cuối cùng chọn OK. Bằng cách tương tự Bạn có thể định dạng kiểu :  Tiền tệ  Currency.  Kiểu ngày tháng  Date.  Kiểu giờ  Time.  Kiểu chuỗi  Text.  Kiểu tự chọn  Custom. 2. Định dạng ký tự trong CellsBạn có thể định dạng văn bản trong các ô bởi thay đổi font chữ, cỡ font và kiểu font . 1. Chọn miền chứa văn bản bạn muốn thay đổi font.2. Vào Format chọn Cells ... hộp thoại Format Cells xuất hiện, Bạn chọn bảng font :3. Trong mục font chọn một font cần dùng bằng cách click ngay tên font. 4. Trong mục font style chọn kiểu chữ : regular bình thường, Italic nghiêng, Bold đậm và Bold Italic vừa đậm và nghiêng.5. Trong mục Size chọn cỡ chữ từ 8 đến 72 điểm trên một inche. 6. Trong mục Color cho phép Bạn chọn màu chữ.7. Trong Underline cho phép Bạn chọn kiểu gạch chân. 8. Trong mục Effects hiệu ứng chọn gì tuỳ ! 9. Vùng Preview (vùng mẫu) cho bạn thấy văn bản mẫu trong mỗi phông mà bạn chọn trong danh sách font.10. Cuối cùng chọn OK.  Ngoài ra chúng ta còn có thể Click hộp danh sách xổ xuống font trên thanh công cụ, bạn chọn font mình muốn từ danh sách xổ xuống. 3. Định dạng hướng chữ và căn chỉnh nội dung trong Cell1. Chọn ô chứa dữ liệu Bạn muốn thay đổi cách hiển thị nó.2. Vào Format chọn Cells ... hộp thoại Format Cells xuất hiện, Bạn chọn bảng Alignment:3. Trong hộp Horizontal chọn Center. Trong hộp Vertical chọn Center.4. Chọn hộp kiểm Wrap text và Merge Cells.5. Trong hộp Orientation cho phép Bạn chọn hướng của văn bản. 6. Cuối cùng Bạn chọn nút lệnh OK để thực thi tác vụ và trở về vùng làm việc của Excel. 4. Tạo màu nền, màu chữ trong Cells 1. Chọn miền Bạn muốn tô màu nền.2. Click nút lệnh Fill Color trên thanh công cụ Format.3. Xuất hiện hộp thoại màu Bạn chọn màu mình ưng ý nhất click chuột vào đó.1. Chọn miền Bạn muốn tô màu chữ.2. Click nút lệnh Font Color trên thanh công cụ Format.3. Xuất hiện hộp thoại màu Bạn chọn màu mình ưng ý nhất click chuột vào đó. 5. Tạo đường viền cho Cells1. Chọn miền cần đóng khung các ô.2. Vào Format chọn Cells ... hộp thoại Format Cells xuất hiện, Bạn chọn bảng Border :3. Trong mục Presets chọn các đường cần dùng bằng cách click ngay tên biểu tượng. 4. Trong mục Line  Style chọn kiểu đường viền. 5. Trong mục Color chọn màu cho các đường viền. 6. Cuối cùng chọn OK. 6. Định dạng trang inMặc dầu màn hình cho thấy nhiều phần của tài liệu nhưng chưa đủ. Bạn khó hình dung tài liệu khi in thực tế ra sao. Để nhìn thấy tài liệu trước khi in :Vào File chọn Print Preview.Khi đó Excel cho bạn thấy một khuôn nhìn thu nhỏ của tài liệu và cung cấp những nút thu nhỏ và cho phép đi tới hoặc trở lui trang kế để xem tài liệu.a) Sử dụng đầu trang (header) và chân trang (Footer)Header (đầu mục) là văn bản mà xuất hiện tại đỉnh của mỗi trang bảng tính và Footer (phần chân) là văn bản mà xuất hiện tại đáy của mỗi trang trong bảng tính. Bạn có thể đặt tiêu đề, ngày tháng, trang số, bản quyền và thông tin khác trong đầu trang và chân trang. Nhằm giúp đỡ tìm thấy thông tin có ích trong quá trình nghiên cứu tài liệu. Vào File chọn Page Setup... xuất hiện hộp thoại Page Setup Bạn chọn bảng Header/Footer khi đó xuất hiện hộp soạn thảo văn bản cho phép Bạn soạn thảo văn bản và chèn các thông tin khác. Khi hoàn tất công việc chọn nút lệnh OK.b) Thay đổi những lề, cỡ giấy, hướng in, ...Đa số tài liệu của doanh nghiệp và tài liệu cá nhân có kích thước 8.5x11inche và đây là kích thước giấy mặc định cho một tài liệu của MicroSoft Excel. Nếu bạn muốn in trên giấy kích thước khác với việc căn lề tài liệu theo ý muốn của mình thì : 1. Vào File chọn Page Setup xuất hiện hộp thoại.2. Trong bảng Margins (đặt lề) có bốn mục cho phép quy định : Top (đỉnh), Bottom (dưới cùng), Left (trái), Right (phải), Header (đầu trang) Footer(chân trang). Trong các mục này có thể gõ số hoặc sử dụng mũi tên trên, xuống là những mũi tên để tăng thêm hoặc giảm bớt. 3. Trong bảng Paper (cỡ giấy) ...Trong mục : Paper size chọn cỡ giấy khi đó Excel tự động báo kích cỡ theo đơn vị đo mà bạn đang sử dụng, trong mục Orientation (hướng giấy), Portrait (dọc), Landscape (ngang). 4. Click OK để chấp nhận những sự thay đổi và đóng hộp thoại. 7. In tài liệuĐể in tài liệu của bạn, vào File chọn Print hoặc nhấn Ctrl + P. Hộp thoại Print được đưa ra gồm những tùy chọn sau : Trong mục Printer ( máy in) cho phép chọn máy in nếu máy tính của Bạn kết nối với nhiều máy in. Trong mục Print Rage (phạm vi bản in) có ba tuỳ chọn : Mặc định (All) sẽ in tất cả các trang của bảng tính. Page(s) in một số trang được chỉ định bởi việc from từ trang thứ m to đến trang thứ n.Trong mục Number of Copies (số lượng bản in ). Mặc định là in một bản sao. Bạn có thể vào bất kỳ số nào mà Bạn muốn hoặc sử dụng mũi tên lên trên và xuống là những mũi tên để tăng hoặc giảm bớt số lượng bản in.Cuối cùng chọn nút lệnh OK để thực hiện việc in.