Bài giảng Phân tích thiết kế hệ thống - Chương 1: Những khái niệm cơ bản - Nguyễn Anh Hào

o khối lượng, phần trăm, tỉ lệ, ) để người quản lý ước tính thời gian hoàn thành công việc.	(A)ttainable: có tính khả thi, tức là công việc có thể thỏa mãn (hoặc vượt mức) yêu cầu trong thời hạn cho phép với nguồn lực hữu hạn đã được cấp phát.	(R)easonable: có ý nghĩa thực tế và hợp lý, có tính thuyết phục.	(T)imely: có thời hạn hoàn tất công việc để chuyển giao kết quả. 23Sự hình thành hệ thống thông tin quản lýQuy tắc quản lý là những quy định cụ thể cho từng hành động (hoặc không hành động) để giải quyết cho từng tình huống - vấn đề, và không cho phép làm khác. 	Các quy tắc quản lý gắn liền với quy trình theo nghĩa chúng hướng dẫn hành động nhưng không ấn định trình tự thời gian.	Quy tắc quản lý là kiến thức, kinh nghiệm làm việc mà tổ chức đã rút kết được trong quá khứ để áp dụng trong tương lai, giúp cho tổ chức tránh được những sai lầm đã gặp.	Quy tắc quản lý là cơ sở để thiết lập các xử lý trong hệ thống thông tin quản lý.24Sự hình thành hệ thống thông tin quản lýChuẩn & quy tắc, người quản lý và bộ phận xử lý thông tin là ba thành tố cơ bản của hệ thống thông tin quản lý. 	Hệ thống này là hệ ý niệm (conceptual system), trong đó dữ liệu, thông tin và quyết định là phương tiện để người quản lý nhận thức và tác động lên thế giới thực (là hệ vật lý -physical system).25Sự hình thành hệ thống thông tin quản lýCác bộ phận quản lý theo chức năngNguồn tài chínhKhách hàngNhà cung cấpChức năng kế toán tài chínhChức năng tiếp thi bán hàngChức năng sản xuấtTiềnThông tinSản phẩmNguyên liệuThông tinTiềnThông tinSản phẩmTiền26Sự hình thành hệ thống thông tin quản lýKhi tổ chức phát triển quy mô lớn thì nhu cầu xử lý thông tin cũng tăng cao làm cho bộ phận xử lý thông tin cũng gia tăng về kích cở, do đó nó thường được phân chia chuyên môn hóa như tài chính, kinh doanh và sản xuất. Sự phân chia chức năng này giúp cho tổ chức sử dụng được dể dàng nguồn lực chuyên môn trong xã hội.Tuy nhiên, sự phân chia chức năng quản lý riêng biệt ở từng lĩnh vực chuyên môn không tạo điều kiện để tối ưu hóa các hoạt động trên nhiều lĩnh vực quản lý chuyên môn. Do đó, các tổ chức thường sử dụng các hệ thống thông tin quản lý tích hợp (như CRM, SCM hay ERP) để thay thế, đưa đến khái niệm dây chuyền tạo ra giá trị của tổ chức (Organisational Value Chain).27Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý	Kiến thức tích hợp vào hệ thống thông tin quản lý	Hệ thống thông tin quản lý được thiết lập dựa trên ba lĩnh vực kiến thức: tổ chức, quản lý và công nghệ thông tinHệ thống thông tin Q.LýKiến thứctổ chứcKiến thức quản lýKiến thứccông nghệKiến thức tổ chức: kiến thức tổ chức giúp cho người quản lý xác định được các loại nguồn lực cần thiết cho công việc, phối hợp các loại nguồn lực này cho công việc bằng cấu trúc phân quyền và nhiệm vụ cho những người thuộc tổ chức, và kiễm soát sự phối hợp thực hiện bằng các quy tắc quản lý và quy trình.28Sự hình thành hệ thống thông tin quản lýB.	Kiến thức quản lý: Những người quản lý là những người ra quyết định trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm được giao; kiến thức quản lý giúp họ thiết lập các mục tiêu, chiến lược phát triển, cấp phát nguồn lực cho các kế hoạch, và thể hiện vai trò lãnh đạo trong tổ chức. C.	Kiến thức công nghệ thông tin: Công nghệ thông tin là sự kết hợp giữa các phương pháp xử lý thông tin (các giải pháp phần mềm) và phương tiện xử lý thông tin (các giải pháp phần cứng) để tự động hóa các xử lý trên dữ liệu và thông tin. Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin (phần cứng, phần mềm, mạng máy tính) với ưu thế xử lý nhanh, chính xác, hoạt động liên tục 24/24 giờ trên phạm vi rộng như mạng internet, là nền tảng lý tưởng để xây dựng các hệ thống thông tin quản lý ngày nay.29Các thành phần của hệ thống thông tinNhìn theo chức năngBộ phận thu thập thông tin, liên kết với nguồn phát sinh dữ liệu (“source”) như khách hàng (đơn đặt hàng, tiền thanh toán cho hoá đơn), quầy bán hàng (số lượng giao dịch và tiền thu mỗi ngày)Bộ phận kết xuất thông tin, liên kết với nơi sử dụng thông tin (“sink”), như người quản lý (nhận báo cáo thống kê doanh thu, báo cáo tiến độ thực hiện), các hệ thống khác (hệ thống quản lý đơn đặt hàng cung cấp các đơn đặt hàng hợp lệ cho hệ thống quản lý kho để lập phiếu xuất kho). Bộ phận xử lý (“process”) có thể là con người (tiến hành công việc), máy tính (thực thi phần mềm); các hoạt động xử lý đều dựa trên chuẩn, quy trình và quy tắc quản lý của tổ chức.Bộ phận lưu trữ (“data store”) lưu trữ thông tin, dữ liệu chia sẽ hoặc sử dụng lại sau này, như tủ chứa hồ sơ, CSDL trên máy tính.Bộ phận truyền nhận tin giữa các thành phần trong hệ thống.30Các thành phần của hệ thống thông tinNhìn theo cấu trúc vật lýCon người, thể hiện qua năng lực chuyên môn đối với các công việc trong hệ thống.Quy trình, thủ tục xử lý thể hiện mức độ tối ưu trong cách xử lý thông tin trong tổ chức.Phần mềm, thể hiện ở năng lực biến đổi nội dung dữ liệu nhập vào thành thông tin hữu ích cho người sử dụng.Phần cứng, thiết bị thể hiện năng lực xử lý khối lượng dữ liệu lớn để cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời cho người sử dụng.Mạng máy tính, thể hiện năng lực liên kết dữ liệu giữa các thành phần trong hệ thống.Thông tin và dữ liệu.31Phân loại các hệ thống thông tinHệ xử lý các giao dịch (Transaction Process System, TPS).Còn gọi là hệ xử lý dữ liệu (Data Processing System, DPS).Hệ thông tin quản lý (Management Information System, MIS). Đây là một loại hệ thống thông tin quản lý thực tế chứ không phải là lý thuyết về hệ thống tin quản lý của môn học.Hệ hổ trợ ra quyết định (Decision Support System, DSS). Được phát triển thành hệ hổ trợ ra quyết định nhóm (Group - Decision Support System, GDSS)Hệ thông tin điều hành (Executive Information System, EIS). Còn được gọi là hệ hổ trợ điều hành (Executive Support System, ESS).32Hệ xử lý các giao dịch (TPS)TPS là hệ thống dựa trên máy tính trợ giúp thực hiện và ghi vết các giao dịch, như xử lý yêu cầu đặt hàng, đặt chổ trong khách sạn, giao nhận, tính cước,Mục đích chính của TPS là để thực hiện tự động các công việc xử lý dữ liệu thường lặp lại nhiều lần (tuân theo các quy tắc quản lý), và duy trì tính đúng đắn và tức thời (up-to-date) cho các hồ sơ (hoặc cơ sở dữ liệu) về các tác vụ đã thực hiện.TPS là hệ thống giúp cho nhân viên không làm sai, và tường thuật một cách chi tiết và trung thực về các hoạt động trong tổ chức.33Hệ xử lý các giao dịch (TPS)Khách hàngNgười quản lýNhà kho1.0Nhận yêu cầuYêu cầu đặt hàng2.0Xuất kho3.0Lập hóa đơn4.0Thu tiềnYêu cầu bị từ chốiHóa đơnTiền trảHóa đơn5.0Lập báo cáoYêu cầu hợp lệDữ liệu hàng xuấtYêu cầu xuất khoDữ liệu hàng xuất(Hàng)(Hàng)(Hàng)(Hàng)Công nợTồn khoTiền nợ, tiền trảSố lượng hàng xuấtDoanh thu bán hàngTrị giá hàng xuấtBáo cáo bán hàng34Hệ xử lý các giao dịch (TPS)Các đặc điểm của TPSThao tác trên dữ liệu chi tiết, phản ánh (ghi vết) một cách chi tiết về các hoạt động sản xuất của tổ chức.Dữ liệu của TPS diễn tả đúng những gì đã xảy ra (không dự báo hoặc khuyến nghị).Dữ liệu tạo ra được sử dụng chung cho nhiều vai trò quản lý khác nhau.Liên kết chặt chẽ với các quy tắc và quy trình đã được thiết kế tối ưu cho các xử lý.Chỉ cung cấp một vài thông tin từ xử lý đơn giản như tính tổng doanh thu trong tháng, tính mức tăng/giảm doanh thu tháng hiện tại so với tháng truớc 35Hệ thống thông tin quản lý (MIS)Hệ thống thông tin quản lý (MIS) của một tổ chức là một hệ thống gồm các kênh thông tin hình thức và phi hình thức cung cấp thông tin quá khứ, hiện tại và dự kiến cho người quản lý.Hệ TPS bán hàngHệ TPS kho vật tưHệ TPS thu chi Hồ sơ yêu cầuHồ sơ sản phẩmHồ sơ chứng từDữ liệu bánDữ liệu sản phẩmDữ liệu thu chiPhân tích, tổng hợp thông tinBáo cáoTruy vấn Các hệ thống TPSHệ thống MISThông tin từ bên trong và ngoài tổ chức36Hệ thống thông tin quản lý (MIS)Các đặc điểm của MISMIS cung cấp thông tin để người quản lý tìm được mối liên hệ giữa vấn đề với bối cảnh (hiện trạng) phát sinh vấn đề, giúp người quản lý có đủ thông tin để quản lý tổ chứcCung cấp thông tin hữu ích, thiết thực cho từng vai trò quản lý đã được định nghĩa.Thông tin của MIS khó dùng chung cho nhiều vai trò quản lý. Ví dụ: các báo cáo kết toán lãi lỗ chỉ dùng cho phòng tài chính kế toán, không dùng cho phòng hành chính.Liên kết chặt chẽ với các quy tắc quản lý của tổ chứcSử dụng dữ liệu chi tiết từ TPS, và các loại thông tin dữ liệu thu thập từ bên trong lẫn bên ngoài tổ chức.37Hệ hổ trợ ra quyết định (DSS)Hệ hổ trợ ra quyết định (DSS) là một hệ thống thông tin dựa trên máy tính trợ giúp cho người quản lý tìm ra được giải pháp cho vấn đề mà họ có trách nhiệm giải quyết. 	Vd: mua máy laptop, bổ nhiệm nhân sự cho một chức vụ, chọn dự án để đầu tư, quyết định cấp kinh phí cho một đợt khuyến mãi,38Hệ hổ trợ ra quyết định (DSS)Sự khác nhau giữa MIS và DSS là:DSS hổ trợ giải quyết vấn đề của mỗi cá nhân (hoặc một nhóm) để tìm ra giải pháp cho từng tình huống cụ thể; trong khi MIS chỉ hổ trợ thông tin liên quan đến vấn đề cần giải quyết.DSS trợ giúp trực tiếp giải quyết vấn đề, MIS chỉ trợ giúp gián tiếp cho việc giải quyết vấn đề: Kết xuất của DSS là giải pháp, kết xuất của MIS là thông tin để tìm phương án.DSS hổ trợ người quản lý trong suốt quá trình giải quyết vấn đề, từ khi nhận thức vấn đề cho đến khi có giải pháp hoàn chỉnh, MIS chỉ tạo ra thông tin theo yêu cầu sử dụngDSS tập trung hổ trợ giải quyết các bài toán không có phương pháp có sẵn (phải dựa vào kinh nghiệm để phán đoán), còn MIS tạo ra thông tin theo các phương pháp đã biết.39Hệ thông tin điều hành (EIS)Hệ thông tin điều hành là hệ thống cung cấp thông tin một cách tổng quát toàn diện về hiện trạng của tổ chức, để giúp ngừơi quản lý cấp cao xác định được những vấn đề nào đang tồn tại (phải giải quyết) ở mỗi mức quản lý cấp thấp hơn trong tổ chức.Các đặc điểm của hệ thống EIS là:Chỉ ra những vấn đề quan trọng nào cần giải quyết.Diễn tả thông tin dạng đồ họa, bảng, hoặc văn bản tóm tắt (thông tin có tính khái quát cao).Truy xuất thông tin trong phạm vi rộng cả bên trong lẫn bên ngoài tổ chức.Cung cấp công cụ chọn, trích lọc, và lần theo vết các vấn đề quan trọng, từ mức quản lý cao xuống mức quản lý thấp.40