Bài giảng Phân tích thiết kế hệ thống thông tin - Chương 2: Phân tích và xác định yêu cầu

ỏi cần ghi rõ họ tên/ký tên xác nhận trách nhiệm thông tin của người trả lời để tiện việc liên lạc, trao đổi.29Lập bảng câu hỏiĐặc điểmPhỏng vấnBảng câu hỏiSự phong phú thông tinCao (qua nhiều kênh: trả lời, quan sát, cử chỉ, thái độ)Trung bình tới thấp (chỉ trả lời)Thời gian Có thể kéo dàiThấp, vừa phảiChi phíCó thể caoVừa phảiCơ hội nắm bắt và phát hiệnTốt: việc phát hiện và chọn lọc các câu hỏi có thể được đặt ra bởi hoặc người phỏng vấn hoặc người được phỏng vấnHạn chế: sau khi thu thập dữ liệu cơ sởTính bảo mậtMọi người biết lẫn nhauKhông biết người trả lờiVai trò tham giaNgười được phỏng vấn đóng một vai trò quan trọng và có thể quyết định kết quảTrả lời thụ động, không chắc chắn quyết định kết quảSo sánh phỏng vấn - bảng câu hỏi30Nghiên cứu tài liệuTài liệuTài liệu hoàn chỉnhTài liệu làm tiếpTài liệu giao dịch: chứng từ, thư từ, thông báo,Tài liệu lưu: sổ sách, tập tin, báo cáo,Tài liệu tổng hợp: báo cáo, thống kê, kế hoạchTài liệu tổ chức, chính sách: cấu trúc tổ chức, mô tả công việc, qui trình, thủ tục, các quy định nội bộ, chủ trương, chính sách, các quy định bất thành vănTài liệu bổ sung: bảng hỏi, phiếu thu thập,Tài liệu nghiên cứu: báo cáo nghiên cứu,Tài liệu chuẩn bị: cuộc họp, máy tính,=> Hỗ trợ phát hiện những điểm thiếu chính xác, thiếu chặt chẽ của hệ thống31Nghiên cứu tài liệuCác thông tin mang lại từ nghiên cứu tài liệuCác vấn đề tồn tại trong hệ thống (thiếu thông tin, các bước dư thừa) Các cơ hội để tiếp cận nhu cầu mới (ví dụ: phân tích được doanh thu, thói quen khách hàng,)Phương hướng tổ chức có thể tác động đến các yêu cầu của HTTT Lý do tồn tại của hệ thống hiện hành Tìm ra tên và vị trí của những cá nhân có liên quan đến hệ thống. Giúp cho việc giao tiếp liên lạc đúng mục tiêu hơn Dữ liệu cấu trúc, qui tắc xử lý dữ liệu Tìm hiểu về thiết kế hệ thống cũ.32Nghiên cứu tài liệuHạn chế:Các tài liệu tiềm ẩn nguồn thông tin không đúng, trùng lắpThiếu tài liệuTài liệu hết hạn 33Quan sát hiện trườngQuan sát trực tiếp tại nơi làm việc, hiện trường xem xét quy trình làm việc thực tế của tổ chứcTheo dõi việc luân chuyển thông tin trong tổ chức.Tham gia trực tiếp vào một bước hay cả quy trình nghiệp vụ => ghi nhận, nắm bắt những thông tin cần thiết.Phương pháp này bổ sung thêm những kết quả khảo sát của những phương pháp khác, góp phần củng cố thêm những dự đoán của người phân tích hệ thống 34Các yếu tốQuan sát hiện trườngNghiên cứu tài liệuTính đa dạng thông tinCao (nhiều kênh thông tin)Thấp (bị động) và lạc hậuThời gian yêu cầuCó thể lớnNgắn hoặc vừaChi phíCó thể caoThấp hoặc vừaĐiều kiện duy trì và phát triểnTốtGiới hạn: Chỉ có thể thu thập được thông tin khi tác giả của tài liệu gốc sẵn sàng cung cấpSự tin cậyNgười phỏng vấn bị theo dõi, có thể làm thay đổi cách cử xử của người bị theo dõiPhụ thuộc tính chất của tài liệu, không đơn giản để thay đổi.Đối tượng liên quanNhững người được phỏng vấn có thể hoặc không thể liên quan và mức độ tận tâm tuỳ thuộc vào liệu họ có biết đang bị theo dõi hay không.Không có, sự chuyển giao không rõ ràngVấn đề quan trọngGiới hạn số lượng và giới hạn số lần (chụp màn hình)Tính tiềm năng phụ thuộc vào tài liệu nào được cập nhật hoặc bởi vì tài liệu được tạo ra không cho mục đích này.So sánh phương pháp quan sát hiện trường và nghiên cứu tài liệu35Phương pháp hiện đại - JADThiết kế kết hợp người dùng (JAD - Join Application Design)Là một hình thức phỏng vấn nhóm, tuy nhiên đi theo một chương trình và phân tích viên điều khiển thứ tự câu hỏi được trả lời bởi người dùngĐịa điểm: (phòng họp) đầy đủ trang biết bị, tập trung caoChương trình: thứ tự các mục nội dung buổi họp Công cụ trợ giúp Thành phần tham dự JAD bao gồm:Chủ trì buổi họp: tổ chức, điều hành buổi họpNgười sử dụng (là thành phần quan trọng)Nhà quản lýPhân tích viên hệ thống Nhà tài trợThư kýĐội ngũ lập trình viên phát triển hệ thống: người lập trình, người phân tích cơ sở dữ liệu, các nhà lập kế hoạch hệ thống thông tin, phòng tổ chức dữ liệu trung tâm. 36Phương pháp hiện đại - JAD- Khung cảnh một phòng họp bình thường cho buổi họp JAD -(nguồn: Adapter from Wood and Silver, 1989)37Sử dụng mẫu (prototype)Xác định bài toánXây dựng mẫuCài đặt và sử dụng mẫuĐánh giá và nâng cấp mẫuChuyển đổi sang hệ thống vật lýCác yêu cầu ban đầuMẫuVấn đề phát sinhPhiên bản kế tiếpCác yêu cầu mớiNếu mẫu hiệu quả38Sử dụng mẫu (prototype)Ưu điểm:Gắn bó chặt chẽ với người dùng trong giai đoạn phân tích thiết kếGiúp nắm được yêu cầu một cách cụ thể hơn là những yêu cầu trừu tượng bằng miệng hay trên giấyPhương pháp này hữu hiệu khi:Yêu cầu chưa rõ ràng, khó hiểuCó sự tham gia của người dùng và các thành viên khác vào việc phát triển hệ thống Chi tiết hóa những vấn đề trảo đổi đã tồn tại giữa phân tích viên và người dùng Công cụ (biểu mẫu, báo cáo, máy móc thiết bị) và dữ liệu đã sẵn sàng 39Sử dụng mẫu (prototype)Hạn chế:Hình thành xu hướng không chuẩn mực trong việc tạo ra các tài liệu hình thức về yêu cầu hệ thống Các mẫu in đậm dấu ấn và phong cách đặc thù của người sử dụng ban đầu => gây khó khăn cho những người sử dụng sau nàyCác mẫu thường xây dựng trên hệ thống đơn => Bỏ qua vấn đề tương tác và chia sẻ dữ liệu với những hệ thống khác 40Nội dungMục đích khảo sát hiện trạngNội dụng khảo sátĐối tượng khảo sátCác phương pháp xác định yêu cầuCác công cụ sử dụng trong việc mô tả hệ thốngHồ sơ khảo sát hiện trạngĐánh giá hiện trạngChọn lựa phương án thiết kế41Các công cụ sử dụngVăn bản: sử dụng trong trường hợp bản chất vấn đề đơn giảnCây quyết định: nếu tổ hợp tình huống quá nhiềuBảng quyết định: nếu tổ hợp tình huống không nhiềuBảng quyết định theo điều kiệnBảng quyết định theo chỉ tiêuLưu đồ42Nội dungMục đích khảo sát hiện trạngNội dụng khảo sátĐối tượng khảo sátCác phương pháp xác định yêu cầuCác công cụ sử dụng trong việc mô tả hệ thốngHồ sơ khảo sát hiện trạngĐánh giá hiện trạngChọn lựa phương án thiết kế43Nội dungMục đích khảo sát hiện trạngNội dụng khảo sátĐối tượng khảo sátCác phương pháp xác định yêu cầuCác công cụ sử dụng trong việc mô tả hệ thốngHồ sơ khảo sát hiện trạngĐánh giá hiện trạngChọn lựa phương án thiết kế44Đánh giá hiện trạngĐánh giá các yếu kém hiện trạng bao gồm:Cơ cấu bất hợp lýPhương pháp không chặt chẽLưu chuyển giấy tờ bất hợp lý, cầu kỳ,Giấy tờ, sổ sách trình bày kémQuá tải, ùn tắcThiếuHiệu quả kémTốn kém, dư thừa- Thiếu thông tin cho xử lý Thiếu nhân lực Thiếu phương tiện Bỏ xót công việc đáng làmChi phí caoLãng phí45Đánh giá hiện trạngVí dụ: Đại lý băng đĩa ABCKhoBộ phận kinh doanhVăn phòngKhách hàngNhà cung cấpBán hàng:Bán lẻTheo đơn đặt hàngThanh toán Đặt mua băng đĩa Giao hàng Tính tồn kho- Kế toán- Lập thu, chi, theo dõi Thống kê, báo cáo tổng hợp46Ví dụ - đánh giá hiện trạngThiếu:Thiếu sổ ghi chép tính tồn kho, tồn kho tính được hiện nay là do kiểm kê sau một vài ngàyThiếu thông tin xuất bán lẻ để tính tồn kho, các thông tin này do phòng kinh doanh cung cấp (phòng này rất bận rộn hiếm khi cung cấp)Kém hiệu lựcCác giấy tờ chứng từ thường ùn tắc ở phòng kinh doanh do không kịp ghi chépViệc kiểm kê tồn kho thường khó khăn và không chính xác lắm do kho lớnCác báo cáo thống kê thường xảy ra sai sót và kéo dài (có khi cả tháng)Tốn kémChi phí giấy tờ,  47Nội dungMục đích khảo sát hiện trạngNội dụng khảo sátĐối tượng khảo sátCác phương pháp xác định yêu cầuĐánh giá phê phán hiện trạngChọn lựa phương án thiết kế48Chọn lựa phương án thiết kếTài liệu yêu cầu hệ thốngPhát sinh phương ánPhương án 1Phương án 2Phương án nChọn lựaPhương án tốt nhấtĐiều kiện ràng buộc49Phát sinh phương án Phân nhóm yêu cầuCơ sở cho tất cả phương án, hệ thống mới hếu không có các yêu cầu này thi không có ý nghĩaCơ sở cho tất cả phương án, hệ thống mới nếu không có các yêu cầu này thì không có ý nghĩaTiềm năng của hệ thống mới, dùng để so sánh các phương ánNhu cầu nâng cao, mở rộng, hệ thống vẫn tồn tại nếu không có yêu cầu này50Phát sinh phương ánThường đưa ra 3 phương án:Phương án tối thiểuChức năng căn bản, bắt buộcGiới hạn về hiệu quả, kỹ thuật triển khaiChi phí thấpPhương án trung hòaPhương án tối đaCung cấp tính năng mở rộng, mong muốnKỹ thuật cao, chi phí caoCó khả năng mở rộng trong tương laiPhương án trung hòaTổng hợp tính căn cơ của phương án tối thiểu và tính năng vượt trội của phương án tối đaLà phương án thỏa hiệp51Phát sinh phương ánY1Quản lý lưu trữ tất cả thông tin về bán hàng, đặt hàng, nhập xuất kho, thu chi và công nợ.Y2Cho phép tìm kiếm tức thời các thông tin về cộng nợ của một khách hàngY3Tự động tính toán tồn kho tại thời điểm cuối ngàyY4Tự động tính toán và in bảng doanh thu theo thángY5Các thông tin chứng từ chỉ nhập một lần và được truy xuất bởi tất cả phòng ban liên quanY6Các biểu mẫu hoá đơn, phiếu giao hàng, thống kê có thể in ra giấyY7Thông báo và in danh sách các khách hàng nợ quá hạnY8Tư động tính tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày, theo từng thể loại băng đĩa bất kỳY9Tự động tính toán và in bảng doanh thu theo ngàyY10Trợ giúp cho thủ kho tính toán số lượng đặt mua nhà cung cấp tại bất kỳ thời điểm nào trong ngàyY11Lập đề xuất mức tồn kho tối thiểu hợp lý cho từng loại băng đĩaVí dụ: phân loại các yêu cầu Đại lý băng đĩa ABC52Phát sinh phương ánRàng buộc hệ thốngNgày hoàn thành hệ thống mớiCác nguồn tài chính và nhân lực hiện cóCác yếu tố của hệ thống hiện hành không thể thay đổiCác giới hạn pháp lý và hợp đồngTầm quan trọng hoặc tính năng động của hệ thống có thể giới hạn cách thức xây dựng hệ thống (ví dụ: bảo mật,)53Phát sinh phương ánR1Chi phí phát triển phần mềm không được vượt quá 70 triệuR2Chi phí phần cứng không được vượt quá 50 triệuR3Hệ thống phải hoạt động sau 5 tháng kể từ ngày bắt đầuR4Không thay đổi hệ kế toán đang chạy rất ổn địnhR5Hệ thống phải được sử dụng bởi tất cả nhân viên có liên quan đến công việcRàng buộc của hệ thống Đại lý băng đĩa ABC54Phát sinh phương ánĐáp ứng yêu cầu Thoả ràng buộcRàng buộcYêu cầu Phát sinh phương án là việc tổ hợp giữa đáp ứng yêu cầu và thoả mãn các ràng buộcPhương án55Phát sinh phương ánChọn lựa hình thức triển khaiGia công (Outsourcing)Phần mềm đóng góiĐặt hàng nhà sản xuất phần mềmCác giải pháp tổng thể Triển khai nội bộ